	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Họ và tên	Bùi Nguyệt Anh	Nguyễn Đức Trung
Họ và tên	Vũ Thị Mơ	Nguyễn Đức Trung
Tài khoản email/MS team	anhbn4	trungnd3
Tài khoản email/MS team	movt2	trungnd3
Chức danh	Business Analyst (BA)	Product Owner (P.O)
Chức danh	Business (BA BIZ)	Product Owner (P.O)
Ngày soạn thảo	14 Jan 2026
Ngày soạn thảo	05 Mar 2026
Jira Link	[BPMKVH-4305] Tích hợp SAP - Đồng bộ thông tin nhà thầu - Jira BPMKVH-4926 -Phân tích usecase và viết tài liệu US tích hợp SAP - đồng bộ thông tin nhà thầu

1. Card (Mô tả tính năng)

Là admin nghiệp vụ, Tôi muốn đồng bộ thông tin danh mục nhà thầu, nhà cung cấp từ BPM về SAP

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp/nhà thầu từ nền tảng BPM sang hệ thống SAP sau khi người dùng hoàn tất thao tác Tạo mới/Chỉnh sửa.
1. Loại nhà cung cấp (BP type)
  1. Cá nhân: 1
  2. Tổ chức: 2
2. Nhóm nhà cung cấp
3. Qúy danh - Title:
  1. Cá nhân: Ông/Bà
  2. Tổ chức: Company
4. Tên nhà cung cấp
  1. Cá nhân
    1. First name: Cắt chữ đầu của trường Tên nhà cung cấp
    2. Last name: Cắt các ký tự còn lại của Tên nhà cung cấp
  2. Tổ chức
    1. Name1: Tên rút gọn của tên nhà cung cấp
    2. Name2: Cắt 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
    3. Name 3: Cắt 40 ký tự tiếp theo của tên nhà cung cấp
    4. Name 4: Cắt 40 ký tự tiếp theo
5. MST/CCCD: Truyền theo BP type
  1. Loại mã số thuế
    1. CRM001: CCCD ( BP type= 1)
    2. CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( BP type= 2)
  2. Mã số thuế/CCCD
6. Tỉnh/TP
7. Phường, Xã
8. Quốc gia
9. Đại diện pháp lý
10. Ngành nghề
11. BP role
  1. Trường hợp 1 ncc chưa giao dịch, mặc định BP role 000000 – Business Partner (Gen.)
  2. Trường hợp 2 ncc đã ký hợp đồng, call api tạo ncc với 2 BP role
    1. FLVN00 – Vendor ( Role tạo hợp đồng)
    2. FLVN01 - MM Vendor ( Role hạch toán chứng từ)
12. Các thông tin bổ sung khi call api trường hợp 2 của BP role
  1. Mã chủ đầu tư
  2. Tài khoản hạch toán: Để giá trị mặc định: 3311000000
  3. Tổ chức mua hàng
    1. 1101 - BĐS
    2. 1102 - KCN
    3. 1301 - TNL
Tôi muốn lưu được thông tin mã nhà cung cấp, nhà thầu tương ứng của SAP trả về
Tôi muốn đồng bộ thông tin nhà cung cấp, nhà thầu sang hệ thống SAP theo sự kiện khi có thông tin cập nhật tại danh mục nhà cung cấp, nhà thầu
Tôi muốn quản lý được lịch sử đồng bộ danh mục
1. Thời gian băt đầu
2. Thời gian kết thúc
3. Người đồng bộ
4. MST/CCCD
5. Mã NCC tại SAP
6. Trạng thái
7. Mã lỗi
8. Mô tả lỗi
Tôi muốn lọc được thông tin lịch sử đồng bộ theo
1. Ngày: Từ- Đến
2. Người đồng bộ
3. MST/CCCD
4. Mã NCC tại SAP
5. Trạng thái
6. Mã lỗi

TT	Tên trường	Mô tả	Field name	Loại dữ liệu	Độ dài	Bắt buộc	Ghi chú
1	Loại nhà cung cấp (BP type)	1 - Person 2 - Organization	BP type	CHAR	1	x
2	Nhóm nhà cung cấp		Groupping	CHAR	4	x
3	Title	BP type = 1 thì lựa chọn ông/bà BP type = 2 thì lựa chọn company	Title	CHAR	40		Danh mục: Ông bà/ Cá nhân, Company/ Tổ chức
4	Tên nhà cung cấp
	Nếu là cá nhân						BP type =1
4.1	First name	Họ NCC Ví dụ: Bùi	First name	CHAR	40	x	Cắt chữ đầu của tên nhà cung cấp
4.2	Last name	Tên NCC Ví dụ: Bùi	Last name	CHAR	40	x	Cắt các chữ còn lại của tên nhà cung cấp
	Nếu là tổ chức công ty						BP type = 2
5.1	Name1	Tên rút ngọn (*)	Name1	CHAR	40	x	Lấy tên rút gọn của tên nhà cung cấp
5.2	Name2	40 ký tự đầu tên đầy đủ	Name2	CHAR	40	x	Lấy 40 ký tự đầu của tên nhà cung cấp
5.3	Name 3	40 ký tự tiếp theo của tên đầy đủ	Name3	CHAR	40		Lấy 40 ký tự tiếp theo của tên NCC nếu có
5.4	Name 4	40 ký tự tiếp theo của tên đầy đủ	Name4	CHAR	40		Lấy 40 ký tự tiếp theo của tên NCC nếu có
6	MST/CCCD
6.1	Loại mã số thuế	Loại MST: CRM002: Mã số thuế doanh nghiệp ( mặc định với BP type là 2) CRM001: CCCD ( mặc định với BP type là 1)	Identification type	CHAR	6	x
6.2	Identification number	Mã số thuế / CCCD	Identification number	CHAR	60	x	Lấy MST/CCCD
7	Tỉnh/TP		City	CHAR	40
8	Phường, Xã		Street 1	CHAR	60
9	Quốc gia	VN	Country	CHAR	3	x
10	Đại diện pháp lý	Tên người đại diện theo PL	Tên người đại diện theo PL	CHAR	132
11	Ngành nghề	Ngành nghề KD	Ngành nghề KD	CHAR	132		Lấy ngành nghề kinh doanh chính của lĩnh vực chính
12	Bp role	Mặc định tạo 1 role: 000000 – Business Partner (Gen.) Trên nghiệp vụ khi có thông tin chủ đầu tư sẽ extend thêm 2 role: FLVN00 – Vendor FLVN01 - MM Vendor		CHAR	6	x	Danh mục
18	Mã chủ đầu tư	Danh mục BPM đồng bộ theo SAP Đẩy thông tin mã chủ đầu tư theo mã chủ đầu tư dự án của hợp đồng	Company Code	CHAR	4	x	Danh mục
19	Tài khoản hạch toán	Để giá trị mặc định: 3311000000	Reconcilation acct	CHAR	10	x
20	Tổ chức mua hàng	Đẩy thông tin tổ chức mua hàng theo hợp đồng 1101 - BĐS 1102 - KCN 1301 - TNL	Purchasing org	CHAR	4	x
Output
1	Mã nhà cung cấp SAP						Mã SAP trả về

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UI/UX:

3.1.1. Màn hình Tích hợp SAP - Tab nhà cung cấp

3.1.2. Màn hình pop-up của màn hình Tích hợp SAP - Tab nhà cung cấp

3.1.3. Màn hình pop-up Đồng bộ thất bại

3.1.4. Màn hình kết quả lọc

3.1.4.1. Trường hợp 1: Có dữ liệu phù hợp

3.1.4.2. Trường hợp 2: Không có dữ liệu phù hợp

3.2 Luồng:

BPM1- số hóa khối vận hành > 4305 - User Story -BPM về SAP- Đồng bộ thông tin nhà thầu > image-2026-1-14_14-42-47.png

3.3. API Spec:

Method		URL

1. Headers

STT	Field	Source Data Type / Length	Description	Sample Values

2. Body

STT	Path	Field	Data Type / Length	Description	Note	Sample Values

3. Response / Incoming Data Specification

STT	Field	Data Type / Length	Description	Note	Sample Values

3.4. Mô tả những trường thông tin trên màn hình:

3.4.1. Màn hình Tích hợp SAP - Tab nhà cung cấp

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp

STT	Trường thông tin/ Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tab Nhà cung cấp	Thẻ giao diện (Tab)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép người dùng nhấn để lựa chọn tab. - Sau khi người dùng nhấn chọn, hành vi hệ thống như sau: Tab được chọn được làm nổi bật. Hệ thống chỉ hiển thị nội dung của tab được chọn và ẩn các tab còn lại.	Thể hiện thông tin tích hợp dữ liệu nhà cung cấp từ BPM sang SAP.
2	STT	Số (Number)	Không bắt buộc	- Hệ thống tự động gán STT theo thời gian đồng bộ gần nhất: giao dịch đồng bộ gần nhận STT nhỏ hơn, giao dịch đồng bộ gần xa hơn nhận STT lớn hơn. - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện thứ tự các bản ghi.
3	Thời gian bắt đầu	Thời gian (date-time)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị thời điểm bắt đầu đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP. - Thời điểm đồng bộ: Khi có phát sinh tạo mới hoặc chỉnh sửa thông tin tạiDanh mục NCC . - Định dạng: dd/mm/yyyy - hh:mm - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện thời điểm hệ thống bắt đầu đồng bộ thông tin Nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
4	Thời gian kết thúc	Thời gian (date-time)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị thời điểm kết thúc đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP. - Thời điểm đồng bộ: Hệ thống nhận được phản hồi từ SAP về kết quả xử lý dữ liệu (thành công hoặc thất bại). - Định dạng: dd/mm/yyyy - hh:mm - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện thời điểm hệ thống kết thúc đồng bộ thông tin Nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
5	Mã số thuế/ CCCD	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị Mã số thuế/ CCCD theo thông tin Nhà cung cấp tại thời điểm thực hiện đồng bộ. - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện thông tin mã số thuế/CCCD của nhà cung cấp tại thời điểm đồng bộ dữ liệu từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
6	Mã nhà cung cấp tại SAP	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị mã nhà cung cấp từ hệ thống SAP khi đồng bộ dữ liệu giữa 2 nền tảng. - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện nã NCC tại hệ thống SAP tại thời điểm đồng bộ dữ liệu từ BPM sang SAP.
7	Người đồng bộ	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị tên người dùng hoàn tất thao tác Tạo mới/Chỉnh sửa thông tin nhà thầu tại Danh mục NCC . - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiện chủ thể thực hiện đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
8	Trạng thái	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Danh sách giá trị trạng thái đồng bộ gồm: Thành công Thất bại Đang đồng bộ - Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu.	Thể hiển trạng thái đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
9	Mã lỗi	Đường dẫn (Hyperlink)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị mã lỗi khi đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP. - Hệ thống cho phép người dùng nhấn vào mã lỗi để hiển thị pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại” và xem chi tiết lỗi. - Pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại” và xem chi tiết lỗi: tham chiếu mục 3.4.2. Màn hình pop-up cảnh báo “Đồng bộ thất bại”	Thể hiện mã lỗi khi đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
10	Nút Bộ lọc	Nút chức năng (Button)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị nút chức năng bộ lọc - Sau khi người dùng nhấn nút bộ lọc, hệ thống mở màn hình pop-up bộ lọc. - Pop-up Bộ lọc: tham chiếu mục 3.4.3. Màn hình pop-up Bộ Lọc	Thể hiện nút chức năng cho phép mở màn hình pop-up bộ lọc.

3.4.2. Màn hình pop-up cảnh báo "Đồng bộ thất bại”

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp > Đường dẫn Mô tả lỗi tại cột Mô tả lỗi

STT

Trường thông tin/ Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tên mã lỗi

Văn bản (Text)

Không bắt buộc

Hệ thống hiển thị tên mã lỗi

Thể hiện tên mã lỗi

2

Mô tả lỗi

Văn bản (Text)

Không bắt buộc

Hệ thống hiển thị mô tả lỗi

Thể hiện mô tả lỗi

3

Nút Thoát

Nút chức năng (Button)

Không bắt buộc

- Hệ thống hiển thị nút chức năng thoát

- Sau khi nhấn hệ thống cho phép thoát khỏi màn hình pop-up cảnh báo Đồng bộ thất bại

Thể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình pop-up cảnh báo Đồng bộ thất bại

3.4.3. Màn hình pop-up "Bộ lọc"

Cách truy cập: Phân hệ Tích hợp hệ thống → Mục Tích hợp SAP → Tab Nhà cung cấp > Nút Bộ lọc

STT	Trường thông tin/ Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Khoảng thời gian	Ngày tháng năm (date)	Không bắt buộc	- Hệ thống điều kiện lọc theo thời gian đồng bộ gồm 2 trường: Từ ngày: Tham chiếu STT 1.1 Đến ngày: Tham chiếu STT 1.2	Thể hiện điều kiện lọc về thời gian đồng bộ
1.1	Từ ngày	Ngày tháng năm (date)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. - Sau khi chọn giá trị ngày, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã chọn trên màn hình.	Thể hiện mốc thời gian bắt đầu của khoảng lọc
1.2	Đến ngày	Ngày tháng năm (date)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép người dùng chọn ngày từ lịch hệ thống. - Sau khi chọn giá trị ngày, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã chọn trên màn hình.	Thể hiện mốc thời gian kết thúc của khoảng lọc
2	Người đồng bộ	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép người nhập có dấu hoặc không dấu hoặc dán (paste) dữ liệu vào ô nhập thông tin điều kiện lọc về tên người đồng bộ tại nền tảng SAP. Ví dụ: “Nguyễn Văn A” hoặc “Nguyen Van A” - Sau khi nhập giá trị tên người dùng tại nền tảng SAP, hành vi hệ thống như sau: Hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã chọn trên màn hình. Hệ thống làm sạch dữ liệu trước khi tìm kiếm: loại bỏ khoảng trắng ở đầu/cuối chuỗi.	Thể hiện trường cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về chủ thể thực hiện đồng bộ thông tin nhà cung cấp từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
3	Mã số thuế/CCCD	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về Mã số thuế/CCCD - Sau khi nhập giá trị Mã số thuế/CCCD, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã nhập trên màn hình.	Thể hiện trường cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về Mã số thuế/CCCD
4	Mã NCC tại SAP	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về Mã NCC tại nền tảng SAP. - Sau khi nhập giá trị Mã NCC tại nền tảng SAP, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã nhập trên màn hình.	Thể hiện trường cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về Mã NCC tại nền tảng SAP.
5	Trạng thái	Lựa chọn (Select)	Không bắt buộc	- Hệ thống hiển thị điều kiện lọc về trạng thái đồng bộ gồm: Đang đồng bộ Hoàn tất Thất bại - Sau khi chọn giá trị, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã chọn trên màn hình.	Thể hiện điều kiện lọc về trạng thái đồng bộ
6	Mã lỗi	Văn bản (Text)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về Mã lỗi. - Sau khi nhập giá trị Mã lỗi, hệ thống ghi nhận và hiển thị giá trị đã nhập trên màn hình.	Thể hiện trường cho phép nhập thông tin điều kiện lọc về mã lỗi khi đồng bộ từ hệ thống BPM sang hệ thống SAP.
7	Nút X	Nút chức năng (Button)	Không bắt buộc	- Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác lọc. - Khi nhấn, màn hình pop-up "Bộ lọc" đóng lại.	Thể hiện nút X để hủy bỏ thao tác lọc.
8	Nút Áp dụng	Nút chức năng (Button)	Không bắt buộc	- Cho phép người dùng nhấn để áp dụng những tiêu chí lọc đã chọn. - Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Áp dụng" như sau: Trường hợp 1: Không chọn bất kỳ tiêu chí lọc nào: Điều kiện: Người dùng không nhập hoặc không chọn bất kỳ trường tiêu chí lọc nào trong pop-up Bộ lọc. Hành vi: Hệ thống vẫn cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”. Sau khi nhấn, hệ thống đóng pop-up nhưng không thực hiện lọc. Màn hình "Danh sách hợp đồng" vẫn giữ nguyên dữ liệu như trước khi thao tác. Không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi hay cảnh báo nào. Trường hợp 2: Chọn tiêu chí lọc hợp lệ Điều kiện: Người dùng nhập/chọn một hoặc nhiều tiêu chí lọc. Gía trị của trường Từ ngày ≤ Gía trị của trường Đến ngày Hành vi: Hệ thống cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”. Sau khi nhấn “Áp dụng”, hệ thống đóng pop-up và lọc dữ liệu theo tất cả tiêu chí đã nhập/chọn (AND). Với trường văn bản, hệ thống so khớp tương đối (contains) theo giá trị người dùng nhập. Nếu có dữ liệu phù hợp → Hiển thị danh sách theo điều kiện lọc. Nếu không có dữ liệu phù hợp → Hiển thị thông báo: “Ở đây không có gì cả Hãy thêm mới nhà cung cấp đầu tiên nhé!" Trường hợp 3: Chọn tiêu chí lọc không hợp lệ Điều kiện: Người dùng nhập giá trị trường Từ ngày > Đến ngày Hệ thống không nhập giá trị trường bắt buộc Hành vi: Hệ thống không cho phép nhập giá trị trường Đến ngày. Nút "Áp dụng" không được kích hoạt.	Thể hiện nút áp dụng tiêu chí lọc được chọn
9	Nút Đặt lại	Nút chức năng (Button)	Không bắt buộc	- Hệ thống cho phép người dùng nhấn để đặt lại tất cả tiêu chí lọc về trạng thái mặc định ban đầu. - Sau khi người dùng thao tác, hành vi hệ thống như sau: Toàn bộ các trường trên màn hình pop-up Bộ lọc sẽ được chuyển về giá trị mặc định ban đầu. Màn hinh pop-up "Bộ lọc" vẫn được giữ trạng thái mở để người dùng có thể tiếp tục thao tác.	Thể hiện nút đặt lại tất cả tiêu chí lọc về trạng thái mặc định ban đầu.