...
4.2.2. Mẫu Email "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" cho nhà thầu
Tiêu đề:
...
BPM1 - Thông báo phát hành hợp đồng
...
thuộc gói thầu <Tên gói thầu> - <Dự án>
Kính gửi:
...
Quý đơn vị
...
<Tên nhà thầu>,
...
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm xin thông báo:
Hợp đồng thuộc
...
<Tên gói
...
thầu> - <Dự án> đã được phát
...
hành bởi <Tên Bộ phận>.
Thông tin hợp đồng:
- Số hợp đồng:
...
- <Số hợp
...
- đồng>
- Tên hợp đồng:
...
- <Tên gói
...
- thầu>
Đơn vị phát
...
hành: <Tên Bộ phận>
Ngày ký hợp đồng:
...
<Ngày ký hợp
...
đồng>
- Tài liệu hợp đồng và phụ lục hợp
...
- đồng (Đã được cập nhật lên hệ thống)
Ghi chú:
...
<Nội dung nếu
...
có>
Hướng dẫn mở tài liệu trên hệ thống:
Bước 1: Truy cập hệ thống https://dauthau1-uat.rox.vn/login.
Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập vào hệ thống.
Bước 3: Từ giao diện Trang chủ, nhấn vào Tên tài khoản (hiển thị ở góc trên bên phải giao diện) và chọn mục "Danh sách tài liệu".
Bước 4: Từ giao diện Danh sách tài liệu, chọn Tab "Hợp đồng ký kết".
Bước 5: Tìm kiếm tài liệu hợp đồng tại ô tìm kiếm dựa theo số hợp đồng, tên hợp đồng.
Bước 6: Nhấn vào biểu tượng “Tải xuống” tương ứng với tài liệu cần tải về.
Trân trọng,
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm
...
(Email tự động – vui lòng không phản hồi
...
thư này
...
)
4.2.3. Mô tả những trường thông tin thuộc mẫu email cho nhà thầu
STT | Tên trường/nút chức năng | Loại dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tên gói thầu / Dự án | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên gói thầu/dự án - Dữ liệu được lấy theo trường Tên gói thầu / Dự án từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
2 | Tên nhà thầu | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên nhà thầu - Dữ liệu được lấy theo trường Tên nhà thầu từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
3 | Tên bộ phận | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên bộ phận của Nhân viên thực hiện soạn thảo - Dữ liệu được lấy theo trường Phòng ban tại màn hình Danh sách nhân viên trong danh mục Cài đặt cơ sở tại phân hệ Quản lý người dùng dựa trên mã nhân viên thực hiện công việc từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
4 | Số hợp đồng | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện số hợp đồng - Dữ liệu được lấy theo trường Số hợp đồng từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
5 | Tên gói thầu | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên gói thầu - Dữ liệu được lấy theo trường Tên gói thầu từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
6 | Ngày ký hợp đồng | Date | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện ngày phát hành - Dữ liệu được lấy theo trường Ngày ký hợp đồng từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng | |
7 | Ghi chú | Text | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện ghi chú khi phát hành nếu có - Dữ liệu được lấy theo trường Ghi chú Hợp đồng ký kết từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng | |
8 | Thông báo phát hành qua email và chuông trên hệ thống | Button | x | Kích hoạt khi nhấn nút “Hoàn thành” | - Sau khi người dùng nhấn nút "Hoàn thành" từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng, hệ thống thực hiện đồng thời:
|
4.2.4. Màn hình tab Hợp đồng ký kết
...
4.2.5. Mẫu Email "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" cho các bên liên quan trong nội bộ
Tiêu đề:
...
BPM1 - Thông báo phát hành hợp đồng
...
thuộc gói thầu <Tên gói thầu> - <Dự án>
Kính gửi:
...
Quý đơn vị
...
<Tên những bên liên
...
quan>,
...
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm xin thông báo:
Hợp đồng thuộc
...
<Tên gói
...
thầu> - <Dự án> đã được phát
...
hành bởi <Tên Bộ phận>.
Thông tin hợp đồng:
- Số hợp đồng:
...
- <Số hợp
...
- đồng>
- Tên hợp đồng:
...
- <Tên gói
...
- thầu>
Đơn vị phát
...
hành: <Tên Bộ phận>
Ngày ký hợp đồng:
...
<Ngày ký hợp
...
đồng>
- Tài liệu hợp đồng và phụ lục hợp
...
- đồng (Đã được cập nhật lên hệ thống)
Ghi chú:
...
<Nội dung nếu
...
có>
Hướng dẫn mở tài liệu trên hệ thống:
Bước 1: Truy cập hệ thống https://bpm1-uat.rox.vn/app/login.
Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập vào hệ thống.
Bước 3: Từ giao diện Trang chủ, nhấn vào Danh mục Quản lý tài liệu và chọn mục "Tài liệu được chia sẻ".
Bước 4: Tìm kiếm tài liệu hợp đồng tại ô tìm kiếm dựa theo số hợp đồng, tên hợp đồng.
Bước 5: Nhấn vào biểu tượng “Tải xuống” tương ứng với tài liệu cần tải về.
Vui lòng truy cập hệ thống để thực hiện các bước xử lý tiếp theo (nếu có).
Trân trọng,
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm
...
(Email tự động – vui lòng không phản hồi
...
thư này
...
)
4.2.6. Mô tả những trường thông tin thuộc mẫu email cho các bên liên quan trong nội bộ
STT | Tên trường/nút chức năng | Loại dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tên gói thầu / Dự án | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên gói thầu/dự án - Dữ liệu được lấy theo trường Tên gói thầu / Dự án từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
2 | Tên những bên liên quan | Text | x | - Hệ thống cho phép chỉnh sửa dữ liệu - Trong trường hợp có từ 2 nhân sự cùng thuộc 1 bộ phận, chỉ hiển thị tên bộ phận đó 1 lần | - Thể hiện tên bộ phận của nhân sự tiếp nhận thông báo phát hành hợp đồng - Dữ liệu được lấy theo trường Phòng ban tại màn hình Danh sách nhân viên trong danh mục Cài đặt cơ sở tại phân hệ Quản lý người dùng dựa trên mã nhân sự tại trường "Nhân sự tiếp nhận" từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
3 | Tên bộ phận | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên bộ phận của Nhân viên thực hiện soạn thảo - Dữ liệu được lấy theo trường Phòng ban tại màn hình Danh sách nhân viên trong danh mục Cài đặt cơ sở tại phân hệ Quản lý người dùng dựa trên mã nhân viên thực hiện công việc từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
4 | Số hợp đồng | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện số hợp đồng - Dữ liệu được lấy theo trường Số hợp đồng từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
5 | Tên gói thầu | Text | x | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện tên gói thầu - Dữ liệu được lấy theo trường Tên gói thầu từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng |
6 | Ngày ký hợp đồng | Date | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện ngày phát hành - Dữ liệu được lấy theo trường Ngày ký hợp đồng từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng | |
7 | Ghi chú | Text | Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Thể hiện ghi chú khi phát hành nếu có - Dữ liệu được lấy theo trường Ghi chú Hợp đồng ký kết từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng | |
8 | Thông báo phát hành qua email và chuông trên hệ thống | Button | x | - Kích hoạt khi nhấn nút “Hoàn thành” | - Sau khi người dùng nhấn nút "Hoàn thành" từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng, hệ thống thực hiện đồng thời:
|
4.2.4. Màn hình mục Tài liệu được chia sẻ
...