Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

1. Card (Mô tả tính năng)

Là lãnh đạo đơn vị chuyên môn, tôi muốn phê duyệt được yêu cầu xây dựng quy trình và phân công nhân viên thực hiện soạn thảo

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tôi muốn nhận được thông báo trong trường hợp nhận được công việc qua mail hoặc quả chuông
  2. Tôi muốn xem được công việc Yêu cầu xây dựng quy trình kế thừa từ bước: 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình 
    1. Nhóm quy trình cấp 1: 
    2. Nhóm quy trình trung gian: 
    3. Nhóm quy trình chi tiết: 
    4. Khó khăn, vướng mắc: 
    5. Tài liệu đính kèm:
      1. Phiếu khảo sát
      2. Khác
  3. Tôi muốn phân công nhân viên thực hiện soạn thảo 
    1. Nhân sự phân công: ( Bắt buộc nhập nếu phê duyệt)
    2. Cấp phân công
    3. Ghi chú phân công
  4. Tôi muốn Hoàn thành phân công/Yêu cầu điều chỉnh. Yêu cầu điều chỉnh về bước Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình
  5. Tôi muốn hệ thống gửi thông báo qua hệ thống BPM và email đến nhân viên thực hiện.

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UI/UX:


3.2 Luồng:




3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

Method


URL


1. Headers

STT

Field

Source Data Type / Length 

Description

Sample Values






2. Body

STT

Path

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values















3. Response / Incoming Data Specification

STT

Field

Data Type / Length

Description

Note

Sample Values




















3.4. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình biểu mẫu công việc (Eform) Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình:

STT

Trường thông tin/

Nút chức năng

Kiểu dữ liệuĐiều kiệnQuy địnhMô tả
1Nhóm quy trình cấp 1*Lựa chọn (Select)Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

 Thể hiện danh sách các nhóm quy trình cấp độ đầu tiên (Level 1).

2Nhóm quy trình chi tiết*Lựa chọn (Select)Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

Thể hiện danh mục quy trình ở cấp độ chi tiết cuối cùng thuộc Lĩnh vực đã chọn.

3Nhóm quy trình trung gianVăn bản (Text)

Không bắt buộc

Chỉ xem (read-only)

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  
- Hệ thống không cho phép người dùng thao tác chọn dữ liệu

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

Thể hiện tiến trình hiện tại của dự án

4Khó khăn, vướng mắcVăn bản (Text)Bắt buộc

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

Thể hiện trường văn bản cho phép nhập thông tin về khó khăn, vướng mắc trong quá trình lập yêu cầu xây dựng quy trình

5Tài liệu đính kèmTệp (File attachment)Không bắt buộc

-Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Xem chi tiết mục: 5.1; 5.2.

Thể hiện khu vực cho phép người dùng tải lên tài liệu đính kèm 

5.1Phiếu khảo sátTệp (File attachment)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

Thể hiện nút chức năng cho phép chọn hoặc đính kèm tệp lên hệ thống 

5.2Tài liệu khácTệp (File attachment)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thêm/sửa/xóa dữ liệu  

- Nguồn dữ liệu: Truy xuất thông tin từ màn hình biểu mẫu công việc 01- Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình

Thể hiện nút chức năng cho phép chọn hoặc đính kèm tệp lên hệ thống  

6Mục phân công



6.1

Nhân sự phân công

Lựa chọn (Droplist)

Bắt buộc

- Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc"

- Không cho phép thêm mới dòng dữ liệu

Thể hiện tên nhân sự được lựa chọn phân công thực hiện bước sau đó

6.2

Cấp phê duyệt/phân công

Lựa chọn (Droplist)

Không bắt buộc

- Không cho phép thêm mới/sửa/xóa dữ liệu

- Hiển thị mặc định giá trị:

  • L1 - Phân công

Thể hiện giá trị cấp phê duyệt/phân công

6.3

Ghi chú phân công

Văn bản (Text)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhập thông tin 

- Sau khi nhận giá trị nhập vào, hệ thống thực hiện làm sạch dữ liệu (loại bỏ khoảng trắng đầu/cuối).

Thể hiện trường văn bản cho phép nhập thông tin ghi chú phê duyệt

7Nút XNút chức năng (Button)Không bắt buộc

Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác thêm mới và đóng giao diện hiện tại mà không lưu thông tin.

Thể hiện nút chức năng cho phép hủy bỏ thao tác mà không lưu dữ liệu.

8Nút HủyNút chức năng (Button)Không bắt buộc

Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác thêm mới và đóng giao diện hiện tại mà không lưu thông tin.

Thể hiện nút chức năng cho phép hủy bỏ thao tác mà không lưu dữ liệu.


Nút Hoàn thành Nút chức năng (Button)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để lưu và áp dụng thông tin yêu cầu xây dựng quy trình

- Hành vi hệ thống:

Trường hợp 1: Dữ liệu hợp lệ

  • Điều kiện: Người dùng đã nhập đầy đủ các trường bắt buộc và dữ liệu đúng định dạng
  • Hành vi:
    • Hệ thống lưu toàn bộ thông tin người dùng đã nhập
    • Hiển thị thông báo lưu thành công và đóng màn hình pop-up và cập nhật dữ liệu trên màn hình danh sách:
      • Tiêu đề: Thành công
      • Nội dung: Xử lý nhiệm vụ thành công

    • Hiển thị email tới bước tiếp theo - Nhân viên soạn thảo dự thảo hợp quy trình: User Story - Thông báo tích hợp và thông báo hệ thống

Trường hợp 2: Dữ liệu không hợp lệ

  • Điều kiện: Người dùng KHÔNG nhập đầy đủ các trường bắt buộc/ dữ liệu đúng định dạng
  • Hành vi:
    • Hệ thống không lưu toàn bộ thông tin người dùng đã nhập
    • Hiển thị thông báo lưu không hành công:
      • Tiêu đề: Không thành công
      • Nội dung: Xử lý nhiệm vụ không thành công
    • Không gửi email sang bước tiếp theo

Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng lưu thông tin, hoàn thành công việc và đóng màn hình

9

Nút Tiếp nhận

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


- Cho phép người dùng nhấn để thực hiện chức năng tiếp nhận công việc

- Sau khi nhấn Tiếp nhận, hành vi hệ thống như sau:

  • Hiển thị thông báo tiếp nhận thành công
  • Cho phép người dùng thực hiện công việc

Thể hiện nút chức năng cho phép tiếp nhận công việc

10Nút Lưu nhápNút chức năng (Button)Không bắt buộc

Cho phép người dùng nhấn bất kỳ lúc nào sau khi đã nhập ít nhất một trường thông tin/ đính kèm tài liệu

Thể hiện nút chức năng cho phép người dùng tạm thời lưu lại các nội dung/dữ liệu đang soạn thảo vào hệ thống

11

Nút Tạm dừng

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


- Chỉ cho phép người dùng nhấn sau khi đã tiếp nhận công việc để thực hiện chức năng tạm dừng

- Sau khi nhấn nút, hệ thống sẽ mở ra màn hình pop-up Tạm dừng: mục 3.4.2. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình pop-up Tạm dừng

- Người dùng có thể truy cập phân hệ Quản lý công việc, chọn tên công việc và tiếp tục thực hiện công việc trong màn hình "Chi tiết công việc"

- Sau khi hết thời gian tạm dừng, hệ thống tự động chuyển trạng thái công việc được tạm dừng sang trạng thái cho phép tiếp tục thực hiện công việc

Thể hiện nút chức năng Tạm dừng

12

Nút Tiếp tục

Nút chức năng (Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


- Chỉ được phép thao tác sau khi đã thực hiện Tạm dừng 

- Sau khi nhấn nút Tiếp tục, hệ thống mở công việc cho phép người dùng tiếp tục thực hiện công việc

Thể hiện nút chức năng Tiếp tục công việc 

13

Nút Hoàn thành

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


- Cho phép người dùng nhấn để thực hiện hoàn thành công việc

- Khi nhấn nút, hệ thống tiến hành xác nhận dữ liệu như sau:

Trường hợp 1: Nhập dữ liệu hợp lệ:

  • Điều kiện: Tất cả các trường bắt buộc được nhập đầy đủ.
  • Hành vi hệ thống:
    • Hiển thị thông báo hoàn thành công việc thành công
    • Tại màn hình mục Danh sách công việc/Công việc hoàn thành hiển thị công việc "Lãnh đạo duyệt yêu cầu và phân công nhân viên soạn thảo" ở trạng thái Hoàn thành

Trường hợp 2: Nhập dữ liệu không hợp lệ:

  • Điều kiện: Trường bắt buộc chưa nhập đầy đủ và hợp lệ
  • Hành vi hệ thống:
    • Hiển thị thông báo tương ứng với lỗi
    • Không chuyển trạng thái công việc sang hoàn thành

Thể hiện nút chức năng Hoàn thành công việc 

14

Nút X

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫu 

Thể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình biểu mẫu 

15Nút YCĐCNút chức năng (Button)Không bắt buộc

- Chỉ cho phép người dùng nhấn sau khi đã tiếp nhận công việc để thực hiện chức năng YCĐC

- Khi nhấn nút, hệ thống tiến hành mở màn hình Yêu cầu điều chỉnh: mục 3.4.3. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình pop-up Yêu cầu điều chỉnh

Thể hiện nút chức năng cho phép mở màn hình Yêu cầu điều chỉnh 

3.4.2. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình pop-up Tạm dừng

STT

Trường thông tin/

Nút chức năng

Kiểu dữ liệuĐiều kiệnQuy địnhMô tả
1Thời gian tạm dừng *Thời gian (Datetime)Bắt buộcCho phép nhập thời gian tạm dừng theo ngày-giờ-phútThể hiện trường cho phép nhập để khai báo thời gian tạm dừng
2Nguyên nhân tạm dừng*Lựa chọn (Select)Bắt buộc

- Cho phép chọn nguyên nhân tạm dừng 

- Nguồn dữ liệu danh sách nguyên nhân: Truy xuất dữ liệu từ Phân hệ quản lý danh mục > mục Nguyên nhân

Thể hiện trường cho phép chọn để khai báo thông tin nguyên nhân tạm dừng
3Nhập lý do tạm dừngVăn bản (Text)

 Không

bắt buộc

Cho phép nhập lý do tạm dừng 


Thể hiện trường cho phép nhập văn bản để khai báo thông tin lý do tạm dừng
4Tài liệu đính kèmTệp (File attachment)

 Không

bắt buộc

Cho phép đính kèm tài liệu Thể hiện trường cho phép chọn để đính kèm tài liệu 
5Nút X

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫu 

Thể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình biểu mẫu 

6Nút Hủy

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫu

Thể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình biểu mẫu 

7Nút Xác nhận

Nút chức năng (Button)

 Không

bắt buộc


Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫuThể hiện nút chức năng cho phép áp dụng thông tin tạm dừng

3.4.3. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình pop-up Yêu cầu điều chỉnh

STT

Trường thông tin/

Nút chức năng

Kiểu dữ liệuĐiều kiệnQuy địnhMô tả
1Lý do*Văn bản (Text)Bắt buộcCho phép nhập lý do yêu cầu điều chỉnhThể hiện trường cho phép nhập để khai báo lý yêu cầu điều chỉnh
2Quay về bước*Lựa chọn (Select)Bắt buộcCho phép nhấn để chọn bước quay về trong trường hợp yêu cầu điều chỉnhThể hiện trường cho phép nhập để khai báo lý yêu cầu điều chỉnh
3Quay về người xử lý*Lựa chọn (Select)Bắt buộcCho phép nhấn để chọn người xử lý trong trường hợp yêu cầu điều chỉnhThể hiện trường cho phép nhập để khai báo lý yêu cầu điều chỉnh
4Tài liệu đính kèmTệp (File/Attachment)Không bắt buộcCho phép nhấn hoặc kéo thả để đính kèm tài liệu trong trường hợp yêu cầu điều chỉnhThể hiện mục cho phép đính kèm tài liệu trong trường hợp yêu cầu điều chỉnh
5Nút X

Nút chức năng (Button)

 Không bắt buộc


Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫuThể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình biểu mẫu 
6Nút Hủy

Nút chức năng (Button)

Không bắt  buộc

Cho phép nhấn để thoát khỏi màn hình biểu mẫuThể hiện nút chức năng cho phép thoát khỏi màn hình biểu mẫu 
7Nút Xác nhận

Nút chức năng (Button)

Không bắt buộc

- Cho phép nhấn để xác nhận và lưu thông tin yêu cầu điều chỉnh

- Hành vi hệ thống sau khi nhấn nút:

  • Sau khi nhấn nút, hệ thống ghi nhận yêu cầu điều chỉnh.
  • Gửi thông tin đến người được chọn xử lý yêu cầu tại bước Nhân viên lập yêu cầu xây dựng quy trình.
  • Thông báo được gửi qua:
Thể hiện nút chức năng cho phép áp dụng thông tin yêu cầu điều chỉnh