View Source

	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Tên, Chức danh
Ngày ký
Jira Link	[BSHKVH-1060] Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập và phê duyệt Báo cáo thầu - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là Trưởng Ban KSXD tôi muốn phân công cho Giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm xem xét và lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt

Là giám đốc bộ phận tôi muốn phân công cho nhân viên của bộ phận hoặc trực tiếp thực hiện lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

Trưởng ban nhận thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
Trưởng ban xem thông tin chung của gói thầu, xem nhanh Báo cáo thầu, tải Báo cáo thầu
Trưởng ban phân công cho giám đốc bộ phận
Giám đốc bộ phận nhận được thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
Giám đốc bộ phận có thể thực hiện công việc lập Báo cáo thầu hoặc phân công cho nhân viên thực hiện lập Báo cáo thầu
Giám đốc bộ phận hoặc nhân viên có thể tạo báo cáo thầu theo mẫu 01b bằng cách
1. Tạo mới Báo cáo thầu từ site đấu thầu
2. Báo cáo thầu mẫu theo mẫu với các thông tin/ dữ liệu được lấy tự động từ gói thầu (theo mẫu 01a)
3. Export thành file word
4. Đính kèm file mềm Báo cáo lên hệ thống & nhập ghi chú
5. Lưu tạm dữ liệu đang làm Báo cáo để tiếp tục hoàn thiện vào thời điểm khác
6. Hoàn thành quá trình làm Báo cáo để gửi Báo cáo đến các cấp phê duyệt (giám đốc, trưởng ban và chủ tịch hội đồng thầu)

Tùy thuộc từng loại gói thầu, dự án, giá trị, ủy quyền nhân viên Ban KSXD tiến hành add các cấp phê duyệt:
1. Giám đốc bộ phận thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
2. Trưởng Ban KSXD thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
3. Chủ tịch/ Tổng giám đốc ROXx
4. Giám đốc cao cấp KSXD
5. Chủ tịch HĐQT ROX group (báo cáo thầu M01, M02)
Cho phép lựa chọn có trình chủ tịch Rox group hay không
Cho phép đính kèm file
Trường hợp chủ tịch có ý kiến về Báo cáo
1. Ban KSXD giải trình
2. Ban KSXD sửa lại Báo cáo → trình phê duyệt lại
3. Ban KSXD chuyển về cho thư ký HĐT và yêu cầu: Giải trình/ Làm lại báo cáo/ đàm phán giá với nhà thầu đề xuất hoặc đàm phán lại toàn bộ các nhà thầu khác/ điều chỉnh gói thầu (HSMT)
4. Thư ký HĐT có tất cả các quyền:
  - Thư ký HĐT thực hiện giải trình trực tiếp với người yêu cầu → các bên đều nắm được thông tin
  - Thư ký HĐT thực hiện sửa lại Báo cáo thầu → trình phê duyệt lại
  - Thư ký HĐT chuyển cho đơn vị lập HSMT để giải trình → điều chỉnh HSMT (ít xảy ra)
  - Hủy thầu
  - Bổ sung nhà thầu
  - Nộp lại HSDT
  - Đàm phán lại nhà thầu
  - Khi cấp phê duyệt sau yêu cầu điều chỉnh thì các cấp trước nắm được thông tin, và khi trình lại thì sẽ trình trực tiếp cho cấp yêu cầu điều chỉnh
Thông báo khi yêu cầu điều chỉnh: Khi cấp phê duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc phê duyệt thì bắn thông tin về toàn bộ thành viên hội đồng thầu
Tạo email & đính kèm file Báo cáo thầu trình Chủ tịch tập đoàn phê duyệt
Phát hành báo cáo thầu tới thành viên hội đồng thầu để nhận thông tin
Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu
Kính gửi quý công ty,
Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"
Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.
Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:
- Anh Trần Minh Tiến – Phòng KH&TH - TTTV Giá và ĐT – để lập hợp đồng : 0973 975 945
- Anh Trịnh Xuân Quang – Ban QLTK MB để giao nhận tài liệu thiết kế - 0972425587
Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.
Phát hành báo cáo thầu tới thư ký hội đồng thầu để thông tin đến nhà thầu & bộ phận hợp đồng
Bộ phận HĐ nhận thông báo phê duyệt Báo cáo thầu từ Ban KSXD → thực hiện gửi hợp đồng cho nhà thầu
Nhà thầu có quyền chấp nhận/ từ chối tham gia
Thư ký thực hiện công việc (trường hợp nhà thầu từ chối)
1. Hủy
2. Đàm phán lại với các nhà thầu
3. Bổ sung nhà thầu

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

Màn hình Tạo báo cáo thầu

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu > image-2025-6-25_15-25-14.png

Màn hình eForm lập báo cáo thầu - Thông tin chung

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu > image-2025-6-25_15-26-58.png

Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu 1

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu > image-2025-6-25_15-30-35.png

3.2 Luồng:

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu > image-2025-7-4_12-51-34.png

STT	Bước	Mô tả
1	Bước 1: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc	Sau khi các Trưởng ban liên quan phê duyệt biểu mẫu báo cáo Mẫu 01a hoặc Mẫu 01b Trưởng ban KSXD tiếp nhận và phân công giám đốc chuyên môn để phụ trách gói thầu
2	Bước 2: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc	Giám đốc KSXD chuyên môn phân công nhân viên phụ trách gói thầu
3	Bước 3: Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu trình Chủ tịch	Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 02 và lựa chọn thủ công phương án lãnh đạo phê duyệt (cho phép tối đa 02 cấp): Nhánh 1: Lựa chọn thủ công tối đa 02 cấp lãnh đạo phê duyệt Nhánh 2: Lựa chọn thủ công 02 cấp lãnh đạo phê duyệt và thực hiện trình ký ngoài hệ thống với chủ tịch tập đoàn
4	Bước 4: Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt	Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu
5	Bước 5: Trưởng ban KSXD phê duyệt	Trưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo thầu
6	Bước 6: Lãnh đạo phê duyệt	Lãnh đạo được lựa chọn tại bước 3 thực hiện phê duyệt (có thể 1 hoặc 2 cấp do nhân viên KSXD lựa chọn)
7	Bước 7: Trình ký TGĐ Rox Group	Nhân viên Ban KSXD trình ký ngoài hệ thống với TGĐ Rox Group sau đó đính kèm file scan phê duyệt hoặc email phê duyệt lên hệ thống và hoàn thành công việc

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

STT	Field (Trường dữ liệu)	Type (Kiểu dữ liệu)	Required (Bắt buộc)	Validation (Quy định)	Description (Mô tả)
1	Nhà thầu đề xuất	Droplist	x	Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện: Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt) Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên	Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
2	Thuế suất	Number			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
3	Ghi chú đánh giá tài chính	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
4	Tiến độ thực hiện	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
5	Hình thức hợp đồng	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
6	Điều khoản thương mại	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
7	Hợp đồng mẫu	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
8	Mở tài khoản MSB	Text area			Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa
9	Xem trước	Button		Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào	Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Hệ thống mở ra một thẻ mới Mẫu xem trước định dạng docx (word)
10	Tải xuống	Button		Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào	Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Mẫu tải xuống định dạng docx (word)
11	Ghi chú	Text			Ghi chú phê duyệt. Độ dài 2000 ký tự
12	Tệp đính kèm	Button			Chức năng đính kèm chung hệ thống
13	Lưu nháp	Button			Tham chiếu tài liệu URD
14	Tạm dừng	Button			Tham chiếu tài liệu URD
15	Hoàn thành	Button			Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc: Nhà thầu đề xuất Tệp đính kèm