Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên | Nguyễn Thanh Vân | |||
Chức danh | Business Analyst (BA) | |||
Ngày ký |
| |||
Jira Link | [BPMKVH-2442] Nhân viên kế hoạch - tổng hợp soạn thảo hợp đồng - Jira | |||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là nhân viên bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp tôi có thể tiếp nhận hoặc từ chối công việc từ giám đốc để thực hiện soạn thảo hợp đồng
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Nhân viên nhận thông báo công việc thông qua hệ thống/ email
- Nhân viên tiếp nhận và thực hiện soạn thảo hợp đồng:
- Lựa chọn phân luồng ký hợp đồng với Chủ đầu tư hay ký qua Tổng thầu Gencons/ 501.9
- Tự động lấy thông tin hợp đồng mẫu từ giai đoạn phát hành HSMT hoặc đàm phán/ thương thảo kèm các phụ lục
- Hiển thị tất cả hồ sơ dự thầu ( Trừ hồ sơ tài chính)
- Cho phép xem với định dạng Word, excel, pdf
- Cho phép tải xuống đối với tất cả các định dạng hồ sơ
- Tự động lấy thông tin của chủ đầu tư theo lựa chọn phân ký
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Người đại diện pháp luật
- Chọn thông tin kế toán trưởng tương ứng theo thông tin chủ đầu tư
- Tự động lấy thông tin của nhà thầu từ Báo cáo thầu được phê duyệt và các thông tin đi kèm từ nhà thầu trên hệ thống
- Tên công ty
- Mã số thuế
- Người đại diện pháp luật
- Thông tin tài khoản
- Giá trị gói thầu
- Tiến độ thực hiện
- Trường hợp chưa có hợp đồng mẫu (từ giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu hoặc đàm phán/ thương thảo) thì cho phép lấy hợp đồng mẫu từ hệ thống (lưu trữ của hệ thống)
- Cho phép đính kèm file
- Xem được trạng thái của hợp đồng
- Chờ thống nhất
- Đã thống nhất
- Quy tắc phân giao thống nhất hợp đồng
- Cấu hình rule phân công thống nhất phê duyệt
- Ban Tư vấn pháp lý: Giám đốc phụ trách → nhân viên → trưởng ban
- Ban QLTK/ Ban QLDA: Lấy theo đơn vị làm hồ sơ mời thầu
- Ban Nghiệp vụ tổng hợp: Đối với dự án bàn giao cơ quan nhà nước
- Thông tin phân công kế toán
- Kế toán trưởng được lấy từ Danh sách kế toán trưởng tương ứng Chủ đầu tư
- Trưởng ban kế toán theo thông tin người quản lý trực tiếp của kế toán trưởng
- Nhà thầu: tự động lấy thông tin cá nhân người liên hệ của nhà thầu
- Cài đặt thời gian có ý kiến cho các bên: ngày ... giờ ... phút ... giây
- Cho phép hoàn thành bước soạn thảo hợp đồng để tự động chuyển thống nhất theo luồng đã chọn
- Thông báo tới các thành viên và đại diện nhà thầu về việc thống nhất hợp đồng thông qua email và chuông thông báo
- Cấu hình rule phân công thống nhất phê duyệt
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
3.1.1: Màn hình Nhân viên KHTH soạn thảo và gửi thống nhất hợp đồng
3.1.2: Màn hình Pop-up "Danh mục hợp đồng mẫu"
3.2 Luồng:
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
4, Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
4.1. Màn hình Nhân viên KHTH soạn thảo và gửi thống nhất hợp đồng
Logic phân công: Nhân viên KHTH đã được Giám đốc KHTH lựa chọn ở bước trước đó tiếp nhận công việc
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Length (Độ dài ký tự) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Mã gói thầu | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin mã gói thầu | |
2 | Tên gói thầu | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin tên gói thầu | |
3 | Lĩnh vực | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin lĩnh vực gói thầu | |
4 | Loại gói thầu | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin loại gói thầu | |
5 | Bộ phận yêu cầu | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin bộ phận yêu cầu | |
6 | Người yêu cầu | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin người yêu cầu | |
7 | Dự án | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin dự án gói thầu | |
8 | Loại dự án | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin loại dự án gói thầu | |
9 | Chủ đầu tư | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin chủ đầu tư gói thầu | |
10 | Dự án bàn giao cơ quan nhà nước | Droplist | Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Thông tin dự án có/ không thuộc bàn giao cơ quan nhà nước. - Lấy dữ liệu từ trường "Dự án bàn giao cơ quan nhà nước" tại danh mục Dự án dựa trên mã dự án ở dòng 7 | ||
11 | Ưu tiên | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin mức độ ưu tiên gói thầu | |
12 | Tỷ lệ ưu tiên | Number |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin tỷ lệ ưu tiên gói thầu | |
13 | Tổng giá trị dự kiến | Number |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin tổng giá trị dự kiến gói thầu | |
14 | Ghi chú | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin ghi chú gói thầu | |
| 15 | Tài liệu đính kèm | iFrame |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Tài liệu đính kèm gói thầu | |
| 16 | Đơn vị ký hợp đồng | Droplist | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu - Hiển thị giá trị gợi ý “Chọn đơn vị ký hợp đồng” khi người dùng chưa thực hiện chọn. | - Cho phép người dùng lựa chọn đơn vị ký hợp đồng. - Dữ liệu được lấy từ trường "Mã số CĐT"+"Tên chủ đầu tư" trong Danh mục Chủ đầu tư.
| |
| 17 | Tên chủ đầu tư | Droplist |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin chủ đầu tư ứng với Mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16 - Dữ liệu được lấy từ Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục | |
18 | Mã số thuế (CĐT) | Text |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin mã số thuế ứng với Mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16 - Dữ liệu được lấy từ trường Mã số thuế trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục | |
19 | Người đại diện pháp lý (CĐT) | Text |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người đại diện pháp lý ứng với mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16 - Dữ liệu được lấy từ trường Đại diện pháp lý trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục | |
20 | Kế toán trưởng | Droplist | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu - Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc" - Hiển thị giá trị gợi ý “Chọn kế toán trưởng của chủ đầu tư” khi người dùng chưa thực hiện chọn. | - Cho phép người dùng lựa chọn kế toán trưởng của CĐT | |
21 | Trưởng ban kế toán | Droplist | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu - Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc" - Hiển thị giá trị gợi ý “Chọn trưởng ban kế toán của chủ đầu tư” khi trường không có dữ liệu | Hiển thị thông tin trưởng ban kế toán là người quản lý trực tiếp của nhân sự ở trường "Kế toán trưởng" Dữ liệu Người quản lý trực tiếp được lấy từ trường cùng tên tại màn hình Danh sách nhân viên trong Danh mục Cài đặt cơ sở thuộc phân hệ Quản lý người dùng dựa trên thông tin nhân viên ở trường "Kế toán trưởng" | |
22 | Ghi chú Hợp đồng mẫu | Text area | - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2. | Hiển thị ghi chú Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:
| ||
| 23 | Tệp đính kèm Hợp đồng mẫu | Button | - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm - Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2. | Hiển thị tệp đính kèm Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:
| ||
24 | Tải Hợp đồng mẫu | Button | Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up "Danh mục hợp đồng mẫu" | Hiển thị nút chức năng cho phép người dùng tải hợp đồng mẫu | ||
25 | Ghi chú Điều khoản thương mại | Text area | - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Chỉ hiển thị trường nếu thu thập được dữ liệu | - Hiển thị ghi chú Điều khoản thương mại - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu | ||
26 | Ghi chú Bản vẽ thiết kế | Text area |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị ghi chú Bản vẽ thiết kế - Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
27 | Tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế | Button |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm | - Hiển thị tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế - Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
28 | Bảng chi tiết Phạm vi công việc | iFrame |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị bảng chi tiết Phạm vi công việc - Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
29 | Ghi chú Phạm vi công việc | Text area |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị ghi chú Phạm vi công việc - Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
30 | Tệp đính kèm Phạm vi công việc | Button |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm | - Hiển thị tệp đính kèm Phạm vi công việc - Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
31 | Bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm | iFrame |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm - Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
32 | Ghi chú Tiêu chí thí nghiệm | Text area |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị ghi chú Tiêu chí thí nghiệm - Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
33 | Tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm | Button |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm | - Hiển thị tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm - Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
34 | Bảng chi tiết BoQ | iFrame |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị bảng chi tiết BoQ - Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
35 | Ghi chú BoQ | Text area |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị ghi chú BoQ - Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
36 | Tệp đính kèm BoQ | Button |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm | - Hiển thị tệp đính kèm BoQ - Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu | |
37 | Nhà thầu đề xuất | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị nhà thầu đề xuất - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu | |
| 38 | Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu Mẫu 2 | Button |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Cho phép tải về tệp đính kèm | - Hiển thị tài liệu đính kèm Báo cáo thầu Mẫu 2 - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu | |
39 | Tên nhà thầu | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin NT/NCC tương ứng với trường tên Nhà thầu đề xuất trong phần Thông tin Báo cáo thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
40 | Mã số thuế (NT) | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin mã số thuế tương ứng với trường tên Nhà thầu đề xuất trong phần Thông tin Báo cáo thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
41 | Người đại diện pháp lý (NT) | Text |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người đại diện pháp luật tương ứng với trường tên Nhà thầu đề xuất trong phần Thông tin Báo cáo thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
42 | Số tài khoản | Text | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Hiển thị số tài khoản ngân hàng thụ hưởng - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu | |
43 | Ngân hàng | Text | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Cho phép người dùng nhập tên ngân hàng thụ hưởng | |
44 | Họ và tên người liên hệ | Droplist |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
45 | Chức vụ | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
46 | Số điện thoại | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | |
47 | Text |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC | ||
| 48 | Giá trị gói thầu | Number | x | - Cho phép chỉnh sửa dữ liệu | - Hiển thị thông tin giá trị gói thầu được lấy:
| |
49 | Tiến độ thực hiện | Text area | Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | - Hiển thị tiến độ thực hiện gói thầu - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu | ||
50 | Ghi chú Soạn thảo hợp đồng | Text area | 5000 | Cho phép người dùng nhập ghi chú soạn thảo hợp đồng | ||
51 | Tài liệu đính kèm Soạn thảo hợp đồng | Button | X | - Cho phép người dùng xem lại tệp đính kèm - Cho phép người dùng tải về tệp đính kèm | - Cho phép người dùng đính kèm tệp lên hệ thống | |
| 52 | Tiếp nhận | Button |
|
| Tham chiếu tài liệu URD | |
| 53 | Lưu nháp | Button |
|
| Tham chiếu tài liệu URD | |
| 54 | Tạm dừng | Button |
|
| Tham chiếu tài liệu URD | |
| 55 | Tiếp tục | Button | Tham chiếu tài liệu URD | |||
| 56 | Hoàn thành | Button |
|
| Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc |
4.2. Màn hình Pop-up "Danh mục hợp đồng mẫu"
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Length (Độ dài ký tự) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | STT | Number |
| Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu | Thông tin số thứ tự | |
2 | Tên thư mục | Text |
| - Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu - Khi người dùng nhấn vào tên 1 thư mục bất kì, hệ thống sẽ hiển thị droplist các thành phần thuộc thư mục đó. | - Thể hiện tên của thư mục - Dữ liệu thư mục được lấy từ thư mục cấp 1.1 của thư mục "Danh mục hợp đồng mẫu" tại màn hình Thư mục không theo quy trình theo Danh mục tài liệu từ phân hệ Quản lý tài liệu | |
3 | Nút tải xuống | Button |
| - Khi người dùng nhấn vào nút, hệ thống mở ra pop-up "Save as" để cho phép người dùng lựa chọn vị trí được lưu - File tải xuống >= 50MB, hệ thống tự động zip lại file tải xuống | Thể hiện nút chức năng cho phép tải xuống thư mục/ tài liệu | |
4 | Tìm kiếm theo tên | Search box | - Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục/tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime). | Thể hiện ô tìm kiếm cho phép người dùng tìm tài liệu hoặc thư mục. | ||
5 | Nút đóng "X" | Button |
| Khi nhấn → đóng popup, quay lại màn hình trước. | Thể hiện nút chức năng cho phép đóng pop-up |