Page History

	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Tên, Chức danh	Baontt1	Hungct
Ngày ký
Jira Link	[BPMKVH-1768] Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

...

Menu quản lý tài liệu
1. Hiển thị folder danh sách tài liệu theo phân quyền người dùng (theo mục 4)
2. Cho phép thêm mới và đặt tên folder theo người dùng
3. Cho phép thêm mới tài liệu/ hồ sơ và tự động gán thuộc thính theo:
  - Số văn bản (text)
  - Tên tài liệu/ hồ sơ
  - Verison
  - Loại tài liệu (theo danh mục Loại tài liệu)
  - Quy trình
  - Bước quy trình
  - Tên người tạo
  - Thời gian tạo
  - Tên người phê duyệt lần cuối
  - Thời gian phê duyệt lần cuối
  - Thời gian cập nhật cuối
  - Trạng thái: chờ phê chờ phê duyệt/ phê duyệt (Khi upload file trong quy trình đi theo từng file có toggle xác nhận file đó có cần phê duyệt hay không. Nếu cần phê duyệt thì ở trạng thái chờ phê duyệt/phê duyệt, nếu ko cần phê duyệt thì mang tính chất tham khảo, để trường trạng thái null).
  - Gói thầu
  - Dự án
  - Đơn vị quản lý
  - Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
  - Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
  - Dung lượng
  - Loại file (doc, xlt ...)
4. Cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
5. Cho phép filter (lọc) để tìm kiếm nhanh tài liệu
  - Loại tài liệu
  - Tên người tạo
  - Thời gian tạo từ ... đến
  - Tên gói thầu
  - Dự án
  - Tên bước quy trình
  - Tên quy trình
  - Đơn vị quản lý
Đính kèm file theo các bước quy trình
1. Cho phép kéo thả hoặc chọn file từ máy để tải file lên hệ thống
2. Cho phép xem trước tài liệu
3. Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
4. Cho phép xóa file đã đính kèm trước đó để thay thế và tự sinh version theo bước lặp
5. Hệ thống hiển thị thông báo tải lên thành công hoặc không thành công → người dùng upload lại
Đính kèm file công việc không theo quy trình
1. Hiển thị thư mục công việc không theo quy trình
2. Hiển thị danh sách tài liệu/ hồ sơ được đính kèm công việc không theo quy trình
  - Tên tài liệu (theo tên file)
  - Tên công việc
  - Người giao việc
  - Người nhận việc
  - Thời gian tạo
3. Quản lý folder theo người tạo công việc
4. Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì xóa trong folderfolder => bóc tính năng xóa trên màn hình công việc không theo quy trình thành US riêng.
5. Xem, tải: Người tạo, người nhận việc và người quản lý
6. Xóa: Người tạo
Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
1. Khi người tạo mới lần đầu sẽ hiển thị ver 0.1
2. Vòng tạo mới tiếp theo sẽ là n.1 (n tăng từ 1 đến n)
3. Cho phép lựa chọn tăng version khi tạo mới hoặc upload file
4. Khi bước phê duyệt cuối sẽ hiển thị ver 1.0
5. Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)
6. Tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1)
7. Xem được danh sách các phiên bản theo thời gian
8. Hiển thị bước cập nhật, người cập nhật, thao tác cập nhật (tải mới, xóa), thời gian cập nhật trong ghi chú chung
9. Hiện cảnh báo "bạn có chắc chắn muốn ghi đè file" khi người dùng ghi đè file
Phân quyền truy cập
1. Admin hệ thống cấu hình phân quyền truy cập, xem, sửa (thuộc tính), xóa theo role trong quy trình
2. Tài liệu/ hồ sơ phát sinh theo quy trình:
  - File đính kèm ở bước chưa xuất hiện trong quy trình thì không được xem và tải
3. Tài liệu/ hồ sơ tạo mới không theo quy trình:
  - Tạo mới: toàn bộ người dùng
  - Xóa: người tạo (người tạo folder sẽ được xóa cả folder, người tạo file được xóa file)
  - Xem: Người tạo folder được xem tất cả file trong folder, người tạo và người quản lý được xem file/folder.
  - Gán: Người thiết kế quy trình được chọn file
  - Tải: Người tạo folder được tải tất cả file trong folder, người tạo và người quản lý và người thực thi trong quy trình được tải file/folder.
  - Sửa: người tạo được sửa thông tin thuộc tính của file.
Xem và tải tài liệu/ biểu mẫu
1. Cho phép xem all file theo phân quyền
2. Cho phép chọn điều kiện sắp xếp:
  - Thời gian cập nhật
  - Tên
  - Loại file
  - Dung lượng file
3. Cho phép tải từng file, nhiều file hoặc tải all
4. Khi tải nhiều file và all tự động zip file
5. Xem lịch sử tài liệu/ biểu mẫu:
  - Version chẵn (n.0)
  - Thời gian cập nhật: Ngày, tháng, năm - giờ, phút, giây
  - Người xử lý + chức danh (theo hiển thị account)
  - Bước công việc xử lý

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUXUI/UX:

3.1.1 Màn hình Loại tài liệu

Image RemovedImage RemovedImage Removed

3.1.1.2 a Màn hình Danh mục quản lý loại tài liệu

Image Added

3.1.2.1. Tab Tất cả tài liệu

Image Removed

3.2 Luồng:

...

STT

...

Bước

...

Mô tả

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

Menu “Quản lý tài liệu” là một thành phần chức năng thuộc thanh điều hướng chính (sidebar) của hệ thống ROX BPM1. Chức năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và toàn diện về các tài liệu/hồ sơ hiện có trên hệ thống, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi tình trạng xử lý của từng tài liệu.

Menu “Quản lý tài liệu” gồm 2 thành phần:

Danh mục tài liệu: hiển thị danh sách các tài liệu cùng các thuộc tính và cho phép tìm kiếm, lọc và thao tác trên tài liệu.
Loại tài liệu: cho phép khai báo và quản lý danh mục các loại tài liệu sử dụng trong hệ thống.

3.4.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Loại tài liệu

...

STT

...

Field

(Trường dữ liệu)

...

Type

(Kiểu dữ liệu)

...

Required

(Bắt buộc)

...

Validation

(Quy định)

...

Description

(Mô tả)

...

1

...

STT

...

Number

...

Bắt buộc

...

Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa.

...

Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng.

...

2

...

Tên loại tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Không được để trống.

- Nếu trùng với loại tài liệu đã tồn tại → hiển thị cảnh báo “Trùng tên loại tài liệu”.

...

Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan.

...

3

...

Thời gian lưu trữ

...

Number (tháng)

...

Bắt buộc

- Số tháng phải > 0

...

Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo năm) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.

...

4

...

Trạng thái hoạt động

...

Toggle (On/Off)

...

Bắt buộc

...

- Giá trị mặc định: “Bật” (On).

- Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ.

...

Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:

Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng.
Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng

- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).

...

5

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên loại tài liệu.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh loại tài liệu trong danh sách.

...

6

...

Nút “Thêm mới”

...

Button

...

- Là nút chức năng

- Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu

...

Cho phép tạo mới loại tài liệu.

Popup Thêm mới loại tài liệu

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tên loại tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống

...

Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.

...

2

...

Thời gian lưu trữ (tháng)

...

Number (tháng)

...

Bắt buộc

...

Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống
Giá trị nhập vào phải > 0
Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống

- Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo
- Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng

...

Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.

...

3

...

Trạng thái hoạt động

...

Toggle (On/Off)

...

Bắt buộc

...

- Giá trị mặc định: Bật (On).

- Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ.

Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:

Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng.
Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng

- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).

...

4

...

Nút “Lưu”

...

Button

...

- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập.

Nếu hợp lệ: Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống
Nếu không hợp lệ: Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Loại tài liệu

...

Xác nhận lưu loại tài liệu vừa nhập.

...

5

...

Nút “Hủy”

...

Button

...

Khi nhấn → đóng popup, không lưu dữ liệu, quay lại màn hình trước.

...

Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin.

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu

Màn hình “Danh mục tài liệu” gồm 3 tab:

Tất cả tài liệu: Hiển thị toàn bộ tài liệu trong hệ thống, bao gồm cả tài liệu thuộc quy trình và tài liệu không theo quy trình.
Thư mục theo quy trình: Quản lý và hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các quy trình.
Thư mục không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu do người dùng tự tạo, không gắn liền với bất kỳ quy trình nào.

3.4.2.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Tất cả tài liệu

Màn hình Tab Tất cả tài liệu là màn hình đầu tiên trong màn hình Danh mục tài liệu, đóng vai trò là tab tổng hợp, trung tâm theo dõi toàn bộ tài liệu cả Tài liệu theo quy trình và không theo quy trình. Thông tin về thành phần trong chức năng được mô tả dưới đây.

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Bắt buộc

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống

...

2

...

Tải xuống

...

Button

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

3

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

4

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

- Click hiển thị menu sắp xếp theo:

Thời gian cập nhật
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu

...

5

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Tên bước quy trình
Tên quy trình

Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí

...

6

...

Tên tài liệu

...

Text + Icon+ Dung lượng file

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file

...

Hiển thị tên tài liệu

...

7

...

Thư mục

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của file

...

Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào

...

8

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu

...

Hiển thị User tạo tài liệu

...

9

...

Cập nhật lần cuối

...

Datetime

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm:ss

-Thời gian cập nhật lần cuối cùng của file

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên version cuối cùng của file

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> popup hiển thị Thông tin chi tiết của tài liệu

2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

...

Thao tác nhanh trên tài liệu

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình gồm các file thuộc hồ sơ
Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ gán với quy trình.
- Version được check khi trùng tên file (cả tên file và loại file (Excel, doc,..) trong cùng một bước trong quy trình, loại tài liệu.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:

- - Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
  - Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
  - Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
  - Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
  - Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
  - Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên thư mục

...

Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Tên thư mục
Cập nhật lần cuối
Dự án
Tên quy trình
Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Checkbox chọn thư mục

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng thư mục

- Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các thư mục để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên thư mục

...

Text + icon

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên thư mục

- Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục

...

Hiển thị tên thư mục

...

7

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

8

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục

Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống

...

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Tên bước quy trình
Tên quy trình
Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

5

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

6

...

Tên tài liệu

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

...

Hiển thị tên tài liệu

...

7

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu

...

Hiển thị User tạo tài liệu

...

8

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

- Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

...

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Sửa

Tải xuống

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Mã tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

...

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

...

2

...

Tên tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Lấy theo tên file từ quy trình

...

Tên hiển thị của tài liệu.

...

3

...

Version

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version cuối của tài liệu

...

4

...

Loại tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu

...

Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu

...

5

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

Lấy loại tài liệu từ quy trình

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

6

...

Dung lượng

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Kích thước file (KB, MB…).

...

Loại file

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Định dạng file (.doc, .xls, …).

...

9

...

Quy trình

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Tên quy trình tài liệu thuộc về.

...

10

...

Bước quy trình

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.

...

8

...

Tên người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

...

11

...

Thời gian tạo

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Thời điểm tài liệu được tạo.

...

12

...

Cập nhật gần nhất

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Lần chỉnh sửa gần nhất.

...

11

...

Tên người phê duyệt cuối

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.

...

12

...

Thời gian phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Thời điểm phê duyệt gần nhất.

...

13

...

Trạng thái

...

Text

...

Bắt buộc

...

Chờ phê duyệt/ phê duyệt

Nếu chưa có thời gian phê duyệt cuối thì hiển thị “Chờ phê duyệt”

...

Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.

...

14

...

Gói thầu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

...

Liên kết tới gói thầu liên quan.

...

15

...

Dự án

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

...

Liên kết tới dự án liên quan.

...

16

...

Đơn vị quản lý

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload

...

Đơn vị quản lý tài liệu.

...

17

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

...

18

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

...

19

...

Nút “Xem trước”

...

Button

...

Xem trước nội dung file.

...

20

...

Nút “Tải xuống”

...

Button

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Tải file về máy người dùng.

...

21

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bảnb Màn hình Thêm mới loại tài liệu và Popup thông báo khi trùng tên

Image AddedImage AddedImage Added

3.1.1.c Màn hình Chỉnh sửa loại tài liệu và Popup thông báo khi trùng tên

Image AddedImage AddedImage Added

3.1.1.d Popup xác nhận khi xóa tài liệu

Image Added

Thông báo xóa thành công

Image Added

Thông báo xóa không thành công

Image Added

3.1.2 Màn hình Danh mục tài liệu

3.1.2.1. Tab Tất cả tài liệu

Image Added

PopUp lọc tài liệu

Image Added

Popup Xác nhận xóa 1 tài liệu

Image AddedImage AddedImage Added

Popup Xác nhận xóa nhiều tài liệu

Image AddedImage AddedImage Added

3.1.2.2. Tab Thư mục theo quy trình

Màn hình danh sách thư mục theo quy trình cấp 1, 2

Image AddedImage Added

Màn hình danh sách các file trong thư mục cấp 2

Image Added

Popup lọc

Image Added

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính của file theo quy trình

Image Added

Màn hình xem thông tin chi tiết của file theo quy trình (tab Thông tin chung và lịch sử phiên bản)

Image AddedImage AddedImage Added

3.1.2.3. Tab Thư mục không theo quy trình

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình quản lý folder cấp 1

Image Added

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình quản lý file và các folder con

Image Added

PopUp lọc theo điều kiện

Image Added

Màn hình thông tin tài liệu

Image AddedImage Added

Màn hình Thêm mới folder không theo quy trình

Image AddedImage AddedImage Added

Màn hình Thêm mới tài liệu không theo quy trình

Image AddedImage AddedImage AddedImage Added

Màn hình Sửa thông tin folder không theo quy trình

Image AddedImage Added

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính tài liệu không theo quy trình

Image AddedImage AddedImage AddedImage Added

POpUP xác nhận Xóa tài liệu/folder

Image Added

3.1.2.3. Tab Thư mục công việc không theo quy trình

Quản lý bảng grid

Image Added

Chi tiết thư mục công việc không theo quy trình

Image Added

Thông tin chung của tài liệu

Image Added

PopUp xác nhận xóa

Image Added

Image AddedImage Added

3.1.2.4. Upload file trong quy trình

Image Added

3.2 Luồng:

3.3 API Spec:

Panel

title	API Spec get danh sách loại tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachmentType/list
Description	API lấy danh sách loại tài liệu có phân trang
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	name	false	String	Tên loại tài liệu
2	limit	true	Integer
3	page	true	Integer
4	sort	true	String	Giá trị mặc định "ASC" or "DESC"

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id loại tài liệu
10	(items) code	String	Mã loại tài liệu
11	(items) name	String	Tên loại tài liệu
12	(items) status	Integer	Trạng thái (0: inactive, 1: active)
13	(items) usedCount	Integer	Đánh dấu xem đã được sử dụng hay chưa (nếu > 0 đã được sử dụng => không chi xóa)
14	(items) deleteAfterMonth	Integer	thời gian lưu trữ

Panel

title	API Spec thêm mới loại tài liệu

Method	POST	URL	/application/attachmentType/saveOrUpdate
Description	API thêm mới/ cập nhật loại tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Request body

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	id	false	Integer	id loại tài liệu (nếu không có thì thêm mới nếu có thì update)
2	name	true	String	Tên loại tài liệu
3	deleteAfterMonth	true	Integer	thời gian lưu trữ
4	status	true	Integer	trạng thái hoạt động (0: inactive, 1:active)

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String	message trả về
3	result	Object	Object
4	(result) id	Integer	Id loại tài liệu
5	(result) code	String	Mã loại tài liệu
6	(result) name	String	Tên loại tài liệu
7	(result) status	Integer	Trạng thái (0: inactive, 1: active)
8	(result) usedCount	Integer	Đánh xem đã được sử dụng hay chưa (nếu > 0 đã được sử dụng => không chi xóa)
9	(result) deleteAfterMonth	Integer	thời gian lưu trữ

Panel

title	API Spec xóa loại tài liệu

Method	DELETE	URL	/application/attachmentType/delete
Description	API xóa loại tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id loại tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description	Note
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String

Panel

title	API Spec get danh sách tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachment/list
Description	API lấy danh sách tài liệu có phân trang, tab tất cả tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id tài liệu
10	(items) name	String	Tên tài liệu
11	(items) folder	String	thư mục
12	(items) createdBy	String	Người tạo
13	(items) updatedTime	Timestamp	cập nhật lần cuối
14	(items) version	String	version tài liệu
15	(items) extension	String	loại file
16	(items) fileUrl	String	url tải file
17	(items) fileSize	Integer	dung lượng file

Panel

title	API Spec xem thông tin chi tiết 1 tài liệu

Method	Get	URL	/application/attachment/detail
Description	API lấy thông tin chi tiết của 1 tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) id	Integer	Id tài liệu
	(result) code	String	mã tài liệu
5	(result) name	String	Tên tài liệu
6	(result) version	String	version tài liệu
7	(result) attachmentTypeName	String	loại tài liệu
8	(result) documentNumber	String	số hiệu văn bản
9	(result) workflowName	String	tên quy trình
10	(result) workflowCaseName	String	bước quy trình
11	(result) fileSize	Integer	dung lượng file
12	(result) extension	String	loại file
13	(result) createdBy	String	tên người tạo
14	(result) createdTime	Timestamp	thời gian tạo
15	(result) approvedBy	String	tên người phê duyệt
16	(result) approvedTime	Timestamp	thời gian phê duyệt cuối
17	(result) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất
18	(result) tenderPackageName	String	tên gói thầu
19	(result) projectName	String	tên dự án
20	(result) departmentName	String	đơn vị quản lý
21	(result) retentionExpiresTime	Timestamp	thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối
22	(result) intermediateCleanupTime	Timestamp	thời gian lưu trữ phiên bản trung gian
23	(result) status	Integer	trạng thái: 0: mặc định, 1: chờ phê duyệt, 2: phê duyệt

Panel

title	API Spec xem lịch sử phiên bản

Method	Get	URL	/application/attachment/history
Description	API xem lịch sử phiên bản
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	List<Object>
4	(result) code	String	mã tài liệu
	(result) name	String	Tên tài liệu
5	(result) version	String	version tài liệu
6	(result) fileType	String	loại tài liệu
7	(result) stepName	String	bước quy trình
8	(result) extension	String	loại file
9	(result) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật
10	(result) updatedBy	String	người cập nhật
11	(result) fileUrl	String	link download tài liệu

Panel

title	API Spec get danh sách thư mục theo quy trình

Method	Get	URL	/application/workflow/list
Description	API lấy danh sách các quy trình
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id quy trình
10	(items) name	String	Tên quy trình
11	(items) createdBy	String	Người tạo
12	(items) updatedTime	Timestamp	cập nhật lần cuối

Panel

title	API Spec get danh sách thư mục theo hồ sơ

Method	Get	URL	/application/workflowCase/list
Description	API lấy danh sách các hồ sơ thuộc quy trình
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String
13	workflowId	true	Integer	id quy trình

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id hồ sơ
10	(items) name	String	Tên hồ sơ
11	(items) createdBy	String	Người tạo
12	(items) updatedTime	Timestamp	cập nhật lần cuối

Panel

title	API Spec get danh sách các file thuộc hồ sơ

Method	Get	URL	/application/workflowCase/attachment
Description	API lấy danh sách các file thuộc hồ sơ
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên
13	workflowCaseId	true	Integer	id hồ sơ

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn thành)
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	Id tài liệu
10	(items) name	String	tên tài liệu
11	(items) code	String	mã tài liệu
12	(items) version	String	version tài liệu
13	(items) size	String	dung lượng
14	(items) createdBy	String	người tạo
15	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất
16	(items) fileUrl	String	đường dẫn tải tài liệu
17	(items) extension	String	loại file

Panel

title	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình

Method	Get	URL	/application/folder/list
Description	API lấy danh sách thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên
13	scope	true	Integer	giá trị phân biệt thư mục không theo quy trình và thư mục công việc không theo quy trình (0=FREE (không theo quy trình), 1=WORK (công việc)

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) id	Integer	id thư mục
10	(items) name	String	tên thư mục
11	(items) createdBy	String	người tạo
12	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất

Panel

title	API lấy thông tin chi tiết 1 thư mục

Method	Get	URL	/application/folder/detail
Description	API lấy thông tin chi tiết 1 thư mục
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	limit	true	Integer
2	page	true	Integer
3	attachmentTypeId	false	Integer	id loại tài liệu
4	createdBy	false	Integer	id người tạo
5	startTime	false	String	thời gian tạo (từ ngày)
6	endTime	false	String	thời gian tạo (đến ngày)
7	tenderPackageId	false	Integer	id gói thầu
8	caseId	false	Integer	id dự án
9	workflowId	false	Integer	id quy trình
10	nodeId	false	Integer	id bước trong quy trình
11	departmentId	false	Integer	id phòng ban
12	name	false	String	tên
13	folderId	true	Integer	id folder

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) loadMoreAble	Boolean
5	(result) page	Integer
6	(result) preLoadAble	Integer	Trạng thái (0: Hủy, 1: Đang thực hiện, 2: Hoàn
7	(result) total	Integer	ID của hồ sơ
8	(result) items	List<Object>
9	(items) kind	String	loại (folder, attachment)
10	(items) folderName	String	tên thư mục
11	(items) folderId	Integer	id thư mục
12	(items) id	Integer	Id tài liệu
13	(items) name	String	tên tài liệu
14	(items) code	String	mã tài liệu
15	(items) version	String	version tài liệu
16	(items) size	String	dung lượng
17	(items) createdBy	String	người tạo
18	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất
19	(items) fileUrl	String	đường dẫn tải tài liệu
20	(items) extension	String	loại file
21	(items) createdBy	String	người tạo
22	(items) updatedTime	Timestamp	thời gian cập nhật gần nhất

Panel

title	API thêm mới/chỉnh sửa thư mục không theo quy trình

Method	POST	URL	/application/folder/insertOrUpdate
Description	API thêm mới/ chỉnh sửa thư mục không theo quy trình
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. RequestBody

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description
1	name	true	String	tên thư mục
2	parentId	true	String	id thư mục cha
3	id	true	Integer	id thư mục

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object	Object
4	(result) name	Boolean	tên thư mục
5	(result) parentId	Integer	id thư mục cha
6	(result) path	Integer	path
7	(result) id	Integer	thư mục

Panel

title	API xóa thư mục

Method	DELETE	URL	/application/folder/delete
Description	API xóa thư mục
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id thư mục

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description	Note
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String

Panel

title	API xóa tài liệu

Method	DELETE	URL	/application/attachment/delete
Description	API xóa tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. Param

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description	Note
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String

Panel

title	API get version tài liệu

Method	GET	URL	/application/attachment/version
Description	API get version tài liệu
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. RequestBody

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	attachments	true	List<String>

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	List<Object>
4	(result) id	Integer	id tài liệu
5	(result) version	String	version
6	(result) fileUrl	String	đường dẫn tải file
7	(result) extension	String
8	(result) size	String

Panel

title	API thêm mới tài liệu / chỉnh sửa

Method	POST	URL	/application/attachment/insertOrUpdate
Description	API thêm mới tài liệu/ chỉnh sửa
Note	API mới

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values
1	authorization	String	Token	Bearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTgyNDUsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.qRoaRDxjqyWS-3Az_ZqLmR0KAcPTM7jXggW1Ja5wpEc

2. RequestBody

STT	Field	Required	Data Type / Length	Description	Note
1	id	true	Integer	id tài liệu
2	documentNumber	true	String	số hiệu văn bản
3	attachmentTypeId	true	Integer	loại tài liệu
4	retentionExpiresTime	true	Timestamp	thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối
5	intermediateCleanupTime	true	Timestamp	thời gian lưu trữ phiên bản trung gian
6	extension	true	String	loại file (xlsx, doc..) lấy được khi upload file
7	name	true	String	tên file - lấy được khi upload file
8	size	true	Integer	dung lượng - lấy được khi upload file
9	fileType	true	String	lấy được khi upload file
10	fileUrl	true	String	đường dẫn tải file - lấy được khi upload file
11	mineType	true	String	lấy được khi upload file
12	folderId	option	Integer	id folder cha	trường hợp upload công việc không theo quy trình, upload thư mục không theo quy trình
13	scope	option	Integer	0=FREE (không theo quy trình), 1=WORK (công việc)
14	workflowId	option	Integer	id quy trình (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
15	workflowName	option	String	tên quy trình (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
16	workflowCaseId	option	Integer	id hồ sơ (potId lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
17	workflowCaseName	option	String	tên hồ sơ (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
18	stepKey	option	Integer	id bước (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
19	stepName	option	String	tên bước (lấy thông tin từ core khi get chi tiết công việc => có thể hỏi Tuấn)
20	type	option	String	loại (nếu có 2 form upload khác nhau thì sẽ có code)
21	tenderPackageId	option	Integer	id gói thầu
22	projectId	option	Integer	id dự án

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description
1	code	Integer	0: thành công, != 0 thất bại
2	message	String
3	result	Object
4	(result) id	Integer	id tài liệu
5	(result) version	String	version

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

Menu “Quản lý tài liệu” là một thành phần chức năng thuộc thanh điều hướng chính (sidebar) của hệ thống ROX BPM1. Chức năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và toàn diện về các tài liệu/hồ sơ hiện có trên hệ thống, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi tình trạng xử lý của từng tài liệu.

Menu “Quản lý tài liệu” gồm 2 thành phần:

Danh mục tài liệu: hiển thị danh sách các tài liệu cùng các thuộc tính và cho phép tìm kiếm, lọc và thao tác trên tài liệu.
Loại tài liệu: cho phép khai báo và quản lý danh mục các loại tài liệu sử dụng trong hệ thống.

3.4.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Loại tài liệu

Màn hình Loại tài liệu cho phép NSD thêm, sửa, xóa, xem các loại tài liệu được quản lý trong danh mục tài liệu.

STT	Field/nút chức năng (Trường dữ liệu)	Type (Kiểu dữ liệu)	Required (Bắt buộc)	Validation (Quy định)	Description (Mô tả)
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo Tên loại tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh theo tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		- Click hiển thị menu sắp xếp theo: Theo tên: A->Z Theo tên: Z->A Khi chọn Theo tên: A→Z: nút Theo tên A→Z sáng màu lên, Màn hình sắp xếp các loại tài liệu theo trường tên loại tài liệu từ A→ Z Theo tên: Z→A: nút Theo tên Z→A sáng màu lên, Màn hình sắp xếp các loại tài liệu theo trường tên loại tài liệu từ Z→ A Khi không chọn 1 trong 2 option màn hình trả lại thứ tự sắp xếp như ban đầu (Loại tài liệu nào được tạo gần nhất thì lên trên, sắp xếp theo thời gian tạo)	Hỗ trợ sắp xếp theo tên Loại tài liệu (A→Z, Z→A)
3	STT	Number	Bắt buộc	Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa.	Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng.
4	Tên loại tài liệu	Text	Bắt buộc	- Không được để trống. - Nếu nhập trùng với loại tài liệu đã tồn tại, khi nhấn Lưu → hiển thị Popup cảnh báo “Trùng tên loại tài liệu”.	Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan.
5	Thời gian lưu trữ (tháng)	Number (tháng)	Bắt buộc	Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống Giá trị nhập vào phải > 0 Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng	Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.
8	Trạng thái hoạt động	Toggle (On/Off)	Bắt buộc	- Giá trị mặc định: “Bật” (On). - Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ.	Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm: Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng - Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).
7	Nút “Thêm mới”	Button		- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu	Cho phép tạo mới loại tài liệu.
8	Biểu tượng Chỉnh sửa	Icon button		Hệ thống hiển thị icon Chỉnh sửa bên cạnh bản ghi, khi nhấn vào PopUp chỉnh sửa Loại tài liệu.	Cho phép chức năng chỉnh sửa Loại tài liệu
9	Biểu tượng Xóa	Icon Button		Hệ thống hiển thị icon Xóa bên cạnh bản ghi, khi nhấn vào hiển thị PopUp xác nhận Xóa loại tài liệu.	Cho phép chức năng Xóa loại tài liệu.

Popup Thêm mới loại tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên loại tài liệu	Text	Bắt buộc	- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống	Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.
2	Thời gian lưu trữ (tháng)	Number (tháng)	Bắt buộc	Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống Giá trị nhập vào phải > 0 Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng	Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.
3	Trạng thái hoạt động	Toggle (On/Off)	Bắt buộc	- Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm: Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng - Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).	Thể hiện trạng thái hoạt động hiện tại của bản ghi
4	Nút “Lưu”	Button		- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập. Nếu không trùng tên loại tài liệu có trong hệ thống: Hệ thống lưu thành công hiển thị toast "Thêm mới loại tài liệu thành công" Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống và quay về màn hình Loại tài liệu Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Thêm mới loại tài liệu → Người dùng nhập lại tên	Check hợp lệ khi thêm mới loại tài liệu và lưu thông tin nếu hợp lệ
5	Nút “Hủy”	Button		Khi nhấn nút Hủy → đóng popup, không lưu dữ liệu, thoát khỏi màn hình thêm mới quay lại màn hình Loại tài liệu	Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin tạo mới.

Popup chỉnh sửa loại tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên loại tài liệu	Text	Bắt buộc	- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn đổi trong hệ thống	Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.
2	Thời gian lưu trữ (tháng)	Number (tháng)	Bắt buộc	Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống Giá trị nhập vào phải > 0 Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng	Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.
3	Trạng thái hoạt động	Toggle (On/Off)	Bắt buộc	- Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm: Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng - Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).	Thể hiện trạng thái hoạt động hiện tại của bản ghi
4	Nút “Lưu”	Button		- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập. Nếu không trùng tên loại tài liệu có trong hệ thống: Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống và quay về màn hình Loại tài liệu Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Thêm mới loại tài liệu → Người dùng nhập lại tên. Trường hợp lưu thông tin thành công tên loại tài liệu và Thời gian lưu trữ ở các màn hình đã gán thông tin về loại tài liệu sẽ update theo	Check hợp lệ khi thêm mới loại tài liệu và lưu thông tin nếu hợp lệ
5	Nút “Hủy”	Button		Khi nhấn nút Hủy → đóng popup, không lưu dữ liệu, thoát khỏi màn hình thêm mới quay lại màn hình Loại tài liệu	Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin chỉnh sửa.

Popup Xác nhận Xóa loại tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa loại tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa loại tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa các Loại tài liệu chưa được phát sinh khai báo ở Danh mục tài liệu

Nếu loại tài liệu không được phép xóa → hệ thống hiển thị toast "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Nếu loại tài liêụ được phép xóa (chưa được gán khi khai báo danh mục loại tài liệu + được phân quyền (refer đến muc Phân quyền) → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Chức năng cho phép người dùng xóa Loại tài liệu đã chọn.

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu

Màn hình “Danh mục tài liệu” gồm 3 tab:

Tất cả tài liệu: Hiển thị toàn bộ tài liệu trong hệ thống, bao gồm cả tài liệu thuộc quy trình và tài liệu không theo quy trình.
Thư mục theo quy trình: Quản lý và hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các quy trình.
Thư mục không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu do người dùng tự tạo, không gắn liền với bất kỳ quy trình nào.
Thư mục công việc không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các công việc không theo quy trình.

3.4.2.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Tất cả tài liệu

Màn hình Tab Tất cả tài liệu là màn hình đầu tiên trong màn hình Danh mục tài liệu, đóng vai trò là tab tổng hợp, trung tâm theo dõi toàn bộ tài liệu cả Tài liệu theo quy trình và không theo quy trình. Thông tin về thành phần trong chức năng được mô tả dưới đây.

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống
2	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
3	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu
3	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox		- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
4	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo: • Thời gian cập nhật • Tên • Loại file • Dung lượng file Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu
5	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý Hiển thị PopUp Lọc tài liệu	Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí
6	Tên tài liệu	Text + Icon+ Dung lượng file	Bắt buộc	- Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Thư mục	Text	Bắt buộc	Hiển thị tên thư mục cha, khi hover chuột vào sẽ hiển thị gạch chân ở dưới tên thư mục. Khi người dùng nhấn vào, hệ thống sẽ đi đến màn hình quản lý các file/thư mục của thư mục đó.	Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
9	Cập nhật lần cuối	Datetime	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm:ss -Thời gian cập nhật lần cuối cùng của file	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên version cuối cùng của file
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> popup hiển thị Thông tin chi tiết của tài liệu (đi theo từng loại tài liệu refer đến PopUp thông tin chi tiết tài liệu theo thư mục) 2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống 3. Xóa → Cho phép xóa tài liệu đang chọn hiển thị PopUp xác nhận xóa	Thao tác nhanh trên tài liệu

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp lọc tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
6	Tên quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.
7	Tên bước quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.
8	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý
9	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
10	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình gồm các file thuộc hồ sơ
Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ gán với quy trình.
- Version được check khi trùng tên file (cả tên file và loại file (Excel, doc,..) trong cùng một bước trong quy trình, loại tài liệu.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:

- - Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
  - Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
  - Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
  - Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
  - Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
  - Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên thư mục Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên thư mục Cập nhật lần cuối	Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn thư mục	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các thư mục để thực hiện thao tác
6	Tên thư mục	Text + icon	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên thư mục - Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục -Hệ thống tự động lấy tên thư mục theo tên quy trình (Cấp 1), tên hồ sơ (Cấp 2)	Hiển thị tên thư mục
7	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
8	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống	Xem hoặc tải thư mục

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên bước quy trình Đơn vị quản lý Hiển thị PopUp lọc theo điều kiện	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
8	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Sửa Tải xuống

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Tên bước quy trình	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.
5	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý
6	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
7	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version cuối của tài liệu
4	Loại tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu	Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu
5	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình	Hiển thị số hiệu văn bản
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
9	Quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên quy trình tài liệu thuộc về.
10	Bước quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
11	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
12	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Tên người phê duyệt cuối	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.
12	Thời gian phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm phê duyệt gần nhất.
13	Trạng thái	Text	Bắt buộc	Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không? Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt” Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"	Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.
14	Gói thầu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới gói thầu liên quan.
15	Dự án	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới dự án liên quan.
16	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload	Đơn vị quản lý tài liệu.
17	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
18	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
19	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
20	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
21	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Bước công việc xử lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.
6	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản về máy.
7	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Người dùng nhập	Số hiệu văn bản của tài liệu
2	Tên loại tài liệu	Text		Hiển thị giá trị mặc định là tên loại tài liệu trước khi chỉnh sửa. Người dùng có thể thay đổi nội dung tên. Khi nhập tên trùng với loại tài liệu đã tồn tại, hệ thống vô hiệu hóa nút “Lưu”.	Thể hiện tên tài liệu
3	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
4	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
5	Hủy	Button		- Khi người dùng đang chỉnh sửa thông tin Loại tài liệu và nhấn nút “Hủy”, hệ thống hiển thị Popup xác nhận “Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa”. - Tiêu đề popup: “Hủy bỏ thao tác chỉnh sửa”. - Nội dung: “Bạn có chắc chắn muốn hủy bỏ? Thao tác này không thể khôi phục.” - Các nút hiển thị: “Quay lại” và “Xác nhận”. - Khi người dùng chọn “Quay lại”, popup xác nhận đóng và quay về màn hình chỉnh sửa. - Khi người dùng chọn “Xác nhận”, hệ thống đóng popup chỉnh sửa, hủy bỏ toàn bộ thay đổi.	Cho phép người dùng hủy bỏ thao tác chỉnh sửa loại tài liệu đang thực hiện.
6	Lưu	Butom		Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Sửa tài liệu thành công"	Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý không theo quy trình:
- Màn hình quản lý các folder không theo quy trình, tại màn hình này khi thêm mới người dùng chỉ được phép thêm mới folder.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý các file hoặc các folder con, tài màn hình này khi thêm mới người dùng được phép thêm mới folder hoặc file.

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

Màn hình quản lý các folder cấp 1

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên thư mục Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp thư mục theo tiêu chí đã chọn
4	Nút "Thêm mới"	Button		Cho phép thêm mới thư mục Nhấn nút thêm mới → Hiển thị PopUp thêm mới thư mục	Nút chức năng Thêm mới Thư mục
5	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox thư mục Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các thư mục được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all thư mục tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều thư mục
6	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các thư mục được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa thư mục	Thực hiện xóa nhiều thư mục
6	Checkbox chọn thư mục	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục	Hiển thị tên tài thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tạo thư mục: user + tên người tạo thư mục	Hiển thị User tạo thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Hệ thống hiển thị Màn hình quản lý file và các folder con Tải xuống -> Cho phép tải thư mục xuống Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder) Xóa → Hiển thị Popup Xóa thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

Màn hình quản lý file và các folder con

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp: Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn). Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên) Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼 Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ). Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon. Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Đơn vị quản lý Khi nhấn vào nút Lọc hiển thị PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện cho phép người dùng nhập các giá trị tìm kiếm theo các trường trên.	Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Nút "Thêm mới"	Button		Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn Thêm mới thư mục→ Hiển thị PopUp thêm mới thư mục Thêm mới tài liệu→ Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu	Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu
5	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
6	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file/folder được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu/thư mục
6	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên tài liệu/Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục -Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng	Hiển thị tên tài liệu/thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục	Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết) Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file) Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder) Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Loại tài liệu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn
2	Tên người tạo	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.	Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)
3	Thời gian tạo	DateTime	Không Bắt buộc	Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày	Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo
4	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.
5	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.
5	Đơn vị quản lý	Dropdown	Không Bắt buộc	Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định. - Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown. - Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị Hệ thống cho phép lọc tất cả tài liệu đã chọn có người tạo thuộc đơn vị quản lý đã chọn.	Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý.
6	Đặt lại	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại” Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.	Cho phép đặt lại các điều kiện lọc
7	Áp dụng	Button		Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng” Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn	Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động Lấy tên theo file tài liệu upload lên	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version hiện tại của tài liệu
4	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
5	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
9	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
10	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
12	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
13	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Lấy đơn vị quản lý của người upload	Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu
14	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)
15	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
16	Nút “Xem trước”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
17	Nút “Xóa”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền	Xóa tài liệu
28	Nút “Tải xuống”	Button	Bắt buộc	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
19	Nút đóng (X)	Icon/Button	Bắt buộc	Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.
6	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên thư mục	TExt	Bắt buộc	Người dùng nhập tên thư mục	Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới thư mục thành công"	Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống: Nếu upload file trùng tên file đã tồn tại trong thư mục không theo quy trình, hiển thị popup thông báo: "Tài liệu trùng tên trong hệ thống. Vui lòng upload lại." Người dùng nhấn Trở lại để quay lại màn hình Thêm mới, upload lại file. Nếu upload file không trùng tên file dã tồn tại trong Thư mục không theo quy trình: Thành công → Hệ thống hiển thị toast "Thành công - Tải lên thành công" Không thành công →Hệ thống hiển thị toast "Không thành công -Tải lên không thành công"	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version >Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới tài liệu thành công"	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tên folder	Text	Bắt buộc	NSD nhập lại tên folder muốn chỉnh sửa	Hiển thị tên folder
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Sửa folder hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình sửa folder tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu” → lưu lại tên folder theo tên mới chỉnh sửa Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Chỉnh sửa thư mục thành công"	Lưu lại folder vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa tài liệu không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	File	Bắt buộc	Hiển thị file đã update lần cuối trước khi chỉnh sửa (version mới nhất): Icon (file + định dạng) Tên file Version + dung lượng file: Ví dụ V1.0- 50KB Icon tải xuống, khi nhấn vào icon cho phép tải file xuống	Hiển thị version mới nhất của file đã tải lên trước đó
7	Cập nhật tệp đính kèm	File Picker	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống: Người dùng chỉ được upload 1 file Nếu upload file không trùng tên file đã upload trước đó, hiển thị popup thông báo: "Tài liệu không trùng tên. Bạn vui lòng upload lại." Người dùng nhấn Trở lại để quay lại màn hình Chỉnh sửa, upload lại file. Yêu cầu NSD upload file trùng tên file cũ để cập nhật version Nếu upload file trùng tên file trước đó Thành công → Hệ thống hiển thị toast "Thành công - Tải lên thành công" Không thành công →Hệ thống hiển thị toast "Không thành công -Tải lên không thành công" Khi upload thành công hệ thống cập nhật version. Ví dụ version mới nhất trước khi chỉnh sửa là v1.0, sau khi upload thành công file cùng tên, file mới sẽ thành v2.0 Sau khi upload thành công file mới hiển thị các thông tin Icon (file + định dạng) Tên file Version + dung lượng file: Ví dụ V1.0- 50KB Icon tải xuống, khi nhấn vào icon cho phép tải file xuống Icon x cho phép xóa file đã upload, Sau khi nhấn x hệ thống cho phép chọn file mới để upload như ban đầu.	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Button		Lưu thông tin chỉnh sửa ghi đè lên thông tin cũ Tại màn hình chỉnh sửa tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu upload tài liệu mới không trùng tên cảnh báo không cho upload Nếu nhập tên Tài liệu không trùng tên gốc -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Chỉnh sử tài liệu Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Chỉnh sửa tài liệu thành công"	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 hoặc nhiều thư mục tại màn hình quản lý các thư mục theo quy trình (folder cấp 1)

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa thư mục

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa thư mục

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

Thư mục chứa các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào

Thư mục được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa thư mục ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa thư mục đã chọn.

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình:

Màn hình quản lý danh sách các thư mục theo người tạo

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên folder - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Tên folder A→Z Tên folder Z→ A	Hỗ trợ sắp xếp tên folder theo tiêu chí đã chọn
4	Tải xuống	Icon		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox folder Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn folder	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên folder	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ folder lấy theo tên account +phòng ban	Hiển thị tên folder của tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người tạo công việc	Hiển thị User tạo công việc
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup Xóa thư mục	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1

Icon định dạng file+ Tên file

Icon+Text

Bắt buộc

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

Hiển thị tên file của các version lịch sử

2

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

3

Thời gian cập nhật

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

4

Người cập nhật

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên người thực hiện cập nhật.

5

Bước công việc xử lý

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.

6

Nút “Tải xuống”

Button/Icon

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Cho phép tải phiên bản về máy.

7

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

Người dùng nhập

...

Số hiệu văn bản của tài liệu

...

2

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

...

3

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

...

4

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

5

...

Lưu

...

Butom

...

Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”

...

Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file
...

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tìm kiếm theo tên

...

Nút chức năng(Search box)

...

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

...

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống

...

2

...

Nút “Sắp xếp”

...

Button

...

Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

Cập nhật lần cuối
Tên
Loại file
Dung lượng file

...

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn

...

3

...

Nút “Lọc”

...

Button

...

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:

Loại tài liệu
Tên người tạo
Thời gian tạo từ ... đến
Tên gói thầu
Dự án
Tên bước quy trình
Tên quy trình
Đơn vị quản lý

...

Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc

...

4

...

Nút "Thêm mới"

...

Button

...

Bắt buộc

...

Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu.

Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn

Folder → Hiển thị PopUp thêm mới Folder
File → Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu

...

Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu

...

5

...

Tải xuống

...

Button

...

Bắt buộc

...

Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

...

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

...

6

...

Checkbox chọn tài liệu

...

Checkbox

...

Bắt buộc

...

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

...

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

...

7

...

Tên tài liệu/Tên thư mục

...

Icon+ Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu (tên thư mục)

...

Hiển thị tên tài liệu

...

8

...

Người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục

...

Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục

...

9

...

Cập nhật lần cuối

...

Text (Ngày/Giờ)

...

Bắt buộc

...

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

...

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

...

10

...

Menu “…” của từng dòng

...

Icon Button

...

Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động:

Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết)

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Sửa → Hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa)

Cập nhật phiên bản → Hiển thị Popup cập nhật phiên bản (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Cập nhật phiên bản)

Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)

...

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Mã tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

...

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

...

2

...

Tên tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Tên hiển thị của tài liệu.

...

3

...

Version

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version hiện tại của tài liệu

...

4

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

5

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Bắt buộc

...

NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

...

Phân loại tài liệu để quản lý

...

6

...

Dung lượng

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Kích thước file (KB, MB…).

...

Loại file

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Định dạng file (.doc, .xls, …).

...

8

...

Tên người tạo

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

...

9

...

Thời gian tạo

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Thời điểm tài liệu được tạo.

...

10

...

Cập nhật gần nhất

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Lần chỉnh sửa gần nhất.

...

11

...

Gói thầu

...

Text

...

Không Bắt buộc

...

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

...

Hiển thị tên gói thầu

...

12

...

Dự án

...

Text

...

Không Bắt buộc

...

Chọn từ danh mục dự án

...

Hiển thị tên dự án

...

13

...

Đơn vị quản lý

...

Text

...

Bắt buộc

...

Lấy đơn vị quản lý của người upload

...

Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu

...

14

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)

...

15

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

...

16

...

Nút “Xem trước”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Xem trước nội dung file.

...

17

...

Nút “Xóa”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Xóa tài liệu

...

28

...

Nút “Tải xuống”

...

Button

...

Bắt buộc

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Tải file về máy người dùng.

...

19

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Bắt buộc

...

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Icon định dạng file+ Tên file

...

Icon+Text

...

Bắt buộc

...

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

...

Hiển thị tên file của các version lịch sử

...

2

...

Version

...

Bắt buộc

...

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

...

3

...

Thời gian cập nhật

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

...

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

...

4

...

Người cập nhật

...

Text

...

Bắt buộc

...

Hệ thống tự động lấy

...

Tên người thực hiện cập nhật.

...

5

...

Nút “Tải xuống”

...

Button/Icon

...

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

...

Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.

...

6

...

Nút đóng (X)

...

Icon/Button

...

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

...

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tên thư mục

...

TExt

...

Bắt buộc

...

Người dùng nhập

...

Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ

...

2

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

3

...

Lưu

...

Butom

...

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu”

Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên

...

Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Bắt buộc

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tên tài liệu

...

Text

...

Bắt buộc

...

Tên hiển thị của tài liệu.

...

2

...

Số hiệu văn bản

...

Text

...

Không bắt buộc

...

NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

...

Hiển thị số hiệu văn bản

...

3

...

Loại tài liệu

...

Dropdown

...

Bắt buộc

...

Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

...

Phân loại tài liệu để quản lý

...

10

...

Gói thầu

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

...

Hiển thị tên gói thầu

...

11

...

Dự án

...

Dropdown

...

Không Bắt buộc

...

Chọn từ danh mục dự án

...

Hiển thị tên dự án

...

13

...

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)

...

14

...

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

...

DateTime

...

Bắt buộc

...

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

...

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

...

15

...

Tệp đính kèm

...

Icon

...

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

...

Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên

...

16

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

17

...

Lưu

...

Butom

...

Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý.

Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” -

> NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính

> Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version

...

Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Cập nhật phiên bản

...

STT

...

Trường/Nút chức năng

...

Kiểu dữ liệu

...

Điều kiện

...

Quy định

...

Mô tả

...

1

...

Tài liệu đính kèm

...

Icon

...

Bắt buộc

...

Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống

...

Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ

...

2

...

Đặt lại

...

Button

...

Tại màn hình Cập nhật phiên bản hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

...

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

...

3

...

Lưu

...

Buton

...

Tại màn hình Cập nhật phiên bản hiển thị nút chức năng “Lưu”

Hệ thống chuyển file trước đó về Lịch sử phiên bản,

Update file mới cập nhật version của file.

Nếu upload thành công hiển thị Thông báo: "Thành công- Tải lên thành công"

Nếu upload không thành công hiển thị Thông báo: "Không thành công- Tải lên không thành công"

...

Cập nhật version, phiên bản tài liệu

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

Tương tự popup Thêm mới

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Quy định

Mô tả

1

Nút “Xác nhận”

Button

- Là nút chức năng

- Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau:

⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống.

⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa.

⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công"

Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu

2

Nút “Hủy”

Button

- Là nút chức năng

- Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu)

Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu

3

Nút đóng

Icon/Button

Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên công việc Người giao việc Người nhận việc Thời gian tạo từ ...đến	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Xóa	ICon		Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Xóa các file/folder được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu	Thực hiện xóa nhiều tài liệu/thư mục
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo (người giao việc)	Hiển thị User tạo tài liệu
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Xóa → Hiển thị Popup xác nhận Xóa tài liệu	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống Xóa

Màn hình Thông tin tài liệu:

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Kích thước file (KB, MB…).
4	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Định dạng file (.doc, .xls, …).
5	Tên công việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên công việc chứa file
6	Người giao việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người giao việc
7	Người nhận việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người nhận việc
8	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
9	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
10	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
11	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa (..) tài liệu này?" .. là số lượng tài liệu đã tick chọn

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa nhiều tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

PopUp xác nhận xóa 1 tài liệu hoặc 1 thư mục

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Nội dung

Text

Bắt buộc

Nếu xóa tài liệu Hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa tài liệu này?"

Nếu xóa thư mục hiển thị thông báo " Bạn có chắc chắn muốn xóa thư mục này?"

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu hoặc thư mục

1

Hủy

Button

Hủy hành động Xóa tài liệu hoặc thư mục

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

2

Tôi chắc chắn

Button

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

các tài liệu/thư mục được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

hoặc

"Bạn không có quyền xóa thư mục này" và không xóá thư mục đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu hoặc thư mục ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu hoặc thư mục đã chọn.

3.4.5 Phân quyền

3.4.5.1 Tài liệu không theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Người tạo folder	Người tạo file	Người quản lý trực tiếp của người tạo folder	Người quản lý trực tiếp của người tạo file	Người dùng khác
Tạo mới						Tất cả role đều được tạo file và folder
Xóa cả folder	(xóa cả folder)					Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file
Xóa File trong folder	Xóa file	(xóa file)
Xem các file trong folder	(xem tất cả file/folder con trong folder mình tạo)	(xem file mình tạo)	(xem tất cả file trong folder)	(xem file mình tạo)
Tải folder						Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder
Tải file trong folder				(chỉ được tải file do cấp dưới tạo)		Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo Người quản lý chỉ tải được file do nhân viên mình tải
Sửa thông tin thuộc tính file						Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file

Phân quyền cho người quản lý trực tiếp:

Image Added

Giả sử

A quản lý trực tiếp của A1, A2

A2 là quản lý trực tiếp của B1, B2
B2 là quản lý trực tiếp của C1, C2

=> B2 sẽ xem và tải được file/folder của C1, C2 tạo

A2 sẽ xem và tải được file/folder của cả B1, B2 tạo (không xem được của C1, C2)

A sẽ xem và tải được file/folder của cả A1, A2 tạo (không xem được của B1, B2, C1, C2)

Gán file và tải file không theo quy trình được gán vào các bước trong quy trình. Phân quyền trên màn hình cài đặt quy trình hoặc thực hiện công việc bước trong quy trình:

Hành động \ Vai trò	Người thiết kế quy trình	Người thực thi trong quy trình	Người dùng khác	Note
Gán file				Người thiết kế quy trình được chọn tất cả các file trong folder không theo quy trình để gán vào bước trong quy trình
Xem/Tải file được gán				Người thực thi trong quy trình sẽ được xem/tải file được gán tại bước đó trong quy trình

3.4.5.2 Tài liệu công việc không theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Người giao việc	Người nhận việc	Người tham gia	Quản lý trực tiếp người giao việc	Quản lý trực tiếp người nhận việc	Người dùng khác
Xem
Tải
Xóa file/folder

3.4.5.3 Tài liệu theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Admin	Người tạo hồ sơ	Người tham gia quy trình	Người upload file	Người dùng khác
Xem các folder theo quy trình
Tải các folder theo quy trình
Xem/tải các folder theo hồ sơ
Xem/tải từng file			(được xem và tải file từ các bước trước đó đến bước của người tham gia) (Core)
Sửa thông tin thuộc tính file
Phân quyền cho các role trong quy trình: xem sửa thuộc tính tải

Admin:

Được xem/tải tất cả các folder, file trong quy trình
Được phân quyền cho các role trong quy trình quyền: Xem, sửa thuộc tính, tải

Người tạo hồ sơ:

Được xem/tải tất cả các folder theo hồ sơ do người đó tạo.
Được xem/tải tất cả các file trong folder hồ sơ do người đó tạo.

Người tham gia quy trình:

Có quyền xem/tải file của tất cả các bước trước đó, chưa đến bước của user sẽ không được xem và tải file

Quy trình: bước A → B: Nếu chưa đến bước quy trình B thì người tham gia trong bước B không được xem và tải file

Người upload file:

Có quyền xem/tải file do người đó upload lên

Chỉ người upload file mới được sửa thông tin thuộc tính của file

3.4.5.3 Chức năng phân quyền xem, tải, thêm, sửa, xóa của admin cho các role

Màn hình quản lý tài liệu là một đối tượng để phân quyền tại chức năng: Quản lý người dùng > Quản lý cơ sở > Danh sách phòng ban > Cấu hình phân quyền

Image Added

Với "Quản lý tài liệu" là chức năng cha và "Thư mục theo quy trình", "Thư mục không theo quy trình", "Thư mục công việc không theo quy trình" là chức năng con với các quyền:

Image Added

Xem: Cho phép xem danh sách và chi tiết các folder/file tài liệu tương ứng các chức năng con
- Nếu được tick quyền xem sẽ có quyền được xem các thư mục/file tương ứng

Thêm: Cho phép người dùng thêm mới Thư mục/File tài liệu không theo quy trình và Loại tài liệu:

- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Thêm mới" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng Thêm mới nếu không được tích quyền
- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Thêm mới" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Thêm mới" nếu không được tích quyền

Sửa: Cho phép người dùng sửa thuộc tính file trong các thư mục theo quy trình, không theo quy trình, loại tài liệu
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền

- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Sửa" nếu được phân quyền
  - Ẩn nút chức năng "Sửa" nếu không được tích quyền, khóa nút toggle "Trạng thái"

Xóa: Cho phép người dùng xóa tài liệu/thư mục
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
- Màn hình Loại tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Xóa" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Xóa hàng loạt
  - Ẩn nút chức năng "Xóa" nếu không được tích quyền

Tải: Cho phép người dùng xóa tài liệu/thư mục
- Màn hình Tất cả tài liệu:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
- Màn hình Thư mục công việc không theo quy trình:
  - Hiển thị nút chức năng "Tải" nếu được phân quyền, hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box
  - Ẩn nút chức năng "Tải" nếu không được tích quyền, Không hiển thị nút chức năng Tải hàng loạt khi tick vào ô check box

Page tree

Page History

Versions Compared

Old Version 6

New Version Current

Key

1. Card (Mô tả tính năng)

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Request body

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. RequestBody

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. Param

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. RequestBody

3. Response / Incoming Data Specification

1. Headers

2. RequestBody

3. Response / Incoming Data Specification