...
Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | - Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | - Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc | |
4 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
5 | Checkbox chọn thư mục | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các thư mục để thực hiện thao tác |
6 | Tên thư mục | Text + icon | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên thư mục - Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục | Hiển thị tên thư mục |
7 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
8 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống | Xem hoặc tải thư mục |
Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc | |
4 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
5 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
6 | Tên tài liệu | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên tài liệu | Hiển thị tên tài liệu |
7 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu | Hiển thị User tạo tài liệu |
8 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống | Xem hoặc tải tài liệu |
Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:
Tab Thông tin chung
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Mã tài liệu | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần | Mã định danh của tài liệu/hồ sơ. |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy theo tên file từ quy trình | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Số hiệu văn bản | Hiển thị số hiệu văn bản |
4 | Loại tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu | Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
5 | Quy trình | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên quy trình tài liệu thuộc về. |
6 | Bước quy trình | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
11 | Tên người phê duyệt cuối | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người phê duyệt cuối cùng tài liệu. |
12 | Thời gian phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm phê duyệt gần nhất. |
13 | Trạng thái | Text | Bắt buộc | Tạo mới/ chờ phê duyệt/ phê duyệt Nếu chưa có thời gian phê duyệt cuối thì hiển thị “Chờ phê duyệt” | Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu. |
14 | Gói thầu | Text | Bắt buộc | Lấy theo công việc nếu có | Liên kết tới gói thầu liên quan. |
15 | Dự án | Text | Bắt buộc | Lấy theo công việc nếu có | Liên kết tới dự án liên quan. |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Lấy đơn vị quản lý của người upload | Đơn vị quản lý tài liệu. |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
19 | Nút “Xem trước” | Button | Bắt buộc | Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu | Xem trước nội dung file. |
20 | Nút “Tải xuống” | Button | Bắt buộc | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Tải file về máy người dùng. |
21 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Bắt buộc | Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
Tab Lịch sử phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
2 | Icon định dạng file+ Tên file | Icon+Text | Bắt buộc | Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0) | Biểu tượng loại file (Excel, Word, PDF…). |
3 | Thời gian cập nhật | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối | Thời điểm phiên bản được cập nhật. |
4 | Người cập nhật | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên người thực hiện cập nhật. |
5 | Bước công việc xử lý | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật. |
6 | Nút “Tải xuống” | Button/Icon | Bắt buộc | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy. |
7 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Bắt buộc | Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình
...
3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc | |
4 | Nút "Thêm mới" | Button | Bắt buộc | Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn
| Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu |
5 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
6 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
7 | Tên tài liệu/Tên thư mục | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên tài liệu (tên thư mục) | Hiển thị tên tài liệu |
8 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục | Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục |
9 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động:
| Các tính năng cho phép trên tài liệu |
3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết
Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:
Tab Thông tin chung
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Mã tài liệu | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần | Mã định danh của tài liệu/hồ sơ. |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy tên theo file tài liệu upload lên | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
3 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
14 | Gói thầu | Text | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
15 | Dự án | Text | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Lấy đơn vị quản lý của người upload | Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
19 | Nút “Xem trước” | Button | Bắt buộc | Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu | Xem trước nội dung file. |
19 | Nút “Xóa” | Button | Bắt buộc | Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền | Xóa tài liệu |
20 | Nút “Tải xuống” | Button | Bắt buộc | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Tải file về máy người dùng. |
21 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Bắt buộc | Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
Tab Lịch sử phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
2 | Icon định dạng file+ Tên file | Icon+Text | Bắt buộc | Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0) | Biểu tượng loại file (Excel, Word, PDF…). |
3 | Thời gian cập nhật | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối | Thời điểm phiên bản được cập nhật. |
4 | Người cập nhật | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên người thực hiện cập nhật. |
6 | Nút “Tải xuống” | Button/Icon | Bắt buộc | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy. |
7 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Bắt buộc | Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Quy định | Mô tả |
1 | Tên thư mục | TExt | Người dùng nhập | Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. |
3 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên | Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống |
3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy theo tên tài liệu upload lên | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
3 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy, NSD không nhập | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
14 | Gói thầu | Text | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
15 | Dự án | Text | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Lấy đơn vị quản lý của người upload | Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
Tệp đính kèm | Icon | Bắt buộc | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống | Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên | |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
3 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version | Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống |
3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Cập nhật phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Quy định | Mô tả |
1 | Tài liệu đính kèm | Icon | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống | Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Cập nhật phiên bản hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. |
3 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Hệ thống chuyển file trước đó về Lịch sử phiên bản, Update file mới cập nhật version của file. | Cập nhật version, phiên bản tài liệu |
3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa
...
3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Quy định | Mô tả |
1 | Nút “Xác nhận” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Loại tài liệu đã được xóa thành công" | Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu |
2 | Nút “Hủy” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu) | Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu |
3 | Nút đóng | Icon/Button | Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào |
