User Story - Thư ký hội đồng thầu tạo Báo cáo thầu

Tại màn hình Quản lý báo cáo thầu, thư ký HĐT thực hiện kích hoạt chức năng tạo công việc lập báo cáo thầu.

Hệ thống tự động sinh ra công việc lập báo cáo thầu với các thông tin chung được kế thừa, tại màn chi tiết thực hiện công việc (eform) thư ký HĐT thực hiện lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các thông tin báo cáo thầu liên quan

Thư ký hội đồng thầu có thể lựa chọn xem trước và xuất báo cáo ra file words, từ đó điều chỉnh báo cáo là đính kèm để thực hiện trình  phê duyệt bằng cách hoàn thành công việc

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

Đối với nhóm gói thầu thi công qua 04 bước duyệt song song:

• Trưởng ban QLDA
• Trưởng ban QLTK
• Giám đốc TT KSCO

Đối với nhóm gói thầu tư vấn thiết kế qua 02 bước duyệt song song:

• Trưởng ban QLTK
• Giám đốc TT KSCO

Hệ thống mặc định khi mở màn hình "Lập báo cáo thầu" hiển thị lần mới nhất.

Cái lần sắp xếp tăng dần từ trái →  phải

Chức năng cho phép người dùng xem lịch sử các lần lập báo cáo thầu.

Báo cáo HĐT

10

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu tại eForm sau khi công việc được hoàn thành

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT lựa nhập tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành.

Không thể chỉnh sửa.

Có thể xem và tải về

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT đính kèm tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành.

100

Chỉ hiển thị khi Thư ký HĐT đã gửi thông báo trúng thầu

Hiển thị trạng thái nhà thầu phản hồi về việc xác nhận thực hiện gói thầu sau khi Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu cho nhà thầu:

• Chờ xác nhận: Thư ký HĐT đã gửi thông báo nhưng nhà thầu chưa phản hồi
• Từ chối thực hiện: Nhà thầu xác nhận từ chối thực hiện gói thầu hoặc hết thời gian nhà thầu không thực hiện xác nhận/ từ chối
• Xác nhận thực hiện: Nhà thầu xác nhận thực hiện gói thầu

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị thời hạn xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu thư ký HĐT đặt ra tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành

5000

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị lý do nhà thầu từ chối thực hiện.

Dữ liệu được cập nhật khi:

• Nhà thầu thực hiện từ chối
• Thư ký hội đồng thầu lập báo cáo mới khi nhà thầu đang ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Xác nhận thực hiện

Báo cáo thầu trình CT HĐT

10

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD nhập tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

Không thể chỉnh sửa.

Có thể xem và tải về

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

100

Chỉ hiển thị khi Thư ký HĐT đã gửi thông báo trúng thầu

Hiển thị trạng thái nhà thầu phản hồi về việc xác nhận thực hiện gói thầu sau khi Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu cho nhà thầu:

• Chờ xác nhận: Thư ký HĐT đã gửi thông báo nhưng nhà thầu chưa phản hồi
• Từ chối thực hiện: Nhà thầu xác nhận từ chối thực hiện gói thầu hoặc hết thời gian nhà thầu không thực hiện xác nhận/ từ chối
• Xác nhận thực hiện: Nhà thầu xác nhận thực hiện gói thầu

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị thời hạn xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu thư ký HĐT đặt ra tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được sinh ra.

5000

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị lý do nhà thầu từ chối thực hiện.

Dữ liệu được cập nhật khi:

• Nhà thầu thực hiện từ chối
• Thư ký hội đồng thầu lập báo cáo mới khi nhà thầu đang ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Xác nhận thực hiện

Cho phép người dùng lựa chọn phương án xử lý gói thầu sau khi nhận kết quả đàm phán:

• 0 - Lập báo cáo thầu: Hệ thống hiển thị các trường thông tin cho phép người dùng lập báo cáo thầu
• 1 - Đàm phán thương thảo
• 2 - Mở lần nộp thầu mới

10

Chỉ hiển thị với Phương án lập báo cáo thầu = "Lập báo cáo thầu"

Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện:

Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt)

Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên

Chỉ hiển thị với Phương án lập báo cáo thầu = "Lập báo cáo thầu"

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

• Mẫu 01a: Gói thầu thi công
• Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Hệ thống mở ra một thẻ mới

Mẫu xem trước định dạng docx (word)

Chỉ hiển thị với Phương án lập báo cáo thầu = "Lập báo cáo thầu"

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

• Mẫu 01a: Gói thầu thi công
• Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Mẫu tải xuống định dạng docx (word)

5000

Chỉ hiển thị với Phương án lập báo cáo thầu = "Lập báo cáo thầu"

Ghi chú phê duyệt.

Chức năng đính kèm chung hệ thống

Tham chiếu tài liệu URD

Tham chiếu tài liệu URD

Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

• Nhà thầu đề xuất
• Tệp đính kèm

1

Thẻ trạng thái

Hiển thị trạng thái công việc

Mặc định trạng thái hoàn thành với công việc sinh ra từ chức năng Lập báo cáo thầu lần

2

Nội dung công việc

Mặc định tên theo cấu hình trong node

Nhấn vào nội dung công việc hệ thống chuyển về màn hình Lập báo cáo thầu của gói thầu đó.

Hệ thống cho phép cấu hình node nào là node sinh ra công việc Lập báo cáo này (kiểm tra trùng chỉ do phép cấu hình duy nhất 01 node trong 01 quy trình)

3

Trạng thái không ưu tiên do công việc đã được hoàn thành.

Tuy nhiên với các công việc được sinh ra do bị từ chối phê duyệt → hệ thống mặc định trạng thái theo gói thầu.

4

5

Tên gói thầu - Mua sắm

6

Thời gian băt đầu

7

• Với công việc sinh ra tự động (lần đầu)
  • Thời gian bắt đầu = Thời điểm xác nhận lập báo cáo (thời điểm công việc được sinh ra
  • Thời gian kết thúc = Thờ điểm bắt đầu +  Thời gian cài đặt OLA trong quy trình (theo workingtime)
• Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC:
  • Thời gian bắt đầu: Thời điểm xác nhận lập báo cáo (thời điểm công việc được sinh ra
  • Thời gian kết thúc: Thời điểm bắt đầu + OLA phản hồi (còn lại) + OLA xử lý (còn lại) (tính theo working time).
  • Với trường hợp thời gian còn lại <0 → Thời gian bắt đầu = thời gian kết thúc
  • Thời gian còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó

8

Với trường hợp công việc sinh ra lần đầu: Hiển thị OLA phản hồi được cài đặt trong quy trình

Với trường hợp công việc sinh ra lần 2 trở đi: Hiển thị theo OLA còn lại của công việc

• OLA còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó
• Với TH OLA còn lại > 0: hiển thị thời gian còn lại

• Với TH OLA còn lại <=0 thì hiển thị = 0

9

Với trường hợp công việc sinh ra lần đầu: Hiển thị OLA xử lý được cài đặt trong quy trình

Với trường hợp công việc sinh ra lần 2 trở đi: Hiển thị theo OLA còn lại của công việc

• OLA còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó
• Với TH OLA còn lại > 0: hiển thị thời gian còn lại

• Với TH OLA còn lại <=0 thì hiển thị = 0

10

• Với công việc sinh ra tự đồng (lần đầu): Hiển thị thông tin người thực hiện lập báo cáo thầu (ảnh đại diện + tên + phòng ban).
• Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC: Hiển thị thông tin người từ chối/YCĐC (ảnh đại diện + tên + phòng ban).

11

12

13

14

10

Chỉ xem

5000

Chỉ xem

Ghi chú phê duyệt.

Chỉ xem

Chức năng đính kèm chung hệ thống

Cho phép người dùng nhập thông tin ghi chú khi phê duyệt

Chi xem

Bảng tổng hợp lịch sử, ghi chú phê duyệt của những thành viên đã phê duyệt trước đó.

Chỉ hiển thị nội dung phê duyêt (không hiển thị Yêu cầu điều chỉnh)

Bảng dữ liệu với các thông tin:

• Người phê duyệt
• Chức vụ
• Thời gian phê duyệt
• Ghi chú

Tham chiếu tài liệu URD

Tham chiếu tài liệu URD

Hiển thị Pop-up lý do yêu cầu điều chỉnh.

Hệ thống trả về bước "Lập báo cáo thầu mẫu 1"

Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

• Nhà thầu đề xuất
• Tệp đính kèm