Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | [BPMKVH-2182] Thiết kế luồng Bổ sung nhà thầu - Jira | |||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là người xử lý công việc tôi có quyền thực hiện từ chối/ yêu cầu điều chỉnh công việc nếu công việc được giao không đúng trách nhiệm của tôi hoặc đầu vào chưa đầy đủ để tôi sẵn sàng tiếp nhận
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
Quy trình Bổ sung Nhà thầu (tài khoản Trungnd3 trên môi trường UAT)
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1. UI/UX
3.2. Luồng
3.3 API Spec
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên từng màn hình của từng công việc
3.4.1. Bổ sung nhà thầu tại thời điểm nộp thầu
3.4.1.1 Thông tin bổ sung nhà thầu
Người dùng truy cập Menu Site đấu thầu → Quản lý dự thầu → Tùy chỉnh → Bổ sung nhà thầu:
...
Sau khi thực hiện nhấn bổ sung nhà thầu hệ thống hiển thị Pop-up xác nhận bổ sung nhà thầu:
...
Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:
- Chờ đàm phán
- Đã nộp thầu
- Tham gia
- Chờ xác nhận
- Từ chối
...
Hệ thống sẽ chỉ hiển thị thông tin nhà thầu được bổ sung.
...
Hiển thị thông tin người liên hệ/tài khoản của nhà thầu được mời thầu
...
Sau khi được bổ sung thông tin hiển thị thời gian nhà thầu được bổ sung.
Dữ liệu được cập nhật với các hành động tiếp theo mô tả
...
- Thể hiện thời gian gần nhất tương ứng với hành động thay đổi trạng thái ở cột Trạng thái của nhà thầu
- Thông tin được thể hiện dưới định dạng chuẩn:
dd/MM/yyyy - HH:mm.
...
Nhà thầu mới được bổ sung sẽ ở trạng thái "Chờ xác nhận"
...
Hiển thị trạng thái của nhà thầu theo từng vòng/lần:
- Chờ xác nhận: Các nhà thầu đã được mời thầu nhưng chưa xác nhận tham gia/từ chối.
- Tham gia: Các nhà thầu đã xác nhận tham gia/ tham gia lại gói thầu. Đối với các nhà thầu đã nộp thầu ở lần gần nhất nhưng kết quả đánh giá không đạt (không đạt ít nhất 01 loại hồ sơ trừ hồ sơ tài chính).
- Từ chối: Các nhà thầu đã xác nhận từ chối tham gia gói thầu.
- Đã nộp thầu: Các nhà thầu đã thực hiện nộp hồ sơ dự thầu.
- Đã hủy: Nhà thầu bị thư ký HĐT hủy tư cách tham gia thầu.
- Chờ đàm phán: Nhà thầu đã được đánh giá đạt kết quả nộp thầu (tất cả hồ sơ trừ hồ sơ tài chính) lần trước đó và chưa/không nộp thầu bổ sung lần hiện tại (VD lần 2 nhà thầu A được đánh giá đạt, Thư ký HĐT mở lần 3, nhà thầu A sẽ ở trạng thái Chờ đàm phán, nếu nhà thầu A nộp bổ sung HSMT hệ thống chuyển từ Chờ đàm phán → Đã nộp thầu)
...
Tại thời điểm mới được bổ sung → nhà thầu sẽ chưa nộp thầu → giá trị của thông tin này = "Ẩn"
Dữ liệu được cập nhật với các hành động tiếp theo mô tả
...
Cho phép người dùng xem trước (preview) tài liệu trong tab mới hoặc tải về hồ sơ dự thầu mà nhà thầu đã gửi.
...
Cho phép thư ký hội đồng thầu bật tắt chức năng nộp thầu của từng nhà thầu:
1) Mở:
Hệ thống tự động mở khi:
- Phát hành HSMT
- Bổ sung nhà thầu
- Gia hạn gói thầu với các nhà thầu trạng thái:
- Chờ xác nhận
- Tham gia
- Đã nộp thầu
- Chờ đàm phán
- Nhà thầu được kích hoạt đàm phán/thương thảo
2) Đóng
Hệ thống mặc định đóng khi:
- Hết thời gian nộp thầu
- Nhà thầu bị thư ký chuyển sang trạng thái hủy
- Nhà thầu thực hiện xác nhận từ chối tham gia nộp thầu
- Thư kí HĐT có thể điều chỉnh nếu cần
3.4.1.3 Bước phản hồi kết quả
TT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
|---|---|---|---|---|---|
| Màn hình Pop-up xác nhận bổ sung nhà thầu | |||||
| 1 | Nút "Hủy" | Button | Thoát khỏi màn hình Pop-up xác nhận bổ sung nhà thầu | ||
| 2 | Nút "Tôi chắc chắn" | Button | Hệ thống kiểm tra:
| Lưu lại thông tin thay đổi. Tài khoản người liên hệ hiển thị thông tin gói thầu trên Portal nhà thầu Hệ thống gửi thông báo chuông và Email cho nhà thầu mới theo mẫu | |
Sau khi hoàn thành bổ sung nhà thầu, thông tin nhà thầu được bổ sung vào Màn hình Quản lý dự thầu cho vòng hiện tại với thông tin:
3.4.1.2 Bổ sung nhà thầu khi vòng hiện tại còn thời gian nộp thầu và Bổ sung nhà thầu khi hết giờ mà chưa mở thầu
...
Trường/Nút chức năng
...
Kiểu dữ liệu
...
Điều kiện
...
Quy định
...
Mô tả
...
Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:
- Chờ đàm phán
- Đã nộp thầu
- Tham gia
- Chờ xác nhận
- Từ chối
...
Hiển thị tên nhà thầu mới được bổ sung
...
Hiển thị thông tin người liên hệ/tài khoản của nhà thầu được mời bổ sung
...
Sau khi được bổ sung thông tin hiển thị thời gian nhà thầu được bổ sung.
Dữ liệu được cập nhật với các hành động tiếp theo mô tả
...
- Thể hiện thời gian gần nhất tương ứng với hành động thay đổi trạng thái ở cột Trạng thái của nhà thầu
- Thông tin được thể hiện dưới định dạng chuẩn:
dd/MM/yyyy - HH:mm.
...
Nhà thầu mới được bổ sung sẽ ở trạng thái "Chờ xác nhận"
...
Hiển thị trạng thái của nhà thầu theo từng vòng/lần:
- Chờ xác nhận: Các nhà thầu đã được mời thầu nhưng chưa xác nhận tham gia/từ chối.
- Tham gia: Các nhà thầu đã xác nhận tham gia/ tham gia lại gói thầu. Đối với các nhà thầu đã nộp thầu ở lần gần nhất nhưng kết quả đánh giá không đạt.
- Từ chối: Các nhà thầu đã xác nhận từ chối tham gia gói thầu.
- Đã nộp thầu: Các nhà thầu đã thực hiện nộp hồ sơ dự thầu.
- Đã hủy: Nhà thầu bị thư ký HĐT hủy tư cách tham gia thầu.
- Chờ đàm phán: Nhà thầu đã được đánh giá đạt kết quả đàm phán lần trước đó và chưa/không nộp thầu bổ sung lần hiện tại (VD lần 2 nhà thầu A được đánh giá đạt, Thư ký HĐT mở lần 3, nhà thầu A sẽ ở trạng thái Chờ đàm phán, nếu nhà thầu A nộp bổ sung HSMT hệ thống chuyển từ Chờ đàm phán → Đã nộp thầu)
...
Tại thời điểm mới được bổ sung → nhà thầu sẽ chưa nộp thầu → giá trị của thông tin này = "Ẩn"
Dữ liệu được cập nhật với các hành động tiếp theo mô tả
...
Cho phép người dùng xem trước (preview) tài liệu trong tab mới hoặc tải về hồ sơ dự thầu mà nhà thầu đã gửi.
...
Cho phép thư ký hội đồng thầu bật tắt chức năng nộp thầu của từng nhà thầu:
1) Mở:
Hệ thống tự động mở khi:
- Phát hành HSMT
- Bổ sung nhà thầu
- Gia hạn gói thầu với các nhà thầu trạng thái:
- Chờ xác nhận
- Tham gia
- Đã nộp thầu
- Chờ đàm phán
- Nhà thầu được kích hoạt đàm phán/thương thảo
2) Đóng
Hệ thống mặc định đóng khi:
- Hết thời gian nộp thầu
- Nhà thầu bị thư ký chuyển sang trạng thái hủy
- Nhà thầu thực hiện xác nhận từ chối tham gia nộp thầu
- Thư kí HĐT có thể điều chỉnh nếu cần
3.4.1.2 Hết thời gian nộp thầu và đã mở thầu
...
Trường/Nút chức năng
...
Kiểu dữ liệu
...
Điều kiện
...
Quy định
...
Mô tả
...
Tab
...
Hệ thống hiển thị các lần theo thứ tự phát sinh, từ Lần 1 trở đi.
Hệ thống mặc định hiển thị lần gần nhất
...
Thể hiện từng phiên xử lý hồ sơ giữa nhà thầu và thư ký HĐT: những lần mà nhà thầu sẽ nộp thầu và sau đó thư ký sẽ mở thầu để phân công đanh giá. Nhấn vào để xem chi tiết từng lần giao – nhận và đánh giá hồ sơ.
- Lần 1 là đợt phát hành hồ sơ mời thầu đầu tiên từ bên mời thầu
- Lần 2 là đợt gia hạn thời gian nộp thầu sau khi gửi kết quả đánh giá cho nhà thầu (Khi Thư ký HĐT hoàn thành thực hiện phản hồi kết quả đánh giá cho NT)
Với trường hợp bổ sung nhà thầu khi đã mở thầu. Hệ thống sẽ tự động sinh một vòng mới.
Khi thêm mới hệ thống kiểm tra trạng thái lần nộp thầu gần nhất:
|
Sau khi hoàn thành bổ sung nhà thầu, thông tin nhà thầu được bổ sung vào Màn hình Quản lý dự thầu cho vòng hiện tại với thông tin:
3.4.2 Bổ sung nhà thầu khi vòng hiện tại còn thời gian nộp thầu và Bổ sung nhà thầu khi hết giờ mà chưa mở thầu
Màn hình Quản lý dự thầu
Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lần X (ví dụ: Lần 1, Lần 2) | Tab | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) Khi một nhà thầu được bổ sung, hệ thống kiểm tra trạng thái lần nộp thầu gần nhất:
| ||
| 2 | Tùy chỉnh | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 3 | Gia hạn gói thầu | Button | Chỉ hiển thị khi vòng nộp thầu gần nhất trạng thái "Chờ nộp thầu" | Nút chức năng cho phép người dùng gia hạn gói thầu. Khi nhấn vào hệ thống mở Pop-up gia hạn gói thầu | |
| 4 | Bổ sung nhà thầu | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 5 | Đồng hồ đếm ngược | String/Time Interval | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 6 | Trạng thái lần dự thầu | Text | Hiển thị trạng thái của từng lần dự thầu:
| ||
| 7 | Nhà thầu | Hyperlink | Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:
| Hiển thị tên nhà thầu mới được bổ sung.
| |
| 8 | Người liên hệ | Text | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 9 | Thời gian (trước là "Cập nhật lần cuối") | Date time | Tự động cập nhật và hiển thị khi có sự thay đổi trạng thái hồ sơ của nhà thầu | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | |
| 10 | Trạng thái | Nhãn trạng thái (label) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 11 | Hồ sơ dự thầu | Biểu tượng 📂 (folder icon) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 12 | Được nộp thầu | Toggle bật/tắt (on/off) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) |
3.4.3 Hết thời gian nộp thầu và đã mở thầu
3.4.3.1 Màn hình quản lý dự thầu
Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lần X (ví dụ: Lần 1, Lần 2) | Tab | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) Khi một nhà thầu được bổ sung, hệ thống kiểm tra trạng thái lần nộp thầu gần nhất:
| ||
| 2 | Tùy chỉnh | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 3 | Gia hạn gói thầu | Button | Chỉ hiển thị khi vòng nộp thầu gần nhất trạng thái "Chờ nộp thầu" | Nút chức năng cho phép người dùng gia hạn gói thầu. Khi nhấn vào hệ thống mở Pop-up gia hạn gói thầu | |
| 4 | Bổ sung nhà thầu | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 5 | Đồng hồ đếm ngược | String/Time Interval | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 6 | Trạng thái lần dự thầu | Text | Hiển thị trạng thái của từng lần dự thầu:
| ||
| 7 | Nhà thầu | Hyperlink | Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:
| Hiển thị tên nhà thầu mới được bổ sung.
| |
| 8 | Người liên hệ | Text | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 9 | Thời gian (trước là "Cập nhật lần cuối") | Date time | Tự động cập nhật và hiển thị khi có sự thay đổi trạng thái hồ sơ của nhà thầu | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | |
| 10 | Trạng thái | Nhãn trạng thái (label) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 11 | Hồ sơ dự thầu | Biểu tượng 📂 (folder icon) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 12 | Được nộp thầu | Toggle bật/tắt (on/off) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) |
3.4.3.2 Portal nhà thầu - Chi tiết gói thầu
STT | Trường/nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
|---|---|---|---|---|---|
1 |
Thời gian nộp thầu lần tiếp theo*
Hệ thống hiển thị các lần theo thứ tự phát sinh, từ Lần 1 trở đi.
Hệ thống mặc định hiển thị lần gần nhất
Cho phép gia hạn thời gian nộp thầu
Cho phép nhập theo:
Ngày – giờ
Hệ thống kiểm tra ngày giờ gia hạn phải lớn hơn ngày giờ hiện tại.
Ghi chú*
Nội dung ghi chú thời gian phản hồi.
Hệ thống mặc định nội dung: “Thời gian nộp thầu lần tiếp theo”
Tệp đính kèm
Chức năng đính kèm chung hệ thống
Nút hủy
Thoát khỏi Pop-up Gửi kết quả phản hồi
Nút Xác nhận
Hệ thống cập nhật thời gian nộp thầu.
Hệ thống cập nhật kết quả đánh giá cho từng nhà thầu.
Hệ thống gửi thông báo:
“Gói thầu <Tên gói thầu> - < Dự án>
<Địa chỉ dự án>
Đã dược cập nhật phản hồi kết quả hồ sơ dự thầu <ngày – giờ gửi thông tin cập nhật>”
- Khi nhấn vào thông báo quả chuông chuyển đến màn hình chi tiết gói thầu được phản hồi.
- Với thông báo qua email kèm đường dẫn tới màn hình chi tiết gói thầu được cập nhật phản hồi.
- Hệ thống cập nhật dữ liệu vào phần ghi chú dự án chung của gói thầu với nội dung:
“Thời gian nộp thầu vòng tiếp theo:
<Thời gian gia hạn> - <Lý do gia hạn>
<Tệp đính kèm>
<Tên người gia hạn> - <Thời gian thực hiện gia hạn>”
Sau khi phản hồi kết quả hệ thống kiểm tra vòng nộp thầu khác đang được mở:
- Nếu chưa tồn tại: Hệ thống tạo vòng đàm phán mới với danh sách nhà thầu được gửi phản hồi kết quả
- Đã tồn tại: Hệ thống cập nhật danh sách các nhà thầu được phản hồi vào vòng đàm phán đã tồn tại.
Trạng thái của các nhà thầu khi cập nhật vào vòng mới như sau:
Logo | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | ||||
2 | Tài khoản | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
3 | Tab điều hướng | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
4 | Mã TBMT | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 5 | Tên gói thầu | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 6 | Tên dự án | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 7 | Bên mời thầu | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 8 | Địa điểm | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 9 | Lĩnh vực | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 10 | Ngày mời thầu | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 11 | Ngày đóng thầu | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 12 | Đầu mối phụ trách | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 13 | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | ||||
| 14 | Số điện thoại liên hệ | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |||
| 15 | Nút “Nộp thầu” | Button | Chỉ hiển thị với lần nộp thầu trạng thái " | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | |
| 16 | Nút “Gia hạn gói thầu” | Button | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | ||
| 17 | Nút “Từ chối” | Button | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 | ||
| 18 | Nút "Tham gia lại" | Button | Chỉ hiển thị khi nhà thầu đã thực hiện xác nhận "Từ chối" và còn thời gian nộp thầu | Cho phép nhà thầu tham gia lại sau khi từ chối. Với trường hợp gói thầu đã được mở thầu với điều kiện: "khi tất cả nhà thầu đã thực hiện xác nhận tham gia/từ chối và tất cả nhà thầu thầu xác nhận tham gia đã hoàn thành nộp thầu" → điều kiện do BPM trả thông tin qua Send task | |
| 19 | Thời điểm đóng thầu | Tham chiếu tài liệu URD mục 2.12.1 |
3.4.3 Bước phản hồi kết quả
3.4.3.1 Service task phản hồi kết quả:
Công việc được kích hoạt nếu phương án nộp thầu là "Phản hồi kết quả"
Hệ thống cấu hình thông tin kích hoạt việc phản hồi kết quả đánh giá cho nhà thầu sang Site đấu thầu.
Thông tin kích hoạt bao gồm:
- Mã gói thầu
- Thời gian nộp thầu lần tiếp theo
- Ghi chú gia hạn
- Trạng thái: Phản hồi nhà thầu
Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lần X (ví dụ: Lần 1, Lần 2) | Tab | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) Khi một nhà thầu được bổ sung, hệ thống kiểm tra trạng thái lần nộp thầu gần nhất:
| ||
| 2 | Tùy chỉnh | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 3 | Gia hạn gói thầu | Button | Chỉ hiển thị khi vòng nộp thầu gần nhất trạng thái "Chờ nộp thầu" | Nút chức năng cho phép người dùng gia hạn gói thầu. Khi nhấn vào hệ thống mở Pop-up gia hạn gói thầu | |
| 4 | Bổ sung nhà thầu | Button | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 5 | Đồng hồ đếm ngược | String/Time Interval | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 6 | Trạng thái lần dự thầu | Text | Hiển thị trạng thái của từng lần dự thầu:
| ||
| 7 | Nhà thầu | Hyperlink | Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:
| Hiển thị tên nhà thầu mới được bổ sung.
| |
| 8 | Người liên hệ | Text | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 9 | Thời gian (trước là "Cập nhật lần cuối") | Date time | Tự động cập nhật và hiển thị khi có sự thay đổi trạng thái hồ sơ của nhà thầu | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | |
| 10 | Trạng thái | Nhãn trạng thái (label) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 11 | Hồ sơ dự thầu | Biểu tượng 📂 (folder icon) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) | ||
| 12 | Được nộp thầu | Toggle bật/tắt (on/off) | Tham chiếu tài liệu: 1055 - User Story - Màn hình Quản lý dự thầu (Chi tiết gói thầu) |