You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 13 Next »


Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BSHKVH-1060] Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập và phê duyệt Báo cáo thầu - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là Trưởng Ban KSXD tôi muốn phân công cho Giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm xem xét và lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt

Là giám đốc bộ phận tôi muốn phân công cho nhân viên của bộ phận hoặc trực tiếp thực hiện lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt

Là nhân viên Ban KSXD tôi có thể lập và trình các cấp phê duyệt sau đó phát hành Báo cáo thầu đến thành viên hội đồng thầu và bộ phận liên quan

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Trưởng ban nhận thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
  2. Trưởng ban xem thông tin chung của gói thầu, xem nhanh Báo cáo thầu, tải Báo cáo thầu
  3. Trưởng ban phân công cho giám đốc bộ phận
  4. Giám đốc bộ phận nhận được thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
  5. Giám đốc bộ phận có thể thực hiện công việc lập Báo cáo thầu hoặc phân công cho nhân viên thực hiện lập Báo cáo thầu
  6. Giám đốc bộ phận hoặc nhân viên có thể tạo báo cáo thầu theo mẫu 01b bằng cách
    1. Tạo mới Báo cáo thầu từ site đấu thầu
    2. Báo cáo thầu mẫu theo mẫu với các thông tin/ dữ liệu được lấy tự động từ gói thầu (theo mẫu 01a)
    3. Export thành file word
    4. Đính kèm file mềm Báo cáo lên hệ thống & nhập ghi chú
    5. Lưu tạm dữ liệu đang làm Báo cáo để tiếp tục hoàn thiện vào thời điểm khác
    6. Hoàn thành quá trình làm Báo cáo để gửi Báo cáo đến các cấp phê duyệt (giám đốc, trưởng ban và chủ tịch hội đồng thầu)
  7. Tùy thuộc từng loại gói thầu, dự án, giá trị, ủy quyền nhân viên Ban KSXD tiến hành add các cấp phê duyệt:
    1. Giám đốc bộ phận thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
    2. Trưởng Ban KSXD thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
    3. Chủ tịch/ Tổng giám đốc ROXx
    4. Giám đốc cao cấp KSXD
    5. Chủ tịch HĐQT ROX group (báo cáo thầu M01, M02)
  8. Cho phép lựa chọn có trình chủ tịch Rox group hay không 
  9. Cho phép đính kèm file 
  10. Trường hợp chủ tịch có ý kiến về Báo cáo
    1. Ban KSXD giải trình
    2. Ban KSXD sửa lại Báo cáo → trình phê duyệt lại
    3. Ban KSXD chuyển về cho thư ký HĐT  và yêu cầu: Giải trình/ Làm lại báo cáo/ đàm phán giá với nhà thầu đề xuất hoặc đàm phán lại toàn bộ các nhà thầu khác/ điều chỉnh gói thầu (HSMT)
    4. Thư ký HĐT có tất cả các quyền:
      • Thư ký HĐT thực hiện giải trình  trực tiếp với người yêu cầu → các bên đều nắm được thông tin
      • Thư ký HĐT thực hiện sửa lại Báo cáo thầu → trình phê duyệt lại
      • Thư ký HĐT chuyển cho đơn vị lập HSMT để giải trình → điều chỉnh HSMT (ít xảy ra)
      • Hủy thầu
      • Bổ sung nhà thầu
      • Nộp lại HSDT
      • Đàm phán lại nhà thầu
      • Khi cấp phê duyệt sau yêu cầu điều chỉnh thì các cấp trước nắm được thông tin, và khi trình lại thì sẽ trình trực tiếp cho cấp yêu cầu điều chỉnh
  11. Thông báo khi yêu cầu điều chỉnh: Khi cấp phê duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc phê duyệt thì bắn thông tin về toàn bộ thành viên hội đồng thầu
  12. Tạo email & đính kèm file Báo cáo thầu trình Chủ tịch tập đoàn phê duyệt
  13. Phát hành báo cáo thầu tới thành viên hội đồng thầu để nhận thông tin
  14. Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu

    Kính gửi quý công ty,

    Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"

    Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.

    Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:

    • Anh Trần Minh Tiến – Phòng KH&TH - TTTV Giá và ĐT – để lập hợp đồng : 0973 975 945
    • Anh Trịnh Xuân Quang – Ban QLTK MB để giao nhận tài liệu thiết kế - 0972425587

    Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.

  15. Phát hành báo cáo thầu tới thư ký hội đồng thầu để thông tin đến nhà thầu & bộ phận hợp đồng
  16. Bộ phận HĐ nhận thông báo phê duyệt Báo cáo thầu từ Ban KSXD → thực hiện gửi hợp đồng cho nhà thầu
  17. Nhà thầu có quyền chấp nhận/ từ chối tham gia
  18. Thư ký thực hiện công việc (trường hợp nhà thầu từ chối)
    1. Hủy
    2. Đàm phán lại với các nhà thầu
    3. Bổ sung nhà thầu

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

Màn hình Tạo báo cáo thầu

                                                      Màn hình eForm lập báo cáo thầu mẫu 2 - Thông tin chung

                                             Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu mẫu 2

                                               Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu mẫu 2

                                                  Màn hình eForm - Thông tin phê duyệt


3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>


3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1 Màn hình Trưởng ban/Giám đốc KSXD phân công lập báo cáo thầu Mẫu 2

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

0Thông tin chung gói thầu

Không thể chỉnh sửa


1Nhà thầu đề xuấtDroplistx

Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

2Thuế suấtNumber
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

3Ghi chú đánh giá tài chínhText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

4Tiến độ thực hiệnText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

5Hình thức hợp đồngText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

6Điều khoản thương mạiText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

7Hợp đồng mẫuText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

8Mở tài khoản MSBText area
Không thể chỉnh sửa

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

9Nhận xét HĐTTable
Không thể chỉnh sửa

Bảng dữ liệu tổng hợp ghi chú phê duyệt của các cấp phê duyệt báo cáo thầu mẫu 01

14Báo cáo thầu mẫu 1

Button

Chức năng đính kèm



Kế thừa dữ liệu tệp đính kèm báo cáo thầu Mẫu 1


Chức năng phân công

Dynamic List



Cho phép người dùng lựa chọn nhân sự để phân công

15Lưu nhápButton


Tham chiếu tài liệu URD

16Tạm dừngButton


Tham chiếu tài liệu URD

17Hoàn thànhButton


Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

  • Nhà thầu đề xuất
  • Tệp đính kèm

3.4.2 Màn hình Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu mẫu 2

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

0Thông tin chung gói thầu

Chỉ xem


1Nhà thầu đề xuấtDroplistx

Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện:

Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt)

Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

2Thuế suấtNumber

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

3Ghi chú đánh giá tài chínhText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

4Tiến độ thực hiệnText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

5Hình thức hợp đồngText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

6Điều khoản thương mạiText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

7Hợp đồng mẫuText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

8Mở tài khoản MSBText area

Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01.

Không thể chỉnh sửa

9Nhận xét HĐTTable

Bảng dữ liệu tổng hợp ghi chú phê duyệt của các cấp phê duyệt báo cáo thầu mẫu 01

Không thể chỉnh sửa

10Nhận xétText area

Nội dung nhận xét báo cáo của nhân sự lập báo cáo mẫu 02

10Xem trướcButton

Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Hệ thống mở ra một thẻ mới

Mẫu xem trước định dạng docx (word)

11Tải xuốngButton

Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Mẫu tải xuống định dạng docx (word)

12Lựa chọn cấp phê duyệt tập đoànSelect boxx


Cho phép người dùng lựa chọn luồng phê duyệt báo cáo có cần lên cấp chủ tịch tập đoàn hay không với 02 lựa chọn:

  • Trình chủ tịch tập đoàn
  • Trình cấp Rox X

Hệ thống mặc định chưa chọn giá trị nào

13Lựa chọn cấp phê duyệt Rox XSelect boxx


Cho phép người dùng lựa chọn người phê duyệt và cấp phê duyệt trong Rox X

Hệ thống cho phép chọn tối đa 02 cấp

Hệ thống chỉ hiện thị danh sách nhân sự trạng thái hoạt động

14Tệp đính kèmButton


Chức năng đính kèm chung hệ thống

15Lưu nhápButton


Tham chiếu tài liệu URD

16Tạm dừngButton


Tham chiếu tài liệu URD

17Hoàn thànhButton


Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

  • Nhà thầu đề xuất
  • Tệp đính kèm
  • No labels