Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | ||||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là người dùng tôi muốn quản lý các biểu mẫu/tài liệu liên quan đến từng quy trình tác nghiệp, từng bước xử lý.
- Menu quản lý tài liệu
- Đính kèm biểu mẫu/ tài liệu lên trong quá trình thực hiện các bước quy trình
- Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
- Phân quyền cho người dùng
- Xem và tải biểu mẫu/ tài liệu
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Menu quản lý tài liệu
- Hiển thị folder danh sách tài liệu theo phân quyền người dùng (theo mục 4)
- Cho phép thêm mới và đặt tên folder theo người dùng
- Cho phép thêm mới tài liệu/ hồ sơ và tự động gán thuộc thính theo:
- Mã tài liệu/ hồ sơ
- Số văn bản (text)
- Tên tài liệu/ hồ sơ
- Loại tài liệu (theo danh mục Loại tài liệu)
- Quy trình
- Bước quy trình
- Tên người tạo
- Thời gian tạo
- Tên người phê duyệt lần cuối
- Thời gian phê duyệt lần cuối
- Thời gian cập nhật cuối
- Trạng thái: Tạo mới/ chờ phê duyệt/ phê duyệt
- Gói thầu
- Dự án
- Đơn vị quản lý
- Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
- Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
- Dung lượng
- Loại file (doc, xlt ...)
- Cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
- Cho phép filter (lọc) để tìm kiếm nhanh tài liệu
- Loại tài liệu
- Tên người tạo
- Thời gian tạo từ ... đến
- Tên gói thầu
- Dự án
- Tên bước quy trình
- Tên quy trình
- Đơn vị quản lý
- Cho phép edit trực tiếp => xem lại sau
- Đính kèm file theo các bước quy trình
- Cho phép kéo thả hoặc chọn file từ máy để tải file lên hệ thống
- Cho phép xem trước tài liệu
- Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
- Cho phép xóa file đã đính kèm trước đó để thay thế và tự sinh version theo bước lặp
- Hệ thống hiển thị thông báo tải lên thành công hoặc không thành công → người dùng upload lại
- Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
- Khi người tạo mới lần đầu sẽ hiển thị ver 0.1
- Vòng tạo mới tiếp theo sẽ là n.1 (n tăng từ 1 đến n)
- Cho phép lựa chọn tăng version khi tạo mới hoặc upload file
- Khi bước phê duyệt cuối sẽ hiển thị ver 1.0
- Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)
- Tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1)
- Xem được danh sách các phiên bản theo thời gian
- Hiển thị bước cập nhật, người cập nhật, thao tác cập nhật (tải mới, xóa), thời gian cập nhật trong ghi chú chung
- Hiện cảnh báo "bạn có chắc chắn muốn ghi đè file" khi người dùng ghi đè file
- Phân quyền truy cập
- Admin hệ thống cấu hình phân quyền truy cập, xem, sửa (thuộc tính), xóa theo role trong quy trình
- Tài liệu/ hồ sơ phát sinh theo quy trình:
- File đính kèm ở bước chưa xuất hiện trong quy trình thì không được xem và tải
- Tài liệu/ hồ sơ tạo mới không theo quy trình:
- Tạo mới: toàn bộ người dùng
- Xóa: người tạo hoặc được người tạo phân quyền
- Xem: người được người tạo phân quyền
- Tải: người được người tạo phân quyền
- Sửa: người được người tạo phân quyền
- Xem và tải tài liệu/ biểu mẫu
- Cho phép xem all file theo phân quyền
- Cho phép chọn điều kiện sắp xếp:
- Thời gian cập nhật
- Tên
- Loại file
- Dung lượng file
- Cho phép tải từng file, nhiều file hoặc tải all
- Khi tải nhiều file và all tự động zip file
- Xem lịch sử tài liệu/ biểu mẫu:
- Version chẵn (n.0)
- Thời gian cập nhật: Ngày, tháng, năm - giờ, phút, giây
- Người xử lý + chức danh (theo hiển thị account)
- Bước công việc xử lý
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
3.2 Luồng:
STT | Bước | Mô tả |
|---|---|---|
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
Menu “Quản lý tài liệu” là một thành phần chức năng thuộc thanh điều hướng chính (sidebar) của hệ thống ROX BPM1. Chức năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và toàn diện về các tài liệu/hồ sơ hiện có trên hệ thống, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi tình trạng xử lý của từng tài liệu.
Menu “Quản lý tài liệu” gồm 2 thành phần:
- Danh mục tài liệu: hiển thị danh sách các tài liệu cùng các thuộc tính và cho phép tìm kiếm, lọc và thao tác trên tài liệu.
- Loại tài liệu: cho phép khai báo và quản lý danh mục các loại tài liệu sử dụng trong hệ thống.
3.4.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Loại tài liệu
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
1 | STT | Number | Bắt buộc | Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa. | Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng. |
2 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Không được để trống. - Nếu trùng với loại tài liệu đã tồn tại → hiển thị cảnh báo “Tên loại tài liệu đã tồn tại”. | Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan. |
3 | Thời gian xử lý | Number (năm) | Bắt buộc | - Số năm phải > 0 | Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo năm) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. |
4 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: “Bật” (On). - Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ. | Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). |
5 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | Bắt buộc | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên loại tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh loại tài liệu trong danh sách. |
6 | Nút “Thêm mới” | Button | Bắt buộc | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu | Cho phép tạo mới loại tài liệu. |
Popup Thêm mới loại tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Không được để trống. | Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu. |
2 | Thời gian xử lý | Number (năm) | Bắt buộc | Giá trị nhập vào phải > 0 | Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo năm) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. |
3 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. | Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). |
4 | Nút “Lưu” | Button | Không bắt buộc | - Khi nhấn → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập. - Nếu hợp lệ: Lưu thông tin loại tài liệu mới, đóng popup và hiển thị thông báo “Thêm mới loại tài liệu thành công”. - Nếu không hợp lệ: Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Tên loại tài liệu đã tồn tại” -> Nhấn nút Quay lại để về màn hình Thêm mới. | Xác nhận lưu loại tài liệu vừa nhập. |
5 | Nút “Hủy” | Button | Không bắt buộc | Khi nhấn → đóng popup, không lưu dữ liệu, quay lại màn hình trước. | Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin. |
3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu
Màn hình “Danh mục tài liệu” gồm 3 tab:
- Tất cả tài liệu: Hiển thị toàn bộ tài liệu trong hệ thống, bao gồm cả tài liệu thuộc quy trình và tài liệu không theo quy trình.
- Thư mục theo quy trình: Quản lý và hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các quy trình.
- Thư mục không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu do người dùng tự tạo, không gắn liền với bất kỳ quy trình nào.
3.4.2.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Tất cả tài liệu
Màn hình Tab Tất cả tài liệu là màn hình đầu tiên trong màn hình Danh mục tài liệu, đóng vai trò là tab tổng hợp, trung tâm theo dõi toàn bộ tài liệu cả Tài liệu theo quy trình và không theo quy trình. Thông tin về thành phần trong chức năng được mô tả dưới đây.
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | Bắt buộc | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống |
2 | Tải xuống | Button | Bắt buộc | Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file | Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
3 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
11 | Nút “Sắp xếp” | Button | Bắt buộc | - Click hiển thị menu sắp xếp theo:
| Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu |
12 | Nút “Lọc” | Button | Bắt buộc | - Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
Đơn vị quản lý | Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí |
7 | Tên tài liệu | Text + Icon+ Dung lượng file | Bắt buộc | - Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file | Hiển thị tên tài liệu |
8 | Thư mục | Text | Bắt buộc | Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của file | Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào |
9 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo folder | Hiển thị User tạo tài liệu |
10 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
13 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | Bắt buộc | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> popup hiển thị Thông tin chi tiết của tài liệu Tải xuống -> cho phép tải tài liệu xuống | Thao tác nhanh trên tài liệu |
3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình
3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình