Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | [BPMKVH-2436] Phát hành hợp đồng - Jira | |||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là nhân viên bộ phận Kế hoạch - Tổng hợp tôi có thể phát hành hợp đồng cho các bên liên quan
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Phát hành hợp đồng
- Cho phép tự động lấy file hợp đồng từ kết quả ký
- Cho phép đính kèm file hợp đồng
- Cho phép nhập số hợp đồng
- Cho phép phát hành cho các bên:
- Tự động add cấp trưởng ban: Văn phòng tập đoàn; Tư vấn pháp lý; Kế toán 2, Kế toán 3, TT Kiểm soát chi phí, Nghiệp vụ tổng hợp, Đơn vị chuyên môn; Kiểm soát xây dựng; Bộ phận hợp đồng - TTTVG&ĐT
- Có thể xóa và thêm thêm cấp trưởng ban khác
- Cho linh động add thêm các giám đốc, nhân viên thuộc các ban
- Thông báo qua email + chuông hệ thống cho các đơn vị được phát hành
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
3.2 Luồng:
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
4. Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
4.1. Service task "Gửi email thông báo phát hành HĐ"
4.1.1. Ý nghĩa
Service task "Gửi email thông báo phát hành HĐ" với mục đích phát hành HĐ từ User task "Nhân viên Kế hoạch - Tổng hợp in trình ký HĐ" để thực hiện gửi thông báo qua email + chuông hệ thống về hợp đồng đã ký kết cho những nhân sự đã được lựa chọn tại dynamic list "Thông tin người tiếp nhận thông báo phát hành Hợp đồng" theo 1556 - User Story - Ký kết hợp đồng giấy
4.2.2. Mẫu Email
Tiêu đề: BPM1 - Thông báo phát hành hợp đồng – [Tên gói thầu / Dự án]
Kính gửi: Quý [Tên những bên liên quan],
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm xin thông báo:
Hợp đồng thuộc [Tên gói thầu / Dự án] đã được phát hành bởi [Tên Bộ phận].
Thông tin hợp đồng:
Đơn vị phát hành: [Tên Bộ phận]
Ngày phát hành: [Ngày]
Tài liệu hợp đồng: (tài liệu đính kèm bên dưới)
Ghi chú: [Nội dung nếu có]
Vui lòng truy cập hệ thống để xem chi tiết và thực hiện các bước xử lý tiếp theo (nếu có).
Trân trọng,
Hệ thống BPM1 - Quản trị mua sắm
[Thông báo tự động – vui lòng không phản hồi email này]
[Tài liệu đính kèm]
4.2.3. Mô tả những trường thông tin thuộc mẫu email
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc/Không bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|
1 | Tên gói thầu / Dự án | Text | Bắt buộc | - Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | -Thể hiện tên gói thầu/dự án - Dữ liệu được lấy theo trường Tên gói thầu / Dự án từ 1556 - User Story - Ký kết hợp đồng giấy |
2 | Tên những bên liên quan | Text | Bắt buộc | - Hệ thống cho phép chỉnh sửa dữ liệu -Phải có ít nhất 1 đơn vị nhận | -Thể hiện danh sách đơn vị nhận và cho phép người dùng được thêm/xóa linh hoạt. - Dữ liệu được lấy theo trường Nhân sự tiếp nhận từ 1556 - User Story - Ký kết hợp đồng giấy |
3 | Ngày | Date | Bắt buộc | - Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu - Sinh tự động theo thời điểm phát hành | -Thể hiện ngày phát hành |
4 | Tài liệu hợp đồng | Text | Bắt buộc | - Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | -Thể hiện tài liệu hợp đồng - Dữ liệu được lấy theo trường Tài liệu đính kèm Hợp đồng ký kết từ 1556 - User Story - Ký kết hợp đồng giấy |
5 | Ghi chú | Text | Bắt buộc | - Hệ thống không cho phép chỉnh sửa dữ liệu | -Thể hiện ghi chú khi phát hành nếu có - Dữ liệu được lấy theo trường Ghi chú Hợp đồng ký kết từ 1556 - User Story - Ký kết hợp đồng giấy |
6 | Thông báo phát hành qua chuông trên hệ thống | Button | Bắt buộc | - Kích hoạt khi nhấn nút “Phát hành hợp đồng” | -Sau khi người dùng nhấn nút "Phát hành hợp đồng", hệ thống gửi email và chuông thông báo đồng thời đến danh sách người nhận email -Nội dung thông báo qua chuông: Hợp đồng thuộc [Tên gói thầu / Dự án] đã được phát hành bởi Bộ phận Kế hoạch – Tổng hợp. |