Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Họ & Tên

Bùi Nguyệt Anh

Nguyễn Đức Trung



Tài khoản email/MS Team

anhbn4

trungnd3



Chức danh

Business Analyst (BA)

Product Owner (P.O)



Ngày soạn thảo/phê duyệt

 




Jira Ticket





1. Card (Mô tả tính năng)

Là thành viên Hội đồng thầu tôi muốn quản lý tập trung Hồ sơ mời thầu theo các version

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Màn hình hiển thị thành phần hồ sơ mời thầu theo từ lĩnh vực, từng lần (vesion)
  2. Với các hồ sơ mời thầu được sửa ở các lần thì có dấu hiệu nhận biết so với các hồ sơ không sửa
  3. Màn hình hiển thị trạng thái của các hồ sơ mời thầu 
    1. Đang thực hiện → trạng thái hồ sơ chuyển sang bước người lập
    2. Chờ phê duyệt → trạng thái hồ sơ chuyển sang bước soát xét/ phê duyệt trung gian
    3. Đã phê duyệt → trạng thái hồ sơ đã được phê duyệt
    4. Đã phát hành → Thư ký phát hành hồ sơ mời thầu
  4. Thành viên hội đồng thầu có thể xem chi tiết từng loại hồ sơ mời thầu ở trạng thái phê duyệt cuối cùng
  5. Thư ký hội đồng thầu có thể kích hoạt chức năng điều chỉnh hồ sơ mời thầu tại màn hình này (thành viên khác ko được kích hoạt điều chỉnh hồ sơ mời thầu)
  6. Thư ký hội đồng đầu được phép kích hoạt từng loại hồ sơ điều chỉnh ở những thời điểm khác nhau (mỗi loại hồ sơ chỉ được điều chỉnh 01 lần trong một vòng điều chỉnh)

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.1.1. Giao diện màn hình Tab Hồ sơ mời thầu Gói thầu Thi công 



3.1.2. Giao diện màn hình Pop-up Tạo điều chỉnh gói thầu


3.1.4. Giao diện màn hình Pop-up Xác nhận điều chỉnh gói thầu


3.1.5. Giao diện màn hình Pop-up Xem điều chỉnh gói thầu

                                                                 Màn hình quyền Xem điều chỉnh gói thầu

                                                                   Màn hình quyền Thêm điều chỉnh gói thầu

3.3. API Spec

Method


URL


1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values






2. Body

STT

Path

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values















3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values



















4. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình

4.1. Mô tả màn hình Hồ sơ mời thầu

Màn hình hồ sơ mời thầu là một đối tượng phân quyền:

STTTrường/Nút chức năngKiểu dữ liệuĐiều kiệnQuy địnhMô tả
1Nút "Điều chỉnh"Button


Nhấn vào sẽ hiển thị Pop-up Điều chỉnh gói thầu 

Nút cho phép truy cập vào màn hình điều chỉnh hồ sơ mời thầu
2Nhãn số lần ("Lần 1")Số lần (int)
  • Nhãn hiển thị theo thứ tự số lần điều chỉnh đã thực hiện
  • Nhãn hiển thị mặc định lần gần nhất

Khi người dùng nhấn vào nhãn, hệ thống sẽ mở màn hình tiết điều chỉnh gói thầu tương ứng thể hiện danh sách những yêu cầu cần điều chỉnh trước đó

3Tên hồ sơHyperlink
Dữ liệu danh sách hồ sơ mời thầu được lấy thông tin từ danh mục "Nhóm gói thầu" thuộc "Loại gói thầu" của gói thầu đó với các loại hồ sơ được chọn là "Hồ sơ mời thầu"

Hiển thị danh sách hồ sơ mời thầu của gói thầu

Hệ thống cho phép người dùng nhấn vào để mở ra màn hình eform bước phê duyệt cuối cùng của loại hồ sơ đó.

Chỉ cho phép nhấn khi hồ sơ ở trạng thái Đã phê duyệt

4Điều chỉnhText

Nếu loại hồ sơ nào được kích hoạt điều chỉnh trên hệ thống sẽ hiển thị điều chỉnh.

5Trạng tháiText

Hiển thị trạng thái của hồ sơ mời thầu:

  • Trống: Nếu hồ sơ này chưa đến bước lập hệ thống không hiển thị trạng thái
  • Đang xử lý: Khi công việc lập loại hồ sơ tương ứng được sinh ra
  • Chờ phê duyệt: Khi công việc lập hồ sơ đã hoàn thành và đang được phê duyệt (các công việc phê duyệt đang thực hiện hoặc đã hoàn thành trừ bước phê duyệt cuối)
  • Đã phê duyệt: Công việc phê duyệt cuối cùng của loại hồ sơ đó được hoàn thành
  • Đã phát hành: trạng thái hồ sơ điều chỉnh đã được phát hành sang Portal nhà thầu

Trạng thái luôn luôn được xác định theo công việc mới nhất của loại hồ sơ đó được sinh ra (ví dụ đang phê duyệt bị từ chối/YCDC hồ sơ quay về trạng thái Đang xử lý)


4.2. Mô tả các trường dữ liệu trong Pop-up Điều chỉnh gói thầu


Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1Nhãn số lần ("Lần 1")Số lần (int)Tự sinh
  • Hiển thị số lần điều chỉnh hồ sơ mời thầu. Số này sẽ tăng dần khi người dùng thực hiện nhấn nút "Điều chỉnh"
  • Khi nhấn vào lần hiển thị thông tin điều chỉnh của lần đó.
  • Không cho phép thêm/sửa/xóa
Hiển thị số lần hồ sơ mời thầu đã được điều chỉnh
2Danh sách Hồ sơ mời thầuTable / ChecklistHiển thị khi mở pop-up
  • Lấy dữ liệu dựa trên giá trị theo trường "Nhóm yêu cầu mua sắm" của loại yêu cầu mua sắm của gói thầu
  • Hệ thống tự động hiển thị biểu tượng  với các hồ sơ mời thầu có ghi chú hoặc tệp đính kèm.

Hiển thị danh sách hồ sơ mời thầu

3Người điều chỉnh hồ sơDropdown (select user)
  • Mặc định là người lập hồ sơ 
  • Cho phép chọn lại từ danh sách người hoạt động.
  • Hệ thống hiển thị theo Tên - Email, cho phép tìm kiếm theo Email
  • Hiển thị tên người chịu trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ mời thầu
  • Người điều chỉnh sẽ được gán nhiệm vụ xử lý nội dung trong lần điều chỉnh hiện tại và phục vụ theo dõi/phê duyệt sau này.
4Thêm người điều chỉnhButtonHiển thị khi số người hiện tại < số tối đa
  • Cho phép thêm người điều chỉnh hồ sơ.
  • Ẩn khi đạt đến số lượng cấu hình tối đa theo từng loại hồ sơ mời thầu
  • Ví dụ: bước cung cấp bản vẽ thiết kế do 03 người được phân công linh động lập, khi đến 03 người hệ thống tự động ẩn nút thêm người)
  • Nút để bổ sung thêm người xử lý hồ sơ mời thầu
  • Hệ thống sẽ tự động ẩn khi đạt giới hạn.
5Nút “X” – Xoá người điều chỉnhButton (icon cạnh tên người)Hiển thị khi có từ 2 người điều chỉnh trở lên trong 1 loại hồ sơCho phép xoá người khỏi danh sách điều chỉnh hồ sơ mời thầuNằm cạnh tên người điều chỉnh, dùng để loại bỏ người phụ trách không còn tham gia điều chỉnh hồ sơ
6Yêu cầu phê duyệtToggle / Switch
  • Hệ thống cho phép lựa chọn giá trị phê duyệt:
    • 0 - Không cần phê duyệt
    • 1 - Phê duyệt lại
  • Hệ thống mặc định hiển thị: 1 - Phê duyệt lại
  • Lựa chọn việc yêu cầu điều chỉnh có cần phê duyệt hay không.
  • Trạng thái được đẩy vào e-Form xử lý điều kiện rẽ nhánh.
7Ghi chúText area
Không bắt buộc nhập. Tối đa 500 ký tựNhập nội dung mô tả cho yêu cầu điều chỉnh hồ sơ mời thầu tương ứng.
8Tệp đính kèmFile upload
  • Cho phép tải lên 1 hoặc nhiều tệp.

  • Cho phép đính kèm tất cả các định dạng tệp tối đa 50 MB/tệp. Giới hạn tối đa 05 tệp/lần đính kèm. Nếu vượt quá dung lượng cảnh báo “Dung lượng tệp vượt quá 50 MB”

  • Định dạng và dung lượng theo quy định hệ thống.
Đính kèm tài liệu
9Nút Gửi yêu cầu xác nhậnButton
  • Mở pop-up xác nhận gửi điều chỉnh.
  • Hệ thống chỉ cho phép nhấn nút khi có ít nhất 01 hồ sơ có dữ liệu ghi chú hoặc tệp đính kèm.
  • Mỗi vòng điều chỉnh hệ thống chỉ cho phép điều chỉnh mỗi loại hồ sơ 01 lần.
Gửi yêu cầu điều chỉnh hồ sơ tới người phê duyệt/tiếp nhận xử lý.
10Nút HủyButton
Không lưu bất kỳ thay đổi nào. Đóng popup ngay lập tức.Dùng để thoát khỏi popup “Điều chỉnh gói thầu” mà không ghi nhận dữ liệu đã nhập.
11Nút “X” – Đóng pop-up Điều chỉnhButton (icon góc trên bên phải)Luôn hiển thị ở góc phải trên cùng của popupKhông lưu thay đổi, chỉ thoát popupCho phép người dùng thoát nhanh popup “Điều chỉnh gói thầu” mà không cần nhấn nút “Hủy”


4.3. Mô tả các trường dữ liệu trong Pop-up Xác nhận gửi yêu cầu điều chỉnh gói thầu


Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1Thời gian phản hồi*NumberBắt buộc
  • Bắt buộc nhập 1 trong 3 trường: ngày, giờ, phút.
  • Giá trị hợp lệ: số nguyên ≥ 0
Thời hạn thư ký hoặc người được phân công phản hồi nội dung điều chỉnh
2Thời gian xử lý*NumberBắt buộc
  • Bắt buộc nhập 1 trong 3 trường: ngày, giờ, phút.
  • Giá trị hợp lệ: số nguyên ≥ 0
Thời hạn để người điều chỉnh hoàn tất điều chỉnh HSMT theo yêu cầu
3Nút HủyButton
Không lưu bất kỳ thay đổi nào. Đóng pop-up ngay lập tức.Dùng để thoát khỏi pop-up “Điều chỉnh gói thầu” mà không ghi nhận dữ liệu đã nhập.
4Nút Áp dụngButton

Chỉ cho phép nhấn khi điền đầy đủ thông tin bắt buộc.

  • Hệ thống lấy thông tin OLA và người điều chỉnh hồ sơ để sinh ra công việc.
  • Ghi chú dự án hiển thị thông tin ghi chú nội dung yêu cầu điều chỉnh

Dùng để kích hoạt từ bước điều chỉnh hồ sơ mời thầu tương ứng từng loại hồ sơ điều chỉnh.


4.4. Mô tả các trường dữ liệu trong Pop-up Xem Thông tin chỉnh sửa

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1Nhãn số lần ("Lần 1")Số lần (int)
  • Hiển thị số lần điều chỉnh hồ sơ mời thầu. Số này sẽ tăng dần khi người dùng thực hiện nhấn nút "Điều chỉnh"
  • Khi nhấn vào lần hiển thị thông tin điều chỉnh của lần đó.
  • Không cho phép thêm/sửa/xóa
Hiển thị số lần hồ sơ mời thầu đã được điều chỉnh
2Danh sách Hồ sơ mời thầuTable / ChecklistHiển thị khi mở pop-up

Chỉ cái loại hồ sơ mời thầu có hiển thị biểu tượng   (được yêu cầu điều chỉnh của lần đó)

Hiển thị danh sách hồ sơ mời thầu được yêu cầu điều chỉnh

3Người điều chỉnh hồ sơDropdown (select user)

Không cho phép thêm/sửa/xóa

Hiển thị tên người chịu trách nhiệm điều chỉnh hồ sơ mời thầu.

4Yêu cầu phê duyệtButton (icon cạnh tên người)Hiển thị khi có từ 2 người điều chỉnh trở lên trong 1 loại hồ sơ

Không cho phép thêm/sửa/xóa

Nằm cạnh tên người điều chỉnh, dùng để loại bỏ người phụ trách không còn tham gia điều chỉnh hồ sơ
5Chi tiết điều chỉnh

Khi tồn tại dữ liệu điều chỉnh, nút cho phép truy cập để xem chi tiết. 

Khi click vào hiển thị màn hình eform bước điều chỉnh hồ sơ mời thầu.

6Nút X - nút Đóng

Không lưu thay đổi, chỉ thoát pop-upCho phép người dùng thoát nhanh pop-up “Điều chỉnh gói thầu” mà không cần nhấn nút “Hủy”
7Thêm lần điều chỉnhButton

Hệ thống cho phép người dùng nhấn thêm lần điều chỉnh khi: Tất cả các quy trình điều chỉnh đã hoàn thành (đã cập nhật về màn hình thư ký tổng hợp và đã hoặc chưa phát hành).

Công việc điều chỉnh mới sinh ra sẽ lấy dữ liệu từ công việc gần nhất hoàn thành.


Hệ thống mở Pop-up yêu cầu điều chỉnh hồ sơ mời thầu

8Phát hành hồ sơ mời thờiButton

Chỉ cho phép nhấn khi đã hoàn thành điều chỉnh tất cả hồ sơ mời thầu.


Hiển thị Pop-up xác nhận phát hành hồ sơ mời thầu.

Khi phát hành HSMT, hệ thống cập nhật dữ liệu hồ sơ mời thầu mới nhất của lần điều chỉnh đó lên Portal nhà thầu