Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | ||||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là người dùng tôi muốn quản lý các biểu mẫu/tài liệu liên quan đến từng quy trình tác nghiệp, từng bước xử lý.
- Menu quản lý tài liệu
- Đính kèm biểu mẫu/ tài liệu lên trong quá trình thực hiện các bước quy trình
- Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
- Phân quyền cho người dùng
- Xem và tải biểu mẫu/ tài liệu
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Menu quản lý tài liệu
- Hiển thị folder danh sách tài liệu theo phân quyền người dùng (theo mục 4)
- Cho phép thêm mới và đặt tên folder theo người dùng
- Cho phép thêm mới tài liệu/ hồ sơ và tự động gán thuộc thính theo:
- Mã tài liệu/ hồ sơ
- Số văn bản (text)
- Tên tài liệu/ hồ sơ
- Loại tài liệu (theo danh mục Loại tài liệu)
- Quy trình
- Bước quy trình
- Tên người tạo
- Thời gian tạo
- Tên người phê duyệt lần cuối
- Thời gian phê duyệt lần cuối
- Thời gian cập nhật cuối
- Trạng thái: Tạo mới/ chờ phê duyệt/ phê duyệt
- Gói thầu
- Dự án
- Đơn vị quản lý
- Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
- Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
- Dung lượng
- Loại file (doc, xlt ...)
- Cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
- Cho phép filter (lọc) để tìm kiếm nhanh tài liệu
- Loại tài liệu
- Tên người tạo
- Thời gian tạo từ ... đến
- Tên gói thầu
- Dự án
- Tên bước quy trình
- Tên quy trình
- Đơn vị quản lý
- Cho phép edit trực tiếp => xem lại sau
- Đính kèm file theo các bước quy trình
- Cho phép kéo thả hoặc chọn file từ máy để tải file lên hệ thống
- Cho phép xem trước tài liệu
- Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
- Cho phép xóa file đã đính kèm trước đó để thay thế và tự sinh version theo bước lặp
- Hệ thống hiển thị thông báo tải lên thành công hoặc không thành công → người dùng upload lại
- Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
- Khi người tạo mới lần đầu sẽ hiển thị ver 0.1
- Vòng tạo mới tiếp theo sẽ là n.1 (n tăng từ 1 đến n)
- Cho phép lựa chọn tăng version khi tạo mới hoặc upload file
- Khi bước phê duyệt cuối sẽ hiển thị ver 1.0
- Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)
- Tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1)
- Xem được danh sách các phiên bản theo thời gian
- Hiển thị bước cập nhật, người cập nhật, thao tác cập nhật (tải mới, xóa), thời gian cập nhật trong ghi chú chung
- Hiện cảnh báo "bạn có chắc chắn muốn ghi đè file" khi người dùng ghi đè file
- Phân quyền truy cập
- Admin hệ thống cấu hình phân quyền truy cập, xem, sửa (thuộc tính), xóa theo role trong quy trình
- Tài liệu/ hồ sơ phát sinh theo quy trình:
- File đính kèm ở bước chưa xuất hiện trong quy trình thì không được xem và tải
- Tài liệu/ hồ sơ tạo mới không theo quy trình:
- Tạo mới: toàn bộ người dùng
- Xóa: người tạo hoặc được người tạo phân quyền
- Xem: người được người tạo phân quyền
- Tải: người được người tạo phân quyền
- Sửa: người được người tạo phân quyền
- Xem và tải tài liệu/ biểu mẫu
- Cho phép xem all file theo phân quyền
- Cho phép chọn điều kiện sắp xếp:
- Thời gian cập nhật
- Tên
- Loại file
- Dung lượng file
- Cho phép tải từng file, nhiều file hoặc tải all
- Khi tải nhiều file và all tự động zip file
- Xem lịch sử tài liệu/ biểu mẫu:
- Version chẵn (n.0)
- Thời gian cập nhật: Ngày, tháng, năm - giờ, phút, giây
- Người xử lý + chức danh (theo hiển thị account)
- Bước công việc xử lý
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
3.2 Luồng:
STT | Bước | Mô tả |
|---|---|---|
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
Menu “Quản lý tài liệu” là một thành phần chức năng thuộc thanh điều hướng chính (sidebar) của hệ thống ROX BPM1. Chức năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và toàn diện về các tài liệu/hồ sơ hiện có trên hệ thống, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi tình trạng xử lý của từng tài liệu.
Menu “Quản lý tài liệu” gồm 2 thành phần:
- Danh mục tài liệu: hiển thị danh sách các tài liệu cùng các thuộc tính và cho phép tìm kiếm, lọc và thao tác trên tài liệu.
- Loại tài liệu: cho phép khai báo và quản lý danh mục các loại tài liệu sử dụng trong hệ thống.
3.4.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Loại tài liệu
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
1 | STT | Number | Bắt buộc | Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa. | Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng. |
2 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Không được để trống. - Nếu trùng với loại tài liệu đã tồn tại → hiển thị cảnh báo “Tên loại tài liệu đã tồn tại”. | Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan. |
3 | Thời gian xử lý | Number (năm) | Bắt buộc | - Số năm phải > 0 | Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo năm) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. |
4 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: “Bật” (On). - Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ. | Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). |
5 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên loại tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh loại tài liệu trong danh sách. | |
6 | Nút “Thêm mới” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu | Cho phép tạo mới loại tài liệu. |
Popup Thêm mới loại tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tên loại tài liệu | Text | Bắt buộc | - Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống | Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu. |
2 | Thời gian xử lý | Number (năm) | Bắt buộc |
| Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo năm) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối. |
3 | Trạng thái hoạt động | Toggle (On/Off) | Bắt buộc | - Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:
- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động). | Thể hiện trạng thái hoạt động hiện tại của bản ghi |
4 | Nút “Lưu” | Button | - Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập. - Nếu hợp lệ: Lưu thông tin loại tài liệu mới, đóng popup và hiển thị thông báo “Thêm mới loại tài liệu thành công”. - Nếu không hợp lệ: Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Tên loại tài liệu đã tồn tại” -> Nhấn nút Quay lại để về màn hình Loại tài liệu | Xác nhận lưu loại tài liệu vừa nhập. | |
5 | Nút “Hủy” | Button | Khi nhấn → đóng popup, không lưu dữ liệu, quay lại màn hình trước. | Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin. |
3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu
Màn hình “Danh mục tài liệu” gồm 3 tab:
- Tất cả tài liệu: Hiển thị toàn bộ tài liệu trong hệ thống, bao gồm cả tài liệu thuộc quy trình và tài liệu không theo quy trình.
- Thư mục theo quy trình: Quản lý và hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các quy trình.
- Thư mục không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu do người dùng tự tạo, không gắn liền với bất kỳ quy trình nào.
3.4.2.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Tất cả tài liệu
Màn hình Tab Tất cả tài liệu là màn hình đầu tiên trong màn hình Danh mục tài liệu, đóng vai trò là tab tổng hợp, trung tâm theo dõi toàn bộ tài liệu cả Tài liệu theo quy trình và không theo quy trình. Thông tin về thành phần trong chức năng được mô tả dưới đây.
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống | |
2 | Tải xuống | Button |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu | |
3 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác | |
11 | Nút “Sắp xếp” | Button | - Click hiển thị menu sắp xếp theo:
| Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu | |
12 | Nút “Lọc” | Button | - Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
Đơn vị quản lý | Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí | |
7 | Tên tài liệu | Text + Icon+ Dung lượng file | Bắt buộc | - Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file | Hiển thị tên tài liệu |
8 | Thư mục | Text | Bắt buộc | Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của file | Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào |
9 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu | Hiển thị User tạo tài liệu |
10 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
13 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động:
2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống | Thao tác nhanh trên tài liệu |
3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình
Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:
- Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
- Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình Quản lý file theo quy trình.
- Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ và quy trình.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:
- Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
- Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
- Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
- Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
- Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
- Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)
Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | - Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | - Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc | |
4 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
5 | Checkbox chọn thư mục | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các thư mục để thực hiện thao tác |
6 | Tên thư mục | Text + icon | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên thư mục - Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục | Hiển thị tên thư mục |
7 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
8 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống | Xem hoặc tải thư mục |
Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc | |
4 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
5 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
6 | Tên tài liệu | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file | Hiển thị tên tài liệu |
7 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu | Hiển thị User tạo tài liệu |
8 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | - Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống | Xem hoặc tải tài liệu |
Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:
Tab Thông tin chung
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Mã tài liệu | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần | Mã định danh của tài liệu/hồ sơ. |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy theo tên file từ quy trình | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Số hiệu văn bản | Hiển thị số hiệu văn bản |
4 | Loại tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu | Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
5 | Quy trình | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên quy trình tài liệu thuộc về. |
6 | Bước quy trình | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
11 | Tên người phê duyệt cuối | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người phê duyệt cuối cùng tài liệu. |
12 | Thời gian phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm phê duyệt gần nhất. |
13 | Trạng thái | Text | Bắt buộc | Tạo mới/ chờ phê duyệt/ phê duyệt Nếu chưa có thời gian phê duyệt cuối thì hiển thị “Chờ phê duyệt” | Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu. |
14 | Gói thầu | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có | Liên kết tới gói thầu liên quan. |
15 | Dự án | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có | Liên kết tới dự án liên quan. |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload | Đơn vị quản lý tài liệu. |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
19 | Nút “Xem trước” | Button | Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu | Xem trước nội dung file. | |
20 | Nút “Tải xuống” | Button | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Tải file về máy người dùng. | |
21 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
Tab Lịch sử phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
2 | Icon định dạng file+ Tên file | Icon+Text | Bắt buộc | Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0) | Biểu tượng loại file (Excel, Word, PDF…). |
3 | Thời gian cập nhật | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối | Thời điểm phiên bản được cập nhật. |
4 | Người cập nhật | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên người thực hiện cập nhật. |
5 | Bước công việc xử lý | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật. |
6 | Nút “Tải xuống” | Button/Icon | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy. | |
7 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình
Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép
- Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
- Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file
- ...
Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
- Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
- Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
- Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tìm kiếm theo tên | Nút chức năng(Search box) | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống | |
2 | Nút “Sắp xếp” | Button | Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí
| Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn | |
3 | Nút “Lọc” | Button | Click mở bộ lọc theo các tiêu chí:
| Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc | |
4 | Nút "Thêm mới" | Button | Bắt buộc | Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn
| Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu |
5 | Tải xuống | Button | Bắt buộc |
| Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu |
6 | Checkbox chọn tài liệu | Checkbox | Bắt buộc | - Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề | Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác |
7 | Tên tài liệu/Tên thư mục | Icon+ Text | Bắt buộc | - Hiển thị icon+ Tên tài liệu (tên thư mục) | Hiển thị tên tài liệu |
8 | Người tạo | Text | Bắt buộc | - Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục | Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục |
9 | Cập nhật lần cuối | Text (Ngày/Giờ) | Bắt buộc | - Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm | Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng |
10 | Menu “…” của từng dòng | Icon Button | Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động:
| Các tính năng cho phép trên tài liệu |
3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết
Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:
Tab Thông tin chung
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Mã tài liệu | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần | Mã định danh của tài liệu/hồ sơ. |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy tên theo file tài liệu upload lên | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
3 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
14 | Gói thầu | Text | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
15 | Dự án | Text | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Lấy đơn vị quản lý của người upload | Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
19 | Nút “Xem trước” | Button | Bắt buộc | Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu | Xem trước nội dung file. |
19 | Nút “Xóa” | Button | Bắt buộc | Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền | Xóa tài liệu |
20 | Nút “Tải xuống” | Button | Bắt buộc | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Tải file về máy người dùng. |
21 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Bắt buộc | Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
Tab Lịch sử phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
2 | Icon định dạng file+ Tên file | Icon+Text | Bắt buộc | Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0) | Biểu tượng loại file (Excel, Word, PDF…). |
3 | Thời gian cập nhật | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối | Thời điểm phiên bản được cập nhật. |
4 | Người cập nhật | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Tên người thực hiện cập nhật. |
6 | Nút “Tải xuống” | Button/Icon | Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống | Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy. | |
7 | Nút đóng (X) | Icon/Button | Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình) | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào. |
3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tên thư mục | TExt | Bắt buộc | Người dùng nhập | Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
3 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên | Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống |
3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Bắt buộc | Quy định | Mô tả |
2 | Tên tài liệu | Text | Bắt buộc | Lấy theo tên tài liệu upload lên | Tên hiển thị của tài liệu. |
3 | Số hiệu văn bản | Text | Không bắt buộc | Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng | Hiển thị số hiệu văn bản |
3 | Loại tài liệu | Dropdown | Bắt buộc | Chọn từ danh mục Loại tài liệu | Phân loại tài liệu để quản lý |
4 | Tên người tạo | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy, NSD không nhập | Người tải lên hoặc tạo tài liệu. |
7 | Dung lượng | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Kích thước file (KB, MB…). |
| 8 | Loại file | Text | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Định dạng file (.doc, .xls, …). |
9 | Thời gian tạo | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Thời điểm tài liệu được tạo. |
10 | Cập nhật gần nhất | DateTime | Bắt buộc | Hệ thống tự động lấy | Lần chỉnh sửa gần nhất. |
14 | Gói thầu | Text | Không Bắt buộc | Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành | Hiển thị tên gói thầu |
15 | Dự án | Text | Không Bắt buộc | Chọn từ danh mục dự án | Hiển thị tên dự án |
16 | Đơn vị quản lý | Text | Bắt buộc | Lấy đơn vị quản lý của người upload | Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu |
17 | Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại) |
18 | Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian | DateTime | Bắt buộc | Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu | Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ) |
Tệp đính kèm | Icon | Bắt buộc | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống | Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên | |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
3 | Lưu | Butom | Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version | Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống |
3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Cập nhật phiên bản
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Tài liệu đính kèm | Icon | Bắt buộc | Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống | Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ |
2 | Đặt lại | Button | Tại màn hình Cập nhật phiên bản hiển thị nút chức năng “Đặt lại” | Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu. | |
3 | Lưu | Buton | Tại màn hình Cập nhật phiên bản hiển thị nút chức năng “Lưu” Hệ thống chuyển file trước đó về Lịch sử phiên bản, Update file mới cập nhật version của file. Nếu upload thành công hiển thị Thông báo: "Thành công- Tải lên thành công" Nếu upload không thành công hiển thị Thông báo: "Không thành công- Tải lên không thành công" | Cập nhật version, phiên bản tài liệu |
3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa
Tương tự popup Thêm mới
3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa
STT | Trường/Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Quy định | Mô tả |
1 | Nút “Xác nhận” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công" | Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu |
2 | Nút “Hủy” | Button | - Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu) | Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu |
3 | Nút đóng | Icon/Button | Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó | Đóng popup mà không thực hiện hành động nào |
