...
Màn hình Thêm mới loại tài liệu và Popup thông báo khi trùng tên
Màn hình Chỉnh sửa loại tài liệu và Popup thông báo khi trùng tên
3.1.2 Màn hình Danh mục tài liệu
...
Màn hình Thêm mới tài liệu không theo quy trình
Màn hình Sửa thông tin folder không theo quy trình
Màn hình Sửa thông tin thuộc tính tài liệu không theo quy trình
...
STT | Field/nút chức năng (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) | ||||||||||
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo loại tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống | |||||||||||
2 | Xóa | Icon |
| Thực hiện xóa loại tài liệu | 3 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | - Chọn/bỏ chọn từng loại tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác | 4 | Nút “Sắp xếp” | Button | - Click hiển thị menu sắp xếp theo:
| Hỗ trợ sắp xếp danh sách loại tài liệu | |
53 | STT | Number | Bắt buộc | Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa. | Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng. | ||||||||||
64 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Không được để trống. - Nếu trùng với loại tài liệu đã tồn tại → hiển thị cảnh báo “Trùng tên loại tài liệu”. | Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan. | ||||||||||
75 | Thời gian lưu trữ (tháng) | Number (tháng) | Bắt buộc |
| Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. | ||||||||||
8 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: “Bật” (On). - Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ. | Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). | ||||||||||
97 | Nút “Thêm mới” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu | Cho phép tạo mới loại tài liệu. | |||||||||||
108 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động:
2. Chỉnh sửa-> Hiển thị PopUp chỉnh sửa loại tài liệu | Thao tác nhanh (xóa, sửa) trên tài liệu |
...
Popup Thêm chỉnh sửa loại tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống | Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu. |
2 | Thời gian lưu trữ (tháng) | Number (tháng) | Bắt buộc |
| Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. |
3 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). | Thể hiện trạng thái hoạt động hiện tại của bản ghi |
4 | Nút “Lưu” | Button | - Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập.
| Xác nhận lưu loại tài liệu vừa nhập. | |
5 | Nút “Hủy” | Button | Khi nhấn → đóng popup, không lưu dữ liệu, quay lại màn hình trước. | Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin. |
3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu
...
3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tên folder | Text | Bắt buộc | NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa | Hiển thị tên folder |
| 2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
| 3 | Lưu | Butom | Tại màn hình sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu” → lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa | Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống |
3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa
...
Màn hình quản lý danh sách các thư mục theo người tạo
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên folder - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn | |
4 | Tải xuống | Button |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu | |
5 | Checkbox chọn folder | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
6 | Tên folder | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng ban | Hiển thị tên folder của tài liệu |
7 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người tạo công việc | Hiển thị User tạo công việc |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup "Xóa thành công" (folder người tạo sẽ được xóa của người đó) | Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa |
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc | |
4 | Tải xuống | Button |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu | |
5 | Xóa | Button |
| Cho phép xóa nhiều file | |
5 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
6 | Tên tài liệu | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file | Hiển thị tên tài liệu |
7 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo (người giao việc) | Hiển thị User tạo tài liệu |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Cho phép xóa tài liệu, hiển thị PopUp thông báo "Xóa thành công" người tạo (người giao việc) mới được xóa. | Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa |
...
Hành động \ Vai trò | Người tạo folder | Người tạo file | Người quản lý của người tạo folder | Người quản lý của người tạo file | Người dùng khác | |
Tạo mới |
|
|
|
|
| Tất cả role đều được tạo file và folder |
Xóa cả folder |
|
|
|
|
| Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file |
Xóa cả File trong folder |
|
|
|
|
| |
Xem các file trong folder |
|
|
|
|
| |
Tải folder |
|
|
|
|
| Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder |
Tải file trong folder |
|
|
|
|
| Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo Người quản lý chỉ tải được file do nhân viên mình tải |
Sửa thông tin thuộc tính file |
|
|
|
|
| Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file |
...