Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Họ & Tên

Bùi Nguyệt Anh

Nguyễn Đức Trung



Tài khoản email/MS Team

anhbn4

trungnd3



Chức danh

Business Analyst (BA)

Product Owner (P.O)



Ngày soạn thảo/phê duyệt

 




Jira Ticket





1. Card (Mô tả tính năng)

Là thành viên Hội đồng thầu tôi muốn quản lý tập trung hồ sơ dự thầu của các nhà thầu theo các vesion

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Màn hình hiển thị các lần nộp thầu của từng nhà thầu với các thông tin
    1. Tên nhà thầu
    2. Tên người liên hệ của nhà thầu
    3. Thời gian nộp hồ sơ dự thầu
    4. Trạng thái 
      • Đã nộp thầu
      • Chờ xác nhận
      • Đã hủy
      • Từ chối
      • Đã tham gia
      • Chờ đàm phán
    5. Hồ sơ dự thầu
    6. Thông tin Gia hạn
    7. Thời gian đếm ngược đến thời điểm đóng thầu
  2. Thành viên hội đồng thầu được phép xem chi tiết từng hồ sơ dự thầu các lần của các nhà thầu
  3. Thư ký hội đồng thầu được phép kích hoạt nộp thầu cho từng nhà thầu
  4. Thư ký hội đồng thầu được phép kích hoạt gia hạn gói thầu và nhập thời gian gia hạn → thông tin được chuyển đến nhà thầu
  5. Thư ký hội đồng thầu được phép bổ sung nhà thầu 
  6. Thư ký hội đồng thầu được phép mở thầu
  7. Hệ thống phân quyền xem hồ sơ tài chính và hồ sơ kỹ thuật dựa trên việc thư ký hội đồng thầu mở thầu
    1. Cho phép xem thì tất cả thành viên hội đồng thầu được xem hồ sơ tài chính
    2. Khi kích hoạt lập Báo cáo thầu thì tất cả thành viên hội đồng thầu được xem hồ sơ tài chính
  8. Khi bổ sung cùng 1 tài khoản và nhà thầu (đã hủy) thì chuyển trạng thái chờ xác nhận

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

  3.1.1 Màn hình Quản lý dự thầu

                                            Màn hình quyền Thêm                                                                                                                                                                                     Màn hình quyền view

   3.1.2 Màn hình bổ sung nhà thầu

                                         Màn hình quyền thêm                                                                                  Màn hình quyền view

3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

Method

GET

URL

/application/tenderInvitation/list

1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values

1authorizationStringTokenBearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTA5NTAsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.stNoeXBGxhUOoZ0EMBRlSME9SGj_p7_x4-_Fz7V99Fc

2. Body

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1packageId
Integer
Id gói thầuBắt buộc400

3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1

id

Integer
Id mời thầuBắt buộc
2

invitationStatus

Integer
Trạng thái
0: chờ xác nhận
1: tham gia
2: từ chối
3: đã nộp thầu
4: đã hủy
Bắt buộc
3

invitationTime

Timestamp
Thời gian mời thầuBắt buộc
4

responseTime

Timestamp
Thời gian nhà thầu phản hồiBắt buộc
5

organizationId

Integer
Id nhà thầuBắt buộc
6

packageId

Integer
Id gói thầuBắt buộc
7

contactId

Integer
Id người liên hệBắt buộc
8

biddingStatus

Integer

Trạng thái được nộp thầu

0: Không được nộp thầu

1: Được nộp thầu

Bắt buộc
9

submittedCount

Integer
Số lượng hồ sơ nộp thầuBắt buộc
10

organizationName

String
Tên nhà thầuBắt buộc
11

organizationTaxCode

String
Tax code nhà thầuBắt buộc
12

organizationAddress

String
Địa chỉ nhà thầuBắt buộc
13

contactName

String
Tên người liên hệBắt buộc
14

contactEmail

String
Email liên hệBắt buộc
15

contactPhone

String
Số điện thoại người liên hệBắt buộc
16

extensionRequestId

Integer
Id yêu cầu gia hạnKhông bắt buộc
17

position

Integer
Vị tríKhông bắt buộc
18

checkUpdate

Boolean

Bắt buộc
19

isEvaluated

Integer
Đã được đánh giá hay chưaKhông bắt buộc
20

canUpdate

Integer

Có được chỉnh sửa hay không
1: Có

0: Không

Không bắt buộc
21

userId

Integer
Id người gửi yêu cầu làm rõKhông bắt buộc
22

step

Integer
LầnKhông bắt buộc



Method

GET

URL

/application/tenderInvitation/list_contractor

1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values

1authorizationStringTokenBearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjYzOTA5NTAsInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.stNoeXBGxhUOoZ0EMBRlSME9SGj_p7_x4-_Fz7V99Fc

2. Body

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1packageId
Integer
Id gói thầuBắt buộc395
2statusIntegertrạng tháiBắt buộc3

3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1

id

Integer
Id mời thầu

2

invitationStatus

Integer
Trạng thái
0: chờ xác nhận
1: tham gia
2: từ chối
3: đã nộp thầu
4: đã hủy

3

invitationTime

Timestamp
Thời gian mời thầu

4

responseTime

Timestamp
Thời gian nhà thầu phản hồi

5

organizationId

Integer
Id nhà thầu

6

packageId

Integer
Id gói thầu

7

contactId

Integer
Id người liên hệ

8

step

IntegerLần

9

biddingStatus

Integer

Trạng thái được nộp thầu

0: Không được nộp thầu

1: Được nộp thầu



10

submittedCount

Integer
Số lượng hồ sơ nộp thầu

11

organizationName

String
Tên nhà thầu

12

organizationTaxCode

String
Tax code nhà thầu

13

organizationAddress

String
Địa chỉ nhà thầu

14

contactName

String
Tên người liên hệ

15

contactEmail

String
Email liên hệ

16

contactPhone

String
Số điện thoại người liên hệ

17

position

Integer
Vị trí

18

documentDetailId

Integer
Id tài liệu nộp thầu

19

isEvaluated

Integer
Đã được đánh giá hay chưa

20

canUpdate

Integer

Có được chỉnh sửa hay không
1: Có

0: Không



21

userId

Integer
Id người gửi yêu cầu làm rõ

4. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Quản lý dự thầu:

4.1 Màn hình Quản lý dự thầu

Màn hình Quản lý dự thầu là một đối tượng để phân quyền:


Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1Lần X (ví dụ: Lần 1, Lần 2)

Tab

Hiển thị khi đã có ít nhất 1 lần giao dịch giữa nhà thầu và thư ký HĐT (thường sau khi nhà thầu gửi hồ sơ mời thầu hoặc sau khi thư ký HĐT phản hồi)Hệ thống hiển thị các lần theo thứ tự phát sinh, từ Lần 1 trở đi

Thể hiện từng phiên xử lý hồ sơ giữa nhà thầu và thư ký HĐT:những lần mà nhà thầu sẽ nộp thầu và sau đó thư ký sẽ mở thầu để phân công đanh giá. Nhấn vào để xem chi tiết từng lần giao – nhận và đánh giá hồ sơ. 

  • Lần 1 là đợt phát hành hồ sơ mời thầu đầu tiên từ bên mời thầu
  • Lần 2 là đợt gia hạn thời gian nộp thầu sau khi gửi kết quả đánh giá cho nhà thầu.
2Tùy chỉnhButton

Chức năng cho phép người dùng lựa chọn các chức năng khác:

  • Gia hạn gói thầu
  • Bổ sung nhà thầu
3Gia hạn gói thầuButton


Chức năng cho phép người dùng gia hạn gói thầu.

Khi nhấn vào hệ thống mở Pop-up gia hạn gói thầu

4Bổ sung nhà thầuButton


Chức năng cho phép người bổ sung nhà thầu

Khi nhấn vào hệ thống mở Pop-up bổ sung nhà thầu

5Mở thầuButton

Chỉ cho phép nhấn khi:

  • Hết thời gian nộp thầu và
  • Có ít nhất 01 nhà thầu trạng thái: Đã nộp thầu
  • Chỉ cho phép mở thầu 01 lần mỗi lần phát hành (chỉ khi sinh công việc thành công)

Chức năng cho phép người dùng thực hiện mở đánh giá hồ sơ dự thầu

Khi nhấn hệ thống mở Pop-up phân công thành viên đánh giá hồ sơ dự thầu

6Đồng hồ đếm ngượcIcon
Chỉ hiển thị khi còn thời gian nộp thầu

Bộ đếm ngược thời gian nộp thầu còn lại của gói thầu.

Dữ liệu thời gian đếm ngược chạy khi thư ký phát hành HSMT hoặc thực hiện gia hạn gói thầu.

7Nhà thầuHyperlink

Danh sách nhà thầu sắp xếp theo trạng thái:

  1. Đã nộp thầu
  2. Tham gia
  3. Chờ xác nhận
  4. Từ chối
  5. Đã hủy

Hiển thị danh sách nhà thầu được mời thầu

Khi nhấn vào hệ thống chuyển sang Pop-up xem/chỉnh sửa thông tin người liên hệ

8Người liên hệText
Tự động hiển thị khi trạng thái được cập nhật

Hiển thị thông tin người liên hệ/tài khoản của nhà thầu được mời thầu

9Thời gian  (trước là "Cập nhật lần cuối")Date timeTự động cập nhật và hiển thị khi có sự thay đổi trạng thái hồ sơ của nhà thầu
  • Thể hiện thời gian gần nhất tương ứng với hành động thay đổi trạng thái ở cột Trạng thái của nhà thầu
  • Thông tin được thể hiện dưới định dạng chuẩn: dd/MM/yyyy - HH:mm.
10Trạng tháiNhãn trạng thái (label)

Click để xem chi tiết hồ sơ đã nộp

Hiển thị trạng thái của nhà thầu theo từng vòng/lần:

  • Chờ xác nhận: Các nhà thầu đã được mời thầu nhưng chưa xác nhận tham gia/từ chối.
  • Tham gia: Các nhà thầu đã xác nhận tham gia/ tham gia lại gói thầu.
  • Từ chối: Các nhà thầu đã xác nhận từ chối tham gia gói thầu.
  • Đã nộp thầu: Các nhà thầu đã thực hiện nộp hồ sơ dự thầu.
  • Đã hủy: Nhà thầu bị thư ký HĐT hủy tư cách tham gia thầu.
  • Chờ đàm phán: Nhà thầu đã được đánh giá đạt kết quả đàm phán lần trước đó và chưa/không nộp thầu bổ sung lần hiện tại (VD lần 2 nhà thầu A được đánh giá đạt, Thư ký HĐT mở lần 3, nhà thầu A sẽ ở trạng thái Chờ đàm phán, nếu nhà thầu A nộp bổ sung HSMT hệ thống chuyển từ Chờ đàm phán → Đã nộp thầu)
11Hồ sơ dự thầuBiểu tượng 📂 (folder icon)
Chỉ hiển thị đối với các nhà thầu đã nộp thầu

Cho phép người dùng xem trước (preview) tài liệu trong tab mới hoặc tải về hồ sơ dự thầu mà nhà thầu đã gửi.

12Xin gia hạnBiểu tượng lịch + nhãn đỏ (nếu có yêu cầu)
Chỉ hiển thị với các nhà thầu có gửi yêu cầu xin gia hạn

Khi nhấn vào hệ thống chuyển đến màn hình Yêu cầu xin gia hạn gói thầu.

13Được nộp thầuToggle bật/tắt (on/off)

Cho phép thư ký hội đồng thầu bật tắt chức năng nộp thầu của từng nhà thầu:

  • Mở
  • Đóng

Hệ thống tự động mở khi:

  • Phát hành HSMT
  • Bổ sung nhà thầu
  • Gia hạn gói thầu với các nhà thầu trạng thái:
    • Chờ xác nhận
    • Tham gia
    • Đã nộp thầu

Hệ thống mặc định đóng khi:

  • Hết thời gian nộp thầu
  • Các nhà thầu được yêu cầu đàm phán/thương thảo

Hệ thống cho phép bật tắt với các nhà thầu thuộc trạng thái:

  • Chờ xác nhận
  • Tham gia
  • Đã nộp thầu


4.2 Chức năng bổ sung dự thầu:

Bổ sung điều kiện kiểm tra và xử lý khi thực hiện bổ sung nhà thầu

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

Màn hình Pop-up xác nhận bổ sung nhà thầu
1Nút "Hủy"Button

Thoát khỏi màn hình Pop-up xác nhận bổ sung nhà thầu
2Nút "Tôi chắc chắn"Button

Hệ thống kiểm tra:

  • Nếu nhà thầu có người liên hệ/tài khoản đã tồn tại với trạng thái khác hủy → Cảnh báo nhà thầu đã tồn tại.
  • Nếu nhà thầu có người liên hệ/tài khoản đã tồn tại với trạng thái hủy → Cập nhật trạng thái từ "Đã hủy" sang "Chờ xác nhận" và thông báo: "Cập nhật trạng thái thành công"
  • Nếu nhà thầu chưa có người liên hệ/tài khoản nào tồn tại → bổ sung mới thành công.

Lưu lại thông tin thay đổi.

Tài khoản người liên hệ hiển thị thông tin gói thầu trên Portal nhà thầu

Hệ thống gửi thông báo chuông và Email cho nhà thầu mới theo mẫu