Nghiệp vụ

IT

Người lập

Người duyệt

Người lập

Người duyệt

Tên, Chức danh





Ngày ký





Jira Link

[BPMKVH-4343] Tích hợp SAP - Đồng bộ thông tin ngân sách - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

Là chuyên viên dự toán, Đồng bộ thông tin ngân sách theo ngân sách từ SAP về BPM

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

  1. Tôi muốn đồng bộ được thông tin ngân sách khi Tạo mới/Chỉnh sửa của các ngân sách ngân sách đầu tư xây dựng cơ bản tại SAP về BPM
    1. Mã dự án
    2. Mã hạng mục
    3. Tên hạng mục
    4. Mã hạng mục cha
    5. Level
    6. Số tiền FS ban đầu
    7. Ngân sách khoán
    8. Số tiền đã dùng
    9. Số tiền còn lại 
  2. Tôi muốn khi đồng bộ dữ liệu về, hệ thống so sánh theo key Mã hạng mục:
    1. Trùng mã hạng mục: Update
    2. Khác mã hạng mục: Insert
  3. Tôi muốn cấu hình được tần suất cập nhật theo thời gian
  4. Tôi muốn chủ động cập nhật thủ công được thông tin khi có nhu cầu
  5. Tôi muốn quản lý được lịch sử đồng bộ danh mục
    1. Thời gian băt đầu
    2. Thời gian kết thúc
    3. Người đồng bộ
    4. Trạng thái
    5. Mã lỗi
    6. Mô tả lỗi
  6. Tôi muốn lọc được thông tin lịch sử đồng bộ theo
    1. Ngày: Từ- Đến
    2. Người đồng bộ
    3. Trạng thái
    4. Mã lỗi
  7. US này chưa bao gồm API Spec do SAP cung cấp 
  8. Phân quyền: Với những người có quyền xem danh mục thì sẽ có quyền full liên quan đến danh mục bao gồm cả Cấu hình và Đồng bộ ngay
TTTên trườngMô tảSap fieldLoại dữ liệuĐộ dàiBắt buộcGhi chú
1Mã dự án
Project definitionCHAR24Bắt buộc
2Mã hạng mục
WBS elementCHAR24Bắt buộc

Key so sánh khi insert, update

3Tên hạng mục
DescriptionCHAR40Bắt buộc
4Mã hạng mục cha
WBS element upCHAR24

5LevelDanh sách mã wbs ( level 3 đến level 4 mục 1.4)Level CHAR2Bắt buộc
6Số tiền FS ban đầu 
Cost planCURR15
Ngân sách FS- Tổng mức đầu tư ban đầu
7Ngân sách khoán
Budget CURR15
 Ngân sách khoán
8Số tiền đã dùng
Số đã dùngCURR15
Là số tiền theo hợp đồng đã ký hoặc theo số thanh quyết toán. Ưu tiên lấy theo số thanh quyết toán
9Số tiền còn lại 
Số còn lại CURR15
Theo ngân sách khoán - Chỉ theo dõi báo cáo, không chặn

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.1.1. Màn hình danh sách tích hợp thông tin ngân sách (SAP)

3.1.2. Màn hình pop-up "Bộ lọc"


3.1.3. Nút cấu hình tích hợp danh mục ngân sách

3.1.3.1 Màn hình chọn tần suất tích hợp hàng ngày

3.1.3.1 Màn hình chọn tần suất tích hợp tùy chọn- khi có lựa chọn

 

3.1.3.2 Màn hình chọn tần suất tích hợp tùy chọn- khi không có lựa chọn

3.1.4. Pop-up xác nhận đồng bộ ngay 


3.1.5. Pop-up cảnh báo Khi người dùng nhấn nút "đồng bộ dữ liệu" cùng lúc với hệ thống đồng bộ tự động

3.1.6. Pop-up chi tiết mã lỗi


3.2 Luồng:


3.3 API Spec: 4304 - User Story- SAP về BPM- Đồng bộ thông tin dự án tương thị như phần đồng bộ dự án như thay type = BUDGET

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:

3.4.1. Màn hình danh sách tích hợp thông tin ngân sách (SAP)


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1

STT

Số (Number)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).
- Hệ thống tự động gán STT theo thời gian đồng bộ gần nhất: 

  • Giao dịch đồng bộ gần nhận STT nhỏ hơn
  • Giao dịch đồng bộ gần xa hơn nhận STT lớn hơn.

Thể hiện thứ tự các bản ghi lịch sử đồng bộ trên màn hình "Tích hợp thông tin ngân sách"

2Thời gian bắt đầuThời gian (date-time)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Nguồn dữ liệu: Lấy theo dữ liệu khi hệ thống bắt đầu việc đồng bộ thông tin

Thể hiện thời gian bắt đầu đồng bộ thông tin ngân sách

3Thời gian kết thúcThời gian (date-time)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Nguồn dữ liệu: Lấy theo dữ liệu khi hệ thống bắt đầu việc đồng bộ thông tin

Thể hiện thời gian kết thúc đồng bộ thông tin ngân sách

4Người đồng bộVăn bản (Text)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Quy tắc hiển thị:

  • Trường hợp 1: Hệ thống tự đồng bộ
    • Hiển thị giá trị trường: "Hệ thống”.
  • Trường hợp 2: Người dùng thao tác đồng bộ
    • Hiển thị giá trị trường là "Tên nhân viên" đồng bộ tương ứng, lấy từ Danh sách nhân viên

Thể hiện tên người thực hiện đồng bộ dữ liệu (Hệ thống hoặc tên nhân viên tương ứng)

5Trạng tháiVăn bản (Text)Không bắt buộc

- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Giá trị trạng thái gồm 3 giá trị và ý nghĩa như sau:

  • Thành công: Quá trình đồng bộ thông tin đã hoàn tất và không phát sinh lỗi.

  • Thất bại: Quá trình đồng bộ không thành công/xảy ra lỗi.

    - Quy tắc hiển thị:

    Trường hợp 1: Lỗi đồng bộ quy định mã giữa hai hệ thống

    • Điều kiện:
      • Lỗi đồng bộ giữa hai môi trường.
    • Hành vi hệ thống:
      • Hiển thị trạng thái Thất bại 
      • Trả về thông tin lỗi tương ứng (chưa có thông tin)

    Trường hợp 2: Lỗi đồng bộ do hệ thống đang xử lý tiến trình khác (đồng bộ tự động xảy ra trong lúc đồng bộ thủ công đang thực hiện)

    • Điều kiện: Hệ thống đang xử lý một tiến trình đồng bộ/tác vụ liên quan khác tại cùng thời điểm
    • Hành vi hệ thống:
      • Không thực hiện tiến trình đồng bộ mới
      • Hiển thị trạng thái Thất bại
      • Trả về thông tin lỗi chi tiết "Đồng bộ tự động không thể thực hiện do hệ thống đang xử lý đồng bộ thủ công."

  • Đang thực hiện: Quá trình đồng bộ thông tin đang tiến hành và chưa có kết quả cuối cùng. 

Thể hiển trạng thái đồng bộ thông tin ngân sách

6Mã lỗiHyperlinkKhông bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn xuất hiện pop-up xem chi tiết lỗi. Chi tiết 3.4.6
  • Thể hiện mã lỗi hệ thống quy định trả về với trạng thái thất bại

Thể hiện mã lỗi hệ thống trả về khi đồng bộ thất bại

7

Nút lọc

Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để mở ra màn hình pop-up "Bộ lọc"
  • -Màn hình pop-up "Bộ lọc": tham chiếu mục 3.4.2. Màn hình pop-up "Bộ lọc".

Thể hiện nút chức năng bộ lọc

8Nút cấu hìnhNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn chọn cấu hình tần suất đồng bộ thông tin. Khi nhấn mở ra màn hình chi tiết 3.4.3

Mở màn hình cấu hình tích hợp/cấu hình lịch đồng bộ

9Nút đồng bộ ngayNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn khi muốn đồng bộ dự liệu ngay lập tức. Khi nhấn sẽ xuất hiện pop-up xác nhận. Chi tiết 3.4.4
  • Khi người dùng nhấn nút "đồng bộ dữ liệu" trong lúc với hệ thống đang thực hiện đồng bộ song song tiến trình khác (Thao tác của người dùng xảy ra trước hệ thống tự động hoặc đang thực hiện đồng bộ thủ công tiếp tục nhấn thủ công nữa) Khi nhấn sẽ xuất hiện pop-up cảnh báo. Chi tiết 3.4.5

Thể hiện đồng bộ dữ liệu ngay lập tức theo thời gian hiện tại

3.4.2. Màn hình pop-up "Bộ lọc" 


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1Khoảng thời gianNgày tháng năm (date)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng chọn khoảng thời gian từ ngày đến ngày đồng bộ ngân sách
Thể hiện thời gian lọc từ ngày đến ngày 
2

Người đồng bộ

Lựa chọn (Droplist)Không bắt buộc

Hệ thống lấy ra từ list danh sách

  • Trường hợp 1: Hệ thống tự đồng bộ thông tin người đồng bộ là hệ thống
  • Trường hợp 2: Người dùng thao tác đồng bộ,  cho phép lấy thông tin trong mục danh sách nhân viên (Cài đặt cơ sở/Danh sách nhân viên)

Thể hiện người thực hiện đồng bộ thông tin ngân sách

3

Trạng thái

Lựa chọn (Droplist)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng chọn giá trị trạng thái tương ứng:

+ Thành công

+ Thất bại

+ Đang thực hiện

+ Tất cả (Khi người dùng không chọn sẽ để mặc định)

Thể hiện trạng thái đồng bộ ngân sách

4

Mã lỗi

Văn bản (Text)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn xuất hiện pop-up xem chi tiết lỗi. Chi tiết 3.4.6
  • Thể hiện mã lỗi hệ thống quy định trả về với trạng thái thất bại

Thể hiện thông tin mã lỗi khi đồng bộ thông tin

5Nút "X" Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác lọc.
  • Khi nhấn, màn hình pop-up "Bộ lọc" đóng lại. 
Thể hiện nút "X" để hủy bỏ thao tác lọc.
6Nút "Đặt lại"Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để đặt lại tất cả tiêu chí lọc về trạng thái mặc định ban đầu.

-Hành vi hệ thống khi người dùng nhấn nút "Đặt lại" như sau: 

  • Hành vi 1: Toàn bộ các trường trên màn hình pop-up "Bộ lọc" sẽ được chuyển về giá trị mặc định ban đầu.
  • Hành vi 2: Màn hình pop-up "Bộ lọc" vẫn được giữ trạng thái mở để người dùng có thể tiếp tục thao tác.
Thể hiện nút đặt lại tất cả tiêu chí lọc về trạng thái mặc định ban đầu.
7Nút "Áp dụng"Nút chức năng (Button)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để áp dụng những tiêu chí lọc đã chọn.

- Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Áp dụng" như sau: 

  • Trường hợp 1: Không chọn bất kỳ tiêu chí lọc nào:
    • Hệ thống vẫn cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”.
    • Sau khi nhấn, hệ thống đóng pop-up nhưng không thực hiện lọc.
    • Màn hình "Tích hợp thông tin ngân sách" vẫn giữ nguyên dữ liệu như trước khi thao tác.
    • Không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi hay cảnh báo nào.
  • Trường hợp 2: Chọn một hoặc nhiều tiêu chí lọc:
    • Hệ thống vẫn cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”.
    • Sau khi nhấn, hệ thống đóng pop-up và thực hiện lọc theo toàn bộ các tiêu chí mà người dùng đã chọn.
    • Màn hình "Tích hợp thông tin ngân sách" được cập nhật và hiển thị theo đúng những tiêu chí người dùng chọn đã chọn. 
Thể hiện nút áp dụng tiêu chí lọc được chọn
8Nút "Áp dụng"Nút chức năng (Button)Không bắt buộc

- Cho phép người dùng nhấn để áp dụng những tiêu chí lọc đã chọn.

- Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Áp dụng" như sau: 

  • Trường hợp 1: Không chọn bất kỳ tiêu chí lọc nào:
    • Hệ thống vẫn cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”.
    • Sau khi nhấn, hệ thống đóng pop-up nhưng không thực hiện lọc.
    • Màn hình "Tích hợp thông tin ngân sách" vẫn giữ nguyên dữ liệu như trước khi thao tác.
    • Không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi hay cảnh báo nào.
  • Trường hợp 2: Chọn một hoặc nhiều tiêu chí lọc:
    • Hệ thống vẫn cho phép người dùng nhấn nút “Áp dụng”.
    • Sau khi nhấn, hệ thống đóng pop-up và thực hiện lọc theo toàn bộ các tiêu chí mà người dùng đã chọn.
    • Màn hình "Tích hợp thông tin ngân sách" được cập nhật và hiển thị theo đúng những tiêu chí người dùng chọn đã chọn. 
Thể hiện nút áp dụng tiêu chí lọc được chọ

3.4.3. Nút cấu hình tích hợp danh mục ngân sách


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1Tiêu đề màn hìnhNhãn hiệu (Label)

Hiển thị tiêu đề " Tích hợp thông tin danh mục ngân sách (SAP)"
2Nút đóng (X)Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác lọc.
  • Khi nhấn, màn hình pop-up "Bộ lọc" đóng lại. 
Đóng màn hình cấu hình, không lưu thay đổi
3Tần suấtNhãn hiệu (Label)Không bắt buộc
  • Chỉ được chọn 1 giá trị tần suất đồng bộ thông tin ngân sách hàng ngày/tùy chọn
Thể hiện tần suất người dùng chọn đồng bộ dữ liệu ngân sách
4Hàng ngàyNút chọn (Radio Option)Không bắt buộc
  • Khi chọn nút "Hàng ngày" nút "tùy chọn" sẽ bị ẩn
  • Khi chọn Nút "Hàng ngày" hệ thống sẽ hiện hộp thời gian chọn thời điểm thực hiện đồng bộ thông tin ngân sách, theo kiểu thời gian time picker định dạng HH:mm (24h).
  • Hệ thống mặc định để thời gian là 00:00
Thể hiện thời gian đồng bộ dữ liệu ngân sách được chọn trong ngày
5tùy chọnNút chọn (Radio Option)Không bắt buộc
  • Khi chọn nút "tùy chọn" nút "Hàng ngày" sẽ bị ẩn
  • Khi chọn nút "tùy chọn" hệ thống sẽ hiện các checkbox group thời gian từ thứ 2 đến chủ nhật. Người dùng có thể chọn thời gian thực ngày thực hiện đồng bộ thông tin. Khi chọn nút "tùy chọn" hệ thống mặc định chọn tất cả các ngày
  • Sau khi chọn thời gian ngày trong tuần. hệ thống sẽ hiện hộp thời gian chọn thời điểm thực hiện đồng bộ thông tin ngân sách, theo kiểu thời gian time picker định dạng HH:mm (24h).
  • Hệ thống mặc định để thời gian là 00:00
Thể hiện thời gian đồng bộ dữ liệu ngân sách các ngày được tùy chọn trong tuần
6Nút HủyNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng  nhấn để hủy bỏ thao tác cấu hình 
Thể hiện để hủy bỏ thao tác cấu hình.
7Nút Áp dụng
Nút chức năng (Button)		Không bắt buộc

  • - Cho phép người dùng nhấn để áp dụng cài đặt cấu hình đã thiết lập

    - Khi nhấn nút, hành vi hệ thống như sau:

    Hành vi 1: Pop-up "Cài đặt hiển thị" sẽ đóng lại

    Hành vi 2: Hệ thống cập nhật ngay lập tức màn hình "Tích hợp danh mục thông tin ngân sách" để áp dụng cấu hình  mới đã thiết lập.

Thể hiện nút áp dụng tiêu chí lọc được chọn

3.4.4. Pop-up xác nhận đồng bộ ngay 


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1Tiêu đề màn hìnhNhãn hiệu (Label)

Hiển thị tiêu đề " Xác nhận đồng bộ dữ liệu"
2Văn bản thông báoNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Thể hiện văn bản thông báo

- Nội dung văn bản thông báo: "Bạn có chắc chắn muốn đồng bộ dữ liệu ngân sách (SAP)"

3Nút "Tôi chắc chắn" Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để thực hiện đồng bộ thông tin ngân sách ngay 

Cho phép người dùng nhấn để thực hiện đồng bộ thông tin ngân sách theo cấu hình hiện tại

4Nút Hủy
Nút chức năng (Button)		Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng  nhấn để hủy bỏ thao tác cấu hình 
Thể hiện để hủy bỏ thao tác đồng bộ ngay.

3.4.5 Pop-up cảnh báo Khi người dùng nhấn nút "đồng bộ dữ liệu" cùng lúc với hệ thống đang thực hiện đồng bộ 


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1Tiêu đề màn hìnhNhãn hiệu (Label)Không bắt buộc
Hiển thị tiêu đề " Cảnh báo"
2Văn bản thông báoNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Thể hiện văn bản cảnh báo: "Không thể thực hiện đồng bộ"

- Nội dung văn bản thông báo:"Hệ thống đang thực hiện đồng bộ.
Vui lòng chờ quá trình hoàn tất."

3Nút "Thoát Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để tắt màn hình pop-up.
    Khi nhấn, màn hình pop-up đóng lại và hệ thống điều hướng về màn hình về màn hình danh sách "Tích hợp dữ liệu ngân sách"

Thể hiện nút "Thoát" để đóng màn hình pop up cảnh báo

3.4.6 Pop-up chi tiết mã lỗi


Trường dữ liệu

Kiểu dữ liệu

Bắt buộc

Quy định

Mô tả

1Tiêu đề màn hìnhNhãn hiệu (Label)Không bắt buộc
Hiển thị tiêu đề "Đồng bộ thất bại"
2Văn bản thông báoNút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa).

- Thể hiện văn bản thông báo

- Nội dung văn bản thông báo: "Mã lỗi. Mô tả chi tiết lỗi"

3Nút "Thoát Nút chức năng (Button)Không bắt buộc
  • Cho phép người dùng nhấn để tắt màn hình pop-up.
    Khi nhấn, màn hình pop-up đóng lại và hệ thống điều hướng về màn hình về màn hình danh sách "Tích hợp dữ liệu ngân sách"

Thể hiện nút "Thoát" để đóng màn hình pop up cảnh báo