Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BPMKVH-4305] Tích hợp SAP - Đồng bộ thông tin nhà thầu - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là admin nghiệp vụ, Tôi muốn đồng bộ thông tin danh mục nhà thầu, nhà cung cấp từ BPM về SAP 

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp/nhà thầu từ nền tảng BPM sang hệ thống SAP sau khi người dùng hoàn tất thao tác Tạo mới/Chỉnh sửa.

    1. Loại nhà cung cấp (BP type)

      1. Cá nhân: 1
      2. Tổ chức: 2

    2. Nhóm nhà cung cấp

    3. Title:

      1. Cá nhân: Ông/Bà
      2. Tổ chức: Company
    4. Tên nhà cung cấp
      1. Cá nhân
        1. First name: Cắt chữ đầu của trường Tên nhà cung cấp
        2. Last name: Cắt các ký tự còn lại của Tên nhà cung cấp
      2. Tổ chức
        1. Name1: Tên rút gọn của tên nhà cung cấp
        2. Name2: Cắt 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
        3. Name 3: Cắt 40 ký tự sau của tên nhà cung cấp
    5. MST/CCCD: Truyền theo BP type
      1. Loại mã số thuế
        1. CRM001: CCCD ( BP type= 1)
        2. CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( BP type= 2)
      2. Mã số thuế/CCCD
    6. Tỉnh/TP
    7. Phường, Xã
    8. Quốc gia
    9. Địa chỉ
    10. Đại diện pháp lý
    11. Ngành nghề
    12. BP role
      1. Trường hợp 1 ncc  chưa giao dịch, mặc định BP role 000000 – Business Partner (Gen.)
      2. Trường hợp 2 ncc đã ký hợp đồng, call api tạo ncc với 2 BP role
        1. FLVN00 – Vendor ( Role tạo hợp đồng)
        2. FLVN01 - MM Vendor ( Role hạch toán chứng từ)
    13. Các thông tin bổ sung khi call api trường hợp 2 của BP role
      1. Mã chủ đầu tư
      2. Tài khoản hạch toán: Để giá trị mặc định: 3311000000
      3. Tổ chức mua hàng
        1. 1101 - BĐS
        2. 1102 - KCN
        3. 1301 - TNL 
  2. Tôi muốn lưu được thông tin mã nhà cung cấp, nhà thầu tương ứng của SAP trả về
  3. Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp, nhà thầu sang hệ thống SAP theo sự kiện khi có thông tin cập nhật tại danh mục nhà cung cấp, nhà thầu
  4. Tôi muốn quản lý được lịch sử đồng bộ danh mục
    1. Thời gian băt đầu
    2. Thời gian kết thúc
    3. Người đồng bộ
    4. Trạng thái
    5. Mã lỗi
    6. Mô tả lỗi
  5. Tôi muốn lọc được thông tin lịch sử đồng bộ theo
    1. Ngày: Từ- Đến
    2. Người đồng bộ
    3. Trạng thái
    4. Mã lỗi
TTTên trườngMô tảField nameLoại dữ liệuĐộ dàiBắt buộcGhi chú
1Loại nhà cung cấp (BP type)1 - Person
2 - Organization		BP typeCHAR1x
2Nhóm nhà cung cấp 
GrouppingCHAR4xDanh mục:Trong nước/Nước ngoài/Cán bộ nhân viên
3TitleBP type = 1 thì lựa chọn ông/bà
BP type = 2 thì lựa chọn company		TitleCHAR40
Danh mục:  Ông bà/ Cá nhân, Company/ Tổ chức
4Tên nhà cung cấp






Nếu là cá nhânBP type =1
4.1First nameHọ NCC
Ví dụ: Bùi		First nameCHAR40xCắt chữ đầu của tên nhà cung cấp
4.2Last nameTên NCC
Ví dụ: Bùi		Last nameCHAR40xCắt các chữ còn lại của tên nhà cung cấp

Nếu là tổ chức công ty
BP type = 2
5.1Name1Tên rút ngọn (*)Name1CHAR40xLấy tên rút gọn của tên nhà cung cấp
5.2Name2Tên đầy đủName2CHAR40xLấy 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
5.3Name 3Tên còn lại của name 2 ( TH name 2 không đủ ký tự)Name3CHAR40
Lấy 40 ký tự còn lại của tên NCC nếu có
6MST/CCCD





6.1Loại mã số thuếLoại MST:
CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( mặc định với BP type là 2)
CRM001: CCCD ( mặc định với BP type là 1)		Identification typeCHAR6x
6.2Identification numberMã số thuế / CCCDIdentification numberCHAR60xLấy MST/CCCD
7Tỉnh/TP
CityCHAR40

8Phường, Xã
Street 1CHAR60

9Quốc giaVNCountryCHAR3x
10Địa chỉ





11Đại diện pháp lýTên người đại diện theo PLTên người đại diện theo PLCHAR132

12Ngành nghềNgành nghề KDNgành nghề KDCHAR132
Lấy ngành nghề kinh doanh chính của lĩnh vực chính
18Bp roleMặc định tạo 1 role:
000000 – Business Partner (Gen.)
Trên nghiệp vụ khi có thông tin chủ đầu tư sẽ extend thêm 2 role:
FLVN00 – Vendor
FLVN01 - MM Vendor
CHAR6xDanh mục
19Mã chủ đầu tư

Danh mục BPM đồng bộ theo SAP 

Đẩy thông tin mã chủ đầu tư theo mã chủ đầu tư dự án của hợp đồng 

Company CodeCHAR4xDanh mục
20Tài khoản hạch toánĐể giá trị mặc định: 3311000000Reconcilation acctCHAR10x
21Tổ chức mua hàng

Đẩy thông tin tổ chức mua hàng theo hợp đồng 

1101 - BĐS
1102 - KCN
1301 - TNL 

Purchasing orgCHAR4x
Output
1Mã nhà cung cấp SAP




Mã SAP trả về

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UI/UX:

3.2 Luồng:


3.3. API Spec: 

Method


URL


1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values






2. Body

STT

Path

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values















3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values




















3.4. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:













3.4.1.1. Màn hình Thêm mới nhà cung cấp - Tab Thông tin chung

Cách truy cập:  Phân hệ Quản lý danh mục > mục Danh mục nhà cung cấp > Nút Thêm mới > Tab Thông tin chung

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy địnhMô tả
1Tab Thông tin chungThẻ giao diện (Tab)Không bắt buộc- Cho phép người dùng nhấn để chọn thẻ “Thông tin chung”.
- Sau khi người dùng nhấn chọn, hệ thống hiển thị nội dung thuộc nhóm Thông tin chung và ẩn nội dung của các thẻ còn lại.		Thể hiện nội dung nhóm Thông tin chung 
2Loại nhà cung cấp*Lựa chọn đơn (Radio)Bắt buộc- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách phương án của trường gồm:

  • Cá nhân 

  • Tổ chức 

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP:

  • Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường BP Type trên hệ thống SAP.
  • Quy tắc ghi nhận giá trị trên SAP: 

    • Giá trị Cá nhân được ghi nhận là 1.

    • Giá trị Tổ chức được ghi nhận là 2

Thể hiện trường lựa chọn đơn (dạng Radio) để khai báo thông tin nhóm nhà cung cấp.
3Trạng thái hoạt độngCông tắc (Toggle)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để chuyển đổi giữa 02 trạng thái: 

  • Bật (ON)
  • Tắt (OFF)

-  Hệ thống hiển thị mặc định giá trị: Bật

Thể hiện công tắc về trạng thái hoạt động của nhà cung cấp để xác định tình trạng hiệu lực của nhà cung cấp trên hệ thống.

Nhánh Loại nhà cung cấp = Cá nhân

Danh xưng Lựa chọn (Select)Không bắt buộc- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách phương án của trường gồm:

  • Ông 

  • Bà

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP: Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Title trên SAP.

Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin danh xưng của loại nhà cung cấp = 1 (Cá nhân/Person).

Tên nhà cung cấp*Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép nhập tên nhà cung cấp gồm 02 thành phần:

  • Họ và tên đệm: Tham chiếu STT 1.1.12.1.2.1

  • Tên: Tham chiếu STT 1.1.12.1.2.2

Thể hiện nhóm trường nhập văn bản để khai báo Tên nhà cung cấp (Cá nhân), gồm 02 trường con:

  • Họ và tên đệm (STT 1.1.12.1.2.1)
  • Tên (STT 1.1.12.1.2.2)

Họ*Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin họ và tên đệm của nhà cung cấp.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP:

  • Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Last Name trên SAP.

  • Giá trị Họ được xác định là từ đầu tiên trong chuỗi họ tên đầy đủ.

- Thể hiệntrường nhập văn bản để khai báo họ và tên đệm của nhà cung cấp.

  • Ví dụ: "Bùi Huỳnh Anh” → Họ= “Bùi”

Tên và tên đệm*Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin tên của nhà cung cấp.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP:

  • Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường First Name trên SAP.

  • Giá trị là toàn bộ phần còn lại sau Họ.

- Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo tên của nhà cung cấp.

  • Ví dụ: “Bùi Huỳnh Anh” → Tên và Tên đệm= “Huỳnh Anh”

Loại mã số thuế




Nhánh Loại nhà cung cấp = 2 (Tổ chức/Organization)

Danh xưng Lựa chọn (Select)Không bắt buộc

- Khi Loại nhà cung cấp = 2 (Tổ chức/Organization), hệ thống tự động hiển thị mặc định giá trị “Công ty”.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP: Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Title trên SAP.

  • Giá trị Công ty được ghi nhận là Company.
Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin danh xưng của loại nhà cung cấp = 2 (Tổ chức/Organization).

Tên nhà cung cấp*Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép nhập tên nhà cung cấp gồm 03 thành phần:


Thể hiện nhóm trường nhập văn bản để khai báo Tên nhà cung cấp (Tổ chức), gồm 03 trường con:


Tên rút ngọn *Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin tên viết tắt/ tên giao dịch ngắn của nhà cung cấp.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP: Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Name 1 trên SAP.

- Giới hạn tối đa 40 ký tự.

- Khi vượt quá 40 ký tự, hệ thống hiển thị thông báo(toast):

“Không thành công

Tên rút ngọn không được vượt quá 40 ký tự.”

Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo tên viết tắt/ tên giao dịch ngắn của nhà cung cấp.

Tên đầy đủ*Văn bản (Text)Bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin tên đầy đủ theo đăng ký pháp lý của nhà cung cấp.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP:

  • Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Name 2 trên SAP.

- Giới hạn tối đa 40 ký tự.

- Khi vượt quá 40 ký tự, hệ thống hiển thị thông báo(toast):

“Không thành công

Tên rút ngọn không được vượt quá 40 ký tự.”

Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo tên đầy đủ theo đăng ký pháp lý của nhà cung cấp.

Tên bổ sung Văn bản (Text)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin phần tên bổ sung trong trường hợp tên đầy đủ vượt quá giới hạn ký tự.

- Khi tích hợp sang hệ thống SAP: Dữ liệu được ánh xạ (mapping) sang trường Name 3 trên SAP.

- Giới hạn tối đa 40 ký tự.

- Khi vượt quá 40 ký tự, hệ thống hiển thị thông báo(toast):

“Không thành công

Tên rút ngọn không được vượt quá 40 ký tự.”

Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo phần tên bổ sung của nhà cung cấp.





























































Mã số thuế/CCCD*Văn bản (Text)Bắt buộc- Cho phép người dùng nhập thông tin
- Sau khi nhập, hệ thống ghi nhận giá trị nhập vào và thực hiện làm sạch dữ liệu (loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối).		Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo thông tin mã số thuế/CCCD của nhà cung cấp.

Tỉnh/Thành phốLựa chọn (Select)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách thả xuống của trường
- Sau khi chọn, hệ thống hiển thị giá trị được chọn.

- Khi thay đổi giá trị tỉnh/thành phố được chọn, hệ thống tự động làm mới (reset) trường Phường/Xã (STT 1.1.4).

Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin tỉnh/thành phố.

Phường/XãLựa chọn (Select)Không bắt buộcChỉ cho phép chọn giá trị Phường/Xã sau khi người dùng đã chọn giá trị Tỉnh/Thành phố.Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin phường/xã phụ thuộc theo giá trị tỉnh/thành phố đã chọn (STT 1.1.3).

Địa chỉVăn bản (Text)Không bắt buộc- Cho phép người dùng nhập thông tin địa chỉ chi tiết.
- Sau khi nhập, hệ thống ghi nhận giá trị người dùng nhập và thực hiện làm sạch dữ liệu (loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối).		Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo thông tin địa chỉ.

Đại diện pháp lýVăn bản (Text)Không bắt buộc- Cho phép người dùng nhập thông tin đại diện pháp lý.
- Sau khi nhập, hệ thống ghi nhận giá trị người dùng nhập và thực hiện làm sạch dữ liệu (loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối).		Thể hiện trường nhập văn bản để khai báo thông tin đại diện pháp lý.

Lĩnh vực chính*Lựa chọn (Select)Bắt buộc

- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách thả xuống của trường
- Sau khi chọn, hệ thống hiển thị giá trị được chọn.

- Khi thay đổi giá trị lĩnh vực chính được chọn, hệ thống tự động làm mới (reset) trường lĩnh vực phụ (STT 1.1.8).

Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin lĩnh vực chính.

Lĩnh vực phụLựa chọn (Select)Không bắt buộc- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách thả xuống của trường
- Sau khi chọn, hệ thống hiển thị giá trị được chọn.		Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin lĩnh vực phụ phụ thuộc theo giá trị lĩnh vực chính đã chọn (STT 1.1.7).

Ngành nghề kinh doanh chính*Lựa chọn (Select)Bắt buộc

- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách thả xuống của trường
- Sau khi chọn, hệ thống hiển thị giá trị được chọn.

- Khi thay đổi giá trị lĩnh vực chính được chọn, hệ thống tự động làm mới (reset) trường ngành nghề kinh doanh phụ (STT 1.1.10).

Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin ngành nghề kinh doanh chính*.

Ngành nghề kinh doanh phụLựa chọn (Select)Không bắt buộc- Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách thả xuống của trường
- Sau khi chọn, hệ thống hiển thị giá trị được chọn.		Thể hiện trường lựa chọn (select) để khai báo thông tin ngành nghề kinh doanh phụ phụ thuộc theo giá trị ngành nghề kinh doanh chính* đã chọn (STT 1.1.9).

Nhóm nhà cung cấpLựa chọn đơn (Radio)Bắt buộc

Cho phép người dùng chọn 01 giá trị từ danh sách phương án của trường gồm:

  • Trong nước
  • Nước ngoài
  • Cán bộ nhân viên
Thể hiện trường lựa chọn đơn (dạng Radio) để khai báo thông tin nhóm nhà cung cấp.

Loại mã số thuếLựa chọn (Select)Bắt buộcLoại MST:
CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( mặc định với BP type là 2)
CRM001: CCCD ( mặc định với BP type là 1)































3.4.1.2. Xuất file excel

Cách truy cập:  Nhấn vào nút Xuất file excel tại màn hình Nhà cung cấp

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy địnhMô tả
1