1. Card (Mô tả tính năng)

Hợp đồng được thực hiện ký bản cứng sau đó được cập nhật lên hệ thống để phát hành hợp đồng

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

1. Nhân viên kế hoạch - tổng hợp có thể lựa chọn hình thức ký giấy hợp đồng
2. Trường hợp ký giấy sau khi được thống nhất phê duyệt trên hệ thống: BPM1 - QUY TRINH KY KET HOP DONG (KY GIAY).xlsx
   1. Nhân viên kế hoạch in hợp đồng + phụ lục từ hệ thống
   2. Hợp đồng sau khi ký được scan và đẩy lên hệ thống để hoàn thành bước ký kết hợp đồng
3. Phát hành hợp đồng: Cho phép phát hành cho các bên:
   • • Tự động add cấp trưởng ban: Văn phòng tập đoàn; Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Nghiệp vụ tổng hợp, Đơn vị chuyên môn; Kiểm soát xây dựng; Bộ phận hợp đồng - TTTVG&ĐT
     • Có thể xóa và thêm thêm cấp trưởng ban khác 
     • Cho linh động add thêm các giám đốc, nhân viên thuộc các ban
4. Hợp đồng sau khi ký kết được tự động phát hành hợp đồng cho nhà thầu  qua email nhà thầu 
5. Hợp đồng sau khi ký kết được tự động phát hành hợp đồng qua thông báo quả chuông và email cho các nhân sự tại danh sách thông tin nhân sự tiếp nhận hợp đồng phát hành 

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.1.1. Màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng

3.1.2. Màn hình Tab Hợp đồng ký kết

3.1.2. Màn hình Tài liệu được chia sẻ

3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

4, Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

4.1. Màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng

• Logic tự phân công: Công việc sẽ được role Nhân viên KHTH soạn thảo hợp đồng ở bước trước đó tiếp nhận thực hiện

4.2. Service task "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" 

4.2.1. Ý nghĩa

Service task "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" với mục đích phát hành hợp đồng từ User task "Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng" để thực hiện gửi thông báo về hợp đồng đã ký kết:

• Thông báo qua email: cho nhà thầu trúng thầu và các bên liên quan trong nội bộ (những nhân sự đã được lựa chọn tại dynamic list "Thông tin nhân sự tiếp nhận thông báo phát hành hợp đồng" từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng)
• Thông báo qua chuông hệ thống: cho các bên liên quan trong nội bộ (những nhân sự đã được lựa chọn tại dynamic list "Thông tin người tiếp nhận thông báo phát hành Hợp đồng" từ màn hình Nhân viên KHTH trình ký và phát hành hợp đồng)

4.2.2. Mẫu Email "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" cho nhà thầu

Tiêu đề: BPM1 - Thông báo phát hành hợp đồng – [Tên gói thầu / Dự án]

Kính gửi: Quý đơn vị [Tên nhà thầu], 

Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm xin thông báo:
Hợp đồng thuộc [Tên gói thầu / Dự án] đã được phát hành bởi [Tên Bộ phận].

Thông tin hợp đồng:

• Số hợp đồng: [Số hợp đồng]
• Tên hợp đồng: [Tên gói thầu]

• Đơn vị phát hành: [Tên Bộ phận]

• Ngày ký hợp đồng: [Ngày ký hợp đồng]

• Tài liệu hợp đồng và phụ lục hợp đồng (Đã được cập nhật lên hệ thống).

• Ghi chú: [Nội dung nếu có]

Hướng dẫn mở tài liệu trên hệ thống: 

Bước 1: Truy cập hệ thống https://dauthau1-uat.rox.vn/login.

Bước 2: Nhập thông tin đăng nhập vào hệ thống.

Bước 3: Từ giao diện Trang chủ, nhấn vào Tên tài khoản (hiển thị ở góc trên bên phải giao diện) và chọn mục "Danh sách tài liệu".

Bước 4: Từ giao diện Danh sách tài liệu, chọn Tab "Hợp đồng ký kết".

Bước 5: Tìm kiếm tài liệu hợp đồng tại ô tìm kiếm dựa theo số hợp đồng, tên hợp đồng.

Bước 6: Nhấn vào biểu tượng “Tải xuống” tương ứng với tài liệu cần tải về.

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm
[Thông báo tự động – vui lòng không phản hồi email này]

4.2.3. Mô tả những trường thông tin thuộc mẫu email cho nhà thầu

4.2.4. Màn hình tab Hợp đồng ký kết

4.2.2. Mẫu Email "Gửi email thông báo phát hành hợp đồng" cho các bên liên quan trong nội bộ

Tiêu đề: BPM1 - Thông báo phát hành hợp đồng – [Tên gói thầu / Dự án]

Kính gửi: Quý đơn vị [Tên những bên liên quan],

Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm xin thông báo:
Hợp đồng thuộc [Tên gói thầu / Dự án] đã được phát hành bởi [Tên Bộ phận].

Thông tin hợp đồng:

• Số hợp đồng: [Số hợp đồng]

• Đơn vị phát hành: [Tên Bộ phận]

• Ngày ký hợp đồng: [Ngày ký hợp đồng]

• Tài liệu hợp đồng: (tài liệu đính kèm bên dưới)

• Ghi chú: [Nội dung nếu có]

Vui lòng truy cập hệ thống để thực hiện các bước xử lý tiếp theo (nếu có).

Trân trọng,
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm
[Thông báo tự động – vui lòng không phản hồi email này]

[Link đính kèm]

4.2.3. Mô tả những trường thông tin thuộc mẫu email cho nhà thầu

4.2.4. Màn hình tab trình duyệt Danh sách tài liệu hợp đồng