Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BPMKVH-2442] Nhân viên kế hoạch - tổng hợp soạn thảo hợp đồng - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là nhân viên bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp tôi có thể tiếp nhận hoặc từ chối công việc từ giám đốc để thực hiện soạn thảo hợp đồng

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Nhân viên nhận thông báo công việc lập Báo cáo thầu thông qua hệ thống/ email
  2. Nhân viên từ chối công việc lập báo cáo thầu
    1. Nhập lý do từ chối
    2. Công việc được trả lại cho giám đốc thực hiện phân công lại
  3. Nhân viên tiếp nhận và thực hiện soạn thảo hợp đồng:
    1. Lựa chọn phân luồng ký hợp đồng với Chủ đầu tư hay ký qua Tổng thầu Gencons/ 501.9 
    2. Tự động lấy thông tin hợp đồng mẫu từ giai đoạn phát hành HSMT hoặc đàm phán/ thương thảo kèm các phụ lục  ( A Trung bổ sung danh mục loại tài liệu)
      • Danh mục hồ sơ tạm ứng, thanh toán, quyết toán (theo HĐ mẫu)
      • Biểu mẫu hồ sơ thanh toán, quyết toán  (theo HĐ mẫu)
      • Phụ lục phạt vi phạm
      • Phụ lục bảo trì, duy tu (đối với gói thầu cảnh quan, cây xanh)
      • Tự động lấy thông tin (phụ lục) từ Hồ sơ mời thầu (bản cuối cùng ở bước đàm phán/ thương thảo hoặc nộp Hồ sơ dự thầu vòng cuối của nhà thầu)
      • Tự động lấy Báo cáo thầu được phê duyệt
      • Cho phép tải dữ liệu Hồ sơ mời thầu để đưa vào mẫu phụ lục hợp đồng
    3. Tự động lấy thông tin của chủ đầu tư theo lựa chọn phân ký
      • Tên công ty
      • Mã số thuế
      • Người đại diện pháp luật
    4. Tự động lấy thông tin của nhà thầu từ Báo cáo thầu được phê duyệt và các thông tin đi kèm từ nhà thầu trên hệ thống
      • Tên công ty
      • Mã số thuế
      • Người đại diện pháp luật
      • Thông tin tài khoản
      • Giá trị gói thầu
      • Tiến độ thực hiện
    5. Trường hợp chưa có hợp đồng mẫu (từ giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu hoặc đàm phán/ thương thảo) thì cho phép lấy hợp đồng mẫu từ hệ thống (lưu trữ của hệ thống)
    6. Cho phép đính kèm file
  4. Xem được trạng thái của hợp đồng
    1. Chờ thống nhất
    2. Đã thống nhất
  5. Quy tắc phân giao thống nhất hợp đồng
    1. Ký hợp đồng với chủ đầu tư:
      • Tự động add cấp trưởng ban: Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Đơn vị chuyên môn
    2. Ký hợp đồng với tổng thầu:
      • Tự động add cấp trưởng ban: Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Nghiệp vụ tổng hợp, Đơn vị chuyên môn
    3. Nhà thầu: tự động lấy thông tin cá nhân người liên hệ của nhà thầu 
    4. Cài đặt thời gian có ý kiến cho các bên: ngày ... giờ ... phút ... giây
    5. Cho phép hoàn thành bước soạn thảo hợp đồng để tự động chuyển thống nhất theo luồng đã chọn
    6. Thông báo tới các thành viên và đại diện nhà thầu về việc thống nhất hợp đồng thông qua email và chuông thông báo

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:


3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>


4, Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

4.1. Màn hình

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Mã gói thầu

Text

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin mã gói thầu

2

Tên gói thầu

Text

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tên gói thầu

3

Lĩnh vực

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin lĩnh vực gói thầu

4

Loại gói thầu

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin loại gói thầu

5

Bộ phận yêu cầu

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin bộ phận yêu cầu

6

Người yêu cầu

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin người yêu cầu

7

Dự án

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin dự án gói thầu

8

Loại dự án

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin loại dự án gói thầu

9

Chủ đầu tư

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin chủ đầu tư gói thầu

10

Dự án bàn giao cơ quan nhà nước

Droplist


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin dự án có/ không thuộc bàn giao cơ quan nhà nước

11

Ưu tiên

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin mức độ ưu tiên gói thầu

12

Tỷ lệ ưu tiên

Number

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tỷ lệ ưu tiên gói thầu

13

Tổng giá trị dự kiến

Number

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tổng giá trị dự kiến gói thầu

14

Ghi chú

Text

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin ghi chú gói thầu

15

Tài liệu đính kèm

iFrame

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Tài liệu đính kèm gói thầu

16

Đơn vị ký hợp đồng

Droplist

x

Cho phép chỉnh sửa dữ liệu

Hệ thống cho phép người dùng chọn 1 trong các giá trị:

  • 1 - Tên chủ đầu tư (Dữ liệu tên được lấy từ dòng 9)
  • 2 - Tổng thầu Gencons
  • 3 - Tổng thầu 501.9 

- Hiển thị giá trị mặc định “Chọn đơn vị ký hợp đồng” khi người dùng chưa thực hiện chọn.

Cho phép lựa chọn 1 trong 3 đơn vị thực hiện ký kết hợp đồng:

  • Chủ đầu tư 
  • Tổng thầu Gencons
  • Tổng thầu 501.9 


17

Tên chủ đầu tư

Droplist

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin chủ đầu tư ứng với tên Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

18

Mã số thuế (CĐT)

Text

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin mã số thuế ứng với tên Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ trường Mã số thuế trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

19

Người đại diện pháp lý (CĐT)

Text

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người đại diện pháp lý ứng với tên Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ trường Đại diện pháp lý trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

20

Ghi chú Danh mục hợp đồng mẫu

Text area


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

Hiển thị ghi chú Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:

  • Phương thức 1: Hồ sơ dự thầu lần gần nhất trong danh mục Quản lý dự thầu thuộc phân hệ Site đấu thầu
  • Phương thức 2: Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất trong danh mục Đàm phán, thương thảo thuộc phan hệ Site đấu thầu

21

Tệp đính kèm Danh mục hợp đồng mẫu

Button


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

Hiển thị tệp đính kèm Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:

  • Phương thức 1: Hồ sơ dự thầu lần gần nhất trong danh mục Quản lý dự thầu thuộc phân hệ Site đấu thầu
  • Phương thức 2: Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất trong danh mục Đàm phán, thương thảo thuộc phan hệ Site đấu thầu

22

Ghi chú Bản vẽ thiết kế

Text area

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Bản vẽ thiết kế

- Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

23

Tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế

Button

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế

- Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

24

Bảng chi tiết Phạm vi công việc

iFrame

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

25

Ghi chú Phạm vi công việc

Text area

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

26

Tệp đính kèm Phạm vi công việc

Button

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

27

Bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm

iFrame

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

28

Ghi chú Tiêu chí thí nghiệm

Text area

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

29

Tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm

Button

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

30

Bảng chi tiết BoQ

iFrame

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

31

Ghi chú BoQ

Text area

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

32

Tệp đính kèm BoQ

Button

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

33

Nhà thầu đề xuất

Droplist

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị nhà thầu đề xuất

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

34

Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu Mẫu 2

Button

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tài liệu đính kèm Báo cáo thầu Mẫu 2

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

35

Tên nhà thầu

Text

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin NT/NCC tương ứng với tên Nhà thầu đề xuất ở dòng 33

- Dữ liệu được lấy từ phân hệ Quản lý NT/NCC

36

Mã số thuế (NT)

Text

 

Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin mã số thuế ứng với tên NT/NCC ở dòng 35

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

37

Người đại diện pháp lý (NT)

Text

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người đại diện pháp luật ứng với tên NT/NCC ở dòng 35

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

38

Số tài khoản

Text

x

Cho phép chỉnh sửa dữ liệu


Hiển thị mặc định số tài khoản ngân hàng MSB được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

39

Ngân hàng

Text

x

-Cho phép chỉnh sửa dữ liệu

- Hiển thị giá trị mặc định "MSB

Hiển thị mặc định tên ngân hàng MSB được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

40

Họ và tên người liên hệ

Droplist

 

 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người liên hệ ứng với tên NT/NCC ở dòng 38

·        - Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

41

Chức vụ

Text

 

 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị chức vụ người liên hệ ứng với tên NT/NCC ở dòng 38

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

42

Số điện thoại

Text

 

 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị số điện thoại người liên hệ ứng với tên NT/NCC ở dòng 38

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

43

Email


 

 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị email người liên hệ ứng với tên NT/NCC ở dòng 38

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

44

Giá trị gói thầu

Number

 

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

- Hiển thị thông tin giá trị gói thầu được lấy:

·        Phương thức 1: Tổng giá trị thành tiền CĐT mong muốn tại bảng BoQ trong Hồ sơ dự thầu lần gần nhất ở bước A1.06

Phương thức 2: Tổng giá trị thành tiền CĐT mong muốn tại bảng Đàm phán giá trong Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất ở bước A1.08 Đàm phán thương thảo

45

Tiến độ thực hiện

Text area


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị tiến độ thực hiện gói thầu

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

46

Nhân sự phân công

Select

x

Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc"

Cho phép người dùng lựa chọn nhân sự phân công thực hiện

47

Cấp phê duyệt/phân công

Select

 

- Không cho phép thêm sửa dữ liệu

Mặc định giá trị:

L1 - Phân công

48

Ghi chú Thông tin phân công

Text area

 

 

Cho phép người dùng nhập thông tin ghi chú khi phân công

49

Tài liệu đính kèm Thông tin phân công

Button

 

 

Cho phép người dùng đính kèm thông tin phân công

50

Tiếp nhận

Button

 

 

Tham chiếu tài liệu URD

51

Lưu nháp

Button

 

 

Tham chiếu tài liệu URD

52

Tạm dừng

Button

 

 

Tham chiếu tài liệu URD

53

Hoàn thành

Button

 

 

Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

·        Nhân sự phân công

54




55




55