Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BSHKVH-1256] Cấu hình động & đo lường OLA/SLA theo tham số đầu vào từng node quy trình - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

- Là chủ sở hữu quy trình, tôi có thể thực hiện cấu hình OLA theo các tham số đầu vào cho từng node quy trình
- Là chủ sở hữu quy trình, tôi muốn hệ thống tính toán và đo lường tự đông OLA/SLA theo các dữ liệu thực thế quy trình

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

2.1. PHẦN I: Cấu hình OLA:

2.1.1. Tôi có thể khai báo thời gian OLA cho từng node quy trình bất kỳ trên hệ thống

- OLA phản hồi (từ thời điểm phát sinh công việc đến thời điểm tiếp nhận/ từ chối công việc)
- OLA xử lý (từ thời điểm tiếp nhận công việc đến thời điểm hoàn thành công việc)

2.1.2. Tôi có thể chọn các tham số ảnh hưởng đến OLA để cài đặt dựa trên các tham số được lấy từ màn hình nhập liệu của node

- Ví dụ những tham số được lấy từ màn hình nhập liệu của node, bao gồm:

- Điều kiện cấu hình được mô tả trong bảng dưới đây:

Kiểu dữ liệu so sánh

Kiểu điều kiện

Text field, Text area

So sánh bằng: =, != 

Nằm trong nhóm: In [ ..], not in []

Number

So sánh bằng: =, != 

Nằm trong nhóm: In [ ..], not in []

So sánh trong khoảng: <, >, <=, >=

Datetime

So sánh bằng: =, != 

So sánh trong khoảng: <, >, <=, >=

Danh mục 

So sánh bằng: =, != 

Nằm trong nhóm: In [ ..], not in []

Check box

So sánh True, False

- Lưu ý: Trường hợp không thuộc bộ điều kiện nào, lấy OLA khai báo trong tab cơ bản.

2.1.3. Tôi có thể nhập OLA với định dạng ngày, giờ, phút, giây cho từng dòng điều kiện

2.1.4. Cho phép khai báo tỉ lệ ưu tiên (x%) OLA các trường hợp đặc biệt (ưu tiên) → OLA của quy trình giảm tương ứng (x%)

2.1.5. Cho phép import/export dữ liệu OLA từ excel

- Cho phép tải file cấu hình OLA 
- Cho phép export template file excel mẫu.
- Cho phép người dùng chọn và tải lên (import) file Excel theo đúng định dạng mẫu. Nếu có lỗi hiển thị danh sách lỗi, có thể tải file lỗi.

2.1.6. Cho phép khai báo tỉ lệ (x%) thời gian để hệ thống gửi thông báo cảnh báo thời gian còn lại thực hiện công việc của mỗi node

2.1.7. Hệ thống tự động tính OLA = SLA/ chia đều cho các node phân công linh động.

2.1.8. Cho phép hệ thống tự động tính toán nhận diện SLA tiêu chuẩn dựa trên các dữ liệu OLA đã cài đặt trong các node thuộc các sub-process theo logic

- SLA phản hồi = OLA phản hồi cài đặt cho node đầu tiên của sub-process
- SLA xử lý = tổng OLA xử lý + phản hồi của các node trong sub-process

2.1.9. Cho phép chủ sở hữu quy trình cập nhật OLA khi có thay đổi và lưu lại version để so sánh đánh giá hiệu suất từng giai đoạn

- Lưu version theo các lần cập nhập
- Thêm mới version, version mới hoạt động thì các hồ sơ cũ vẫn được tính theo dữ liệu OLA cũ
- Trạng thái các version: Hoạt động, ngừng hoạt động

2.2. PHẦN II: Tự động đo lường OLA/SLA

    1. Khi công việc phát sinh mới → hệ thống ghi nhận và đếm ngược đến thời điểm người dùng bấm tiếp nhận/ từ chối

    2. Hệ thống gửi cảnh báo thời hạn tiếp nhận (theo tỉ lệ thời gian cài đặt) cho người dùng

    3. Khi công việc được tiếp nhận/ từ chối → hệ thống ghi nhận OLA phản hồi thực tế = thời điểm tiếp tiếp nhận/ từ chối - thời điểm sinh công việc và so sánh với OLA phản hồi cài đặt

      • Nếu OLA phản hồi thực tế =< OLA phản hồi → Đúng hạn

      • Nếu OLA phản hồi thực tế > OLA phản hồi → Quá hạn

      • Hệ thống gửi thông báo vi phạm OLA phản hồi cho người dùng + số thời gian quá hạn

    4. Cho phép tự động cộng dồn OLA của 1 node theo các vòng hồ sơ bị trả lại để xác định vi phạm node OLA

    5. Cho phép hiển thị thời gian OLA còn lại đếm ngược trên màn hình công việc cho người dùng

    6. Cho phép dừng tính OLA trong trường hợp người dùng tạm dừng công việc

      • Người dùng nhập nguyên nhân tạm dừng

      • Người dùng nhập thời gian tạm dừng: ngày, giờ, phút, giây

      • Thời gian tính tiếp OLA từ khi người dùng bấm tiếp tục thực hiện công việc hoặc từ thời điểm hết thời gian tạm dừng

    7. Cho phép chuyển tiếp OLA trong trường hợp thay đổi cá nhân thực hiện,

      • OLA được tính cho người được chuyển tiếp bằng OLA cài đặt - OLA đã sử dụng

      • Chuyển thông báo cảnh báo tới người được chuyển tiếp

    8. Khi công việc được hoàn thành → hệ thống ghi nhận OLA xử lý thực tế bằng thời điểm hoàn thành - thời điểm tiếp nhận 

      • Nếu OLA xử lý thực tế > OLA xử lý → Quá hạn

      • Nếu OLA xử lý thực tế =< OLA xử lý → Đúng hạn

    9. Hệ thống tự động đo lường SLA của các sub-process 

      • SLA phản hồi thực tế = thời điểm người dùng đầu tiên trong sub-process bấm tiếp nhận/ từ chối - thời điểm công việc xuất hiện trong sub-process

      • SLA xử lý thực tế =  thời điểm người dùng cuối cùng trong sub-process bấm hoàn thành công việc - thời điểm người dùng đầu tiên trong sub-process bấm tiếp nhận/ từ chối

2.3. Tổng kết những phần bổ sung/chỉnh sửa

3. Mô tả

PHẦN II Tự động đo lường OLA/SLA

3.1. Tiêu chí 1: Khi công việc phát sinh mới → hệ thống ghi nhận và đếm ngược đến thời điểm người dùng bấm tiếp nhận/ từ chối

3.1.1. Màn hình Chi tiết công việc 

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Thời gian bắt đầu 

Thời điểm (DateTime)

Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

Thời gian bắt đầu = Thời gian hệ thống sinh ra công việc

- Thể hiện thời gian theo ngày - giờ hệ thống sinh ra công việc.

- Trường này kế thừa dữ liệu từ trường “Thời gian bắt đầu” trước đây và chỉ thay đổi tên hiển thị.

2

Thời gian phản hồi thực tế

Thời điểm (DateTime)

Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

Thời gian phản hồi thực tế = Thời điểm người dùng nhấn “Tiếp nhận/Từ chối/Yêu cầu điều chỉnh" đối với công việc.

- Sau khi xác định Thời gian phản hồi thực tế, hệ thống tự động đối chiếu với OLA phản hồi đã cấu hình và cập nhật trạng thái công việc.

- Trạng thái được hiển thị là “Quá hạn” khi Σ Thời gian phản hồi thực tế (theo các vòng xử lý của node) > OLA phản hồi cấu hình

- Khi công việc bị xác định là quá hạn, hệ thống tự động gửi thông báo vi phạm OLA phản hồi đến người dùng liên quan, kèm theo thời gian vượt quá OLA.

  • Nội dung thông báo chuông và email: Tham chiếu mục 3.2.2.1. Màn hình pop-up Cài đặt thông báo

Thể hiện thời gian theo ngày–giờ người dùng thực hiện thao tác phản hồi gồm tiếp nhận/từ chối/yêu cầu điều chỉnh đối với công việc.

3

Thời gian kết thúc

Thời điểm (DateTime)

Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

Thời gian kết thúc = Thời gian bắt đầu + Thời gian OLA phản hồi được cấu hình + OLA xử lý được cấu hình cơ bản/nâng cao tại màn hình Cài đặt OLA

- Thể hiện thời gian theo ngày - giờ dự kiến người dùng cần hoàn thành công việc.

- Trường này kế thừa dữ liệu từ trường “Thời gian kết thúc” trước đây và chỉ thay đổi tên hiển thị.

4

Thời gian xử lý hoàn thành công việc thực tế

Thời gian

(Datetime)

Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

Thời gian xử lý hoàn thành thực tế = Thời điểm người dùng nhấn nút Hoàn thành công việc

Thể hiện thời gian người dùng nhấn nút Hoàn thành, xác nhận công việc được đóng lại trên hệ thống.

5

OLA phản hồi 

Thời điểm (DateTime)

Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

OLA phản hồi = Thời gian OLA cơ bản/nâng cao phản hồi được cấu hình tại màn hình Cài đặt OLA

Thể hiện thời gian phản hồi công việc  theo ngày-giờ-phút được cấu hình trên hệ thống tại màn hình Cài đặt OLA.

6

OLA xử lý

Thời điểm (DateTime)

Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Công thức:

OLA xử lý = Thời gian OLA xử lý cơ bản/nâng cao được cấu hình tại màn hình Cài đặt OLA

Thể hiện thời gian xử lý công việc theo ngày-giờ-phút được cấu hình trên hệ thống tại màn hình Cài đặt OLA.

7

Đồng hồ đếm ngược OLA phản hồi 

Bộ đếm thời gian (Timer)

Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị khi người dùng có cấu hình OLA phản hồi.

- Đồng hồ đếm ngược OLA phản hồi:

  • Bắt đầu đếm từ Thời điểm tạo công việc.

  • Dừng khi người dùng thực hiện Tiếp nhận hoặc Từ chối công việc.

- Công thức:

Đồng hồ đếm ngược thời gian OLA phản hồi =Thời gian OLA phản hồi đã cấu hình và bắt đầu giảm dần theo thời gian thực.

- Vi phạm OLA phản hồi được xác định trong 2 trường hợp sau:

  • Trường hợp 1: Chưa phản hồi đúng hạn

    • Người dùng chưa thực hiện thao tác Phản hồi (Tiếp nhận/Từ chối) và thời điểm hiện tại vượt quá Thời điểm kết thúc OLA phản hồi dự kiến theo cấu hình.

  • Trường hợp 2: Phản hồi trễ hạn

    • Người dùng thực hiện thao tác Phản hồi (Tiếp nhận/Từ chối) nhưng thời điểm phản hồi thực tế vượt quá Thời điểm kết thúc OLA phản hồi dự kiến theo cấu hình.

Thể hiện thời gian còn lại để người xử lý thực hiện thao tác phản hồi với công việc theo cấu hình OLA phản hồi.


8

Đồng hồ đếm ngược OLA xử lý

Bộ đếm thời gian (Timer)

Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị khi người dùng có cấu hình OLA xử lý.

- Đồng hồ đếm ngược OLA xử lý:

  • Bắt đầu đếm tại thời điểm người dùng nhấn nút Tiếp nhận công việc.

  • Đồng hồ tạm dừng đếm khi công việc ở trạng thái Tạm dừng (nếu có áp dụng).

  • Đồng hồ dừng hẳn khi người dùng nhấn Hoàn thành công việc.

- Công thức:

Đồng hồ đếm ngược thời gian OLA xử lý = Được kích hoạt sau khi người dùng nhấn Tiếp nhận, hiển thị thời gian OLA xử lý đã cấu hình và giảm dần theo thời gian thực.

- Vi phạm OLA xử lý được xác định trong 2 trường hợp sau:

  • Trường hợp 1: Chưa hoàn thành đúng hạn:

    • Công việc chưa được hoàn thành

    • Thời điểm hiện tại vượt quá Thời điểm kết thúc OLA xử lý dự kiến theo cấu hình.

  • Trường hợp 2: Hoàn thành trễ hạn:

    • Công việc được hoàn thành nhưng thời điểm hoàn thành thực tế vượt quá Thời điểm kết thúc OLA xử lý dự kiến theo cấu hình.

Thể hiện thời gian còn lại để người xử lý thực hiện thao tác xử lý công việc theo cấu hình OLA xử lý.


3.2.1.2. Màn hình Ghi chú dự án 

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1Nút tải xuống OLA

Nút chức năng

(Button)

Không bắt buộc 

- Cho phép người dùng thao tác nhấn nút để tải xuống.

- Khi người dùng nhấn nút Tải OLA, hệ thống hiển thị cửa sổ “Save As” để người dùng chọn vị trí lưu tệp. Sau khi xác nhận, hệ thống thực hiện tải xuống tệp OLA.

  • Tên tệp dữ liệu đo lường OLA được tải xuống: 

    BPM1 - Dữ liệu đo lường OLA - [Tên luồng quy trình] - [Ngày tải định dạng dd.MM.yyyy]

- Tệp dữ liệu đo lường OLA: Tham chiếu mục 3.2.3.1. Tệp dữ liệu đo lường OLA 

Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng thực hiện thao tác tải xuống tệp đo lường OLA của công việc đang thao tác và các công việc tiếp theo trong cùng luồng xử lý.

2Biểu tượng rẽ nhánh luồng

Biểu tượng

(Icon)

Không bắt buộc 

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị theo ghi chú dự án

Thể hiện điểm phân nhánh của luồng xử lý công việc theo thời gian (timeline).
3Thẻ bước xử lý (Timeline item)Thành phần giao diện (Component) Không bắt buộc 

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị khi người dùng thực hiện thao từ Từ chối/YCĐC đối với công việc. 

  • Từ lần từ chối/yêu cầu điều chỉnh thứ 2 trở đi, hệ thống hiển thị thẻ bước xử lý lùi vào so với thẻ trước đó để phân biệt các vòng xử lý lặp lại.
Thể hiện thẻ bước xử lý (Timeline item) đại diện cho một bước xử lý trong luồng công việc.
3.1Tên bước xử lýVăn bản (Text)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị theo tên/bước được người dùng thực hiện thao từ Từ chối/YCĐC đối với công việc. 

Thể hiện tên bước/công việc cần thực hiện xử lý
3.2Nội dung từ chối/yêu cầu điều chỉnhVăn bản (Text)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị theo nội dung từ chối/yêu cầu điều chỉnh được người dùng nhập khi tại màn hình pop-up Từ chối/YCĐC. 

Thể hiện nội dung từ chối/yêu cầu điều chỉnh 
3.3Ảnh đại diện người dùng (avatar)

Biểu tượng/Ảnh

(Image/Icon)

Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị ảnh đại diện người dùng thực hiện từ chối/yêu cầu điều chỉnh từ hồ sơ người dùng trên hệ thống.

Thể hiện 
3.4Người thực hiệnVăn bản (Text)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị tên người dùng (display name) thực hiện từ chối/yêu cầu điều chỉnh tương ứng với  ảnh đại diện người dùng ở mục 3.3.

Thể hiện 
3.5Thời gian (thực hiện thao tác)Thời điểm (DateTime)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Hiển thị thời gian thực tế người dùng hoàn thành thực hiện thao tác từ chối/yêu cầu điều chỉnh trên hệ thống.

Thể hiện 
3.2.2. Tiêu chí 2: 
3.2.2.1. Màn hình pop-up Cài đặt thông báo

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Quá hạn

Công tắc (Toggle)

Không bắt buộc

- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi thông báo cho người dùng khi công việc sắp tới hạn OLA.

- Hiển thị 2 trạng thái:

  • Trạng thái không kích hoạt (OFF): 

    • Hệ thống không gửi thông báo quá hạn OLA. 

  • Trạng thái kích hoạt (ON):

    • Khi công tắc ON và người dùng nhấn nút Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau:

      • Công việc [Tên công việc] quá hạn OLA [phản hồi/xử lý].

      • Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm)

Thể hiện công tắc (Toggle) cho phép bật/tắt gửi thông báo khi công việc quá hạn OLA.

2

Sắp đến hạn

Công tắc (Toggle)

Không bắt buộc

- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi thông báo cho người dùng khi công việc sắp tới hạn OLA.

- Hiển thị 2 trạng thái:

  • Trạng thái không kích hoạt (OFF): Hệ thống không gửi thông báo sắp tới hạn OLA. 

  • Trạng thái kích hoạt (ON): Hệ thống gửi thông báo sắp tới hạn OLA. 

 - Hành vi hệ thống như sau:

Trường hợp 1: Bật công tắc và có cấu hình tỷ lệ OLA

  • Khi nhấn Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau:

    • Công việc [Tên công việc] sắp tới hạn OLA [phản hồi/xử lý] theo tỷ lệ [X%] 

    • Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm)

      • X% là giá trị tỷ lệ OLA người dùng đã cấu hình

Trường hợp 2: Bật công tắc và không nhập dữ liệu tỷ lệ

  • Khi nhấn Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau:

    • Công việc [Tên công việc] sắp tới hạn OLA [phản hồi/xử lý] 

    • Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm)

Thể hiện công tắc (Toggle) cho phép bật/tắt gửi thông báo khi công đến hạn.

3

Tỷ lệ OLA phản hồi

Số nguyên (Integer)

Không bắt buộc

- Hiển thị khi người dùng bật (ON) công tắc “Sắp tới hạn”.  

- Cho phép người dùng nhập giá trị tỷ lệ (%) từ 1–100 để xác định thời điểm hệ thống gửi thông báo chuông và email khi công việc sắp đến hạn phản hồi OLA.

Thể hiện trường nhập tỷ lệ (%) hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn phản hồi OLA.

4

Tỷ lệ OLA xử lý

Số nguyên (Integer)

Không bắt buộc

- Hiển thị khi người dùng bật (ON) công tắc “Sắp tới hạn”.  

- Cho phép người dùng nhập giá trị tỷ lệ (%) từ 1–100 để xác định thời điểm hệ thống gửi thông báo chuông và email khi công việc sắp đến hạn xử lý OLA.

Thể hiện trường nhập tỷ lệ (%) hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn xử lý OLA.

5

Biểu tượng

Chú thích (Tooltip)

Không bắt buộc

- Hiển thị bên phải 02 trường thông tin (STT 3, STT 4) biểu tượng chú thích (tooltip).
- Khi người dùng di chuột (hover) vào biểu tượng chú thích, hệ thống hiển thị nội dung:

  • Tỷ lệ OLA phản hồi (STT 3): Tỷ lệ (%) thời gian OLA dùng để xác định mốc gửi/hiển thị thông báo trước khi công việc đến hạn phản hồi.

  • Tỷ lệ OLA xử lý (STT 4): Tỷ lệ (%) thời gian OLA dùng để xác định mốc gửi/hiển thị thông báo trước khi công việc đến hạn xử lý.

Thể hiện biểu tượng chú thích (tooltip) để giải thích ý nghĩa 2 tỷ lệ OLA.

6

Gửi thông báo đến email

Số nguyên (Integer)

Không bắt buộc

- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi email cho người dùng khi công việc quá hạn và sắp tới hạn OLA.

- Hiển thị 2 trạng thái:

  • Trạng thái Tắt (OFF) 

    • Hệ thống không gửi thông báo email sắp tới hạn/quá hạn OLA. 

  • Trạng thái Bật (ON)

    • Khi công tắc ON và người dùng nhấn nút Xác nhận, hệ thống gửi thông báo email sắp tới hạn/quá hạn OLA. 

  • Nội dung thông báo email khi công việc quá hạn và sắp tới hạn OLA gồm 2 trường hợp sau: 

    • Trường hợp 1: Quá hạn OLA

a. Công việc quá hạn phản hồi

Tiêu đề email:
Cảnh báo công việc quá hạn OLA phản hồi 

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị,

Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện quá hạn phản hồi.

Thông tin chi tiết công việc như sau:

  • Tên công việc: [Tên công việc]

  • Tên gói thầu: [Tên gói thầu]

  • Tên dự án: [Tên dự án]

  • Thời gian quá hạn phản hồi: [xx ngày xx giờ xx phút]

Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/

Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email !

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm

b. Công việc quá hạn xử lý

Tiêu đề email:
Cảnh báo công việc quá hạn OLA xử lý

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị,

Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện quá hạn xử lý.

Thông tin chi tiết công việc như sau:

  • Tên công việc: [Tên công việc]

  • Tên gói thầu: [Tên gói thầu]

  • Tên dự án: [Tên dự án]

  • Thời gian quá hạn xử lý: [xx ngày xx giờ xx phút]

Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/

Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email !

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm

    • Trường hợp 2: Sắp tới hạn OLA

a. Công việc sắp tới hạn phản hồi

Tiêu đề email:
Cảnh báo công việc sắp đến hạn OLA phản hồi 

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị,

Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện sắp đến hạn phản hồi.

Thông tin chi tiết công việc như sau:

  • Tên công việc: [Tên công việc]

  • Tên gói thầu: [Tên gói thầu]

  • Tên dự án: [Tên dự án]

  • Thời gian phản hồi còn lại: [ xx ngày xx giờ xx phút]

Đề nghị anh/chị chủ động theo dõi và xử lý công việc đúng thời hạn nhằm tránh vi phạm OLA.

Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/

Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email 

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm

b. Công việc sắp tới hạn xử lý

Tiêu đề email:
Cảnh báo công việc sắp đến hạn OLA xử lý

Nội dung email:

Kính gửi Anh/Chị,

Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện sắp đến hạn xử lý.

Thông tin chi tiết công việc như sau:

  • Tên công việc: [Tên công việc]

  • Tên gói thầu: [Tên gói thầu]

  • Tên dự án: [Tên dự án]

  • Thời gian xử lý còn lại: [ xx ngày xx giờ xx phút]

Đề nghị anh/chị chủ động theo dõi và xử lý công việc đúng thời hạn nhằm tránh vi phạm OLA.

Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/

Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email 

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm

Thể hiện biểu tượng chú thích (tooltip) để giải thích ý nghĩa 2 tỷ lệ OLA.

7

Nút Hủy

Nút chức năng (Button

Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác.

- Khi nhấn, màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại. 

Thể hiện nút Hủy để hủy bỏ thao tác cấu hình thông báo.

8

Nút X

Nút chức năng (Button

Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để thoát khỏi màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại. 

- Khi nhấn, màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại. 

Thể hiện nút X để thoát khỏi màn hình pop-up Cài đặt thông báo

9

Nút Xác nhận

Nút chức năng (Button)

Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống.

- Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Xác nhận" như sau: 

Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Áp dụng" như sau: 

  • Trường hợp 1: Không bật bất kỳ công tắc nào trong 3 quy tắc liên quan đến OLA (Quá hạn / Sắp tới hạn / Gửi thông báo email).  

    • Hệ thống vô hiệu hóa nút Xác nhận 

    • Không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi hay cảnh báo nào.          

  • Trường hợp 2: Bật bất kì ít nhất 1 công tắc (toggle) trong 3 quy tắc liên quan đến OLA (Quá hạn / Sắp tới hạn / Gửi thông báo email). 

    • Hệ thống cho phép nhấn nút Xác nhận 

    • Sau khi nhấn, hệ thống áp dụng cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống.

Thể hiện nút xác nhận và áp dụng cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống.


3.2.3. Tiêu chí 3: Khi công việc được tiếp nhận/ từ chối → hệ thống ghi nhận OLA phản hồi thực tế = thời điểm tiếp tiếp nhận/ từ chối - thời điểm sinh công việc và so sánh với OLA phản hồi cài đặt
3.2.3.1. Tệp dữ liệu đo lường OLA 

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1STTVăn bản (Text)Bắt buộc

Hệ thống tự động đánh số thứ tự tăng dần theo từng dòng dữ liệu trong tệp khi xuất.

Thể hiện số thứ tự dòng dữ liệu.
2Tên nhân viênVăn bản (Text)Bắt buộc

Nguồn dữ liệu: Hệ thống lấy tên hiển thị (display name) của người thực hiện xử lý công việc tại bước công việc trong quy trình tương ứng.

Thể hiện tên người dùng thực hiện xử lý công việc tại bước công việc trong quy trình tương ứng.
3Bộ phậnVăn bản (Text)Bắt buộc

Nguồn dữ liệu: Hệ thống lấy tên bộ phận của người thực hiện xử lý công việc tại bước công việc trong quy trình tương ứng.

Thể hiện tên bộ phận của người dùng thực hiện xử lý công việc tại bước công việc trong quy trình tương ứng.
4ID công việcVăn bản (Text)Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống lấy mã (ID) của công việc trong quy trình tương ứng.Thể hiện mã của công việc trong cơ sở dữ liệu (DB) của hệ thống tại thời điểm phát sinh công việc.
5Công việcVăn bản (Text)Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống lấy theo tên bước công việc trong quy trình tương ứng.Thể hiện tên của bước công việc trong quy trình tương ứng.
6Dự ánVăn bản (Text)Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy tên dự án được gắn với công việc tại màn hình Chi tiết công việc.Thể hiện tên của dự án gắn với công việc.
7Gói thầuVăn bản (Text)Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy tên gói thầu được gắn với công việc tại màn hình Chi tiết công việc.Thể hiện tên của gói thầu gắn với công việc.
8Quy trìnhVăn bản (Text)Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy theo tên luồng mà công việc đang được áp dụng.Thể hiện tên của quy trình gắn với công việc.
9OLA phản hồi cài đặt theo quy trìnhThời điểm (Datetime) Bắt buộc

Nguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy theo giá trị OLA phản hồi được cấu hình cơ bản/nâng cao tại bước công việc tương ứng trong quy trình tại màn hình pop-up Cài đặt quy trình.

Thể hiện OLA phản hồi được cấu hình tại màn hình pop-up Cài đặt OLA cơ bản/nâng cao.
10OLA xử lý cài đặt theo quy trìnhThời điểm (Datetime) Bắt buộcNguồn dữ liệu: Hệ thống tự động lấy theo giá trị OLA xử lý được cấu hình cơ bản/nâng cao tại bước công việc tương ứng trong quy trình tại màn hình pop-up Cài đặt quy trình.Thể hiện OLA xử lý được cấu hình tại màn hình pop-up Cài đặt OLA cơ bản/nâng cao.
11Thời điểm xuất hiện công việcThời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận tại thời điểm sinh ra công việc theo ngày-giờ.

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời điểm hệ thống sinh công việc khi quy trình được chuyển đến bước xử lý tương ứng.

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

12Thời điểm click chuột lần đầu tiênThời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận tại thời điểm click chuột lần đầu tiên của người dùng theo ngày-giờ.

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời điểm click chuột lần đầu tiên của người dùng

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

13Thời điểm phản hồi xác nhận/ từ chối công việcThời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận tại thời điểm người dùng thực hiện thao tác phản hồi gồm tiếp nhận/từ chối/yêu cầu điều chỉnh đối với công việc theo ngày-giờ.

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời điểm người dùng thực hiện thao tác phản hồi gồm tiếp nhận/từ chối/yêu cầu điều chỉnh đối với công việc

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

14Thời điểm hoàn thành công việc (lần đầu)Thời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận tại thời điểm người dùng nhấn nút "Hoàn thành" công việc lần đầu tiên theo ngày-giờ, keieur beeys có từ chối/ycđc thì lúc nhấn xác nhận từ chối/ycđc cung là hoàn thành cv lần 1 này

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời điểm người dùng thực hiện thao tác phản hồi công việc

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

15Thời điểm hoàn thành công việc lần cuối (trường hợp hồ sơ quay vòng)Thời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận tại thời điểm người dùng nhấn nút "Hoàn thành" công việc theo ngày-giờ.

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời điểm người dùng thực hiện thao tác phản hồi công việc

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

16Số lần hồ sơ quay vòng (lặp lại)Số nguyên (Integer)Bắt buộc

- Hệ thống tự động ghi nhận và hiển thị số lần hồ sơ quay vòng (lặp lại) bao gồm:

  • Hoàn thành công việc theo luồng xử lý bình thường.
  • Thực hiện thao tác Từ chối hoặc Yêu cầu điều chỉnh.

Thể hiện:

  • Tổng số lần hồ sơ bị trả lại để xử lý lại trong suốt vòng đời xử lý công việc.
  • Mỗi lần hồ sơ chuyển trạng thái từ Từ chối/Yêu cầu điều chỉnh sang Đang thực hiện được tính là 01 lần quay vòng.
17Thời gian phản hồi thực tếThời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận khi công việc được sinh ra lần đầu hoặc bị trả lại gần nhất đến khi người dùng thực hiện thao tác tiếp nhận/từ chối/yêu cầu điều chỉnh công việc.

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời gian từ khi công việc được sinh ra lần đầu hoặc bị trả lại gần nhất đến khi người dùng thực hiện thao tác tiếp nhận/từ chối/yêu cầu điều chỉnh công việc.

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

18Thời gian xử lý hoàn thành công việc thực tếThời điểm (Datetime) Bắt buộc

- Hệ thống hiển thị giá trị thời gian hệ thống ghi nhận người dùng ấn nút Hoàn thành công việc 

- Định dạng: dd/mm/yyyy-hh:mm

- Thể hiện thời gian người dùng nhấn nút Hoàn thành, xác nhận công việc được đóng lại trên hệ thống.

- Ví dụ: 13/01/2026 16:33:59

19Trạng thái vi phạm OLA phản hồiVăn bản (Text)Bắt buộc

- Hệ thống tự động xác định và hiển thị trạng thái vi phạm OLA phản hồi của công việc.

- Trạng thái được hiển thị trong tệp dữ liệu là “Quá hạn” khi thời gian phản hồi thực tế > OLA phản hồi cơ bản/nâng cao đã cấu hình

- Công thức:

Σ Thời gian phản hồi thực tế (theo các vòng xử lý của node) > OLA phản hồi cơ bản/nâng cao được cấu hình

- Ví dụ cách tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý: Tham chiếu mục 3.2.4.1.Bảng timeline (tóm tắt) tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý.

Thể hiện trạng thái vi phạm OLA phản hồi của một công việc, được xác định dựa trên việc thời gian phản hồi thực tế có vượt quá OLA phản hồi đã cấu hình hay không (nếu có).


 
20Trạng thái vi phạm OLA xử lýVăn bản (Text)Bắt buộc

- Hệ thống tự động xác định và hiển thị trạng thái vi phạm OLA xử lý của công việc.

- Trạng thái được trong tệp dữ liệu là “Quá hạn” khi thời gian xử lý thực tế > OLA xử lý cơ bản/nâng cao đã cấu hình

- Công thức:

Σ Thời gian xử lý thực tế (theo các vòng xử lý của node) > OLA xử lý cơ bản/nâng cao được cấu hình

- Ví dụ cách tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý : Tham chiếu mục 3.2.4.1. Bảng timeline (tóm tắt) tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý.

Thể hiện trạng thái vi phạm OLA xử lý của 1 công việc (nếu có).


21Nguyên nhân vi phạm OLAVăn bản (Text)Không bắt buộc


Thể hiện nguyên nhân vi phạm OLA phản hồi và/hoặc OLA xử lý của công việc. 



3.2.4. Tiêu chí 4: Cho phép tự động cộng dồn OLA của 1 node theo các vòng hồ sơ bị trả lại để xác định vi phạm node OLA

3.2.4.1. Bảng timeline (tóm tắt) tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý 

a. Luồng quy trình

b. Bảng timeline (tóm tắt) cách thức tính vi phạm OLA phản hồi/xử lý 

Quy ước: OLA không reset, cộng dồn theo cùng bước công việc)







Thời gian phản hồi 
Thời gian xử lý
Lần xử lýTên bước công việcThời gian OLA phản hồi cấu hìnhThời gian OLA xử lý cấu hìnhThời gian hệ thống sinh ra công việc Thao tác phản hồi công việcThời điểm phản hồi thực tếThời gian phản hồi cvOLA phản hồi còn lạiThời điểm bắt đầu xử lý cvThời gian xử lý cvThời gian xử lý hoàn thành công việc thực tếOLA xử lý còn lạiTrạng thái(quá hạn hay ko quá hạn
Lần 1Nhân viên đánh giá nhà cung cấp1 giờ 3 giờ 14h ngày 07/01/2026 Nhấn nút tiếp nhận 14h15 ngày 07/01/2026 15' 45 phút'-?--Không quá hạn

Nhân viên đánh giá nhà cung cấp1 giờ 3 giờ 14h ngày 07/01/2026 Nhấn nút Hoàn thành ---14h15 ngày 07/01/2026 45'16h ngày 07/01/2026?Không quá hạn

 Trưởng đơn vị/bộ phận phê duyệt thông tin đánh giá nhà cung cấp1 giờ 1 giờ 16h ngày 07/01/2026Nhấn nút Từ chối  16h30 ngày 07/01/202630'30'----Không quá hạn
Lần 2Nhân viên đánh giá nhà cung cấp LẦN 21 giờ 3 giờ 16h30 ngày 07/01/2026Nhấn nút tiếp nhận 17h ngày 07/01/202630'?----Không quá hạn

Nhân viên đánh giá nhà cung cấp LẦN 21 giờ 3 giờ 16h30 ngày 07/01/2026Nhấn nút Hoàn thành ---17h ngày 07/01/202630'17h30 ngày 07/01/20262 giờ 30Không quá hạn

 Trưởng đơn vị/bộ phận phê duyệt thông tin đánh giá nhà cung cấp LẦN 21 giờ 1 giờ 17h30 ngày 07/01/2026Nhấn nút tiếp nhận 17h40 ngày 07/01/202630'50'----

 Trưởng đơn vị/bộ phận phê duyệt thông tin đánh giá nhà cung cấp LẦN 21 giờ 1 giờ 18h10 ngày 07/01/2026Nhấn nút Hoàn thành ---18h10 07/01/2026?09h 08/01/2026?