Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link


1. Card (Mô tả tính năng)

Là thư ký Hội đồng thầu, tôi muốn tạo thông báo trúng thầu gửi tới nhà thầu được lựa chọn đồng thời chuyển thông tin sang bộ phận hợp đồng

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu


    Kính gửi quý công ty,

    Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"

    Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.

    Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:

    Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.

  2. Thư ký gửi thông báo trúng thầu cho nhà thầu cc cho Hợp đồng, đơn vị thụ hưởng, lãnh đạo TNPA
  3. Nhân viên bộ phạn hợp đồng sau khi nhận Thông báo trúng thầu thì tiến hành chuẩn bị Hồ sơ (sửa 1 số thông tin trong: Dự thảo hợp đồng + Tài liệu kỹ thuật (PVCV, BOQ, TCTN, Hồ sơ thiết kế
  4. Nhân viên bộ phận hợp đồng sẽ gửi Dự thảo hợp đồng + Tài liệu kỹ thuật (PVCV, BOQ, TCTN, Hồ sơ thiết kế) cho nhà thầu cc cho thư ký, giám đốc HĐ, Giám đốc TTTVG & ĐT
  5. Đơn vị tham gia ý kiến hợp đồng: Pháp chế, KSCP, Ban Nghiệp vụ tổng hợp (làm việc // với quá trình làm việc với nhà thầu)
  6. Trường hợp thay đổi các điều khoản thương mại (trong Báo cáo thầu) → sẽ phải trình phê duyệt lại hợp đồng (Chủ tịch HĐT).
  7. Cho phép sửa Hồ sơ mời thầu, dự thầu, các điều khoản thương mại ... 
  8. Trường hợp nhà thầu từ chối tham gia: Sau khi nhà thầu từ chối, hệ thống sẽ quay trở về bước lập báo cáo thầu 1. Tại đây, thư kí chọn 1 trong 3 lựa chọn
    1. Tùy chọn 1: Lập báo cáo thầu
    2. Tùy chọn 2: Đàm phán/thương thảo
    3. Tùy chọn 3: Tạo vòng nộp thầu mới 
  9. Quản lý trạng thái nhà thầu sau khi nhận thông báo trúng thầu
    1. Chờ xác nhận
    2. Từ chối thực hiện
    3. Xác nhận thực hiện

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

                                                          Màn hình thông báo trúng thầu - Thông tin chung

                                                        Màn hình thông báo trúng thầu - Thông báo trúng thầu

3.2 Luồng:


STT

Bước

Mô tả



















3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>


Method

POST

URL

application/tenderReport/sendPortal

Description

API gửi thông báo báo cáo thầu sang nhà thầu

Note

API mới

1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values

1authorization<token>Token của người dùng đăng nhậpBearer eyJhbGciOiJIUzI1NiJ9.eyJleHAiOjE3NjY0NTU3ODksInVzZXIiOiJ7XCJpZFwiOjIwMjAsXCJ1c2VybmFtZVwiOlwiMDM3NDc4ODQwNVwiLFwibmFtZVwiOlwiQ2h1IFRo4buLIExpw6puXCIsXCJyb2xlc1wiOltdLFwibWFwQmVhdXR5U2Fsb25cIjp7XCJicG0ucmVib3JuLnZuXCI6Nn0sXCJlbXBsb3llZUlkXCI6NTMxLFwiYnJhbmNoSWRcIjoyM30ifQ.wrvIFd-Q2kHgkTmPf6ryMY6aDIgXpNsWmSvvifQWc5k

2. RequestBody

STT

Field

Require

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1potIdtrueIntegerid hồ sơ

2





3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values

1codeInteger0: thành công còn lại thất bại

2messageStringmessage


3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1 Màn hình nhập liệu "Thông báo gói thầu"

STT

Field

(Trường dữ liệu)

Type

(Kiểu dữ liệu)

Required

(Bắt buộc)

Validation

(Quy định)

Description

(Mô tả)

Thông tin chung

1Mã gói thầuText

Trường thông tin mã gói thầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

3Tên gói thầuText

Trường thông tin tên gói thầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

4Lĩnh vựcDroplist

Trường thông tin lĩnh vực của gói thầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

5Loại gói thầuDroplist

Trường thông tin loại gói thầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

6Bộ phận yêu cầuDroplist

Trường thông tin bộ phận yêu cầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

7Người yêu càuDroplist

Trường thông tin người yêu cầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

8Dự ánDroplist

Trường thông tin dự án

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

9Loại dự ánDroplist


Trường thông tin mã gói thầu

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

10Tên nhà thầu đề xuấtDroplistx


Trường thông tin nhà thầu được phê duyệt

Kế thừa từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo thầu

Không thể chỉnh sửa

11Thời gian nộp thầuDate - Timex


Thời hạn nhà thầu phản hồi xác nhận thực hiện gói thầu

12Đầu mối liên hệButtonx


Thông tin đầu mối liên hệ thực hiện gói thầu

13Lưu nhápButton


Tham chiếu tài liệu URD

14Tạm dừngButton


Tham chiếu tài liệu URD

15Hoàn thànhButton


Tham chiếu tài liệu URD

Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:

  • Nhà thầu đề xuất
  • Thời gian phản hồi
  • Đầu mối liên hệ

Sau khi hoàn thành công việc hệ thống gửi email đến cho nhà thầu và thành viên HĐT


3.4.2 Mẫu email

3.4.2.1 Mẫu email thông báo trúng thầu cho nhà thầu & thành viên HĐT:


Tiêu đề: Thông báo trúng thầu – <tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi nhà thầu và thành viên hội đồng thầu,

Thư ký Hội đồng xin thông báo: Thông báo trúng thầu cho nhà thầu <Tên nhà thầu trúng thầu> thuộc gói thầu <Mã> - <Tên gói thầu> đã được gửi chính thức qua hệ thống BPM 1 vào lúc <Thời gian gửi>

Thông tin tóm tắt gói thầu:

Thông báo trúng thầu và các tài liệu liên quan đã được lưu trữ trên hệ thống, quý thành viên có thể truy cập theo đường dẫn sau để xem chi tiết: (link truy cập gói thầu - sile đấu thầu)

Trân trọng cảm ơn sự phối hợp và đồng hành của Quý thành viên trong suốt quá trình đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu


3.4.2.2 Mẫu email thông báo nhà thầu đã xác nhận thực hiện gói thầu cho Hội đồng thầu:


Tiêu đề email: Nhà thầu đã xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi Qúy thành viên Hội đồng thầu,

Nhà thầu <Tên nhà thầu trúng thầu> đã xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Mã> - <Tên gói thầu> vào lúc <Thời gian xác nhận Ngày - giờ> trên hệ thống đấu thầu điện tử BPM1.

Thông tin chi tiết gói thầu:

Thời gian thực hiện hợp đồng: (Số tháng/ngày)

Thông tin xác nhận của nhà thầu:

Trân trọng,


3.4.2.3 Mẫu email thông báo nhà thầu đã xác nhận từ chối cho Hội đồng thầu:

Tiêu đề email: Nhà thầu từ chối xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi Quý thành viên Hội đồng thầu,

Nhà thầu <Tên nhà thầu trúng thầu> đã từ chối xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Mã> - <Tên gói thầu> vào lúc <Thời gian xác nhận Ngày - giờ> trên hệ thống BPM.

Thông tin chi tiết gói thầu:

Thông tin xác nhận của nhà thầu:

Vậy kính đề nghị các thành viên Hội đồng thầu cho ý kiến về hành động tiếp theo để đảm bảo tiến độ chung của dự án.

Trân trọng,