Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Họ & Tên | Bùi Nguyệt Anh Công Thanh Hùng | |||
Chức danh | BA | |||
Tài khoản MS Team | anhbn4 hungct2 | |||
Ngày soạn thảo/phê duyệt | ||||
Jira Link | ||||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là nhân viên Ban KSXD tôi có thể tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh từ cấp phê duyệt & thực hiện điều chỉnh báo cáo thầu
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Cho phép đính kèm file
- Trường hợp chủ tịch có ý kiến về Báo cáo
- Ban KSXD giải trình
- Ban KSXD sửa lại Báo cáo → trình phê duyệt lại
- Ban KSXD chuyển về cho thư ký HĐT và yêu cầu: Giải trình/ Làm lại báo cáo/ đàm phán giá với nhà thầu đề xuất hoặc đàm phán lại toàn bộ các nhà thầu khác/ điều chỉnh gói thầu (HSMT)
- Thư ký HĐT có tất cả các quyền:
- Thư ký HĐT thực hiện giải trình trực tiếp với người yêu cầu → các bên đều nắm được thông tin
- Thư ký HĐT thực hiện sửa lại Báo cáo thầu → trình phê duyệt lại
- Thư ký HĐT chuyển cho đơn vị lập HSMT để giải trình → điều chỉnh HSMT (ít xảy ra)
- Hủy thầu
- Bổ sung nhà thầu
- Nộp lại HSDT
- Đàm phán lại nhà thầu
- Khi cấp phê duyệt sau yêu cầu điều chỉnh thì các cấp trước nắm được thông tin, và khi trình lại thì sẽ trình trực tiếp cho cấp yêu cầu điều chỉnh
- Thông báo khi yêu cầu điều chỉnh: Khi cấp phê duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc phê duyệt thì bắn thông tin về toàn bộ thành viên hội đồng thầu
- Tạo email & đính kèm file Báo cáo thầu trình Chủ tịch tập đoàn phê duyệt
- Phát hành báo cáo thầu tới thành viên hội đồng thầu để nhận thông tin
- Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu
Kính gửi quý công ty,
Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"
Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.
Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:
- Anh Trần Minh Tiến – Phòng KH&TH - TTTV Giá và ĐT – để lập hợp đồng : 0973 975 945
- Anh Trịnh Xuân Quang – Ban QLTK MB để giao nhận tài liệu thiết kế - 0972425587
Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.
- Phát hành báo cáo thầu tới thư ký hội đồng thầu để thông tin đến nhà thầu & bộ phận hợp đồng
- Bộ phận HĐ nhận thông báo phê duyệt Báo cáo thầu từ Ban KSXD → thực hiện gửi hợp đồng cho nhà thầu
- Nhà thầu có quyền chấp nhận/ từ chối tham gia
- Thư ký thực hiện công việc (trường hợp nhà thầu từ chối)
- Hủy
- Đàm phán lại với các nhà thầu
- Bổ sung nhà thầu
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
3.2 Luồng:
STT | Bước | Mô tả |
|---|---|---|
| 1 | Bước 1: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc | Sau khi các Trưởng ban liên quan phê duyệt biểu mẫu báo cáo Mẫu 01a hoặc Mẫu 01b Trưởng ban KSXD tiếp nhận và phân công giám đốc chuyên môn để phụ trách gói thầu |
| 2 | Bước 2: Trưởng ban KSXD phân công giám đốc | Giám đốc KSXD chuyên môn phân công nhân viên phụ trách gói thầu |
| 3 | Bước 3: Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu trình Chủ tịch | Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 02 và lựa chọn thủ công phương án lãnh đạo phê duyệt (cho phép tối đa 02 cấp):
|
| 4 | Bước 4: Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt | Giám đốc KSXD chuyên môn phê duyệt báo cáo thầu |
| 5 | Bước 5: Trưởng ban KSXD phê duyệt | Trưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo thầu |
| 6 | Bước 6: Lãnh đạo phê duyệt | Lãnh đạo được lựa chọn tại bước 3 thực hiện phê duyệt (có thể 1 hoặc 2 cấp do nhân viên KSXD lựa chọn) |
| 7 | Bước 7: Trình ký TGĐ Rox Group | Nhân viên Ban KSXD trình ký ngoài hệ thống với TGĐ Rox Group sau đó đính kèm file scan phê duyệt hoặc email phê duyệt lên hệ thống và hoàn thành công việc |
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
STT | Trường/ Nút chức năng | Kiểu dữ liệu | Điều kiện | Quy định | Mô tả |
1 | Lý do yêu cầu điều chỉnh | Text (multiline) | Bắt buộc | - Trường bắt buộc nhập, không được để trống khi bấm nút “Xác nhận”. - Nếu không nhập, khi xác nhận, hệ thống hiển thị cảnh báo: “Vui lòng nhập lý do từ chối trước khi tiếp tục” - Cho phép xuống dòng, không giới hạn số dòng hiển thị trong khung nhập. | Ô nhập văn bản cho phép người dùng ghi rõ nguyên nhân yêu cầu điều chỉnh (YCĐC) báo cáo thầu |
2 | Quay về bước | Dropdown | Bắt buộc | - Đây là trường bắt buộc lựa chọn, người dùng không được để trống khi bấm nút xác nhận. - Giá trị các bước hiển thị dưới dạng danh sách lựa chọn (dropdown). Danh sách lựa chọn được lấy tự động từ cấu hình của quy trình phê duyệt hiện tại đang áp dụng cho hồ sơ - Mặc định không có giá trị nào được chọn trước, bắt buộc người dùng phải chủ động chọn một bước cụ thể. - Nếu không chọn, khi xác nhận, hệ thống hiển thị cảnh báo: “Vui lòng chọn bước quy trình cần trả về trước khi xác nhận" | Danh sách lựa chọn (dropdown) cho phép người dùng xác định bước trong quy trình mà hồ sơ sẽ được trả về sau khi người dùng chọn YCĐC. |
3 | Tài liệu đính kèm | iFrame | Không bắt buộc | Cho phép đính kèm file định dạng tối đa 50MB/file bằng 2 cách: +) Kéo và thả tệp trực tiếp vào khu vực tải lên. +) Nhấn vào nút “Nhấn hoặc thả vào để tải lên” hiển thị trong giao diện để chọn file từ thiết bị. | Khu vực cho phép người dùng tải lên >=1 tệp tin liên quan đến nội dung yêu cầu điều chỉnh |
4 | Nút "Xác nhận" | Button | - Nút luôn hiển thị trên pop-up "Yêu cầu điều chỉnh" - Khi bấm, hệ thống kiểm tra các trường bắt buộc (“Lý do từ chối”, “Quay về bước”). - Nếu dữ liệu hợp lệ, lưu thông tin và chuyển trạng thái hồ sơ về bước được chọn. - Nếu dữ liệu chưa hợp lệ (các trường hợp: “Lý do yêu cầu điều chỉnh” để trống, “Quay về bước” chưa chọn), hệ thống hiển thị thông báo cảnh báo tương ứng và không thực hiện lưu. | Nút thực hiện lưu thông tin yêu cầu điều chỉnh và cập nhật trạng thái phê duyệt | |
5 | Nút "Hủy" | Button | -Nút luôn hiển thị trên pop-up. -Khi bấm, hệ thống đóng pop-up mà không lưu bất kỳ dữ liệu nào. | -Nút cho phép người dùng hủy thao tác từ chối và đóng giao diện pop-up. -Không yêu cầu xác nhận trước khi đóng. | |
6 | Nút “Đóng” (biểu tượng X góc trên bên phải) | Button | Nút cho phép người dùng thoát khỏi pop-up mà không lưu bất kỳ dữ liệu nào đã nhập. | - Nút luôn hiển thị ở góc trên bên phải của cửa sổ pop-up. - Khi bấm, hệ thống đóng pop-up và không lưu dữ liệu đã nhập. - Tương đương chức năng của nút “Hủy”. - Không yêu cầu xác nhận trước khi đóng. |