Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BPMKVH-4305] Tích hợp SAP - Đồng bộ thông tin nhà thầu - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là admin nghiệp vụ, Tôi muốn đồng bộ thông tin danh mục nhà thầu, nhà cung cấp từ BPM về SAP 

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp/nhà thầu từ nền tảng BPM sang hệ thống SAP sau khi người dùng hoàn tất thao tác Tạo mới/Chỉnh sửa.

    1. Loại nhà cung cấp (BP type)

      1. Cá nhân: 1
      2. Tổ chức: 2

    2. Nhóm nhà cung cấp

    3. Title:

      1. Cá nhân: Ông/Bà
      2. Tổ chức: Company
    4. Tên nhà cung cấp
      1. Cá nhân
        1. First name: Cắt chữ đầu của trường Tên nhà cung cấp
        2. Last name: Cắt các ký tự còn lại của Tên nhà cung cấp
      2. Tổ chức
        1. Name1: Tên rút gọn của tên nhà cung cấp
        2. Name2: Cắt 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
        3. Name 3: Cắt 40 ký tự sau của tên nhà cung cấp
    5. MST/CCCD: Truyền theo BP type
      1. Loại mã số thuế
        1. CRM001: CCCD ( BP type= 1)
        2. CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( BP type= 2)
      2. Mã số thuế/CCCD
    6. Tỉnh/TP
    7. Phường, Xã
    8. Quốc gia
    9. Địa chỉ
    10. Đại diện pháp lý
    11. Ngành nghề
    12. BP role
      1. Trường hợp 1 ncc  chưa giao dịch, mặc định BP role 000000 – Business Partner (Gen.)
      2. Trường hợp 2 ncc đã ký hợp đồng, call api tạo ncc với 2 BP role
        1. FLVN00 – Vendor ( Role tạo hợp đồng)
        2. FLVN01 - MM Vendor ( Role hạch toán chứng từ)
    13. Các thông tin bổ sung khi call api trường hợp 2 của BP role
      1. Mã chủ đầu tư
      2. Tài khoản hạch toán: Để giá trị mặc định: 3311000000
      3. Tổ chức mua hàng
        1. 1101 - BĐS
        2. 1102 - KCN
        3. 1301 - TNL 
  2. Tôi muốn lưu được thông tin mã nhà cung cấp, nhà thầu tương ứng của SAP trả về
  3. Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp, nhà thầu sang hệ thống SAP theo sự kiện khi có thông tin cập nhật tại danh mục nhà cung cấp, nhà thầu
  4. Tôi muốn quản lý được lịch sử đồng bộ danh mục
    1. Thời gian băt đầu
    2. Thời gian kết thúc
    3. Người đồng bộ
    4. MST/CCCD
    5. Mã NCC tại SAP
    6. Trạng thái
    7. Mã lỗi
    8. Mô tả lỗi
  5. Tôi muốn lọc được thông tin lịch sử đồng bộ theo
    1. Ngày: Từ- Đến
    2. Người đồng bộ
    3. MST/CCCD
    4. Mã NCC tại SAP
    5. Trạng thái
    6. Mã lỗi
TTTên trườngMô tảField nameLoại dữ liệuĐộ dàiBắt buộcGhi chú
1Loại nhà cung cấp (BP type)1 - Person
2 - Organization		BP typeCHAR1x
2Nhóm nhà cung cấp 
GrouppingCHAR4xDanh mục:Trong nước/Nước ngoài/Cán bộ nhân viên
3TitleBP type = 1 thì lựa chọn ông/bà
BP type = 2 thì lựa chọn company		TitleCHAR40
Danh mục:  Ông bà/ Cá nhân, Company/ Tổ chức
4Tên nhà cung cấp






Nếu là cá nhânBP type =1
4.1First nameHọ NCC
Ví dụ: Bùi		First nameCHAR40xCắt chữ đầu của tên nhà cung cấp
4.2Last nameTên NCC
Ví dụ: Bùi		Last nameCHAR40xCắt các chữ còn lại của tên nhà cung cấp

Nếu là tổ chức công ty
BP type = 2
5.1Name1Tên rút ngọn (*)Name1CHAR40xLấy tên rút gọn của tên nhà cung cấp
5.2Name2Tên đầy đủName2CHAR40xLấy 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
5.3Name 3Tên còn lại của name 2 ( TH name 2 không đủ ký tự)Name3CHAR40
Lấy 40 ký tự còn lại của tên NCC nếu có
6MST/CCCD





6.1Loại mã số thuếLoại MST:
CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( mặc định với BP type là 2)
CRM001: CCCD ( mặc định với BP type là 1)		Identification typeCHAR6x
6.2Identification numberMã số thuế / CCCDIdentification numberCHAR60xLấy MST/CCCD
7Tỉnh/TP
CityCHAR40

8Phường, Xã
Street 1CHAR60

9Quốc giaVNCountryCHAR3x
10Địa chỉ





11Đại diện pháp lýTên người đại diện theo PLTên người đại diện theo PLCHAR132

12Ngành nghềNgành nghề KDNgành nghề KDCHAR132
Lấy ngành nghề kinh doanh chính của lĩnh vực chính
18Bp roleMặc định tạo 1 role:
000000 – Business Partner (Gen.)
Trên nghiệp vụ khi có thông tin chủ đầu tư sẽ extend thêm 2 role:
FLVN00 – Vendor
FLVN01 - MM Vendor
CHAR6xDanh mục
19Mã chủ đầu tư

Danh mục BPM đồng bộ theo SAP 

Đẩy thông tin mã chủ đầu tư theo mã chủ đầu tư dự án của hợp đồng 

Company CodeCHAR4xDanh mục
20Tài khoản hạch toánĐể giá trị mặc định: 3311000000Reconcilation acctCHAR10x
21Tổ chức mua hàng

Đẩy thông tin tổ chức mua hàng theo hợp đồng 

1101 - BĐS
1102 - KCN
1301 - TNL 

Purchasing orgCHAR4x
Output
1Mã nhà cung cấp SAP




Mã SAP trả về

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UI/UX:

3.2 Luồng:


3.3. API Spec: 

Method


URL


1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values






2. Body

STT

Path

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values















3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values



















3.4. Mô tả những trường thông tin trên màn hình:

3.4.1. Màn hình Tích hợp SAP

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy địnhMô tả
1Tab Nhà cung cấpThẻ giao diện (Tab)Không bắt buộc

- Hệ thống cho phép người dùng nhấn để lựa chọn tab.
- Sau khi người dùng nhấn chọn, hành vi hệ thống như sau:

  • Tab được chọn được làm nổi bật.
  • Hệ thống chỉ hiển thị nội dung của tab được chọn và ẩn các tab còn lại.
Thể hiện thông tin tích hợp dữ liệu nhà cung cấp từ BPM sang SAP.
2

STT

Số (Number)Không bắt buộc

- Hệ thống tự động gán STT theo thời gian đồng bộ gần nhất: giao dịch đồng bộ gần nhận STT nhỏ hơn, giao dịch đồng bộ gần xa hơn nhận STT lớn hơn.
- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiện thứ tự các bản ghi.

3Thời gian bắt đầuThời gian (date-time)Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị thời điểm bắt đầu đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

- Thời điểm đồng bộ:  Khi có phát sinh tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tạiDanh mục NCC .

- Định dạng: dd/mm/yyyy - hh:mm

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiện thời điểm hệ thống bắt đầu đồng bộ thông tin Nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

4Thời gian kết thúcThời gian (date-time)Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị thời điểm kết thúc đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

- Thời điểm đồng bộ:  Hệ thống nhận được phản hồi từ SAP về kết quả xử lý dữ liệu (thành công hoặc thất bại).

- Định dạng: dd/mm/yyyy - hh:mm

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiện thời điểm hệ thống kết thúc đồng bộ thông tin Nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

5

Loại mã số thuế/CCCD

Văn bản (Text)Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị 1 trong 2 giá trị bao gồm:

  • CRM001
  • CRM002

- Nguyên tắc xác định giá trị hiển thị:

Trường hợp 1: Hiển thị CRM001

  • Tại BPM: Loại nhà cung cấp = Cá nhân

  • Tại SAP: BP Type = 1

Trường hợp 2: Hiển thị CRM002

  • Tại BPM: Loại nhà cung cấp = Tổ chức

  • Tại SAP: BP Type = 2

Thể hiện thông tin loại mã số thuế/CCCD của nhà cung cấp tại thời điểm đồng bộ dữ liệu từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

6

Mã số thuế/ CCCD

Văn bản (Text)Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị Mã số thuế/ CCCD theo thông tin Nhà cung cấp tại thời điểm thực hiện đồng bộ. 

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.


Thể hiện thông tin mã số thuế/CCCD của nhà cung cấp tại thời điểm đồng bộ dữ liệu từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

7

Mã NCC tại SAP

Văn bản (Text)Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị mã nhà cung cấp từ hệ thống SAP khi đồng bộ dữ liệu giữa 2 nền tảng.

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiện mã số thuế/CCCD của nhà cung cấp tại thời điểm đồng bộ dữ liệu từ BPM sang SAP.

8Người đồng bộVăn bản (Text)Không bắt buộc

-  Hệ thống mặc định hiển thị giá trị: "Hệ thống” do: quá trình đồng bộ được hệ thống tự động kích hoạt ngay sau khi người dùng hoàn tất thao tác Tạo mới/Chỉnh sửa tại Danh mục NCC .

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiện chủ thể thực hiện đồng bộ thông tin nhà cung cấp  từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

9Trạng tháiVăn bản (Text)Không bắt buộc

-  Danh sách giá trị trạng thái đồng bộ gồm:

  • Thành công
  • Thất bại
  • Đang đồng bộ

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.

Thể hiển trạng thái đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

10Mã lỗiĐường dẫn (Hyperlink)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mã lỗi khi đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

-  Hệ thống cho phép người dùng nhấn vào mã lỗi để hiển thị pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại” và xem chi tiết lỗi.

- Pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại” và xem chi tiết lỗi: tham chiếu mục 3.4.2. Màn hình pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại”

Thể hiện mã lỗi khi đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.

11Nút Bộ lọc Nút chức năng (Button)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị nút chức năng bộ lọc

-  Sau khi người dùng nhấn nút bộ lọc, hệ thống mở màn hình pop-up bộ lọc.

- Pop-up Bộ lọc: tham chiếu mục 3.4.3. Màn hình pop-up Bộ Lọc

Thể hiện nút chức năng cho phép mở màn hình pop-up bộ lọc.

3.4.2. Màn hình pop-up cảnh báo "Đồng bộ thất bại”

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp > Đường dẫn Mô tả lỗi tại cột Mô tả lỗi

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy địnhMô tả
1Tên mã lỗiVăn bản (Text)Không bắt buộc

Hệ thống hiển thị tên mã lỗi

Thể hiện tên mã lỗi
2Mô tả lỗiVăn bản (Text)Không bắt buộc

Hệ thống hiển thị mô tả lỗi

Thể hiện mô tả lỗi
3Nút ThoátNút chức năng (Button)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị nút chức năng thoát

-  Sau khi nhấn hệ thống cho phép thoát khỏi màn hình pop-up cảnh báo Đồng bộ thất bại

Thể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình pop-up cảnh báo Đồng bộ thất bại


3.4.3. Màn hình pop-up "Bộ lọc"

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp > Nút Bộ lọc

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy địnhMô tả
1Khoảng thời gianNgày tháng năm (date)Không bắt buộc

-  Hệ điều kiện lọc theo thời gian đồng bộ gồm 2 trường:

  • Từ ngày: Tham chiếu STT 1.1
  • Đến ngày: Tham chiếu STT 1.2

Thể hiện điều kiện lọc theo thời gian đồng bộ 

1.1Từ ngàyNgày tháng năm (date)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc
1.2Đến ngàyNgày tháng năm (date)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện mốc thời gian kết thúc của khoảng lọc
2Người đồng bộ
Không bắt buộc


Xem xét ko lọc theo trường này vì 
3MST/CCCDVăn bản (Text)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
4Mã NCC tại SAPVăn bản (Text)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
5Trạng tháiLựa chọn (Select)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
6Mã lỗiVăn bản (Text)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
7Nút XNút chức năng (Button)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
8Nút Áp dụngNút chức năng (Button)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện
9Nút Đặt lạiNút chức năng (Button)Không bắt buộc

-  Hệ thống hiển thị mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc và cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. 

-  Sau khi chọn, hành vi hệ thống ntn

Thể hiện