Page History

...

Màn hình danh sách các file trong thư mục cấp 2

Popup lọc

Image Added

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính của file theo quy trình

...

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình

PopUp lọc theo điều kiện

Image Added

Màn hình thông tin tài liệu

...

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
8	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Sửa Tải xuống

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chungPopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Mã

Loại tài liệu

Text

Dropdown

Không Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo

Hiển thị danh sách loại tài liệu

+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version cuối của tài liệu

4

Loại tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu

Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu

5

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Hiển thị số hiệu văn bản

6

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Kích thước file (KB, MB…).

7

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Định dạng file (.doc, .xls, …).

9

Quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên quy trình tài liệu thuộc về.

10

Bước quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.

8

Tên người tạo

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

11

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

12

Cập nhật gần nhất

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Lần chỉnh sửa gần nhất.

11

Tên người phê duyệt cuối

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.

12

Thời gian phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm phê duyệt gần nhất.

13

Trạng thái

Text

Bắt buộc

Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null

Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không?
- Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
- Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt”

Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"

Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.

14

Gói thầu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới gói thầu liên quan.

15

Dự án

từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
6	Tên quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.
7	Tên bước quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.
8	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý
9	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
10	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Icon định dạng file+ Tên file

Icon+Text

Bắt buộc

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

Hiển thị tên file của các version lịch sử

2

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

3

Thời gian cập nhậtDateTime

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới dự án liên quan.

16

Đơn vị quản lýTăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload

Đơn vị quản lý Lấy theo tên file từ quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

17

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

3

Version

Text

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

18

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

19

Nút “Xem trước”

Button

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

20

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

21

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version cuối của tài liệu
4	Loại tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu	Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu
5	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình	Hiển thị số hiệu văn bản
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
9	Quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên quy trình tài liệu thuộc về.
10	Bước quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
11	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
12	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy

theo thời gian cập nhật lần cuối

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

4

Người cập nhật

	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Tên người phê duyệt cuối	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy

Tên người thực hiện cập nhậtText

Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.

5

Bước công việc xử lý

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Người dùng nhập

Số hiệu văn bản của tài liệu

2

12

Thời gian phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.

6

Nút “Tải xuống”

Button/Icon

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Cho phép tải phiên bản về máy.

7

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

Thời điểm phê duyệt gần nhất.
13	Trạng thái	Text	Bắt buộc	Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không? Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt” Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"	Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.
14	Gói thầu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới gói thầu liên quan.
15	Dự án	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới dự án liên quan.
16	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload	Đơn vị quản lý tài liệu.
17	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

3

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Mã tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

...

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

...

2

...

Tên tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Tên hiển thị của tài liệu.

...

3

...

Version

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version hiện tại của tài liệu

...

4

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

5

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Bắt buộc

...

NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

...

Phân loại tài liệu để quản lý

...

6

...

Dung lượng

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Kích thước file (KB, MB…).

...

Loại file

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Định dạng file (.doc, .xls, …).

...

8

...

Tên người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

...

9

...

Thời gian tạo

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Thời điểm tài liệu được tạo.

...

10

...

Cập nhật gần nhất

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Lần chỉnh sửa gần nhất.

...

11

...

Gói thầu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

...

Hiển thị tên gói thầu

...

12

...

Dự án

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Chọn từ danh mục dự án

...

Hiển thị tên dự án

...

13

...

Đơn vị quản lý

...

Text

...

Bắt buộc

...

Lấy đơn vị quản lý của người upload

...

Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu

...

14

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)

...

15

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

...

16

...

Nút “Xem trước”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Xem trước nội dung file.

...

17

...

Nút “Xóa”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Xóa tài liệu

...

28

...

Nút “Tải xuống”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Tải file về máy người dùng.

...

19

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Bắt buộc

...

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Icon định dạng file+ Tên file

Icon+Text

Bắt buộc

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

Hiển thị tên file của các version lịch sử

2

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu

18

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

4

Đặt lại

Button

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

5

Lưu

Butom

Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”

Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Tên bước quy trình
Tên quy trình
Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Nút "Thêm mới"

...

Button

...

Bắt buộc

...

Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu.

Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn

Folder → Hiển thị PopUp thêm mới Folder
File → Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu

...

Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu

...

5

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

6

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

7

...

Tên tài liệu/Tên thư mục

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục

-Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng

...

Hiển thị tên tài liệu/thư mục

...

8

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục

...

Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục

...

9

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết)

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống
Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file)
Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder)
Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)

...

19	Nút “Xem trước”	Button	Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
20	Nút “Tải xuống”	Button	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
21	Nút đóng (X)	Icon/Button	Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Bước công việc xử lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.
6	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản về máy.
7	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Người dùng nhập	Số hiệu văn bản của tài liệu
2	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
3	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
4	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
5	Lưu	Butom		Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”	Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Đơn vị quản lý Khi nhấn vào nút Lọc hiển thị PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện cho phép người dùng nhập các giá trị tìm kiếm theo các trường trên.	Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Nút "Thêm mới"	Button	Bắt buộc	Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn Folder → Hiển thị PopUp thêm mới Folder File → Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu	Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu
5	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
6	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên tài liệu/Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục -Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng	Hiển thị tên tài liệu/thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục	Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết) Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file) Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder) Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
5	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tất cả tài liệu đã chọn có người tạo thuộc đơn vị quản lý đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý.
6	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
7	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động Lấy tên theo file tài liệu upload lên	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version

lịch sử

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

Hiển thị số hiệu văn bản

2

Loại tài liệu

Dropdown

Bắt buộc

Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

Phân loại tài liệu để quản lý

3

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

Hiển thị tên gói thầu

4

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Chọn từ danh mục dự án

Hiển thị tên dự án

5

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu,

hiện tại của tài liệu

3

Thời gian cập nhật

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

4

Người cập nhật

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên người thực hiện cập nhật.

5

Nút “Tải xuống”

Button/Icon

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.

6

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tên thư mục

...

TExt

...

Bắt buộc

...

Người dùng nhập

...

Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ

...

2

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

3

...

Lưu

...

Butom

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu”

Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên

...

Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

4	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
5	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
9	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
10	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
12	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
13	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Lấy đơn vị quản lý của người upload	Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu
14	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)
15	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ

chính thức (bản hiện tạiDateTime

bản tạm (các version cũ)

6

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

16

Nút “Xem trước”

Button

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

7

Tệp đính kèm

Icon

Bắt buộc

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

Thành công →

Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công"

không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"

Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên

8

Đặt lại

Button

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

9

Lưu

Butom

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý.

Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” -

> NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính

> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version

Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
17	Nút “Xóa”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền	Xóa tài liệu
28	Nút “Tải xuống”	Button	Bắt buộc	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
19	Nút đóng (X)	Icon/Button	Bắt buộc	Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên

folder

file

Icon+Text

Bắt buộc

NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

Hiển thị tên

folder

file của các version lịch sử
2	Version

Đặt lại

Text

Button

Tại màn hình Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

3

Lưu

Butom

Tại màn hình sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu” → lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa

Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Bắt buộc

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

2

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Bắt buộc

...

Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

...

Phân loại tài liệu để quản lý

...

3

...

Gói thầu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

...

Hiển thị tên gói thầu

...

Dự án

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Chọn từ danh mục dự án

...

Hiển thị tên dự án

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)

...

6

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

...

Tệp đính kèm

...

Icon

...

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

Thành công →

Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công"

không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"

Hiển thị các file đã upload trước đó, cho phép tải file

...

Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

Lưu

...

Butom

Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ

Tại màn hình chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không trùng tên cảnh báo không cho upload

Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” -

> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version

> NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Chỉnh sử tài liệu

...

Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Quy định	Mô tả
1	Nút “Xác nhận”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công"	Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu
2	Nút “Hủy”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu)	Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu
3	Nút đóng	Icon/Button	Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình:

Màn hình quản lý danh sách các thư mục theo người tạo

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên folder

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Tên folder A→Z
Tên folder Z→ A

...

Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox folder

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Checkbox chọn folder

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên folder

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng ban

...

Hiển thị tên folder của tài liệu

...

7

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người tạo công việc

...

Hiển thị User tạo công việc

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Xóa → Hiển thị Popup "Xóa thành công" (folder người tạo sẽ được xóa của người đó)

...

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Tải xuống

Xóa

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Tên công việc
Người giao việc
Người nhận việc
Thời gian tạo từ ...đến

...

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Xóa

...

Button

...

Hiển thị icon Xóa trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Xóa các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Cho phép xóa nhiều file

...

5

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên tài liệu

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

...

Hiển thị tên tài liệu

...

7

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo (người giao việc)

...

Hiển thị User tạo tài liệu

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Xóa → Cho phép xóa tài liệu, hiển thị PopUp thông báo "Xóa thành công" người tạo (người giao việc) mới được xóa.

...

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Tải xuống

Xóa

...

Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.
6	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên thư mục	TExt	Bắt buộc	Người dùng nhập	Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên	Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống Thành công → Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tên folder	Text	Bắt buộc	NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa	Hiển thị tên folder
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu” → lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa	Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống Thành công → Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công" Hiển thị các file đã upload trước đó, cho phép tải file	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ Tại màn hình chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không trùng tên cảnh báo không cho upload Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Chỉnh sử tài liệu	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Quy định	Mô tả
1	Nút “Xác nhận”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công"	Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu
2	Nút “Hủy”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu)	Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu
3	Nút đóng	Icon/Button	Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình:

Màn hình quản lý danh sách các thư mục theo người tạo

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Kích thước file (KB, MB…).

4

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Định dạng file (.doc, .xls, …).

5

Tên công việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên công việc chứa file

6

Người giao việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người giao việc

7

Người nhận việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người nhận việc

8

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

9

Nút “Xem trước”

Button

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

10

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

11

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.5 Phân quyền

3.4.5.1 Tài liệu không theo quy trình

...

Hành động \ Vai trò

...

Người tạo folder

...

Người tạo file

...

Người quản lý trực tiếp của người tạo folder

...

Người quản lý trực tiếp của người tạo file

...

Người dùng khác

...

Tạo mới

...

Tất cả role đều được tạo file và folder

...

Xóa cả folder

...

(xóa cả folder)

...

Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file

...

Xóa File trong folder

...

Xóa file

...

(xóa file)

...

Xem các file trong folder

...

(xem tất cả file/folder con trong folder mình tạo)

...

(xem file mình tạo)

...

(xem tất cả file trong folder)

...

(xem file mình tạo)

...

Tải folder

...

Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder

...

Tải file trong folder

...

(chỉ được tải file do cấp dưới tạo)

...

Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo

Người quản lý chỉ tải được file do nhân viên mình tải

...

Sửa thông tin thuộc tính file

...

Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file

Phân quyền cho người quản lý trực tiếp:

Image Removed

Giả sử

A quản lý trực tiếp của A1, A2

A2 là quản lý trực tiếp của B1, B2
B2 là quản lý trực tiếp của C1, C2

=> B2 sẽ xem và tải được file/folder của C1, C2 tạo

A2 sẽ xem và tải được file/folder của cả B1, B2 tạo (không xem được của C1, C2)

A sẽ xem và tải được file/folder của cả A1, A2 tạo (không xem được của B1, B2, C1, C2)

Gán file và tải file không theo quy trình được gán vào các bước trong quy trình. Phân quyền trên màn hình cài đặt quy trình hoặc thực hiện công việc bước trong quy trình:

...

Hành động \ Vai trò

...

Người thiết kế quy trình

...

Người thực thi trong quy trình

...

Người dùng khác

...

Note

...

Gán file

...

Người thiết kế quy trình được chọn tất cả các file trong folder không theo quy trình để gán vào bước trong quy trình

...

Xem/Tải file được gán

...

Người thực thi trong quy trình sẽ được xem/tải file được gán tại bước đó trong quy trình

3.4.5.2 Tài liệu công việc không theo quy trình

...

Hành động \ Vai trò

...

Người giao việc

...

Người nhận việc

...

Người tham gia

...

Quản lý trực tiếp người giao việc

...

Quản lý trực tiếp người nhận việc

...

Xem

...

Tải

...

Xóa file/folder

...

Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên folder - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Tên folder A→Z Tên folder Z→ A	Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn
4	Tải xuống	Button		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox folder Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn folder	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên folder	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng ban	Hiển thị tên folder của tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người tạo công việc	Hiển thị User tạo công việc
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup "Xóa thành công" (folder người tạo sẽ được xóa của người đó)	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên công việc Người giao việc Người nhận việc Thời gian tạo từ ...đến	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Xóa	Button		Hiển thị icon Xóa trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Cho phép xóa nhiều file
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo (người giao việc)	Hiển thị User tạo tài liệu
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Cho phép xóa tài liệu, hiển thị PopUp thông báo "Xóa thành công" người tạo (người giao việc) mới được xóa.	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

Màn hình Thông tin tài liệu:

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Kích thước file (KB, MB…).
4	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Định dạng file (.doc, .xls, …).
5	Tên công việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên công việc chứa file
6	Người giao việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người giao việc
7	Người nhận việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người nhận việc
8	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
9	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
10	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
11	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.5 Phân quyền

3.4.5.1 Tài liệu không theo quy trình

Hành động \ Vai trò

Admin

Người tạo folder

Người tạo

hồ sơ

file

Người

tham gia quy trìnhNgười upload

quản lý trực tiếp của người tạo folder

Người quản lý trực tiếp của người tạo file

Người dùng khác

Xem các folder theo quy trình


Tạo mới

Tải các folder theo quy trình

Tất cả role đều được tạo file và folder
Xóa cả folder	(xóa cả folder)

Xem/tải các folder theo hồ sơ

		Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file
Xóa File trong folder	Xóa file	(xóa file)
Xem

/tải từng

các file trong folder

(xem tất cả file/folder con trong folder mình tạo)

(xem file mình tạo)

(

được

xem

và tải file từ các bước trước đó đến bước của người tham gia) (Core)

Sửa thông tin thuộc tính file

Phân quyền cho các role trong quy trình:

xem

sửa thuộc tính

tải

Admin:

Được xem/tải tất cả các folder, file trong quy trình
Được phân quyền cho các role trong quy trình quyền: Xem, sửa thuộc tính, tải

Người tạo hồ sơ:

Được xem/tải tất cả các folder theo hồ sơ do người đó tạo.
Được xem/tải tất cả các file trong folder hồ sơ do người đó tạo.

Người tham gia quy trình:

Có quyền xem/tải file của tất cả các bước trước đó, chưa đến bước của user sẽ không được xem và tải file

Quy trình: bước A → B: Nếu chưa đến bước quy trình B thì người tham gia trong bước B không được xem và tải file

Người upload file:

Có quyền xem/tải file do người đó upload lên

...

tất cả file trong folder)	(xem file mình tạo)
Tải folder			Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder
Tải file trong folder		(chỉ được tải file do cấp dưới tạo)	Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo Người quản lý chỉ tải được file do nhân viên mình tải
Sửa thông tin thuộc tính file			Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file

Phân quyền cho người quản lý trực tiếp:

Image Added

Giả sử

A quản lý trực tiếp của A1, A2

A2 là quản lý trực tiếp của B1, B2
B2 là quản lý trực tiếp của C1, C2

=> B2 sẽ xem và tải được file/folder của C1, C2 tạo

A2 sẽ xem và tải được file/folder của cả B1, B2 tạo (không xem được của C1, C2)

A sẽ xem và tải được file/folder của cả A1, A2 tạo (không xem được của B1, B2, C1, C2)

Gán file và tải file không theo quy trình được gán vào các bước trong quy trình. Phân quyền trên màn hình cài đặt quy trình hoặc thực hiện công việc bước trong quy trình:

Hành động \ Vai trò	Người thiết kế quy trình	Người thực thi trong quy trình	Người dùng khác	Note
Gán file				Người thiết kế quy trình được chọn tất cả các file trong folder không theo quy trình để gán vào bước trong quy trình
Xem/Tải file được gán				Người thực thi trong quy trình sẽ được xem/tải file được gán tại bước đó trong quy trình

3.4.5.2 Tài liệu công việc không theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Người giao việc	Người nhận việc	Người tham gia	Quản lý trực tiếp người giao việc	Quản lý trực tiếp người nhận việc	Người dùng khác
Xem
Tải
Xóa file/folder

3.4.5.3 Tài liệu theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Admin	Người tạo hồ sơ	Người tham gia quy trình	Người upload file	Người dùng khác
Xem các folder theo quy trình
Tải các folder theo quy trình
Xem/tải các folder theo hồ sơ
Xem/tải từng file			(được xem và tải file từ các bước trước đó đến bước của người tham gia) (Core)
Sửa thông tin thuộc tính file
Phân quyền cho các role trong quy trình: xem sửa thuộc tính tải

Admin:

Được xem/tải tất cả các folder, file trong quy trình
Được phân quyền cho các role trong quy trình quyền: Xem, sửa thuộc tính, tải

Người tạo hồ sơ:

Được xem/tải tất cả các folder theo hồ sơ do người đó tạo.
Được xem/tải tất cả các file trong folder hồ sơ do người đó tạo.

Người tham gia quy trình:

Có quyền xem/tải file của tất cả các bước trước đó, chưa đến bước của user sẽ không được xem và tải file

Quy trình: bước A → B: Nếu chưa đến bước quy trình B thì người tham gia trong bước B không được xem và tải file

Người upload file:

Có quyền xem/tải file do người đó upload lên

Chỉ người upload file mới được sửa thông tin thuộc tính của file

3.4.5.3 Chức năng phân quyền xem, tải, thêm, sửa, xóa của admin cho các role

Màn hình quản lý tài liệu là một đối tượng để phân quyền tại chức năng: Quản lý người dùng > Quản lý cơ sở > Danh sách phòng ban > Cấu hình phân quyền

Image Added

Với "Quản lý tài liệu" là chức năng cha và "Thư mục theo quy trình", "Thư mục không theo quy trình", "Thư mục công việc không theo quy trình" là chức năng con với các quyền:

Image Added

Xem: Cho phép xem danh sách và chi tiết các folder/file tài liệu tương ứng các chức năng con
- Nếu được tick quyền xem sẽ có quyền được xem các thư mục/file tương ứng

Thêm: Cho phép người dùng thêm mới Thư mục/File tài liệu không theo quy trình và Loại tài liệu:

- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Thêm mới" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng Thêm mới nếu không được tích quyền
- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Thêm mới" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Thêm mới" nếu không được tích quyền

Sửa: Cho phép người dùng sửa thuộc tính file trong các thư mục theo quy trình, không theo quy trình, loại tài liệu
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền, khóa nút toggle "Trạng thái"

Xóa: Cho phép người dùng xóa tài liệu/thư mục
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền

Tải: Cho phép người dùng xóa tài liệu/thư mục
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box

Page tree

Versions Compared

Old Version 27

New Version 28

Key