Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh

Nguyễn Thanh Vân




Ngày ký





Jira Link

[BPMKVH-2442] Nhân viên kế hoạch - tổng hợp soạn thảo hợp đồng - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là nhân viên bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp tôi có thể tiếp nhận hoặc từ chối công việc từ giám đốc để thực hiện soạn thảo hợp đồng

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Nhân viên nhận thông báo công việc lập Báo cáo thầu thông qua hệ thống/ email
  2. Nhân viên từ chối công việc lập báo cáo thầu
    1. Nhập lý do từ chối
    2. Công việc được trả lại cho giám đốc thực hiện phân công lại
  3. Nhân viên tiếp nhận và thực hiện soạn thảo hợp đồng:
    1. Lựa chọn phân luồng ký hợp đồng với Chủ đầu tư hay ký qua Tổng thầu Gencons/ 501.9 
    2. Tự động lấy thông tin hợp đồng mẫu từ giai đoạn phát hành HSMT hoặc đàm phán/ thương thảo kèm các phụ lục  ( A Trung bổ sung danh mục loại tài liệu)
      • Danh mục hồ sơ tạm ứng, thanh toán, quyết toán (theo HĐ mẫu)
      • Biểu mẫu hồ sơ thanh toán, quyết toán  (theo HĐ mẫu)
      • Phụ lục phạt vi phạm
      • Phụ lục bảo trì, duy tu (đối với gói thầu cảnh quan, cây xanh)
      • Tự động lấy thông tin (phụ lục) từ Hồ sơ mời thầu (bản cuối cùng ở bước đàm phán/ thương thảo hoặc nộp Hồ sơ dự thầu vòng cuối của nhà thầu)
      • Tự động lấy Báo cáo thầu được phê duyệt
      • Cho phép tải dữ liệu Hồ sơ mời thầu để đưa vào mẫu phụ lục hợp đồng
    3. Tự động lấy thông tin của chủ đầu tư theo lựa chọn phân ký
      • Tên công ty
      • Mã số thuế
      • Người đại diện pháp luật
    4. Tự động lấy thông tin của nhà thầu từ Báo cáo thầu được phê duyệt và các thông tin đi kèm từ nhà thầu trên hệ thống
      • Tên công ty
      • Mã số thuế
      • Người đại diện pháp luật
      • Thông tin tài khoản
      • Giá trị gói thầu
      • Tiến độ thực hiện
    5. Trường hợp chưa có hợp đồng mẫu (từ giai đoạn nộp hồ sơ dự thầu hoặc đàm phán/ thương thảo) thì cho phép lấy hợp đồng mẫu từ hệ thống (lưu trữ của hệ thống)
    6. Cho phép đính kèm file
  4. Xem được trạng thái của hợp đồng
    1. Chờ thống nhất
    2. Đã thống nhất
  5. Quy tắc phân giao thống nhất hợp đồng
    1. Ký hợp đồng với chủ đầu tư:
      • Tự động add cấp trưởng ban: Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Đơn vị chuyên môn
    2. Ký hợp đồng với tổng thầu:
      • Tự động add cấp trưởng ban: Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Nghiệp vụ tổng hợp, Đơn vị chuyên môn
    3. Nhà thầu: tự động lấy thông tin cá nhân người liên hệ của nhà thầu 
    4. Cài đặt thời gian có ý kiến cho các bên: ngày ... giờ ... phút ... giây
    5. Cho phép hoàn thành bước soạn thảo hợp đồng để tự động chuyển thống nhất theo luồng đã chọn
    6. Thông báo tới các thành viên và đại diện nhà thầu về việc thống nhất hợp đồng thông qua email và chuông thông báo

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:


3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>


4, Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

4.1. Màn hình Nhân viên KHTH soạn thảo và gửi thống nhất HĐ

Logic phân công: Role Giám đốc KHTH đã lựa chọn nhân viên dưới quyền quản lý thực hiện công việc ở bước trước đó

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)


Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

1

Mã gói thầu

Text

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin mã gói thầu

2

Tên gói thầu

Text

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tên gói thầu

3

Lĩnh vực

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin lĩnh vực gói thầu

4

Loại gói thầu

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin loại gói thầu

5

Bộ phận yêu cầu

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin bộ phận yêu cầu

6

Người yêu cầu

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin người yêu cầu

7

Dự án

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin dự án gói thầu

8

Loại dự án

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin loại dự án gói thầu

9

Chủ đầu tư

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin chủ đầu tư gói thầu

10

Dự án bàn giao cơ quan nhà nước

Droplist



Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Thông tin dự án có/ không thuộc bàn giao cơ quan nhà nước.

- Lấy dữ liệu từ trường "Dự án bàn giao cơ quan nhà nước" tại danh mục Dự án dựa trên mã dự án ở dòng 7

11

Ưu tiên

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin mức độ ưu tiên gói thầu

12

Tỷ lệ ưu tiên

Number

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tỷ lệ ưu tiên gói thầu

13

Tổng giá trị dự kiến

Number

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin tổng giá trị dự kiến gói thầu

14

Ghi chú

Text

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Thông tin ghi chú gói thầu

15

Tài liệu đính kèm

iFrame

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

Tài liệu đính kèm gói thầu

16

Đơn vị ký hợp đồng

Droplist

x


Hệ thống cho phép người dùng chọn 1 trong các giá trị:

  • Mã số CĐT - Tên chủ đầu tư (Dữ liệu tên được lấy từ dòng 9)
  • 21 - Tổng thầu Gencons
  • 22 - Tổng thầu 501.9 

- Hiển thị giá trị mặc định “Chọn đơn vị ký hợp đồng” khi người dùng chưa thực hiện chọn.

Cho phép lựa chọn 1 trong 3 đơn vị thực hiện ký kết hợp đồng:

  • Mã số CĐT - Chủ đầu tư 
  • 21 - Tổng thầu Gencons
  • 22 - Tổng thầu 501.9 


17

Tên chủ đầu tư

Droplist

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin chủ đầu tư ứng với Mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

18

Mã số thuế (CĐT)

Text

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin mã số thuế ứng với Mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ trường Mã số thuế trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

19

Người đại diện pháp lý (CĐT)

Text

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người đại diện pháp lý ứng với mã số CĐT của Đơn vị ký hợp đồng ở dòng 16

- Dữ liệu được lấy từ trường Đại diện pháp lý trong Danh mục Chủ đầu tư thuộc phân hệ Quản lý danh mục

20

Ghi chú Hợp đồng mẫu

Text area



- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

Hiển thị ghi chú Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:

  • Phương thức 1: Hồ sơ dự thầu lần gần nhất trong danh mục Quản lý dự thầu thuộc phân hệ Site đấu thầu
  • Phương thức 2: Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất trong danh mục Đàm phán, thương thảo thuộc phan hệ Site đấu thầu

21

Tệp đính kèm Hợp đồng mẫu

Button



- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

Hiển thị tệp đính kèm Danh mục hợp đồng mẫu được lấy:

  • Phương thức 1: Hồ sơ dự thầu lần gần nhất trong danh mục Quản lý dự thầu thuộc phân hệ Site đấu thầu
  • Phương thức 2: Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất trong danh mục Đàm phán, thương thảo thuộc phan hệ Site đấu thầu

22

Bảng chi tiết Điều khoản thương mại

iFrame



- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Chỉ hiển thị trường nếu thu thập được dữ liệu



- Hiển thị bảng chi tiết Điều khoản thương mại

- Dữ liệu được lấy từ mục Điều khoản thương mại trong Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất của nhà thầu thuộc danh mục Đàm phán, thương thảo tại phân hệ Site đấu thầu

23

Ghi chú Điều khoản thương mại

Text area



- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Chỉ hiển thị trường nếu thu thập được dữ liệu


- Hiển thị ghi chú Điều khoản thương mại

- Dữ liệu được lấy từ mục Điều khoản thương mại trong Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất của nhà thầu thuộc danh mục Đàm phán, thương thảo tại phân hệ Site đấu thầu

24

Tệp đính kèm Điều khoản thương mại

Button



- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Chỉ hiển thị trường nếu thu thập được dữ liệu

- Hiển thị tệp đính kèm Điều khoản thương mại

- Dữ liệu được lấy từ mục Điều khoản thương mại trong Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất của nhà thầu thuộc danh mục Đàm phán, thương thảo tại phân hệ Site đấu thầu

25

Ghi chú Bản vẽ thiết kế

Text area

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Bản vẽ thiết kế

- Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

26

Tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế

Button

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Bản vẽ thiết kế

- Dữ liệu được lấy từ mục Bản vẽ thiết kế trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

27

Bảng chi tiết Phạm vi công việc

iFrame

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

28

Ghi chú Phạm vi công việc

Text area

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

29

Tệp đính kèm Phạm vi công việc

Button

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Phạm vi công việc

- Dữ liệu được lấy từ mục Phạm vi công việc trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

30

Bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm

iFrame

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

31

Ghi chú Tiêu chí thí nghiệm

Text area

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

32

Tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm

Button

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm Tiêu chí thí nghiệm

- Dữ liệu được lấy từ mục Tiêu chí thí nghiệm trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

33

Bảng chi tiết BoQ

iFrame

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị bảng chi tiết BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

34

Ghi chú BoQ

Text area

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị ghi chú BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

35

Tệp đính kèm BoQ

Button

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tệp đính kèm BoQ

- Dữ liệu được lấy từ mục BoQ trong danh mục Quản lý dự thầu trong phân hệ Site đấu thầu

36

Nhà thầu đề xuất

Droplist

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị nhà thầu đề xuất

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

37

Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu Mẫu 2

Button

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Cho phép tải về tệp đính kèm

- Hiển thị tài liệu đính kèm Báo cáo thầu Mẫu 2

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

38

Tên nhà thầu

Text

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin NT/NCC tương ứng với tên Nhà thầu đề xuất ở dòng 33

- Dữ liệu được lấy từ phân hệ Quản lý NT/NCC

39

Mã số thuế (NT)

Text

 


Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin mã số thuế ứng với tên NT/NCC ở dòng 35

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

40

Người đại diện pháp lý (NT)

Text

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người đại diện pháp luật ứng với tên NT/NCC ở dòng 35

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

41

Số tài khoản

Text

x


- Cho phép chỉnh sửa dữ liệu


- Hiển thị số tài khoản ngân hàng thụ hưởng

 - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

42

Ngân hàng

Text

x


-Cho phép chỉnh sửa dữ liệu

- Hiển thị tên ngân hàng thụ hưởng

 - Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

43

Họ và tên người liên hệ

Droplist

 


 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

44

Chức vụ

Text

 


 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

45

Số điện thoại

Text

 


 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

46

Email

Text

 


 Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị thông tin người liên hệ của tài khoản trúng thầu

- Dữ liệu được lấy từ Danh mục NCC thuộc Phân hệ Quản lý NT/NCC

47

Giá trị gói thầu

Number

 


- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Chỉ hiển thị khi gói thầu có mã nhóm YCMS = "XDCD.TC"

- Mặc định lấy dữ liệu theo phương thức 1. Nếu dữ liệu ở phương thức 2 được cập nhật điều chỉnh thì trường hiển thị dữ liệu theo phương thức 2.

- Hiển thị thông tin giá trị gói thầu được lấy:

  • Phương thức 1: Dòng cuối cột: Tổng (mã cột: vtotal) ở bảng BoQ (hồ sơ tài chính) trong Hồ sơ dự thầu lần gần nhất thuộc danh mục Quản lý dự thầu tại phân hệ Site đấu thầu
  • Phương thức 2: Dòng cuối cột: Tổng (mã cột: vtotal) ở bảng Đàm phán giá trong Kết quả Đàm phán/ Thương thảo lần gần nhất thuộc danh mục Đàm phán, thương thảo tại phân hệ Site đấu thầu

48

Tiến độ thực hiện

Text area



Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị tiến độ thực hiện gói thầu

- Dữ liệu được lấy từ Báo cáo thầu được phê duyệt ở bước A1.09 Lập báo cáo thầu

49

Ghi chú Soạn thảo hợp đồngText area
5000
Cho phép người dùng nhập ghi chú soạn thảo hợp đồng

50

Tài liệu đính kèm Soạn thảo hợp đồngButton


- Cho phép người dùng đính kèm tệp lên hệ thống

- Cho phép người dùng xem lại tệp đính kèm

- Cho phép người dùng tải về tệp đính kèm

51

Tiếp nhận

Button

 


 

Tham chiếu tài liệu URD

52

Lưu nháp

Button

 


 

Tham chiếu tài liệu URD

53

Tạm dừng

Button

 


 

Tham chiếu tài liệu URD

54

Hoàn thành

Button

 


 

Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

  • Đơn vị ký hợp đồng
  • Số tài khoản
  • Ngân hàng