Page History

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

Hiển thị số hiệu văn bản

2

Loại tài liệu

Dropdown

Bắt buộc

Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

Phân loại tài liệu để quản lý 

3

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

Hiển thị tên gói thầu

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Chọn từ danh mục dự án

Hiển thị tên dự án

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)

6

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

Tệp đính kèm

Icon

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

• Thành công → 

Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" 

• không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"

Hiển thị các file đã upload trước đó, cho phép xóa, tải file

Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên

Đặt lại

Button

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

Lưu

Butom

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý.

Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” -

> NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính

> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version

Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

 Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

• Cập nhật lần cuối
• Tên
• Loại file 
• Dung lượng file

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: 

• Tên công việc
• Người giao việc
• Người nhận việc
• Thời gian tạo từ ...đến

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

4

Tải xuống

Button

Bắt buộc

• Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

• Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

• Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

5

Checkbox chọn tài liệu

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

6

Tên tài liệu

Icon+ Text

Bắt buộc

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

Hiển thị tên tài liệu

7

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu:  user + tên người tạo tài liệu

Hiển thị User tạo tài liệu

8

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

- Click mở menu gồm các hành động: 

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Tải xuống

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file 

Kích thước file (KB, MB…).

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Định dạng file (.doc, .xls, …).

5

Tên công việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên công việc chứa file

6

Người giao việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người giao việc

7

Người nhận việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người nhận việc

8

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

9

Nút “Xem trước”

Button

Xem trước nội dung file.

10

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

11

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Hành động \ Vai trò

Người tạo folder

Người tạo file

Người quản lý của người tạo folder

Người quản lý của người tạo file

Người dùng khác

Tạo mới

✔

✔

✔

✔

✔

Tất cả role đều được tạo file và folder

Xóa cả folder

✔ (xóa cả folder)

✔ (xóa file)

✘

✘

✘

Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file

Xem các file trong folder

✔ (xem tất cả file trong folder)

✔(xem file mình tạo)

✔ (xem tất cả file trong folder)

✔(xem file mình tạo)

✘

Tải folder

✔

✘

✔

✘

✘

Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder

Tải file trong folder

✔

✔

✔

✔

✘

Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo

Sửa thông tin thuộc tính file

✘

✔

✘

✘

✘

Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file

Hành động \ Vai trò

Người tạo công việc

Người tạo file

Người quản lý người tạo công việc

Người giao việc

Người nhận việc

Xem

✔

✔

✔

✔

✔

✘

Tải

✔ 

✔

✔

✔ 

✔

✘

Xóa trên màn hình công việc

✘

✔

✘

✘

✘