Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh

Công Thanh Hùng




Ngày ký

 




Jira Link

[BSHKVH-1059] Thư ký hội đồng thầu tạo Báo cáo thầu - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là thư ký hội đồng thầu, tôi muốn tạo Báo cáo thầu để gửi tới các thành viên hội đồng thầu phê duyệt

Là thành viên hội đồng thầu tôi muốn thực hiện quá trình phê duyệt Báo cáo thầu theo đúng nhiệm vụ và quyền hạn

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tạo mới Báo cáo thầu từ site đấu thầu
  2. Báo cáo thầu mẫu theo mẫu với các thông tin/ dữ liệu được lấy tự động từ gói thầu (theo mẫu 01a)
  3. Export thành file word
  4. Đính kèm file mềm Báo cáo lên hệ thống & nhập ghi chú
  5. Lưu tạm dữ liệu đang làm Báo cáo để tiếp tục hoàn thiện vào thời điểm khác
  6. Hoàn thành quá trình làm Báo cáo để gửi Báo cáo đến các cấp phê duyệt 
  7. Gửi thông báo và đường Link truy cập cho các thành viên hội đồng thầu (nhân viên và trưởng ban)
  8. Các thành viên hội đồng thầu có thể xem hoặc thống nhất báo cáo thầu
  9. Thành phần phê duyệt Báo cáo thầu phụ thuộc vào từng gói thầu có thể bao gồm:
    1. TTTVG
    2. Đơn vị lập đầu bài mời thầu
    3. TTKSCP (phê duyệt hồ sơ mời thầu
  2. Trình tự phê duyệt Báo cáo thầu (trường hợp thống nhất)
    1. Trung tâm TVG&ĐT phê duyệt nối tiếp
      • Giám đốc bộ phận chuyên môn 
      • Giám đốc Trung tâm TVG&ĐT
    2. Đơn vị lập đầu bài mời thầu & TTKSCP phê duyệt song song
      • Nhân viên tham gia quá trình thực hiện gói thầu nhận được thông báo và view được Báo cáo thầu
      • Trưởng ban, Giám đốc nhận được thông báo → xem, tải Báo cáo thầu và thực hiện thao tác phê duyệt trên hệ thống
  2. Trường hợp không thống nhất: nhập các yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu để quay về Thư ký hội đồng thầu cập nhật thông tin (có thể lựa chọn bước quay về, để mặc định Thư ký hội đồng thầu)

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.1.1 Màn hình quản lý Báo cáo thầu

                                                                                        Màn hình lập báo cáo thầu lần đầu

                                                                                   Màn hình lập báo cáo thầu lần tiếp theo

                                             Màn hình xem thông tin báo cáo thầu (quyền Thêm)


                                                          Màn hình xem thông tin báo cáo thầu (quyền Xem)

                                                                                    Màn hình sau khi Thư ký HĐT thông báo trúng thầu cho nhà thầu.

                                                       Màn hình sau khi nhà thầu từ chối hoặc Thư ký HĐT lập báo cáo mới

3.1.2 Màn hình xác nhận tạo công việc lập báo cáo thầu

3.1.3 Màn hình Chi tiết công việc lập báo cáo thầu

3.1.4 Màn hình Tạo báo cáo thầu

                                                      Màn hình eForm lập báo cáo thầu - Thông tin chung

                                                        Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu 1

                                                      Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu 2

                                                  Màn hình eForm - Thông tin ghi chú và đính kèm phê duyệt


3.2 Luồng:


3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

Method

GET

URL

application/reportPackage/list

Description

API lấy dữ liệu danh sách báo cáo thầu

Note

API mới

1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values

1authorization<token>Token của người dùng đăng nhậpBearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjY0NTU3ODksInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.wrvIFd-Q2kHgkTmPf6ryMY6aDIgXpNsWmSvvifQWc5k

2. RequestParam

STT

Field

Require

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1packageIdtrueIntegerid gói thầu

3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1codeInteger0: thành công còn lại thất bại

2messageStringmessage

3resultList<Object>kết quả trả ra

4(result) idIntegerid

5(result) potIdIntegerid hồ sơ

6(result) packageIdIntegerid gói thầu

7(result) workIdIntegerid công việc

8(result) typeStringloại báo cáo thầu
GTC, TVTK, KSXD
9(result) statusStringtrạng thái của báo cáo thầu bên bpm
approve, draft
10(result) portal_statusStringtrạng thái của báo cáo thầu bên portal
approve, inprogress, reject
11(result) roundIntegerLần tạo báo cáo thầu

12(result) formJsonDữ liệu của mẫu báo cáo thầu

13(result) employeeIdIntegerId của thư ký tạo báo cáo thầu

14(result) noteString


15(result) attachmentStringUrl của file đính kèm

16response_timeStringThời gian portal phản hồi

Method

GET

URL

application/reportPackage/list

Description

API lấy dữ liệu danh sách báo cáo thầu

Note

API mới

1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values

1authorization<token>Token của người dùng đăng nhậpBearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjY0NTU3ODksInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.wrvIFd-Q2kHgkTmPf6ryMY6aDIgXpNsWmSvvifQWc5k

2. RequestParam

STT

Field

Require

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1packageIdtrueIntegerid gói thầu

3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1codeInteger0: thành công còn lại thất bại

2messageStringmessage

3resultList<Object>kết quả trả ra

4(result) idIntegerid

5(result) potIdIntegerid hồ sơ

6(result) packageIdIntegerid gói thầu

7(result) workIdIntegerid công việc

8(result) typeStringloại báo cáo thầu
GTC, TVTK, KSXD
9(result) statusStringtrạng thái của báo cáo thầu bên bpm
approve, draft
10(result) portal_statusStringtrạng thái của báo cáo thầu bên portal
approve, inprogress, reject
11(result) roundIntegerLần tạo báo cáo thầu

12(result) formJsonDữ liệu của mẫu báo cáo thầu

13(result) employeeIdIntegerId của thư ký tạo báo cáo thầu

14(result) noteString


15(result) attachmentStringUrl của file đính kèm

16response_timeStringThời gian portal phản hồi

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1. Quy trình phê duyệt báo cáo thầu


STT

Bước

Mô tả

1Bước 1: Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Tại màn hình Quản lý báo cáo thầu, thư ký HĐT thực hiện kích hoạt chức năng tạo công việc lập báo cáo thầu.

Hệ thống tự động sinh ra công việc lập báo cáo thầu với các thông tin chung được kế thừa, tại màn chi tiết thực hiện công việc (eform) thư ký HĐT thực hiện lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các thông tin báo cáo thầu liên quan

Thư ký hội đồng thầu có thể lựa chọn xem trước và xuất báo cáo ra file words, từ đó điều chỉnh báo cáo là đính kèm để thực hiện trình  phê duyệt bằng cách hoàn thành công việc

2Bước 2: Giám đốc bộ phận chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

3Bước 3: Giám đốc TTTVG phê duyệt báo cáo thầu

Giám độc thực hiện phê duyệt hoặc YCĐS báo cáo thầu

4Bước 4a: Các ban liên quan phê duyệt báo cáo thầu

Đối với nhóm gói thầu thi công qua 04 bước duyệt song song:

  • Trưởng ban QLDA
  • Trưởng ban QLTK
  • Giám đốc TT KSCO
5Bước 4b: Các ban liên quan phê duyệt báo cáo thầu

Đối với nhóm gói thầu tư vấn thiết kế qua 02 bước duyệt song song:

  • Trưởng ban QLTK
  • Giám đốc TT KSCO


3.4.2. Màn hình Lập báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Độ dài ký tự

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Lập báo cáoButton


Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi:

  • Đã kết thúc thời gian nộp thầu và thương thảo hoặc tất cả nhà thầu đã hoàn thành trả lời đàm phán vòng đang thực hiện.
  • Tất cả hồ sơ mời thầu đã ở trạng thái đánh giá

Với gói thầu đã gửi thông báo cho nhà thầu:

  • Trạng thái nhà thầu phản hồi là "Chờ xác nhận": Hệ thống mở Pop-up xác nhận bắt buộc nhập lý do
  • Trạng thái nhà thầu phản hồi là "Xác nhận thực hiện": Hệ thống mở Pop-up xác nhận bắt buộc nhập lý do
  • Trạng thái nhà thầu phản hồi là "Từ chối thực hiện": Hệ thống mở Pop-up xác nhận tạo báo cáo (không có trường lý do)

Chức năng cho phép người dùng mở Pop-up Xác nhận lập báo cáo thầu.

2Lần...Button
2

Chức năng cho phép người dùng xem lịch sử các lần lập báo cáo thầu.

Hệ thống mặc định khi mở màn hình "Lập báo cáo thầu" hiển thị lần mới nhất.

Với mỗi lần công việc Lập báo cáo thầu được sinh ra (từ chối công việc, yêu cầu điều chỉnh, lập báo cáo mới) hệ thống sẽ sinh một lần lập báo cáo thầu mới.

Báo cáo HĐT

3Nhà thầu đề xuấtDroplist

10

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu tại eForm sau khi công việc được hoàn thành

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

4Ghi chúText
5000Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT lựa nhập tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành.

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

5Tệp đính kèmButton


Không thể chỉnh sửa.

Có thể xem và tải về

Hiển thị dữ liệu được thư ký HĐT đính kèm tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành.

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

6Trạng thái sau khi nhận thông báo trúng thầuText

100

Chỉ hiển thị khi Thư ký HĐT đã gửi thông báo trúng thầu

Hiển thị trạng thái nhà thầu phản hồi về việc xác nhận thực hiện gói thầu sau khi Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu cho nhà thầu:

  • Chờ xác nhận: Thư ký HĐT đã gửi thông báo nhưng nhà thầu chưa phản hồi
  • Từ chối thực hiện: Nhà thầu xác nhận từ chối thực hiện gói thầu hoặc hết thời gian nhà thầu không thực hiện xác nhận/ từ chối
  • Xác nhận thực hiện: Nhà thầu xác nhận thực hiện gói thầu
7Thời hạn phản hồi thực hiệnDate - Time


Không thể chỉnh sửa

Hiển thị thời hạn xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu thư ký HĐT đặt ra tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được hoàn thành

8Lý do nhà thầu từ chối thực hiệnText

5000

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị lý do nhà thầu từ chối thực hiện.

Dữ liệu được cập nhật khi:

  • Nhà thầu thực hiện từ chối
  • Thư ký hội đồng thầu lập báo cáo mới khi nhà thầu đang ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Xác nhận thực hiện

Báo cáo thầu trình CT HĐT

9Nhà thầu đề xuấtDroplist

10

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

10Ghi chúText
5000Không thể chỉnh sửa

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD nhập tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

11Tệp đính kèmButton


Không thể chỉnh sửa.

Có thể xem và tải về

Hiển thị dữ liệu được nhân viên ban KSXD lựa chọn tại bước lập báo cáo thầu mẫu 02 tại eForm công việc được sinh ra.

Cho phép cấu hình lấy dữ liệu tại eForm theo key

12Trạng thái sau khi nhận thông báo trúng thầuText

100

Chỉ hiển thị khi Thư ký HĐT đã gửi thông báo trúng thầu

Hiển thị trạng thái nhà thầu phản hồi về việc xác nhận thực hiện gói thầu sau khi Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu cho nhà thầu:

  • Chờ xác nhận: Thư ký HĐT đã gửi thông báo nhưng nhà thầu chưa phản hồi
  • Từ chối thực hiện: Nhà thầu xác nhận từ chối thực hiện gói thầu hoặc hết thời gian nhà thầu không thực hiện xác nhận/ từ chối
  • Xác nhận thực hiện: Nhà thầu xác nhận thực hiện gói thầu
13Thời hạn phản hồi thực hiệnDate - Time


Không thể chỉnh sửa

Hiển thị thời hạn xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu thư ký HĐT đặt ra tại bước lập báo cáo thầu tại eForm công việc được sinh ra.

14Lý do nhà thầu từ chối thực hiệnText

5000

Không thể chỉnh sửa

Hiển thị lý do nhà thầu từ chối thực hiện.

Dữ liệu được cập nhật khi:

  • Nhà thầu thực hiện từ chối
  • Thư ký hội đồng thầu lập báo cáo mới khi nhà thầu đang ở trạng thái Chờ xác nhận hoặc Xác nhận thực hiện


3.4.3. Màn hình Tạo báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Độ dài ký tự

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Nhà thầu đề xuấtDroplistx

10

Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện:

Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt)

Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên

Chức năng cho phép người dùng lựa chọn nhà thầu đề xuất thực hiện gói thầu.
2Thuế suấtNumber
2
Trường thông tin nhập thuế VAT hiện hành
3Ghi chú đánh giá tài chínhText area
5000
Trường thông tin nhập ghi chú về đánh giá tài chính
4Tiến độ thực hiệnText area
5000
Trường thông tin nhập thông tin về tiến độ hợp đồng
5Hình thức hợp đồngText area
5000
Trường thông tin nhập thông tin về hình thức hợp đồng
6Điều khoản thương mạiText area
5000
Trường thông tin nhập thông tin về điều khoản thương mại
7Hợp đồng mẫuText area
5000
Trường thông tin nhập thông tin về hợp đồng mẫu
8Mở tài khoản MSBText area
5000
Trường thông tin nhập thông tin về mở tài khoản MSB
9Xem trướcButton


Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

  • Mẫu 01a: Gói thầu thi công
  • Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Hệ thống mở ra một thẻ mới

Mẫu xem trước định dạng docx (word)

10Tải xuốngButton


Hệ thống chỉ cho phép nhấn khi nhập đủ các trường thông tin bắt buộc

Hệ thống tự động hiển thị mẫu báo cáo tương ứng nhóm gói thầu (lấy theo loại gói thầu/loại YCMS)

  • Mẫu 01a: Gói thầu thi công
  • Mẫu 01b: Gói thầu tư vấn thiết kế

Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào

Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có)

Mẫu tải xuống định dạng docx (word)

11Ghi chúText

5000


Ghi chú phê duyệt.

12Tệp đính kèmButton



Chức năng đính kèm chung hệ thống

13Lưu nhápButton



Tham chiếu tài liệu URD

14Tạm dừngButton



Tham chiếu tài liệu URD

15Hoàn thànhButton



Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

  • Nhà thầu đề xuất
  • Tệp đính kèm


3.4.4. Màn hình Xác nhận lập báo cáo

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1Lý do từ chốiText

Bắt buộc với các nhà thầu có trạng thái xác nhận là:

  • Chờ xác nhận
  • Xác nhận thực hiện

Lý do thư ký nhập mô tả vì sao vẫn lập báo cáo thầu mới khi nhà thầu chưa xác nhận hoặc đã xác nhận thực hiện gói thầu.

2Tôi chắc chắnButton

Chức năng cho phép người dùng kích hoạt quy trình phê duyệt báo cáo thầu.

Hệ thống sinh ra công việc cho người thực hiện nhấn lập báo cáo.

3HủyButton

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi pop-up xác nhận


3.4.5. Màn hình Chi tiết công việc lập báo cáo thầu

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Thẻ trạng thái

Icon + text


Hiển thị trạng thái công việc

Mặc định trạng thái hoàn thành với công việc sinh ra từ chức năng Lập báo cáo thầu lần

2

Nội dung công việc

Hyperlink

Mặc định tên theo cấu hình trong node

Nhấn vào nội dung công việc hệ thống chuyển về màn hình Lập báo cáo thầu của gói thầu đó.

Hệ thống cho phép cấu hình node nào là node sinh ra công việc Lập báo cáo này (kiểm tra trùng chỉ do phép cấu hình duy nhất 01 node trong 01 quy trình)

3

Ưu tiênIcon + text

Trạng thái không ưu tiên do công việc đã được hoàn thành.

Tuy nhiên với các công việc được sinh ra do bị từ chối phê duyệt → hệ thống mặc định trạng thái theo gói thầu.

4

Dự ánText

Tên dự án của gói thầu

5

Tên gói thầu - Mua sắm

Text

Tên gói thầu

6

Thời gian băt đầu

Date time

Hiển thị thời gian sinh ra công việc

7

Thời gian kết thúcDate time

  • Với công việc sinh ra tự động (lần đầu)
    • Thời gian bắt đầu = Thời điểm xác nhận lập báo cáo (thời điểm công việc được sinh ra
    • Thời gian kết thúc = Thờ điểm bắt đầu +  Thời gian cài đặt OLA trong quy trình (theo workingtime)
  • Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC:
    • Thời gian bắt đầu: Thời điểm xác nhận lập báo cáo (thời điểm công việc được sinh ra
    • Thời gian kết thúc: Thời điểm bắt đầu + OLA phản hồi (còn lại) + OLA xử lý (còn lại) (tính theo working time).
    • Với trường hợp thời gian còn lại <0 → Thời gian bắt đầu = thời gian kết thúc
    • Thời gian còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó

8

OLA phản hồiText

Với trường hợp công việc sinh ra lần đầu: Hiển thị OLA phản hồi được cài đặt trong quy trình

Với trường hợp công việc sinh ra lần 2 trở đi: Hiển thị theo OLA còn lại của công việc

  • OLA còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó
  • Với TH OLA còn lại > 0: hiển thị thời gian còn lại
  • Với TH OLA còn lại <=0 thì hiển thị = 0

9

OLA xử lýText

Với trường hợp công việc sinh ra lần đầu: Hiển thị OLA xử lý được cài đặt trong quy trình

Với trường hợp công việc sinh ra lần 2 trở đi: Hiển thị theo OLA còn lại của công việc

  • OLA còn lại = Thời gian cài đặt OLA trong quy trình - đi tổng thời gian OLA đã sử dụng ở các lần đã thực hiện công việc trước đó
  • Với TH OLA còn lại > 0: hiển thị thời gian còn lại
  • Với TH OLA còn lại <=0 thì hiển thị = 0

10

Người giao việcIcon + text

  • Với công việc sinh ra tự đồng (lần đầu): Hiển thị thông tin người thực hiện lập báo cáo thầu (ảnh đại diện + tên + phòng ban).
  • Với công việc sinh ra do bị từ chối/YCĐC: Hiển thị thông tin người từ chối/YCĐC (ảnh đại diện + tên + phòng ban).

11

Người nhận việcIcon + text

Hiển thị thông tin người thực hiện lập báo cáo thầu (ảnh đại diện + tên + phòng ban).

12

Thêm người tham giaButton

Chức năng cho phép thêm thành viên phối hợp xử lý công việc.

13

Xóa người tham giaButton

Chức năng cho phép xóa thành viên phối hợp xử lý công việc

14

Ghi chú dự ánText

Hệ thống hiển thị thông tin ghi chú của dự án