Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Hungct

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo Tên loại tài liệu.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh theo tên tài liệu trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

- Click hiển thị menu sắp xếp theo: 

• Theo tên:  A->Z
• Theo tên:  Z->A

Khi chọn 

• Theo tên:  A→Z:  nút Theo tên A→Z sáng màu lên, Màn hình sắp xếp các loại tài liệu theo trường tên loại tài liệu từ A→ Z
• Theo tên:  Z→A:  nút Theo tên Z→A sáng màu lên, Màn hình sắp xếp các loại tài liệu theo trường tên loại tài liệu từ Z→ A
• Khi không chọn 1 trong 2 option màn hình trả lại thứ tự sắp xếp như ban đầu (Loại tài liệu nào được tạo gần nhất thì lên trên, sắp xếp theo thời gian tạo)

Hỗ trợ sắp xếp theo tên Loại tài liệu (A→Z, Z→A)

3

STT

Number

Bắt buộc

Tự động hiển thị số thứ tự của bản ghi trong danh sách. Không cho phép chỉnh sửa.

Hiển thị số thứ tự của loại tài liệu trong bảng.

4

Tên loại tài liệu

Text

Bắt buộc

- Không được để trống.

- Nếu nhập  trùng với loại tài liệu đã tồn tại, khi nhấn Lưu → hiển thị Popup cảnh báo “Trùng tên loại tài liệu”.

Tên định danh cho loại tài liệu, được sử dụng trong các quy trình liên quan.

5

Thời gian lưu trữ (tháng)

Number (tháng)

Bắt buộc

• Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống
• Giá trị nhập vào phải > 0
• Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống

• • Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo 
  • Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng

Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.

8

Trạng thái hoạt động

Toggle (On/Off)

Bắt buộc

- Giá trị mặc định: “Bật” (On).

- Nếu ở trạng thái Off, loại tài liệu không hiển thị trong các danh sách chọn khi thao tác nghiệp vụ.

 Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:

• Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. 
• Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng

- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).

7

Nút “Thêm mới”

Button

- Là nút chức năng

- Sau khi nhấn nút, hệ thống mở ra Pop-up Thêm mới Loại tài liệu

Cho phép tạo mới loại tài liệu.

8

Biểu tượng Chỉnh sửa

Icon button

Hệ thống hiển thị icon Chỉnh sửa bên cạnh bản ghi, khi nhấn vào PopUp chỉnh sửa Loại tài liệu.

Cho phép chức năng chỉnh sửa Loại tài liệu

9

Biểu tượng Xóa

Icon Button

Hệ thống hiển thị icon Xóa bên cạnh bản ghi, khi nhấn vào hiển thị PopUp xác nhận Xóa loại tài liệu.

1

Tên loại tài liệu

Text

Bắt buộc

- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn quản lý trong hệ thống

Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.

2

Thời gian lưu trữ (tháng)

Number (tháng)

Bắt buộc

• Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống
• Giá trị nhập vào phải > 0
• Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống

• • Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo 
  • Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng

Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.

3

Trạng thái hoạt động

Toggle (On/Off)

Bắt buộc

- Giá trị mặc định: Bật (On).

- Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ.

 Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:

• Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. 
• Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng

- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).

4

Nút “Lưu”

Button

- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập.

• Nếu không trùng tên loại tài liệu có trong hệ thống:

Hệ thống lưu thành công hiển thị toast "Thêm mới loại tài liệu thành công"

Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống và quay về màn hình Loại tài liệu

• Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Thêm mới loại tài liệu → Người dùng nhập lại tên

5

Nút “Hủy”

Button

Khi nhấn nút Hủy → đóng popup, không lưu dữ liệu, thoát khỏi màn hình thêm mới quay lại màn hình Loại tài liệu

Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin tạo mới.

1

Tên loại tài liệu

Text

Bắt buộc

- Cho phép NSD nhập Tên loại tài liệu muốn đổi trong hệ thống

Tên định danh loại tài liệu, được hiển thị trong danh sách và dùng để phân loại tài liệu.

2

Thời gian lưu trữ (tháng)

Number (tháng)

Bắt buộc

• Cho phép nhập số tháng quản lý tài liệu thuộc Loại tài liệu trên hệ thống
• Giá trị nhập vào phải > 0
• Thời gian tự động xóa tài liệu khỏi hệ thống

• • Đối với phiên bản cuối: Thời gian xử lý + Thời điểm tạo 
  • Đối với phiên bản trung gian (phiên bản lịch sử): Thời gian xử lý + Thời điểm phê duyệt cuối cùng

Thời gian tự động xóa tài liệu (thuộc loại tài liệu cấu hình) khỏi hệ thống (tính theo tháng) tính từ thời gian tạo hoặc phê duyệt cuối.

3

Trạng thái hoạt động

Toggle (On/Off)

Bắt buộc

- Giá trị mặc định: Bật (On).

- Khi tắt (Off), loại tài liệu không xuất hiện trong các danh sách chọn ở các màn hình nghiệp vụ.

 Thể hiện trạng thái của loại tài liệu với 2 loại trạng thái tương ứng gồm:

• Bật: Thông tin đang hoạt động và có thể sử dụng. 
• Tắt: Thông tin đang không hoạt động và không thể sử dụng

- Khi chuyển đổi, trạng thái hoạt động sẽ được bật (Hoạt động) hoặc tắt (Không hoạt động).

4

Nút “Lưu”

Button

- Khi nhấn nút Lưu → hệ thống kiểm tra dữ liệu nhập.

• Nếu không trùng tên loại tài liệu có trong hệ thống: Lưu thông tin loại tài liệu mới vào hệ thống và quay về màn hình Loại tài liệu
• Nếu trùng với tên loại tài liệu đã tồn tại → khi nhấn Lưu hiển thị popup cảnh báo “Trùng tên Loại tài liệu” -> Nhấn nút Trở lại để về màn hình Thêm mới loại tài liệu → Người dùng nhập lại tên.
• Trường hợp lưu thông tin thành công tên loại tài liệu và Thời gian lưu trữ ở các màn hình đã gán thông tin về loại tài liệu sẽ update theo

5

Nút “Hủy”

Button

Khi nhấn nút Hủy → đóng popup, không lưu dữ liệu, thoát khỏi màn hình thêm mới quay lại màn hình Loại tài liệu

Cho phép thoát popup mà không lưu thông tin chỉnh sửa.

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa các Loại tài liệu chưa được phát sinh khai báo ở Danh mục tài liệu

Nếu loại tài liệu không được phép xóa → hệ thống hiển thị toast "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Nếu loại tài liêụ được phép xóa (chưa được gán khi khai báo danh mục loại tài liệu + được phân quyền (refer đến muc Phân quyền) → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa loại tài liệu này"

Chức năng cho phép người dùng xóa Loại tài liệu đã chọn.

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

• các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

• các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có 1 tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa một hoặc nhiều tài liệu này" và không cho phép xóa bất kỳ tài liệu nào đã chọn

Nếu các tài liệu được tick chọn đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa các tài liệu đã tick chọn ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

Nội dung thông báo PopUp xóa tài liệu

Chức năng cho phép người dùng thoát khỏi Pop-up xác nhận xóa

Hệ thống kiểm tra chỉ cho phép xóa

• các tài liệu không theo quy trình chưa được gán vào quy trình nào hoặc công việc không theo quy trình

• các tài liệu được tạo bởi người xóa

Nếu có tài liệu vi phạm điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Bạn không có quyền xóa tài liệu này" và không xóa tài liệu đang chọn

Nếu tài liệu được xóa đều thỏa mãn điều kiện → Hệ thống hiển thị toast: "Xóa thành công" và xóa tài liệu ra khỏi hệ thống

Chức năng cho phép người dùng xóa tài liệu đã chọn.

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Loại tài liệu

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn

2

Tên người tạo

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)

3

Thời gian tạo

DateTime

Không Bắt buộc

Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày 

Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên

Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối

Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn

Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày

Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo

4

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.

5

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.

6

Tên quy trình

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Tên quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.

7

Tên bước quy trình

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.

8

Đơn vị quản lý

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý

9

Đặt lại

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

Cho phép đặt lại các điều kiện lọc

10

Áp dụng

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng”

Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn

Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc 

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục.

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

- Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

• Cập nhật lần cuối
• Tên thư mục

Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp:

1. Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống)

   • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽

   • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn).

2. Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên)

   • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼

   • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ).

3. Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên

   • Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon.

   • Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).

Hỗ trợ sắp xếp Thư mục theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

- Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: 

• Tên thư mục
• Cập nhật lần cuối

Lọc danh sách Thư mục theo tiêu chí Lọc

4

Tải xuống

Button

Bắt buộc

• Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

• Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

• Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

5

Checkbox chọn thư mục

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng thư mục

- Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các thư mục để thực hiện thao tác

6

Tên thư mục

Text + icon

Bắt buộc

- Hiển thị icon+ Tên thư mục

- Nháy đúp vào thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự với các file thuộc thư mục hoặc thư mục con của thư mục

-Hệ thống tự động lấy tên thư mục theo tên quy trình (Cấp 1), tên hồ sơ (Cấp 2)

Hiển thị tên thư mục

7

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

8

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

- Click mở menu gồm các hành động: 

Xem thông tin-> Nếu là thư mục sẽ hiển thị ra màn hình tương tự hiển thị các file của thư mục hoặc thư mục con của thư mục

Tải xuống -> cho phép tải thư mục xuống

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

 Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

• Cập nhật lần cuối
• Tên
• Loại file 
• Dung lượng file

• Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp:

  1. Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn).

  2. Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ).

  3. Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên

     • Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon.

     • Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: 

• Loại tài liệu
• Tên người tạo
• Thời gian tạo từ ... đến
• Tên bước quy trình
• Đơn vị quản lý

Hiển thị PopUp lọc theo điều kiện

Lọc danh sách Tài liệu theo tiêu chí Lọc

4

Tải xuống

Button

Bắt buộc

• Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

• Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

• Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

5

Checkbox chọn tài liệu

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

6

Tên tài liệu

Icon+ Text

Bắt buộc

- Hiển thị icon+ Tên tài liệu+ Dung lượng file

Hiển thị tên tài liệu

7

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu:  user + tên người tạo tài liệu

Hiển thị User tạo tài liệu

8

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

- Click mở menu gồm các hành động: 

Xem thông tin-> Popup Thông tin tài liệu hiển thị các thông tin chi tiết theo thuộc tính của tài liệu

Sửa → Popup Sửa thông tin tài liệu cho phép sửa thông tin thuộc tính của tài liệu

Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống

Hiển thị các nút chức năng thao tác với file

Xem thông tin

Sửa

Tải xuống

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Loại tài liệu

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn

2

Tên người tạo

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)

3

Thời gian tạo

DateTime

Không Bắt buộc

Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày 

Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên

Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối

Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn

Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày

Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo

4

Tên bước quy trình

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Tên bước quy trình, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên quy trình.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên bước quy trình.

5

Đơn vị quản lý

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu có người tạo thuộc Đơn vị quản đã chọn.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý

6

Đặt lại

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

Cho phép đặt lại các điều kiện lọc

7

Áp dụng

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng”

Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn

Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc 

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy theo tên file từ quy trình

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Version

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version cuối của tài liệu

4

Loại tài liệu

Text

Bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Khi Upload tài liệu trong một bước quy trình, bổ sung trường Loại tài liệu tương ứng yêu cầu NSD chọn từ Danh mục Loại tài liệu

Loại tài liệu theo danh mục Loại tài liệu

5

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Lấy loại tài liệu từ quy trình

Hiển thị số hiệu văn bản

6

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Kích thước file (KB, MB…).

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Định dạng file (.doc, .xls, …).

9

Quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên quy trình tài liệu thuộc về.

10

Bước quy trình

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước hiện tại của tài liệu trong quy trình.

8

Tên người tạo

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

11

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

12

Cập nhật gần nhất

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Lần chỉnh sửa gần nhất.

11

Tên người phê duyệt cuối

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người phê duyệt cuối cùng tài liệu.

12

Thời gian phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm phê duyệt gần nhất.

13

Trạng thái

Text

Bắt buộc

Chờ phê duyệt/ phê duyệt/null

• Khi upload file trong quy trình, Với mỗi file tương ứng có toggle cho phép chọn tài liệu đó có cần phê duyệt không?
  • Nếu không cần phê duyệt trạng thái tài liệu để trống
  • Nếu cần phê duyệt trạng thái tài liệu: Chờ phê duyệt/Phê duyệt

               Khi upload thành công → trạng thái: “Chờ phê duyệt”

                Khi qua bước duyệt → trạng thái " Phê duyệt"

Trạng thái xử lý hiện tại của tài liệu.

14

Gói thầu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới gói thầu liên quan.

15

Dự án

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo công việc nếu có

Liên kết tới dự án liên quan.

16

Đơn vị quản lý

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy đơn vị quản lý của người upload

Đơn vị quản lý tài liệu.

17

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

18

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

19

Nút “Xem trước”

Button

Xem trước nội dung file.

20

Nút “Tải xuống”

Button

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

21

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Icon định dạng file+ Tên file

Icon+Text

Bắt buộc

Lấy theo loại file+ Tên file (chỉ lấy các version n.0)

Hiển thị tên file của các version lịch sử 

2

Version

Text

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version lịch sử của tài liệu

3

Thời gian cập nhật

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy theo thời gian cập nhật lần cuối

Thời điểm phiên bản được cập nhật.

4

Người cập nhật

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Tên người thực hiện cập nhật.

5

Bước công việc xử lý

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Bước trong quy trình tại thời điểm cập nhật.

6

Nút “Tải xuống”

Button/Icon

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Cho phép tải phiên bản về máy.

7

Nút đóng (X)

Icon/Button

Thoát khỏi màn hình Lịch sử phiên bản trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Người dùng nhập

Số hiệu văn bản của tài liệu

2

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này tính từ Thời điểm phê duyệt cuối cùng hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản chính thức (bản hiện tại)

3

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Hiển thị Default theo loại tài liệu

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu tính từ thời điểm upload tài liệu

Cho phép chỉnh sửa

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version lịch sử)

4

Đặt lại

Button

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

5

Lưu

Butom

Tại Popup sửa tài liệu, hiển thị nút chức năng “Lưu”

Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Sửa tài liệu thành công"

Lưu lại thông tin vừa chỉnh sửa vào hệ thống

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên thư mục

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên thư mục trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

 Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

• Cập nhật lần cuối
• Tên thư mục

• Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp:

  1. Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn).

  2. Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ).

  3. Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên

     • Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon.

     • Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).

Hỗ trợ sắp xếp thư mục theo tiêu chí đã chọn

4

Nút "Thêm mới" 

Button

Cho phép thêm mới thư mục

Nhấn nút thêm mới → Hiển thị PopUp thêm mới thư mục

Nút chức năng Thêm mới Thư mục

5

Tải xuống

Icon

• Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox thư mục

• Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các thư mục được tick vào ô checkbox

• Khi tải nhiều file hoặc all thư mục tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều thư mục

6

ICon

• Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu
• Khi nhấn vào cho phép Xóa các thư mục được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa thư mục

Thực hiện xóa nhiều thư mục

6

Checkbox chọn thư mục

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng thư mục

- Cho phép tick chọn all thư mục khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

7

Tên thư mục

Icon+ Text

Bắt buộc

-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục

Hiển thị tên tài thư mục

8

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tạo thư mục:  user + tên người tạo thư mục

Hiển thị User tạo thư mục

9

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

 Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: 

• Xem thông tin-> Hệ thống hiển thị Màn hình quản lý file và các folder con

• Tải xuống -> Cho phép tải thư mục xuống
• Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder)
• Xóa → Hiển thị Popup Xóa thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tìm kiếm theo tên

Nút chức năng(Search box)

- Cho phép nhập từ khóa để lọc dữ liệu trong bảng theo tên tài liệu

- Kết quả lọc hiển thị ngay khi người dùng nhập (search realtime).

Hỗ trợ tìm nhanh tên tài liệu/thư mục trong hệ thống

2

Nút “Sắp xếp”

Button

 Click hiển thị menu sắp xếp theo các tiêu chí

• Cập nhật lần cuối
• Tên
• Loại file 
• Dung lượng file

• Quy tắc hiển thị khi chọn sắp xếp:

  1. Khi chọn thuộc tính để sắp xếp Lần 1 → Mũi tên 🔽 (xuống)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔽

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự tăng dần (A → Z, nhỏ → lớn).

  2. Khi nhấn vào thuộc tính đó Lần 2 → Mũi tên 🔼 (lên)

     • Popup sắp xếp hiển thị tên thuộc tính kèm icon 🔼

     • Danh sách file sắp xếp theo thứ tự giảm dần (Z → A, lớn → nhỏ).

  3. Khi nhấn vào thuộc tính đó lần 3 → Không hiển thị mũi tên

     • Popup chỉ hiển thị tên thuộc tính, không có icon.

     • Danh sách trở về trạng thái ban đầu (chưa sắp xếp).

Hỗ trợ sắp xếp Tài liệu/thư mục theo tiêu chí đã chọn

3

Nút “Lọc”

Button

Click mở bộ lọc theo các tiêu chí: 

• Loại tài liệu
• Tên người tạo
• Thời gian tạo từ ... đến
• Tên gói thầu
• Dự án
• Đơn vị quản lý

Khi nhấn vào nút Lọc hiển thị PopUp lọc dữ liệu theo điều kiện cho phép người dùng nhập các giá trị tìm kiếm theo các trường trên.

Lọc danh sách Tài liệu/thư mục theo tiêu chí Lọc

4

Nút "Thêm mới" 

Button

Cho phép thêm mới Folder/Tài liệu.

Nhấn nút thêm mới cho phép 2 lựa chọn

• Thêm mới thư mục→ Hiển thị PopUp thêm mới thư mục
• Thêm mới tài liệu→ Hiển thị Popup thêm mới Tài liệu

Nút chức năng Thêm mới Folder/Tài liệu

5

Tải xuống

Icon

• Hiển thị icon Tải xuống trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu

• Khi nhấn vào cho phép Tải xuống các file được tick vào ô checkbox

• Khi tải nhiều file hoặc all file tự động zip thành 1 file

Thực hiện tải xuống với nhiều tài liệu

6

ICon

• Hiển thị icon thùng rác trên thanh chức năng chung khi tick chọn ô checkbox tài liệu
• Khi nhấn vào cho phép Xóa các file/folder được tick vào ô checkbox, hiển thị PopUp xác nhận xóa nhiều tài liệu

Thực hiện xóa nhiều tài liệu/thư mục

6

Checkbox chọn tài liệu

Checkbox

Bắt buộc

- Chọn/bỏ chọn từng tài liệu

- Cho phép tick chọn all tài liệu khi tick vào ô checkbox trên thanh tiêu đề

Chọn các tài liệu để thực hiện thao tác

7

Tên tài liệu/Tên thư mục

Icon+ Text

Bắt buộc

-Khi đối tượng là folder hiển thị: Icon + Tên thư mục

-Khi đối tượng là file hiển thị: Icon+ Tên file+ version+ Dung lượng

Hiển thị tên tài liệu/thư mục

8

Người tạo

Text

Bắt buộc

- Hiển thị tên người đã tải lên tài liệu/thư mục:  user + tên người tạo tài liệu/thư mục

Hiển thị User tạo tài liệu/thư mục

9

Cập nhật lần cuối

Text (Ngày/Giờ)

Bắt buộc

- Định dạng DD/MM/YYYY - HH:mm

Hiển thị thời gian chỉnh sửa/tải lên cuối cùng

10

Menu “…” của từng dòng

Icon Button

 Nếu đối tượng chọn là file → Click mở menu gồm các hành động: 

• Xem thông tin-> Popup Thông tin chi tiết hiển thị các thông tin của tài liệu hoặc mở ra màn hình tương tự với thư mục con (3.4.3.2 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Thông tin chi tiết)

• Tải xuống -> Cho phép tải tài liệu xuống
• Sửa → Nếu đối tượng là file: hiển thị popup chỉnh sửa thuộc tính của file (3.4.3.6 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa file)
• Sửa → Nếu đối tượng là folder: hiển thị popup chỉnh sửa thư mục (3.4.3.5 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Chỉnh sửa folder)
• Xóa → Hiển thị Popup Xóa cho phép xóa tài liệu/thư mục (3.4.3.7 Mô tả các trường dữ liệu trên popup Xác nhận xóa)

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Loại tài liệu

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách loại tài liệu từ danh mục Loại tài liệu, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Loại tài liệu đã chọn

2

Tên người tạo

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách người tạo, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị.

Hệ thống cho phép lọc các file theo Người tạo (người upload file)

3

Thời gian tạo

DateTime

Không Bắt buộc

Cho người dùng tìm kiếm thời gian tạo từ ngày ... đến ngày 

Từ ngày: Người dùng nhập ngày tạo đầu tiên

Đến ngày: Người dùng nhập ngày tạo cuối

Hiển thị popup lịch cho phép người dùng chọn

Hệ thống sẽ lọc các file có ngày tạo từ ngày...đến ngày

Hệ thống cho phép lọc các file theo Ngày tạo

4

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách gói thầu trong hệ thống, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo các gói thầu.

5

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách dự án trong Danh mục dự án, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo dự án.

5

Đơn vị quản lý

Dropdown

Không Bắt buộc

Hiển thị danh sách Đơn vị quản lý, có giá trị “Tất cả” mặc định.

- Cho phép chọn một hoặc nhiều giá trị từ dropdown.
- Các giá trị đã chọn được hiển thị trong ô, kèm nút “x” để xóa từng giá trị

Hệ thống cho phép lọc tất cả tài liệu đã chọn có người tạo thuộc đơn vị quản lý đã chọn.

Hệ thống cho phép lọc tài liệu theo tên Đơn vị quản lý. 

6

Đặt lại

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

Cho phép đặt lại các điều kiện lọc

7

Áp dụng

Button

Tại màn hình Lọc hiển thị nút chức năng “Áp dụng”

Sau khi nhấn áp dụng hệ thống hiển thị các bản ghi thỏa mãn các điều kiện lọc đã chọn

Thực hiện tìm kiếm theo điều kiện lọc 

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Mã tài liệu

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy Tăng dần theo loại tài liệu+ auto tăng dần

Mã định danh của tài liệu/hồ sơ.

2

Tên tài liệu

Text

Bắt buộc

Tên hiển thị của tài liệu.

3

Version

Bắt buộc

Version của tài liệu ví dụ 1.0, 2.0,...

Hiển thị version hiện tại của tài liệu

4

Số hiệu văn bản

Text

Không bắt buộc

Tự nhập số hiệu văn bản/hợp đồng

Hiển thị số hiệu văn bản

5

Loại tài liệu

Dropdown

Bắt buộc

NSD Chọn từ danh mục Loại tài liệu

Phân loại tài liệu để quản lý 

6

Dung lượng

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Kích thước file (KB, MB…).

Loại file

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Định dạng file (.doc, .xls, …).

8

Tên người tạo

Text

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Người tải lên hoặc tạo tài liệu.

9

Thời gian tạo

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Thời điểm tài liệu được tạo.

10

Cập nhật gần nhất

DateTime

Bắt buộc

Hệ thống tự động lấy

Lần chỉnh sửa gần nhất.

11

Gói thầu

Dropdown

Không Bắt buộc

Lấy dữ liệu từ danh sách YCMS đã hoàn thành

Hiển thị tên gói thầu

12

Dự án

Dropdown

Không Bắt buộc

Chọn từ danh mục dự án

Hiển thị tên dự án

13

Đơn vị quản lý

Text

Bắt buộc

Lấy đơn vị quản lý của người upload

Hiển thị Đơn vị quản lý của user tạo tài liệu

14

Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ chính thứ (bản hiện tại)

15

Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian

DateTime

Bắt buộc

Default theo danh mục loại tài liệu, cho phép chỉnh sửa

Sau khoảng thời gian này hệ thống sẽ tự động xóa tài liệu

Thời hạn lưu trữ bản tạm (các version cũ)

16

Nút “Xem trước”

Button

Bắt buộc

Xem trước nội dung file.

17

Nút “Xóa”

Button

Bắt buộc

Xóa tài liệu

28

Nút “Tải xuống”

Button

Bắt buộc

Nút chức năng cho phép Tải tài liệu xuống

Tải file về máy người dùng.

19

Nút đóng (X)

Icon/Button

Bắt buộc

Thoát khỏi màn hình Thông tin chung trở về màn hình trước đó (các tài liệu theo quy trình thuộc folder theo hồ sơ/quy trình)

Đóng popup mà không thực hiện hành động nào.

STT

Trường/Nút chức năng

Kiểu dữ liệu

Điều kiện

Quy định

Mô tả

1

Tên thư mục

TExt

Bắt buộc

Người dùng nhập tên thư mục

Tên thư mục lưu trữ tài liệu/hồ sơ

2

Đặt lại

Button

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Đặt lại”

Xóa nội dung đã nhập và cho phép nhập lại từ đầu.

3

Lưu

Butom

Tại màn hình Thêm thư mục hiển thị nút chức năng “Lưu”

Nếu nhập tên Folder trùng tên folder đã tồn tại trong hệ thống -> Hiển thị Popup thông báo “Thư mục trùng tên” -> NSDchọn “Trở lại” để quay về màn hình Thêm mới folder và nhập lại tên

Nếu lưu thông tin thành công hiển thị toast "Thêm mới thư mục thành công"

Lưu lại thư mục vừa tạo vào hệ thống