Page History

	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Tên, Chức danh	Baontt1	Hungct
Ngày ký
Jira Link	[BPMKVH-1768] Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

...

3.1.2 Màn hình Danh mục tài liệu

3.1.2.1. Tab Tất cả tài liệu

Image Added

PopUp lọc tài liệuImage Removed

Image Added

Popup Xác nhận xóa 1 tài liệu

Image AddedImage AddedImage Added

Popup Xác nhận xóa nhiều tài liệu

Image AddedImage AddedImage Added

3.1.2.2. Tab Thư mục theo quy trình

Màn hình danh sách thư mục theo quy trình cấp 1, 2

Image RemovedImage AddedImage Added

Màn hình danh sách các file trong thư mục cấp 2

Popup lọc

Image RemovedImage Added

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính của file theo quy trình

...

Màn hình xem thông tin chi tiết của file theo quy trình (tab Thông tin chung và lịch sử phiên bản)

Image Added

3.1.2.3. Tab Thư mục không theo quy trình

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình quản lý folder cấp 1

Image Added

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình quản lý file và các folder con

PopUp lọc theo điều kiện

Màn hình thông tin tài liệu

...

Màn hình Thêm mới folder không theo quy trình

Image Added

Màn hình Thêm mới tài liệu không theo quy trình

Image RemovedImage AddedImage Added

Màn hình Sửa thông tin folder không theo quy trình

...

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính tài liệu không theo quy trình

Image RemovedImage AddedImage Added

POpUP xác nhận Xóa tài liệu/folderImage Removed

Image Added

3.1.2.3. Tab Thư mục công việc không theo quy trình

3.2 Luồng:

...

STT

...

Bước

...

Mô tả

3.3 API Spec:

...

title	API Spec get danh sách loại tài liệu

...

Method

...

Quản lý bảng grid

Image Added

Chi tiết thư mục công việc không theo quy trình

Image Added

Thông tin chung của tài liệu

Image Added

PopUp xác nhận xóa

Image Added

Image AddedImage Added

3.1.2.4. Upload file trong quy trình

Image Added

3.2 Luồng:

3.3 API Spec:

Panel

title	API Spec get danh sách loại tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachmentType/list
Description	API lấy danh sách loại tài liệu có phân trang
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	name	false	String	Tên loại tài liệu
2	limit	true	Integer
3	page	true	Integer
4	sort	true	String	Giá trị mặc định "ASC" or "DESC"

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id loại tài liệu
10	(items) code	String	Mã loại tài liệu
11	(items) name	String	Tên loại tài liệu
12	(items) status	Integer	Trạng thái (0: inactive, 1: active)
13	(items) usedCount	Integer	Đánh dấu xem đã được sử dụng hay chưa (nếu > 0 đã được sử dụng => không chi xóa)
14	(items) deleteAfterMonth	Integer	thời gian lưu trữ

...

Panel

title	API Spec thêm mới loại tài liệu

Method	POST	URL	/application/attachmentType/insertOrUpdatesaveOrUpdate
Description	API thêm mới/ cập nhật loại tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Request body

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	id	false	Integer	id loại tài liệu (nếu không có thì thêm mới nếu có thì update)
2	name	true	String	Tên loại tài liệu
3	deleteAfterMonth	true	Integer	thời gian lưu trữ
4	status	true	Integer	trạng thái hoạt động (0: inactive, 1:active)

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String	message trả về
3	result	Object	Object
4	(result) id	Integer	Id loại tài liệu
5	(result) code	String	Mã loại tài liệu
6	(result) name	String	Tên loại tài liệu
7	(result) status	Integer	Trạng thái (0: inactive, 1: active)
8	(result) usedCount	Integer	Đánh xem đã được sử dụng hay chưa (nếu > 0 đã được sử dụng => không chi xóa)
9	(result) deleteAfterMonth	Integer	thời gian lưu trữ

...

Panel

title	API Spec get danh sách tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachment/list
Description	API lấy danh sách tài liệu có phân trang, tab tất cả tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id tài liệu
10	(items) name	String	Tên tài liệu
11	(items) folder	String	thư mục
12	(items) createdBy	String	Người tạo
13	(items) updatedTime	Timestamp	cập nhật lần cuối
14	(items) version	String	version tài liệu
15	(items) extension	String	loại file
16	(items) fileUrl	String	url tải file
17	(items) sizefileSize	Integer	dung lượng file

Panel

title	API Spec xem thông tin chi tiết 1 tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachment/detail
Description	API lấy thông tin chi tiết của 1 tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) id	Integer	Id tài liệu
	(result) code	String	mã tài liệu
5	(result) name	String	Tên tài liệu
6	(result) version	String	version tài liệu
7	(result) typeattachmentTypeName	String	loại tài liệu
8	(result) documentNumber	String	số hiệu văn bản
9	(result) workflowName	String	tên quy trình
10	(result) workflowCaseName	String	bước quy trình
11	(result) sizefileSize	Integer	dung lượng file
12	(result) extension	String	loại file
13	(result) createdBy	String	tên người tạo
14	(result) createdTime	Timestamp	thời gian tạo
15	(result) approvedBy	String	tên người phê duyệt
16	(result) approvedTime	Timestamp	thời gian phê duyệt cuối
17	(result) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất
18	(result) tenderPackageName	String	tên gói thầu
19	(result) projectName	String	tên dự án
20	(result) departmentName	String	đơn vị quản lý
21	(result) retentionExpiresTime	Timestamp	thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối
22	(result) intermediateCleanupTime	Timestamp	thời gian lưu trữ phiên bản trung gian
23	(result) status	Integer	trạng thái: 0: mặc định, 1: chờ phê duyệt, 2: phê duyệt

Panel

title	API Spec xem lịch sử phiên bản

Method	Get	URL	/application/attachment/history
Description	API xem lịch sử phiên bản
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	List<Object>
4	(result) code	String	mã tài liệu
	(result) name	String	Tên tài liệu
5	(result) version	String	version tài liệu
6	(result) typefileType	String	loại tài liệu
7	(result) stepName	String	bước quy trình
8	(result) extension	String	loại file
9	(result) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật
10	(result) updatedBy	String	người cập nhật
11	(result) fileUrl	String	link download tài liệu

...

Panel

title	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình

Method	Get	URL	/application/folder/list
Description	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên
13	scope	true	Integer	giá trị phân biệt thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình (0=FREE (không theo quy trình), 1=WORK (công việc)

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	id thư mục
10	(items) name	String	tên thư mục
11	(items) createdBy	String	người tạo
12	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất

Panel

title	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trìnhthông tin chi tiết 1 thư mục

Method	Get	URL	/application/folder/detail
Description	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trìnhthông tin chi tiết 1 thư mục
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên
13	scopefolderId	true	Integer	giá trị phân biệt thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình (0=FREE (không theo quy trình), 1=WORK (công việc)	14	folderId	true	Integer	id folder

3. Response /

id folder

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) kind	String	loại (folder, attachment)
10	(items) folderName	String	tên thư mục
11	(items) folderId	Integer	id thư mục
12	(items) id	Integer	Id tài liệu
13	(items) name	String	tên tài liệu
14	(items) code	String	mã tài liệu
15	(items) version	String	version tài liệu
16	(items) size	String	dung lượng
17	(items) createdBy	String	người tạo
18	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất
19	(items) fileUrl	String	đường dẫn tải tài liệu
20	(items) extension	String	loại file
21	(items) createdBy	String	người tạo
22	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất

...

Panel

title	API thêm mới tài liệu / chỉnh sửa

Method	POST	URL	/application/attachment/insertOrUpdate
Description	API thêm mới tài liệu/ chỉnh sửa (không theo quy trình)
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. RequestBody

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu
2	documentNumber	true	String	số hiệu văn bản
3	attachmentTypeId	true	Integer	loại tài liệu
4	retentionExpiresTime	true	Timestamp	thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối
5	intermediateCleanupTime	true	Timestamp	thời gian lưu trữ phiên bản trung gian
6	extension	true	String	loại file (xlsx, doc..) lấy được khi upload file
7	name	true	String	tên file - lấy được khi upload file
8	size	true	Integer	dung lượng - lấy được khi upload file
9	fileType	true	String	lấy được khi upload file
10	fileUrl	true	String	đường dẫn tải file - lấy được khi upload file
11	mineType	true	String	lấy được khi upload file
12	folderId	option	Integer	id folder cha	trường hợp upload công việc không theo quy trình, upload thư mục không theo quy trình
13	scope	option	Integer	0=FREE (không theo quy trình), 1=WORK (công việc)
14	workflowId	option	Integer	id quy trình (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
15	workflowName	option	String	tên quy trình (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
16	workflowCaseId	option	Integer	id hồ sơ (potId lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
17	workflowCaseName	option	String	tên hồ sơ (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
18	stepKey	option	Integer	id bước (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
19	stepName	option	String	tên bước (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
20	type	option	String	loại (nếu có 2 form upload khác nhau thì sẽ có code)
21	tenderPackageId	option	Integer	id gói thầu
22	projectId	option	Integer	id dự án

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object
4	(result) id	Integer	id tài liệu
5	(result) version	String	version

...

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa loại tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa loại tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa các Loại tài liệu chưa được phát sinh khai báo ở Danh mục tài liệu

Nếu loại tài liệu không được phép xóa → hệ thống hiển thị toast "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Nếu loại tài liêụ được phép xóa (chưa được gán khi khai báo danh mục loại tài liệu + được phân quyền (refer đến muc Phân quyền) → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Chức năng cho phép người dùng xóa Loại tài liệu đã chọn.

...

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống
2	Tải xuống	ButtonIcon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
3	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu
3	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox		- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
4	Nút “Sắp xếp”	Button-		Click hiển thị menu sắp xếp theo: • Thời gian cập nhật • Tên • Loại file • Dung lượng file Hỗ trợ sắp xếp Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu
5	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý Hiển thị PopUp Lọc tài liệu	Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí
6	Tên tài liệu	Text + Icon+ Dung lượng file	Bắt buộc	- Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Thư mục	Text	Bắt buộc	Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của filecha, khi hover chuột vào sẽ hiển thị gạch chân ở dưới tên thư mục. Khi người dùng nhấn vào, hệ thống sẽ đi đến màn hình quản lý các file/thư mục của thư mục đó.	Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
9	Cập nhật lần cuối	Datetime	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm:ss -Thời gian cập nhật lần cuối cùng của file	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên version cuối cùng của file
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> popup hiển thị Thông tin chi tiết của tài liệu (đi theo từng loại tài liệu refer đến PopUp thông tin chi tiết tài liệu theo thư mục) 2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống 3. Xóa → Cho phép xóa tài liệu đang chọn hiển thị PopUp xác nhận xóa	Thao tác nhanh trên tài liệu

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình gồm các file thuộc hồ sơ
Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ gán với quy trình.
- Version được check khi trùng tên file (cả tên file và loại file (Excel, doc,..) trong cùng một bước trong quy trình, loại tài liệu.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:

- - Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
  - Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
  - Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
  - Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
  - Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
  - Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên thư mục

...

Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Tên thư mục
Cập nhật lần cuối

...

Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Checkbox chọn thư mục

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng thư mục

- Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các thư mục để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên thư mục

...

Text + icon

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên thư mục

- Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục

-Hệ thống tự động lấy tên thư mục theo tên quy trình (Cấp 1), tên hồ sơ (Cấp 2)

...

Hiển thị tên thư mục

...

7

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

8

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục

Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống

...

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Tên bước quy trình
Tên quy trình
Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên tài liệu

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

...

Hiển thị tên tài liệu

...

7

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu

...

Hiển thị User tạo tài liệu

...

8

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

...

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Sửa

Tải xuống

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn

...

2

...

Tên người tạo

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

...

Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)

...

3

...

Thời gian tạo

...

DateTime

...

Không Bắt buộc

...

Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày

Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên

Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối

Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn

Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày

...

Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo

...

4

...

Gói thầu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

...

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.

...

5

...

Dự án

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

...

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.

...

6

...

Tên quy trình

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách Tên quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

...

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.

...

7

...

Tên bước quy trình

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.

...

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.

...

8

...

Đơn vị quản lý

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.

...

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý

...

9

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

Cho phép đặt lại các điều kiện lọc

...

10

...

Áp dụng

...

Button

...

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng”

Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn

...

Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

...

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp lọc tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
6	Tên quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.
7	Tên bước quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.
8	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý
9	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
10	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình gồm các file thuộc hồ sơ
Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ gán với quy trình.
- Version được check khi trùng tên file (cả tên file và loại file (Excel, doc,..) trong cùng một bước trong quy trình, loại tài liệu.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:

- - Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
  - Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
  - Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
  - Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
  - Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
  - Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên thư mục Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên thư mục Cập nhật lần cuối	Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn thư mục	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các thư mục để thực hiện thao tác
6	Tên thư mục	Text + icon	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên thư mục - Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục -Hệ thống tự động lấy tên thư mục theo tên quy trình (Cấp 1), tên hồ sơ (Cấp 2)	Hiển thị tên thư mục
7	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
8	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống	Xem hoặc tải thư mục

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên bước quy trình Đơn vị quản lý Hiển thị PopUp lọc theo điều kiện	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
8	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Sửa Tải xuống

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Tên bước quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.
5	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý
6	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
7	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version cuối của tài liệu
4	Loại tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu	Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu
5	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình	Hiển thị số hiệu văn bản
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
9	Quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên quy trình tài liệu thuộc về.
10	Bước quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
11	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
12	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Tên người phê duyệt cuối	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.
12	Thời gian phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm phê duyệt gần nhất.
13	Trạng thái	Text	Bắt buộc	Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không? Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt” Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"	Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.
14	Gói thầu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới gói thầu liên quan.
15	Dự án	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới dự án liên quan.
16	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload	Đơn vị quản lý tài liệu.
17	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
18	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
19	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
20	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
21	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Bước công việc xử lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.
6	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản về máy.
7	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Người dùng nhập	Số hiệu văn bản của tài liệu
2	Tên loại tài liệu	Text		Hiển thị giá trị mặc định là tên loại tài liệu trước khi chỉnh sửa. Người dùng có thể thay đổi nội dung tên. Khi nhập tên trùng với loại tài liệu đã tồn tại, hệ thống vô hiệu hóa nút “Lưu”.	Thể hiện tên tài liệu
3	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
4	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
5	Hủy	Button		- Khi người dùng đang chỉnh sửa thông tin Loại tài liệu và nhấn nút “Hủy”, hệ thống hiển thị Popup xác nhận “Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa”. - Tiêu đề popup: “Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa”. - Nội dung: “Bạn có chắc chắn muốn hủy bỏ? Thao tác này không thể khôi phục.” - Các nút hiển thị: “Quay lại” và “Xác nhận”. - Khi người dùng chọn “Quay lại”, popup xác nhận đóng và quay về màn hình chỉnh sửa. - Khi người dùng chọn “Xác nhận”, hệ thống đóng popup chỉnh sửa, hủy bỏ toàn bộ thay đổi.	Cho phép người dùng hủy bỏ thao tác chỉnh sửa loại tài liệu đang thực hiện.
6	Lưu	Butom		Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Sửa tài liệu thành công"	Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý không theo quy trình:
- Màn hình quản lý các folder không theo quy trình, tại màn hình này khi thêm mới người dùng chỉ được phép thêm mới folder.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý các file hoặc các folder con, tài màn hình này khi thêm mới người dùng được phép thêm mới folder hoặc file.

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

Màn hình quản lý các folder cấp 1

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version cuối của tài liệu

4

Loại tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu

Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu

5

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Hiển thị số hiệu văn bản

6

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Kích thước file (KB, MB…).

7

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Định dạng file (.doc, .xls, …).

9

Quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên quy trình tài liệu thuộc về.

10

Bước quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.

8

Tên người tạo

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

11

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

12

Cập nhật gần nhất

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Lần chỉnh sửa gần nhất.

11

Tên người phê duyệt cuối

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.

12

Thời gian phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm phê duyệt gần nhất.

13

Trạng thái

Text

Bắt buộc

Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null

Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không?
- Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
- Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt”

Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"

Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.

14

Gói thầu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới gói thầu liên quan.

15

Dự án

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới dự án liên quan.

16

Đơn vị quản lý

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload

Đơn vị quản lý tài liệu.

17

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

18

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

19

Nút “Xem trước”

Button

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

20

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

21

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Icon định dạng file+ Tên file

...

Icon+Text

...

Bắt buộc

...

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

...

Hiển thị tên file của các version lịch sử

...

2

...

Version

...

Text

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

...

3

...

Thời gian cập nhật

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

...

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

...

4

...

Người cập nhật

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Tên người thực hiện cập nhật.

...

5

...

Bước công việc xử lý

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.

...

6

...

Nút “Tải xuống”

...

Button/Icon

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Cho phép tải phiên bản về máy.

...

7

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

Người dùng nhập

...

Số hiệu văn bản của tài liệu

...

2

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

...

3

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

...

4

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

5

...

Lưu

...

Butom

...

Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”

...

Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

...

Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên thư mục Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp thư mục theo tiêu chí đã chọn
4	Nút "Thêm mới"	Button		Cho phép thêm mới thư mục Nhấn nút thêm mới → Hiển thị PopUp thêm mới thư mục	Nút chức năng Thêm mới Thư mục
5	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox thư mục Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các thư mục được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all thư mục tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều thư mục
6	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các thư mục được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa thư mục	Thực hiện xóa nhiều thư mục
6	Checkbox chọn thư mục	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục	Hiển thị tên tài thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tạo thư mục: user + tên người tạo thư mục	Hiển thị User tạo thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Hệ thống hiển thị Màn hình quản lý file và các folder con Tải xuống -> Cho phép tải thư mục xuống Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder) Xóa → Hiển thị Popup Xóa thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

Màn hình quản lý file và các folder con

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Đơn vị quản lý Khi nhấn vào nút Lọc hiển thị PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện cho phép người dùng nhập các giá trị tìm kiếm theo các trường trên.	Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Nút "Thêm mới"	Button		Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn Thêm mới thư mục→ Hiển thị PopUp thêm mới thư mục Thêm mới tài liệu→ Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu	Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu
5	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
6	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file/folder được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu/thư mục
6	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên tài liệu/Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục -Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng	Hiển thị tên tài liệu/thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục	Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết) Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file) Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder) Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Đơn vị quản lý

Khi nhấn vào nút Lọc hiển thị PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện cho phép người dùng nhập các giá trị tìm kiếm theo các trường trên.

Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc

4

Nút "Thêm mới"

Button

Bắt buộc

Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu.

Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn

Folder → Hiển thị PopUp thêm mới Folder
File → Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu

Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu

5

Tải xuống

Button

Bắt buộc

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

6

Checkbox chọn tài liệu

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

7

Tên tài liệu/Tên thư mục

Icon+ Text

Bắt buộc

-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục

-Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng

Hiển thị tên tài liệu/thư mục

8

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục

Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục

9

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết)

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống
Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file)
Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder)
Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)

Các tính năng cho phép trên tài liệu

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
5	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tất cả tài liệu đã chọn có người tạo thuộc đơn vị quản lý đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý.
6	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
7	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động Lấy tên theo file tài liệu upload lên	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version hiện tại của tài liệu
4	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
5	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
9	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
10	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị

danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.

5

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.

5

Đơn vị quản lý

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tất cả tài liệu đã chọn có người tạo thuộc đơn vị quản lý đã chọn.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý.

6

Đặt lại

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

Cho phép đặt lại các điều kiện lọc

7

Áp dụng

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng”

Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn

Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

...

tên gói thầu
12	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
13	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Lấy đơn vị quản lý của người upload	Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu
14	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)
15	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
16	Nút “Xem trước”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
17	Nút “Xóa”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền	Xóa tài liệu
28	Nút “Tải xuống”	Button	Bắt buộc	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
19	Nút đóng (X)	Icon/Button	Bắt buộc	Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Mã tài liệu

Icon định dạng file+ Tên file

Icon+Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần

Lấy theo loại

tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động Lấy tên theo file tài liệu upload lên

Tên hiển thị của tài liệu.

3

file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version

hiện tại của tài liệu

4

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

Hiển thị số hiệu văn bản

5

Loại tài liệu

Dropdown

Bắt buộc

NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

Phân loại tài liệu để quản lý

6

Dung lượng

Text

lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy

Kích thước file (KB, MB…).

7Loại file

theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy

Định dạng file (.doc, .xls, …).

8

Tên người

tạo

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

9

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

10

Cập nhật gần nhất

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Lần chỉnh sửa gần nhất.

11

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

Hiển thị tên gói thầu

12

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Chọn từ danh mục dự án

Hiển thị tên dự án

13

Đơn vị quản lý

Text

Bắt buộc

Lấy đơn vị quản lý của người upload

Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu

14

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)

15

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

16

Nút “Xem trước”

Button

Bắt buộc

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

17

Nút “Xóa”

Button

Bắt buộc

Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền

Xóa tài liệu

28

Nút “Tải xuống”

Button

Bắt buộc

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

19

Nút đóng (X)

Icon/Button

Bắt buộc

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Icon định dạng file+ Tên file

...

Icon+Text

...

Bắt buộc

...

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

...

Hiển thị tên file của các version lịch sử

...

2

...

Version

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

...

3

...

Thời gian cập nhật

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

...

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

...

4

...

Người cập nhật

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Tên người thực hiện cập nhật.

...

5

...

Nút “Tải xuống”

...

Button/Icon

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.

...

6

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

...

thực hiện cập nhật.
5	Nút “Tải xuống”	Button/Icon	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.
6	Nút đóng (X)	Icon/Button	Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên thư mục	TExt	Bắt buộc	Người dùng nhập tên thư mục	Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới thư mục thành công"	Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống: Nếu upload file trùng tên file đã tồn tại trong thư mục không theo quy trình, hiển thị popup thông báo: "Tài liệu trùng tên trong hệ thống. Vui lòng upload lại." Người dùng nhấn Trở lại để quay lại màn hình Thêm mới, upload lại file. Nếu upload file không trùng tên file dã tồn tại trong Thư mục không theo quy trình: Thành công → Hệ thống hiển thị toast "Thành công - Tải lên thành công" Không thành công →Hệ thống hiển thị toast "Không thành công -Tải lên không thành công"	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version >Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới tài liệu thành công"	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa thư mục không theo quy trình

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tên

thư mục

folder

TExt

Text

Bắt buộc

Người dùng nhập

Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ

NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa	Hiển thị tên folder
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình

Thêm thư mục

Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình

Thêm thư mục

sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”

Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên

Lưu lại thư mục

→ lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa

Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Chỉnh sửa thư mục thành công"

Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới Chỉnh sửa tài liệu không theo quy trình

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

Thành công →

Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc
(bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	File	Bắt buộc	Hiển thị file đã update lần cuối trước khi chỉnh sửa (version mới nhất): Icon (file + định dạng) Tên file Version + dung lượng file: Ví dụ V1.0- 50KB Icon tải xuống, khi nhấn vào icon cho phép tải file xuống	Hiển thị version mới nhất của file đã tải lên trước đó
7	Cập nhật tệp đính kèm	File Picker	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống: Người dùng chỉ được upload 1 file Nếu upload file không trùng tên file đã upload trước đó, hiển thị popup thông báo: "Tài liệu không trùng tên. Bạn vui lòng upload lại." Người dùng nhấn Trở lại để quay lại màn hình Chỉnh sửa, upload lại file. Yêu cầu NSD upload file trùng tên file cũ để cập nhật version Nếu upload file trùng tên file trước đó Thành công → Hệ thống hiển thị toast "Thành công - Tải lên thành công"
Không thành công →Hệ thống hiển thị toast "Không thành công -Tải lên không thành công" Khi upload thành công hệ thống cập nhật version. Ví dụ version mới nhất trước khi chỉnh sửa là v1.0, sau khi upload thành công file cùng tên, file mới sẽ thành v2.0 Sau khi upload thành công file mới hiển thị các thông tin Icon (file + định dạng) Tên file Version + dung lượng file: Ví dụ V1.0- 50KB Icon tải xuống, khi nhấn vào icon cho phép tải file xuống Icon x cho phép xóa file đã upload, Sau khi nhấn x hệ thống cho phép chọn file mới để upload như ban đầu.	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	ButomButton		Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ Tại màn hình Thêm chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý.cảnh báo không cho upload Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên đã tồn tại trong hệ thống gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới Chỉnh sử tài liệu và nhập lại thuộc tính> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Chỉnh sửa tài liệu thành công"	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

...

1

...

3.4.3.6 7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Bắt buộc

...

Quy định

...

Mô tả

Xác nhận xóa

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa

Hiển thị tên folder

2

Đặt lại

Button

Tại màn hình Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

3

Lưu

Butom

Tại màn hình sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu” → lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa

Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Bắt buộc

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

2

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Bắt buộc

...

Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

...

Phân loại tài liệu để quản lý

...

3

...

Gói thầu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

...

Hiển thị tên gói thầu

...

Dự án

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Chọn từ danh mục dự án

...

Hiển thị tên dự án

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)

...

6

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

...

Tệp đính kèm

...

Icon

...

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

Thành công →

Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công"

không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"

Hiển thị các file đã upload trước đó, cho phép tải file

...

Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

Lưu

...

Butom

Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ

Tại màn hình chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không trùng tên cảnh báo không cho upload

Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” -

> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version

> NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Chỉnh sử tài liệu

...

Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Quy định	Mô tả
1	Nút “Xác nhận”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công"	Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu
2	Nút “Hủy”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu)	Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu
3	Nút đóng	Icon/Button	Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình:

...

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 hoặc nhiều thư mục tại màn hình quản lý các thư mục theo quy trình (folder cấp 1)

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa thư mục

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa thư mục

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

Thư mục chứa các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

Thư mục được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa thư mục ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa thư mục đã chọn.

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình:

Màn hình quản lý danh sách các thư mục theo người tạo

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên folder - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Tên folder A→Z Tên folder Z→ A	Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn
4	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox folder Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn folder	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên folder	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng ban	Hiển thị tên folder của tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người tạo công việc	Hiển thị User tạo công việc
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup Xóa thư mục	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

Checkbox chọn folder

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên foldertài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống	2	Nút “Sắp xếp”	Button	Click hiển thị menu sắp xếp trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên folder A→Z Tên folder Z→ A Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn công việc Người giao việc Người nhận việc Thời gian tạo từ ...đến	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox foldertài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Xóa
ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file/folder được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu/thư mục
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên foldertài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng banTên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên folder của tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo công (người giao việc)	Hiển thị User tạo công việctài liệu
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup "Xóa thành công" (folder người tạo sẽ được xóa của người đó) xác nhận Xóa tài liệu	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

Màn hình Thông tin tài liệu:

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Tên công việc
Người giao việc
Người nhận việc
Thời gian tạo từ ...đến

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

4

Tải xuống

Button

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

5

Xóa

Button

Hiển thị icon Xóa trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Xóa các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Cho phép xóa nhiều file

5

Checkbox chọn tài liệu

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

6

Tên tài liệu

Icon+ Text

Bắt buộc

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

Hiển thị tên tài liệu

7

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo (người giao việc)

Hiển thị User tạo tài liệu

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Xóa → Cho phép xóa tài liệu, hiển thị PopUp thông báo "Xóa thành công" người tạo (người giao việc) mới được xóa.

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Tải xuống

Xóa

Màn hình Thông tin tài liệu:

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Kích thước file (KB, MB…).

4

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Định dạng file (.doc, .xls, …).

5

Tên công việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên công việc chứa file

6

Người giao việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người giao việc

7

Người nhận việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người nhận việc

8

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

9

Nút “Xem trước”

Button

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

10

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

11

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Kích thước file (KB, MB…).

4

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ file

Định dạng file (.doc, .xls, …).

5

Tên công việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên công việc chứa file

6

Người giao việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người giao việc

7

Người nhận việc

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình

Tên người nhận việc

8

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

9

Nút “Xem trước”

Button

Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu

Xem trước nội dung file.

10

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

11

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu hoặc 1 thư mục

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Nếu xóa tài liệu Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nếu xóa thư mục hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu hoặc thư mục

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu hoặc thư mục

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu/thư mục được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

hoặc

"Bạn không có quyền xóa thư mục này" và không xóá thư mục đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu hoặc thư mục ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu hoặc thư mục đã chọn.

3.4.5 Phân quyền

3.4.5.1 Tài liệu không theo quy trình

...

Page tree

Versions Compared

Old Version 33

New Version Current

Key

1. Card (Mô tả tính năng)

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Request body

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. RequestBody

3. Response / Incoming Data Specification