View Source

	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Tên, Chức danh
Ngày ký
Jira Link

1. Card (Mô tả tính năng)

Là người dùng tôi muốn quản lý các biểu mẫu/tài liệu liên quan đến từng quy trình tác nghiệp, từng bước xử lý.

Menu quản lý tài liệu
Đính kèm biểu mẫu/ tài liệu lên trong quá trình thực hiện các bước quy trình
Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
Phân quyền cho người dùng
Xem và tải biểu mẫu/ tài liệu

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

Menu quản lý tài liệu
1. Hiển thị folder danh sách tài liệu theo phân quyền người dùng (theo mục 4)
2. Cho phép thêm mới và đặt tên folder theo người dùng
3. Cho phép thêm mới tài liệu/ hồ sơ và tự động gán thuộc thính theo:
  - Số văn bản (text)
  - Tên tài liệu/ hồ sơ
  - Verison
  - Loại tài liệu (theo danh mục Loại tài liệu)
  - Quy trình
  - Bước quy trình
  - Tên người tạo
  - Thời gian tạo
  - Tên người phê duyệt lần cuối
  - Thời gian phê duyệt lần cuối
  - Thời gian cập nhật cuối
  - Trạng thái: chờ phê duyệt/ phê duyệt (Khi upload file trong quy trình đi theo từng file có toggle xác nhận file đó có cần phê duyệt hay không. Nếu cần phê duyệt thì ở trạng thái chờ phê duyệt/phê duyệt, nếu ko cần phê duyệt thì mang tính chất tham khảo, để trường trạng thái null).
  - Gói thầu
  - Dự án
  - Đơn vị quản lý
  - Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
  - Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
  - Dung lượng
  - Loại file (doc, xlt ...)
4. Cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
5. Cho phép filter (lọc) để tìm kiếm nhanh tài liệu
  - Loại tài liệu
  - Tên người tạo
  - Thời gian tạo từ ... đến
  - Tên gói thầu
  - Dự án
  - Tên bước quy trình
  - Tên quy trình
  - Đơn vị quản lý
Đính kèm file theo các bước quy trình
1. Cho phép kéo thả hoặc chọn file từ máy để tải file lên hệ thống
2. Cho phép xem trước tài liệu
3. Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file
4. Cho phép xóa file đã đính kèm trước đó để thay thế và tự sinh version theo bước lặp
5. Hệ thống hiển thị thông báo tải lên thành công hoặc không thành công → người dùng upload lại
Đính kèm file công việc không theo quy trình
1. Hiển thị thư mục công việc không theo quy trình
2. Hiển thị danh sách tài liệu/ hồ sơ được đính kèm công việc không theo quy trình
  - Tên tài liệu (theo tên file)
  - Tên công việc
  - Người giao việc
  - Người nhận việc
  - Thời gian tạo
3. Quản lý folder theo người tạo công việc
4. Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì xóa trong folder => bóc tính năng xóa trên màn hình công việc không theo quy trình thành US riêng.
5. Xem, tải: Người tạo, người nhận việc và người quản lý
6. Xóa: Người tạo
Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
1. Khi người tạo mới lần đầu sẽ hiển thị ver 0.1
2. Vòng tạo mới tiếp theo sẽ là n.1 (n tăng từ 1 đến n)
3. Cho phép lựa chọn tăng version khi tạo mới hoặc upload file
4. Khi bước phê duyệt cuối sẽ hiển thị ver 1.0
5. Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)
6. Tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1)
7. Xem được danh sách các phiên bản theo thời gian
8. Hiển thị bước cập nhật, người cập nhật, thao tác cập nhật (tải mới, xóa), thời gian cập nhật trong ghi chú chung
9. Hiện cảnh báo "bạn có chắc chắn muốn ghi đè file" khi người dùng ghi đè file
Phân quyền truy cập
1. Admin hệ thống cấu hình phân quyền truy cập, xem, sửa (thuộc tính), xóa theo role trong quy trình
2. Tài liệu/ hồ sơ phát sinh theo quy trình:
  - File đính kèm ở bước chưa xuất hiện trong quy trình thì không được xem và tải
3. Tài liệu/ hồ sơ tạo mới không theo quy trình:
  - Tạo mới: toàn bộ người dùng
  - Xóa: người tạo (người tạo folder sẽ được xóa cả folder, người tạo file được xóa file)
  - Xem: Người tạo folder được xem tất cả file trong folder, người tạo và người quản lý được xem file/folder.
  - Gán: Người thiết kế quy trình được chọn file
  - Tải: Người tạo folder được tải tất cả file trong folder, người tạo và người quản lý và người thực thi trong quy trình được tải file/folder.
  - Sửa: người tạo được sửa thông tin thuộc tính của file.
Xem và tải tài liệu/ biểu mẫu
1. Cho phép xem all file theo phân quyền
2. Cho phép chọn điều kiện sắp xếp:
  - Thời gian cập nhật
  - Tên
  - Loại file
  - Dung lượng file
3. Cho phép tải từng file, nhiều file hoặc tải all
4. Khi tải nhiều file và all tự động zip file
5. Xem lịch sử tài liệu/ biểu mẫu:
  - Version chẵn (n.0)
  - Thời gian cập nhật: Ngày, tháng, năm - giờ, phút, giây
  - Người xử lý + chức danh (theo hiển thị account)
  - Bước công việc xử lý

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UI/UX:

3.1.1 Màn hình Loại tài liệu

Màn hình quản lý loại tài liệu

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-12_23-53-17.png

Màn hình Thêm mới loại tài liệu và Popup thông báo khi trùng tên

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-12_0-29-17.png

3.1.2 Màn hình Danh mục tài liệu

3.1.2.1. Tab Tất cả tài liệu

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-12_0-30-41.png

3.1.2.2. Tab Thư mục theo quy trình

Màn hình danh sách thư mục theo quy trình cấp 1, 2

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-13_0-28-49.png

Màn hình danh sách các file trong thư mục cấp 2

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-13_0-33-25.png

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính của file theo quy trình

Màn hình xem thông tin chi tiết của file theo quy trình (tab Thông tin chung và lịch sử phiên bản)

3.1.2.3. Tab Thư mục không theo quy trình

Màn hình quản lý thư mục không theo quy trình

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-13_0-44-50.png

Màn hình thông tin tài liệu

Màn hình Thêm mới folder không theo quy trình

BPM1- số hóa khối vận hành > User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm (ver1) > image-2025-8-13_0-48-8.png

Màn hình Thêm mới tài liệu không theo quy trình

Màn hình Sửa thông tin thuộc tính tài liệu không theo quy trình

3.1.2.3. Tab Thư mục công việc không theo quy trình

3.2 Luồng:

STT	Bước	Mô tả

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

Menu “Quản lý tài liệu” là một thành phần chức năng thuộc thanh điều hướng chính (sidebar) của hệ thống ROX BPM1. Chức năng này cung cấp cho người dùng cái nhìn tổng quan và toàn diện về các tài liệu/hồ sơ hiện có trên hệ thống, giúp dễ dàng quản lý, tra cứu và theo dõi tình trạng xử lý của từng tài liệu.

Menu “Quản lý tài liệu” gồm 2 thành phần:

Danh mục tài liệu: hiển thị danh sách các tài liệu cùng các thuộc tính và cho phép tìm kiếm, lọc và thao tác trên tài liệu.
Loại tài liệu: cho phép khai báo và quản lý danh mục các loại tài liệu sử dụng trong hệ thống.

3.4.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Loại tài liệu

STT	Field (Trường dữ liệu)	Type (Kiểu dữ liệu)	Required (Bắt buộc)	Validation (Quy định)	Description (Mô tả)
1	STT	Number	Bắt buộc	Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa.	Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng.
2	Tên loại tài liệu	Text	Bắt buộc	- Không được để trống. - Nếu trùng với loại tài liệu đã tồn tại → hiển thị cảnh báo “Trùng tên loại tài liệu”.	Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan.
3	Thời gian lưu trữ (tháng)	Number (tháng)	Bắt buộc	Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống Giá trị nhập vào phải > 0 Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng	Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.
4	Trạng thái hoạt động	Toggle (On/Off)	Bắt buộc	- Giá trị mặc định: “Bật” (On). - Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ.	Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm: Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng - Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).
5	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên loại tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh loại tài liệu trong danh sách.
6	Nút “Thêm mới”	Button		- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu	Cho phép tạo mới loại tài liệu.

Popup Thêm mới loại tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên loại tài liệu	Text	Bắt buộc	- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống	Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.
2	Thời gian lưu trữ (tháng)	Number (tháng)	Bắt buộc	Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống Giá trị nhập vào phải > 0 Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng	Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.
3	Trạng thái hoạt động	Toggle (On/Off)	Bắt buộc	- Giá trị mặc định: Bật (On). - Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ. Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm: Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng - Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).	Thể hiện trạng thái hoạt động hiện tại của bản ghi
4	Nút “Lưu”	Button		- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập. Nếu hợp lệ: Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống Nếu không hợp lệ: Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Loại tài liệu	Xác nhận lưu loại tài liệu vừa nhập.
5	Nút “Hủy”	Button		Khi nhấn → đóng popup, không lưu dữ liệu, quay lại màn hình trước.	Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin.

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Danh mục tài liệu

Màn hình “Danh mục tài liệu” gồm 3 tab:

Tất cả tài liệu: Hiển thị toàn bộ tài liệu trong hệ thống, bao gồm cả tài liệu thuộc quy trình và tài liệu không theo quy trình.
Thư mục theo quy trình: Quản lý và hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các quy trình.
Thư mục không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu do người dùng tự tạo, không gắn liền với bất kỳ quy trình nào.
Thư mục công việc không theo quy trình: Hiển thị các thư mục, tài liệu được tạo ra từ các công việc không theo quy trình.

3.4.2.1 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Tất cả tài liệu

Màn hình Tab Tất cả tài liệu là màn hình đầu tiên trong màn hình Danh mục tài liệu, đóng vai trò là tab tổng hợp, trung tâm theo dõi toàn bộ tài liệu cả Tài liệu theo quy trình và không theo quy trình. Thông tin về thành phần trong chức năng được mô tả dưới đây.

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tài liệu trong hệ thống
2	Tải xuống	Button		Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
3	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox		- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all file khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
4	Nút “Sắp xếp”	Button		- Click hiển thị menu sắp xếp theo: Thời gian cập nhật Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp danh sách tài liệu
5	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý	Lọc danh sách tài liệu theo tiêu chí
6	Tên tài liệu	Text + Icon+ Dung lượng file	Bắt buộc	- Hiển thị icon loại file (PDF, DOCX…) + tên tài liệu + dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Thư mục	Text	Bắt buộc	Hiển thị tên thư mục chứa tài liệu, hiển thị đường dẫn đến thư mục cha gần nhất của file	Giúp người dùng biết tài liệu nằm ở thư mục nào
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo file tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
9	Cập nhật lần cuối	Datetime	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm:ss -Thời gian cập nhật lần cuối cùng của file	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên version cuối cùng của file
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> popup hiển thị Thông tin chi tiết của tài liệu 2. Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Thao tác nhanh trên tài liệu

3.4.2 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục theo quy trình

Cấu trúc Tab Tài liệu theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 2 cấp:

Folder cấp 1 – Quản lý theo quy trình:
- Mỗi quy trình tương ứng với một folder cấp 1.
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình quản lý folder cấp 2.
Folder cấp 2 – Quản lý theo hồ sơ:
- Mỗi hồ sơ thuộc quy trình sẽ tương ứng với một folder con.
- Khi nhấn vào folder con, hệ thống hiển thị màn hình gồm các file thuộc hồ sơ
Màn hình Quản lý file thuộc folder cấp 2:
- Hiển thị danh sách các file đang được sử dụng trong hồ sơ gán với quy trình.
- Version được check khi trùng tên file (cả tên file và loại file (Excel, doc,..) trong cùng một bước trong quy trình, loại tài liệu.
- Cách đánh số version tài liệu đi theo logic:

- - Khi người tạo mới lần đầu hiển thị ver 0.1
  - Nếu trước khi đến bước phê duyệt cuối bị trả lại, người dùng thay đổi tài liệu, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới được đánh ver 0.2,..., 0.n
  - Đến bước phê duyệt cuối hiển thị ver 1.0
  - Nếu đến bước phê duyệt cuối bị trả lại quay về hiển thị ver 1.1
  - Tượng tự bước 2, tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1) hiển thị các ver 1.3,..1.n
  - Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 1 đến n)

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình khi ở mức folder cấp 1, 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục. - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên thư mục	Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên thư mục Cập nhật lần cuối	Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn thư mục	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng thư mục - Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các thư mục để thực hiện thao tác
6	Tên thư mục	Text + icon	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên thư mục - Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục -Hệ thống tự động lấy tên thư mục theo tên quy trình (Cấp 1), tên hồ sơ (Cấp 2)	Hiển thị tên thư mục
7	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
8	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống	Xem hoặc tải thư mục

Màn hình Tab thư mục Theo quy trình quản lý các file trong folder cấp 2

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
8	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Sửa Tải xuống

Màn hình Thông tin tài liệu gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version cuối của tài liệu
4	Loại tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu	Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu
5	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Lấy loại tài liệu từ quy trình	Hiển thị số hiệu văn bản
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
9	Quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên quy trình tài liệu thuộc về.
10	Bước quy trình	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
11	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
12	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Tên người phê duyệt cuối	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.
12	Thời gian phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm phê duyệt gần nhất.
13	Trạng thái	Text	Bắt buộc	Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không? Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt” Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"	Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.
14	Gói thầu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới gói thầu liên quan.
15	Dự án	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có	Liên kết tới dự án liên quan.
16	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload	Đơn vị quản lý tài liệu.
17	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
18	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
19	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
20	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
21	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Bước công việc xử lý	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.
6	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản về máy.
7	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Popup Sửa thông tin tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Người dùng nhập	Số hiệu văn bản của tài liệu
2	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)
3	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Hiển thị Default theo loại tài liệu Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu Cho phép chỉnh sửa	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)
4	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
5	Lưu	Butom		Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”	Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

3.4.3 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục không theo quy trình

Tab Thư mục không theo quy trình quản lý các thư mục/tài liệu chưa được gán vào quy trình do người dùng tự tạo/upload lên cho phép

Tạo mới folder, sửa thuộc tính của folder, xóa folder theo phân quyền
Upload file, bổ sung thông tin thuộc tính của file trong folder, chỉnh sửa thuộc tính, xóa file

Khi khai báo trong 1 quy trình, cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng

Khi upload tài liệu trong quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu để NSD chọn, danh sách Loại tài lấy từ danh mục Loại tài liệu
Bổ sung extension (tương tự extension đính kèm file) cho phép gán các tài liệu có trong hệ thống vào bước quy trình
Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file

3.4.3.1 Mô tả các trường dữ liệu trên tab Thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Loại tài liệu Tên người tạo Thời gian tạo từ ... đến Tên gói thầu Dự án Tên bước quy trình Tên quy trình Đơn vị quản lý	Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc
4	Nút "Thêm mới"	Button	Bắt buộc	Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu. Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn Folder → Hiển thị PopUp thêm mới Folder File → Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu	Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu
5	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
6	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
7	Tên tài liệu/Tên thư mục	Icon+ Text	Bắt buộc	-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục -Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng	Hiển thị tên tài liệu/thư mục
8	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục: user + tên người tạo tài liệu/thư mục	Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục
9	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết) Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống Sửa → Hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa) Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)	Các tính năng cho phép trên tài liệu

3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết

Màn hình Thông tin chi tiết gồm 2 tab:

Tab Thông tin chung

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động Lấy tên theo file tài liệu upload lên	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version hiện tại của tài liệu
4	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
5	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
6	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Kích thước file (KB, MB…).
7	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Định dạng file (.doc, .xls, …).
8	Tên người tạo	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Người tải lên hoặc tạo tài liệu.
9	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
10	Cập nhật gần nhất	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Lần chỉnh sửa gần nhất.
11	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
12	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
13	Đơn vị quản lý	Text	Bắt buộc	Lấy đơn vị quản lý của người upload	Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu
14	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)
15	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
16	Nút “Xem trước”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
17	Nút “Xóa”	Button	Bắt buộc	Có nút chức năng cho phép Xóa file theo phân quyền	Xóa tài liệu
28	Nút “Tải xuống”	Button	Bắt buộc	Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
19	Nút đóng (X)	Icon/Button	Bắt buộc	Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

Tab Lịch sử phiên bản

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Icon định dạng file+ Tên file	Icon+Text	Bắt buộc	Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)	Hiển thị tên file của các version lịch sử
2	Version	Text	Bắt buộc	Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...	Hiển thị version lịch sử của tài liệu
3	Thời gian cập nhật	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối	Thời điểm phiên bản được cập nhật.
4	Người cập nhật	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Tên người thực hiện cập nhật.
5	Nút “Tải xuống”	Button/Icon		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Cho phép tải phiên bản cụ thể về máy.
6	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.3.3 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới thư mục không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tên thư mục	TExt	Bắt buộc	Người dùng nhập	Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ
2	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
3	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu” Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên	Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thêm mới tài liệu

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống Thành công → Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công"	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Bắt buộc	Quy định	Mô tả
1	Số hiệu văn bản	Text	Không bắt buộc	NSD Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng	Hiển thị số hiệu văn bản
2	Loại tài liệu	Dropdown	Bắt buộc	Cho phép NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu	Phân loại tài liệu để quản lý
3	Gói thầu	Dropdown	Không Bắt buộc	Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành	Hiển thị tên gói thầu
4	Dự án	Dropdown	Không Bắt buộc	Chọn từ danh mục dự án	Hiển thị tên dự án
5	Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ chính thức (bản hiện tại)
6	Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian	DateTime	Bắt buộc	Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu	Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)
7	Tệp đính kèm	Icon	Bắt buộc	Cho phép NSD upload tài liệu/ chọn tài liệu tải lên từ hệ thống Thành công → Hệ thống hiển thị thông báo "Thành công Tải lên thành công" không thành công →Hệ thống hiển thị thông báo "Không thành công Tải lên không thành công" Hiển thị các file đã upload trước đó, cho phép xóa, tải file	Hiển thị tệp đính kèm khi tải lên
8	Đặt lại	Button		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Đặt lại”	Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.
9	Lưu	Butom		Tại màn hình Thêm tài liệu hiển thị nút chức năng “Lưu”, nếu không bị trùng tên sẽ tạo 1 bản ghi mới trên màn hình quản lý. Nếu nhập tên Tài liệu trùng tên đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Tài liệu trùng tên, bạn có muốn cập nhật phiên bản cũ” - > NSD chọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới tài liệu và nhập lại thuộc tính > Update vào tài liệu đang có trên hệ thống và tăng số version	Lưu lại tài liệu vừa tạo vào hệ thống

3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Quy định	Mô tả
1	Nút “Xác nhận”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hành vì hệ thống như sau: ⭢ Xóa Loại tài liệu ra khỏi hệ thống. ⭢ Giao diện Loại tài liệu sẽ được làm mới và hiển thị phần danh sách còn lại, loại bỏ loại tài liệu đã bị xóa. ⭢ Hiển thị toast cảnh báo thành công trong 5s với nội dung: "Tài liệu đã được xóa thành công"	Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng xác nhận xóa Loại tài liệu
2	Nút “Hủy”	Button	- Là nút chức năng - Sau khi nhấn nút, hệ thống thực hiện đóng Pop-up và trả về giao diện trước đó (màn hình Loại tài liệu)	Thể hiện nút chức năng hủy bỏ hành động xóa Loại tài liệu
3	Nút đóng	Icon/Button	Thoát khỏi popup xác nhận xóa trở về màn hình trước đó	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào

3.4.3.8 Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình và gán thuộc tính khi upload file trong quy trình.

Gán tài liệu không theo quy trình vào các bước trong quy trình. Khi cài đặt quy trình:

- - Hệ thống cho phép chọn extension upload tài liệu . Khi chọn loại input này → cho phép chọn các file/folder từ màn hình Quản lý tài liệu không theo quy trình (có thể chọn nhiều file, folder).
  - Sau khi chọn file/folder sẽ hiển thị danh sách các file/folder tải lên gắn với bước quy trình đó có các nút chức năng:
    - Tải: cho phép tải file/folder
    - Xóa: nút x cho phép xóa file đó khi chưa nhấn Save
  - Khi lưu thông tin gán file mẫu cho quy trình, khi đến bước công việc cụ thể tương ứng với bước quy trình sẽ hiển thị danh sách các file mẫu đã gán khi cài đặt quy trình, cho phép người thực hiện công việc:
    - Tải: cho phép tải file/folder

2. Gán thuộc tính Loại tài liệu khi upload file công việc theo quy trình, Khi cài đặt quy trình:

- - Khi chọn input đầu vào là file upload: hệ thống bổ sung thêm thuộc tính Loại tài liệu:
    - Để giá trị mặc định là 1 loại tài liệu bất kỳ đang có trong danh mục Loại tài liệu
    - Cho phép người cài đặt thay đổi loại tài liệu
  - Trong một bước công việc cụ thể khi upload file:
    - Hệ thống cho phép chọn giá trị Loại tài liệu từ droplist trong danh mục Loại tài liệu
    - Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không
      - Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
      - Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

3.4.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình Thư mục công việc không theo quy trình

Cấu trúc Tab Thư mục công việc không theo quy trình
Tab Tài liệu theo quy trình quản lý theo folder 1 cấp

Folder cấp 1 – Quản lý theo người tạo:

- Mỗi người tạo sẽ sinh ra 1 folder
- Khi nhấn vào folder, hệ thống hiển thị màn hình bao gồm các file của tất cả công việc do người tạo tạo ra.
- Không quản lý theo version
- Khi xóa tài liệu/ hồ sơ trong công việc thì hệ thống sẽ tự động xóa trong cả folder.

Màn hình Tab Thư mục công việc không theo quy trình

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Tìm kiếm theo tên	Nút chức năng(Search box)		- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu - Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).	Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống
2	Nút “Sắp xếp”	Button		Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí Cập nhật lần cuối Tên Loại file Dung lượng file	Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn
3	Nút “Lọc”	Button		Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: Tên công việc Người giao việc Người nhận việc Thời gian tạo từ ...đến	Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc
4	Tải xuống	Button	Bắt buộc	Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file	Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu
5	Checkbox chọn tài liệu	Checkbox	Bắt buộc	- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu - Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề	Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác
6	Tên tài liệu	Icon+ Text	Bắt buộc	- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file	Hiển thị tên tài liệu
7	Người tạo	Text	Bắt buộc	- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu: user + tên người tạo tài liệu	Hiển thị User tạo tài liệu
8	Cập nhật lần cuối	Text (Ngày/Giờ)	Bắt buộc	- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm	Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng
10	Menu “…” của từng dòng	Icon Button		- Click mở menu gồm các hành động: Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống	Hiển thị các nút chức năng thao tác với file Xem thông tin Tải xuống

Màn hình Thông tin tài liệu:

STT	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Mã tài liệu	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần	Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.
2	Tên tài liệu	Text	Bắt buộc	Lấy theo tên file từ công việc không theo quy trình	Tên hiển thị của tài liệu.
3	Dung lượng	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Kích thước file (KB, MB…).
4	Loại file	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ file	Định dạng file (.doc, .xls, …).
5	Tên công việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên công việc chứa file
6	Người giao việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người giao việc
7	Người nhận việc	Text	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy từ công việc không theo quy trình	Tên người nhận việc
8	Thời gian tạo	DateTime	Bắt buộc	Hệ thống tự động lấy	Thời điểm tài liệu được tạo.
9	Nút “Xem trước”	Button		Có nút chức năng cho phép Xem trước tài liệu	Xem trước nội dung file.
10	Nút “Tải xuống”	Button		Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống	Tải file về máy người dùng.
11	Nút đóng (X)	Icon/Button		Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)	Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

3.4.5 Phân quyền

3.4.5.1 Tài liệu không theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Người tạo folder	Người tạo file	Người quản lý của người tạo folder	Người quản lý của người tạo file	Người dùng khác
Tạo mới						Tất cả role đều được tạo file và folder
Xóa cả folder	(xóa cả folder)	(xóa file)				Người tạo folder sẽ được xóa cả folder bao gồm file do người khác tạo, người tạo file được xóa file
Xem các file trong folder	(xem tất cả file trong folder)	(xem file mình tạo)	(xem tất cả file trong folder)	(xem file mình tạo)
Tải folder						Người tạo folder sẽ được tải tất cả file trong folder
Tải file trong folder						Người tạo file sẽ chỉ được tải các file mình tạo
Sửa thông tin thuộc tính file						Chỉ người tạo file sẽ được sửa thông tin thuộc tính của file

Phân quyền cho người quản lý trực tiếp:

Giả sử

A quản lý trực tiếp của A1, A2

A2 là quản lý trực tiếp của B1, B2
B2 là quản lý trực tiếp của C1, C2

=> B2 sẽ xem và tải được file/folder của C1, C2 tạo

A2 sẽ xem và tải được file/folder của cả B1, B2, C1, C2 tạo

A sẽ xem và tải được file/folder của cả A1, A2, B1, B2, C1, C2 tạo

Gán file và tải file không theo quy trình được gán vào các bước trong quy trình. Phân quyền trên màn hình cài đặt quy trình hoặc thực hiện công việc bước trong quy trình:

Hành động \ Vai trò	Người thiết kế quy trình	Người thực thi trong quy trình	Người dùng khác	Note
Gán file				Người thiết kế quy trình được chọn tất cả các file trong folder không theo quy trình để gán vào bước trong quy trình
Xem/Tải file được gán				Người thực thi trong quy trình sẽ được xem/tải file được gán tại bước đó trong quy trình

3.4.5.2 Tài liệu công việc không theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Người giao việc	Người nhận việc	Người tham gia	Quản lý người giao việc	Quản lý người nhận việc	Người dùng khác
Xem
Tải
Xóa file/folder

3.4.5.3 Tài liệu theo quy trình

Hành động \ Vai trò	Admin	Người tạo hồ sơ	Người tham gia quy trình	Người upload file	Người dùng khác
Xem/tải các folder theo quy trình
Xem/tải các folder theo hồ sơ
Xem/tải từng file			(được xem và tải file từ các bước trước đó đến bước của người tham gia)
Sửa thông tin thuộc tính file
Phân quyền cho các role trong quy trình: xem sửa thuộc tính tải

Admin:

Được xem/tải tất cả các folder, file trong quy trình
Được phân quyền cho các role trong quy trình quyền: Xem, sửa thuộc tính, tải

Người tạo hồ sơ:

Được xem/tải tất cả các folder theo hồ sơ do người đó tạo.
Được xem/tải tất cả các file trong folder hồ sơ do người đó tạo.

Người tham gia quy trình:

Có quyền xem/tải file của tất cả các bước trước đó, chưa đến bước của user sẽ không được xem và tải file

Quy trình: bước A → B: Nếu chưa đến bước quy trình B thì người tham gia trong bước B không được xem và tải file

Người upload file:

Có quyền xem/tải file do người đó upload lên

Chỉ người upload file mới được sửa thông tin thuộc tính của file.