1. Card (Mô tả tính năng)

Là người thiết kế quy trình, tôi muốn thể hiện được quy trình từ bước kích Thư ký HĐT thông báo trúng thầu đến bước nhà thầu xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu.

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1. UI/UX

3.2. Luồng

Image Added

3.3 API Spec

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên từng màn hình của từng công việc

3.4.1 Thư ký HĐT thông báo trúng thầu

Tham chiếu mục 3.4.3: User Story - Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu & chuyển thông tin sang bộ phận hợp đồng

Thư ký HĐT thực hiện nhận thông tin phê duyệt và nhập thông tin thông báo để gửi đến nhà thầu

3.4.2 Service Task "Gửi email tới nhà thầu"

Service task mục đích cập nhật thông tin báo cáo thầu sang tab "Báo cáo HĐT" màn hình "Báo cáo thầu" tại Module Site đấu thầu

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Thông tin nhà thầu (Mã nhà thầu - Email)
• Thời hạn phản hồi

3.4.3 User Task "

...

Gửi Email tới các đơn vị liên quan"

Service task mục đích cập nhật thông tin báo cáo thầu sang tab "Báo cáo HĐT" màn hình "Báo cáo thầu" tại Module Site đấu thầu

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Thông tin nhà thầu (Mã nhà thầu - Email)Thời hạn phản hồingười nhận thông báo

3.4.4

...

Với gói thầu tư vấn thiết kế: Có mã Loại YCMS = 3,8,9,10

Quy trình đi qua 02 bước phê duyệt song song

• Trưởng ban QLTK phê duyệt
• Giám đốc KSCP phê duyệt

Với gói thầu thi công: Có mã Loại YCMS = 1,2,4,5,6,7,11,12,13,14,15

Quy trình đi qua 03 bước phê duyệt song song

• Trưởng ban QLTK phê duyệt
• Trưởng ban QLDA phê duyệt
• Giám đốc KSCP phê duyệt

3.4.5 Các cấp phê duyệt song song báo cáo thầu Mẫu 1

Tham chiếu mục 3.4.5 User Story - Thư ký hội đồng thầu tạo Báo cáo thầu

Các cấp phê duyệt song song thực hiện phê duyệt:

• Tất cả phê duyệt: Quy trình chuyển tiếp đến bước "Trưởng Ban KSXD phân công"
• Nếu ít nhất 01 thành viên phê duyệt: Sau khi tất cả thành viên hoàn thành công việc phê duyệt, quy trình quay về bước "Lập báo cáo thầu Mẫu 1"

3.4.6 Trưởng ban KSXD phân công Giám đốc KSXD

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phân công giám đốc Kiểm soát xây dựng

Tham chiếu mục 3.4.1: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

3.4.7 Giám đốc KSXD phân công nhân viên lập báo cáo thầu mẫu 2

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phân công giám đốc Kiểm soát xây dựng

Tham chiếu mục 3.4.1: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

3.4.8 Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2

Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.2: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Tại bước lập báo cáo thầu mẫu 2: nhân viên KSXD thực hiện lựa chọn cấp phê duyệt:

• 1 - Phê duyệt 1 cấp: Chủ tịch HĐT
• 2 - Phê duyệt 2 cấp: TGĐ Rox Group
• 3 - Phê duyệt 3 cấp: Chủ tịch Rox Group

3.4.9 Service Task "Cập nhật Site đấu thầu"

...

Receive Task "Thông tin nhà thầu phản hồi"

Receive task mục đích nhận thông tin phản hồi từ nhà thầu:

• Mã - tên nhà thầu
• Kết quả phản hồi:
  • 1 - Thực hiện: Khi nhà thầu xác nhận thực hiện gói thầu
  • 0 - Từ chối: Khi nhà thầu xác nhận từ chối gói thầu hoặc hết giờ mà không thực hiện xác nhận

3.4.5 Receive "Gửi email nhà thầu xác nhận tham gia"

Service task mục đích gửi email thông báo tới các thành viên liên quan

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Thông tin người nhận thông báo
• Thông tin nhà thầu
• Kết quả phản hồi: Thực hiện

3.4.6 Receive "Gửi email nhà thầu từ chối tham gia"

Service task mục đích gửi email thông báo tới các thành viên liên quan

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Loại báo cáo thầu
• Mã - tên nhà thầu đề xuất
• Tệp đính kèm
• Ghi chúThông tin người nhận thông báo
• Thông tin nhà thầu
• Kết quả phản hồi: Từ chối

3.4.

...

Giám đốc Kiểm soát xây dựng thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 02 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.11 Trưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo mẫu 2

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 02 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.12 Chủ tịch Hội đồng thầu phê duyệt báo cáo mẫu 2

Chủ tịch hội đồng thầu thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 03 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"
• Yêu cầu làm rõ: quy trình chuyển đến Call Activity "yêu cầu làm rõ" 

3.4.13 Chủ tịch Rox Group phê duyệt báo cáo mẫu 2

Công việc này được nhân viên trình duyệt (nhân viên KSXD lập báo cáo thầu mẫu 2) thực hiện trình phê duyệt ở ngoài và upload kết quả lên hệ thống

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 03 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.15 Điều kiện rẽ nhánh phê duyệt theo "Phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2"

Hệ thống sẽ rẽ nhánh dựa trên điều kiện cấp phê duyệt tại bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

Với cấp phê duyệt = 1 - Phê duyệt 1 cấp: Chủ tịch HĐT

Quy trình chuyển tiếp đến bước "Thư ký HĐT thông báo trúng thầu"

Với cấp phê duyệt = 2 - Phê duyệt 2 cấp: TGĐ Rox Group

Quy trình chuyển tiếp đến luồng qua TGĐ Rox Group

Với cấp phê duyệt = 3 - Phê duyệt 3 cấp: chủ tịch Rox Group

Quy trình chuyển tiếp đến luồng qua chủ tịch Rox Group

3.4.14 Call Activity yêu cầu làm rõ

3.4.14.1 Nhân viên KSXD tiếp nhận làm rõ

Nhân viên kiểm soát xây dựng thực hiện tiếp nhận trả lời làm rõ.

Nhân viên có 02 lựa chọn:

• Thực hiện phản hồi người yêu cầu: nhập thông tin trả lời. Khi hoàn thành hệ thống sinh lại công việc phê duyệt cho người yêu cầu.
• Chuyển cho thư ký trả lời: Sinh ra công việc cho thư ký trả lời

3.4.14.2 Thư ký hội đồng thầu tiếp nhận làm rõ

...

7 Công việc Giám đốc hợp đồng phân công soạn thảo

Với trường hợp nhà thầu xác nhận "Thực hiện" gói thầu hệ thống chuyển tiếp đến bước Giám đốc hợp đồng phân công soạn thảo

3.4.8 Công việc "Thư ký HĐT lựa chọn phương án lập báo cáo thầu"

Với trường hợp nhà thầu xác nhận "Từ chối" gói thầu hệ thống chuyển tiếp đến bước Giám đốc hợp đồng phân công soạn thảo

Thư ký có thể thực hiện các lựa chọn:

• Lập lại báo cáo thầu: quy trình quay lại bước "Thư ký hội đồng thầu lập báo cáo Mẫu 1"
• Tạo mới vòng đàm phán thương thảo mới
• Tạo mới vòng nộp thầu

3.5 Mẫu email

3.5.1. Mẫu email thông báo trúng thầu cho nhà thầu & thành viên HĐT:

Tiêu đề: Thông báo trúng thầu – <tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi nhà thầu và thành viên hội đồng thầu,

Thư ký Hội đồng xin thông báo: Thông báo trúng thầu cho nhà thầu <Tên nhà thầu trúng thầu> thuộc gói thầu <Mã> - <Tên gói thầu> đã được gửi chính thức qua hệ thống BPM 1 vào lúc <Thời gian gửi>

Thông tin tóm tắt gói thầu:

• Tên gói thầu: <Tên gói thầu>
• Thời gian thực hiện hợp đồng: <Tiến độ hiện hợp đồng>
• Nhà thầu trúng thầu: <Tên nhà thầu trúng thầu>

Thông báo trúng thầu và các tài liệu liên quan đã được lưu trữ trên hệ thống, quý thành viên có thể truy cập theo đường dẫn sau để xem chi tiết: (link truy cập gói thầu - sile đấu thầu)

Trân trọng cảm ơn sự phối hợp và đồng hành của Quý thành viên trong suốt quá trình đánh giá và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

3.5.2 Mẫu email thông báo nhà thầu đã xác nhận thực hiện gói thầu cho Hội đồng thầu:

Tiêu đề email: Nhà thầu đã xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi Qúy thành viên Hội đồng thầu,

Nhà thầu <Tên nhà thầu trúng thầu> đã xác nhận tham gia thực hiện gói thầu [Mã] - [Tên gói thầu] vào lúc -[Thời gian xác nhận Ngày - giờ] trên hệ thống đấu thầu điện tử BPM1.

Thông tin chi tiết gói thầu:

• Tên gói thầu: [Tên gói thầu]
• Thời gian thực hiện hợp đồng: <Tiến độ hiện hợp đồng>
• Nhà thầu trúng thầu [Tên nhà thầu]

Thời gian thực hiện hợp đồng: (Số tháng/ngày)

Thông tin xác nhận của nhà thầu:

• Người đại diện xác nhận: <Họ tên người liên hệ tài khoản nhà thầu> 
• Thời gian xác nhận: <Thời gian xác nhận Ngày - giờ>

Trân trọng,

Đây là email được gửi tự động từ hệ thống. Vui lòng không phản hồi email này.

3.5.3. Mẫu email thông báo nhà thầu đã xác nhận từ chối cho Hội đồng thầu:

Tiêu đề email: Nhà thầu từ chối xác nhận tham gia thực hiện gói thầu <Tên gói thầu> – <dự án> – <tên nhà thầu>

Kính gửi Quý thành viên Hội đồng thầu,

Nhà thầu [Tên nhà thầu trúng thầu] đã từ chối xác nhận tham gia thực hiện gói thầu [mã] - [Tên gói thầu] vào lúc [Thời gian xác nhận Ngày - giờ] trên hệ thống BPM.

Thông tin chi tiết gói thầu:

• Tên gói thầu: [Tên gói thầu]
• Giá trúng thầu
• Thời gian thực hiện hợp đồng [Tên nhà thầu]
• Nhà thầu trúng thầu

Thông tin xác nhận của nhà thầu:

• Người đại diện từ chối: [Họ tên người liên hệ tài khoản nhà thầu]
• Thời gian từ chối: [Thời gian xác nhận Ngày - giờ]
• Ghi chú (nếu có): (Nội dung ghi chú từ nhà thầu)

Vậy kính đề nghị các thành viên Hội đồng thầu cho ý kiến về hành động tiếp theo để đảm bảo tiến độ chung của dự án.

Trân trọng,

Đây là email được gửi tự động từ hệ thống. Vui lòng không phản hồi email này.