Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh

Công Thanh Hùng




Ngày ký

 




Jira Link


1. Card (Mô tả tính năng)

Là thư ký hội đồng thầu, tôi muốn tạo Báo cáo thầu để gửi tới các thành viên hội đồng thầu phê duyệt

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tạo mới Báo cáo thầu từ site đấu thầu
  2. Báo cáo thầu mẫu theo mẫu với các thông tin/ dữ liệu được lấy tự động từ gói thầu 
Phiên bảnĐường dẫn (Link)
version 1

Báo cáo HĐT Tổng thầu Thi công Tân Trụ.docx

version 2Báo cáo HĐT Tổng thầu Thi công Tân Trụ.docx

       3. Export thành file word

       4. Import dữ liệu đồng bộ với hệ thống

       5. Đính kèm file mềm (pdf) Báo cáo

       6. Lưu tạm dữ liệu đang làm Báo cáo để tiếp tục hoàn thiện vào thời điểm khác

       7. Hoàn thành quá trình làm Báo cáo để gửi Báo cáo đến các cấp phê duyệt 

       8. Gửi thông báo và đường Link truy cập cho các cấp phê duyệt qua email và quả chuông hệ thống

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.1.1 Màn hình Lập báo cáo thầu

3.1.2 Màn hình Tạo báo cáo thầu

3.1.3 Màn hình Tạo báo cáo thầu

3.1.4 Màn hình Chi tiết công việc lập báo cáo thầu

3.2 Luồng:


3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>


3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1. Quy trình phê duyệt báo cáo thầu

STT

Bước

Mô tả

1Bước 1: Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Tại màn hình mời thầu Menu Site đấu thầu: thư ký thực hiện lập báo cáo mời thầu Mẫu 01a (gói thầu Thi công) hoặc Mẫu 01b (gói thầu TVTK) bằng cách xuất dữ liệu báo cáo, điều chỉnh và đính kèm lại lên sau đó nhấn nút tạo báo cáo.

hệ thống sẽ tự động kích hoạt và sinh công việc lập ở trạng thái hoàn thành.

Công việc sinh ra kế thừa thông tin chung gói thầu, thông tin nhà thầu đề xuất, giá trị gói thầu và tệp báo cáo đính kèm.

2Bước 2: Giám đốc bộ phận chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

3Bước 3: Giám đốc TTTVG phê duyệt báo cáo thầu

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

4Bước 4: Các ban liên quan phê duyệt báo cáo thầu

Các trưởng ban liên quan (ban lập HSMT) thực hiện phê duyệt song song hồ sơ mời thầu

5Bước 5: Trưởng ban KSXD phân công giám đốcTrưởng ban KSXD phân công giám đốc chuyên môn để phụ trách gói thầu
6Bước 6: Trưởng ban KSXD phân công giám đốcGiám đốc KSXD chuyên môn phân công nhân viên phụ trách gói thầu
7Bước 7: Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu trình Chủ tịchNhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 02 và lựa chọn thủ công lãnh đạo phê duyệt (cho phép tối đa 02 cấp)
8Bước 8: Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệtGiám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu
9Bước 9: Trưởng ban KSXD phê duyệtTrưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo thầu
10Bước 10: Lãnh đạo phê duyệt Lãnh đạo được lựa chọn tại bước 7 thực hiện phê duyệt (có thể 1 hoặc 2 cấp do nhân viên KSXD lựa chọn)

3.4.2. Màn hình Lập báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Tạo báo cáoButton

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi:

  • Đã kết thúc thời gian nộp thầu và thương thảo
  • Tất cả hồ sơ mời thầu đã ở trạng thái đánh giá

Nhập đủ các trường thông tin bắt buộc (Nhà thầu đề xuất, Tệp đính kèm)

Chức năng cho phép người dùng mở Pop-up Tạo báo cáo thầu.

Với màn hình xem lịch sử, nhấn vào "Tạo báo cáo" để xem chi tiết lịch sử thông tin đã lập.

2Trình phê duyệtButton

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi:

  • Đã kết thúc thời gian nộp thầu hoặc thương thảo
  • Tất cả hồ sơ mời thầu đã ở trạng thái đánh giá

Nhập đủ các trường thông tin bắt buộc (Nhà thầu đề xuất, Tệp đính kèm)

Chức năng cho phép người dùng mở Pop-up xác nhận trình phê duyệt.

3Lần ...Button

Chức năng cho phép người dùng xem lịch sử các lần lập báo cáo thầu.

Hệ thống mặc định khi mở màn hình "Lập báo cáo thầu" hiển thị lần mới nhất.

Với mỗi lần công việc Lập báo cáo thầu được sinh ra (bị từ chối phê duyệt) hệ thống sẽ sinh một lần lập báo cáo thầu mới.

4Nhà thầu đề xuấtDroplistx

Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện:

Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt)

Chức năng cho phép người dùng lựa chọn nhà thầu đề xuất thực hiện gói thầu.

5Nội dungText

Cho phép người dùng nhập nội dung ghi chú trình phê duyệt

6Tệp đính kèmButtonx

Chức năng đính kèm chung của hệ thống


3.4.3. Màn hình Tạo báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Nhà thầu đề xuấtDroplistx

Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện:

Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt)

Chức năng cho phép người dùng lựa chọn nhà thầu đề xuất thực hiện gói thầu.
2Thuế suấtNumber

Trường thông tin nhập thuế VAT hiện hành
3Ghi chú đánh giá tài chínhText area

Trường thông tin nhập ghi chú về đánh giá tài chính
4Tiến độ thực hiệnText area

Trường thông tin nhập thông tin về tiến độ hợp đồng
5Hình thức hợp đồngText area

Trường thông tin nhập thông tin về hình thức hợp đồng
6Điều khoản thương mạiText area

Trường thông tin nhập thông tin về điều khoản thương mại
7Hợp đồng mẫuText area

Trường thông tin nhập thông tin về hợp đồng mẫu
8Mở tài khoản MSBText area

Trường thông tin nhập thông tin về mở tài khoản MSB
9Lưu nhápButton

Chức năng cho phép người dùng lưu lại các thông tin đã nhập.

Chức năng sẽ không kiểm tra các trường thông tin bắt buộc (Nhà thầu đề xuất)

10Xem trướcButton

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

  • Mẫu 01a: Gói thầu thi công
  • Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Hệ thống mở ra một thẻ mới

Mẫu xem trước định dạng docx (word)

11Tải xuốngButton

Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

  • Mẫu 01a: Gói thầu thi công
  • Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Mẫu tải xuống định dạng docx (word)

12ĐóngButton

Cho phép người dùng thoát khỏi màn hình tạo mới báo cáo mà không lưu dữ liệu.


3.4.4. Màn hình Xác nhận trình phê duyệt

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Tôi chắc chắnButton

Chức năng cho phép người dùng kích hoạt quy trình phê duyệt báo cáo thầu.

Hệ thống kích hoạt luồng quy trình phê duyệt báo cáo thầu.

Với lần đầu tiên: công việc Lập báo cáo thầu sinh ra sẽ được tự động hoàn thành và hệ thống sinh ra công việc tiếp theo trong quy trình.

Với các lần tiếp theo: Khi xác nhận hệ thống cập nhật công việc Lập báo cáo thầu tương ứng về trạng thái hoàn thành

2HủyButton

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi pop-up xác nhận


3.4.5. Màn hình Chi tiết công việc lập báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Thẻ trạng thái

Icon + text


Hiển thị trạng thái công việc

Mặc định trạng thái hoàn thành với công việc sinh ra từ chức năng Lập báo cáo thầu lần

2

Nội dung công việc

Hyperlink

Mặc định tên theo cấu hình trong node

Nhấn vào nội dung công việc hệ thống chuyển về màn hình Lập báo cáo thầu của gói thầu đó.

Hệ thống cho phép cấu hình node nào là node sinh ra công việc Lập báo cáo này (kiểm tra trùng chỉ do phép cấu hình duy nhất 01 node trong 01 quy trình)

3

Ưu tiênIcon + text

Trạng thái không ưu tiên do công việc đã được hoàn thành.

Tuy nhiên với các công việc được sinh ra do bị từ chối phê duyệt → hệ thống mặc định trạng thái theo gói thầu.

4

Dự ánText

Tên dự án của gói thầu

5

Tên gói thầu - Mua sắm

Text

Tên gói thầu

6

Thời gian băt đầu

Date time

Hiển thị thời gian sinh ra công việc

7

Thời gian kết thúcDate time

  • Với công việc sinh ra tự động (lần đầu) Thời gian bắt đầu = thời gian kết thúc
  • Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC:
    • Thời gian bắt đầu: Không thay đổi
    • Thời gian kết thúc: Thời gian bắt đầu + OLA phản hồi + OLA xử lý (tính theo working time)

8

OLA phản hồiText

Hiển thị OLA phản hồi được cài đặt trong quy trình

9

OLA xử lýText

Hiển thị OLA xử lý được cài đặt trong quy trình

10

Người giao việcIcon + text

  • Với công việc sinh ra tự đồng (lần đầu): Hiển thị thông tin người thực hiện lập báo cáo thầu (ảnh đại diện + tên + phòng ban).
  • Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC: Hiển thị thông tin người từ chối/YCĐC (ảnh đại diện + tên + phòng ban).

11

Người nhận việcIcon + text

Hiển thị thông tin người thực hiện lập báo cáo thầu (ảnh đại diện + tên + phòng ban).

12

Thêm người tham giaButton

Chức năng cho phép thêm thành viên phối hợp xử lý công việc.

13

Xóa người tham giaButton

Chức năng cho phép xóa thành viên phối hợp xử lý công việc

14

Ghi chú dự ánText

Hệ thống hiển thị thông tin ghi chú của dự án