Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | Baontt1 | Hungct | ||
Ngày ký | ||||
Jira Link | [BPMKVH-1768] Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm - Jira | |||
1. Card (Mô tả tính năng)
...
Màn hình Thêm mới tài liệu không theo quy trình
Màn hình Sửa thông tin folder không theo quy trình
...
Màn hình Sửa thông tin thuộc tính tài liệu không theo quy trình
POpUP xác nhận Xóa tài liệu/folder
...
STT
...
Bước
...
Mô tả
...
| Panel | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
1. Headers
2. Param
3. Response / Incoming Data Specification
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
...
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống | |
2 | Tải xuống | Icon |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu | |
3 | Xóa | ICon |
| Thực hiện xóa nhiều tài liệu | |
3 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác | |
4 | Nút “Sắp xếp” | Button |
Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp:
| Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu | |
5 | Nút “Lọc” | Button | - Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
Đơn vị quản lý Hiển thị PopUp Lọc tài liệu | Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí | |
6 | Tên tài liệu | Text + Icon+ Dung lượng file | Bắt buộc | - Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file | Hiển thị tên tài liệu |
7 | Thư mục | Text | Bắt buộc | Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của filecha, khi hover chuột vào sẽ hiển thị gạch chân ở dưới tên thư mục. Khi người dùng nhấn vào, hệ thống sẽ đi đến màn hình quản lý các file/thư mục của thư mục đó. | Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào |
8 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu | Hiển thị User tạo tài liệu |
9 | Cập nhật lần cuối | Datetime | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm:ss -Thời gian cập nhật lần cuối cùng của file | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên version cuối cùng của file |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động:
2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống 3. Xóa → Cho phép xóa tài liệu đang chọn hiển thị PopUp xác nhận xóa | Thao tác nhanh trên tài liệu |
...
Popup Sửa thông tin tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Người dùng nhập | Số hiệu văn bản của tài liệu |
2 | Tên loại tài liệu | Text |
| Thể hiện tên tài liệu | |
| 3 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Hiển thị Default theo loại tài |
liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa | Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại) |
| 4 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử) |
| 5 |
Hủy | Button |
Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”
Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
- Khi người dùng đang chỉnh sửa thông tin Loại tài liệu và nhấn nút “Hủy”, hệ thống hiển thị Popup xác nhận “Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa”. | Cho phép người dùng hủy bỏ thao tác chỉnh sửa loại tài liệu đang thực hiện. | ||||
| 6 | Lưu | Butom | Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Sửa tài liệu thành công" | Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống |
3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình
...
- Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
- Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
- Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp:
- Folder cấp 1 – Quản lý không theo quy trình:
- Màn hình quản lý các folder không theo quy trình, tại màn hình này khi thêm mới người dùng chỉ được phép thêm mới folder.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý các file hoặc các folder con, tài màn hình này khi thêm mới người dùng được phép thêm mới folder hoặc file.
3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình
...
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
2 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
3 | Gói thầu | Dropdown | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
| 4 | Dự án | Dropdown | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
| 5 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại) |
6 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
| 7 | Tệp đính kèm | Icon | Bắt buộc | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống
Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công:
| Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên |
| 8 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
| 9 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version >Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới tài liệu thành công" | Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống |
...
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
2 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
3 | Gói thầu | Dropdown | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
| 4 | Dự án | Dropdown | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
| 5 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại) |
6 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
| 7 | Tệp đính kèm | File | Bắt buộc | Hiển thị file đã update lần cuối trước khi chỉnh sửa (version mới nhất):
| Hiển thị version mới nhất của file đã tải lên trước đó |
| 7 | Cập nhật tệp đính kèm | File Picker | Bắt buộc | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống
Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công :
| Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên |
| 8 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
| 9 | Lưu | ButomButton | Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ Tại màn hình chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không trùng tên cảnh báo không cho upload Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Chỉnh sử tài liệu Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Chỉnh sửa tài liệu thành công" | Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống |
...