Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | ||||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là thư ký Hội đồng thầu tôi có thể kích hoạt hủy thầu
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Cho phép đính kèm file
- Trường hợp chủ tịch có ý kiến về Báo cáo
- Ban KSXD giải trình
- Ban KSXD sửa lại Báo cáo → trình phê duyệt lại
- Ban KSXD chuyển về cho thư ký HĐT và yêu cầu: Giải trình/ Làm lại báo cáo/ đàm phán giá với nhà thầu đề xuất hoặc đàm phán lại toàn bộ các nhà thầu khác/ điều chỉnh gói thầu (HSMT)
- Thư ký HĐT có tất cả các quyền:
- Thư ký HĐT thực hiện giải trình trực tiếp với người yêu cầu → các bên đều nắm được thông tin
- Thư ký HĐT thực hiện sửa lại Báo cáo thầu → trình phê duyệt lại
- Thư ký HĐT chuyển cho đơn vị lập HSMT để giải trình → điều chỉnh HSMT (ít xảy ra)
- Hủy thầu
- Bổ sung nhà thầu
- Nộp lại HSDT
- Đàm phán lại nhà thầu
- Khi cấp phê duyệt sau yêu cầu điều chỉnh thì các cấp trước nắm được thông tin, và khi trình lại thì sẽ trình trực tiếp cho cấp yêu cầu điều chỉnh
- Thông báo khi yêu cầu điều chỉnh: Khi cấp phê duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc phê duyệt thì bắn thông tin về toàn bộ thành viên hội đồng thầu
- Tạo email & đính kèm file Báo cáo thầu trình Chủ tịch tập đoàn phê duyệt
- Phát hành báo cáo thầu tới thành viên hội đồng thầu để nhận thông tin
- Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu
Kính gửi quý công ty,
Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"
Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.
Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:
- Anh Trần Minh Tiến – Phòng KH&TH - TTTV Giá và ĐT – để lập hợp đồng : 0973 975 945
- Anh Trịnh Xuân Quang – Ban QLTK MB để giao nhận tài liệu thiết kế - 0972425587
Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.
- Phát hành báo cáo thầu tới thư ký hội đồng thầu để thông tin đến nhà thầu & bộ phận hợp đồng
- Bộ phận HĐ nhận thông báo phê duyệt Báo cáo thầu từ Ban KSXD → thực hiện gửi hợp đồng cho nhà thầu
- Nhà thầu có quyền chấp nhận/ từ chối tham gia
- Thư ký thực hiện công việc (trường hợp nhà thầu từ chối)
- Hủy
- Đàm phán lại với các nhà thầu
- Bổ sung nhà thầu
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
Màn hình Tạo báo cáo thầu
Màn hình eForm lập báo cáo thầu - Thông tin chung
Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu 1
3.2 Luồng:
STT | Bước | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Bước 1: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc | Sau khi các Trưởng ban liên quan phê duyệt biểu mẫu báo cáo Mẫu 01a hoặc Mẫu 01b Trưởng ban KSXD tiếp nhận và phân công giám đốc chuyên môn để phụ trách gói thầu |
| 2 | Bước 2: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc | Giám đốc KSXD chuyên môn phân công nhân viên phụ trách gói thầu |
| 3 | Bước 3: Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu trình Chủ tịch | Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 02 và lựa chọn thủ công phương án lãnh đạo phê duyệt (cho phép tối đa 02 cấp):
|
| 4 | Bước 4: Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt | Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu |
| 5 | Bước 5: Trưởng ban KSXD phê duyệt | Trưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo thầu |
| 6 | Bước 6: Lãnh đạo phê duyệt | Lãnh đạo được lựa chọn tại bước 3 thực hiện phê duyệt (có thể 1 hoặc 2 cấp do nhân viên KSXD lựa chọn) |
| 7 | Bước 7: Trình ký TGĐ Rox Group | Nhân viên Ban KSXD trình ký ngoài hệ thống với TGĐ Rox Group sau đó đính kèm file scan phê duyệt hoặc email phê duyệt lên hệ thống và hoàn thành công việc |
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Nhà thầu đề xuất | Droplist | x | Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện: Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt) Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa |
| 2 | Thuế suất | Number | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 3 | Ghi chú đánh giá tài chính | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 4 | Tiến độ thực hiện | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 5 | Hình thức hợp đồng | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 6 | Điều khoản thương mại | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 7 | Hợp đồng mẫu | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 8 | Mở tài khoản MSB | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 9 | Xem trước | Button | Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào | Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Hệ thống mở ra một thẻ mới Mẫu xem trước định dạng docx (word) | |
| 10 | Tải xuống | Button | Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào | Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Mẫu tải xuống định dạng docx (word) | |
| 11 | Ghi chú | Text | Ghi chú phê duyệt. Độ dài 2000 ký tự | ||
| 12 | Tệp đính kèm | Button | Chức năng đính kèm chung hệ thống | ||
| 13 | Lưu nháp | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 14 | Tạm dừng | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 15 | Hoàn thành | Button | Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:
|