User Story - Quản lý tài liệu/ hồ sơ đính kèm

1. Card (Mô tả tính năng)

Là người dùng tôi muốn quản lý các biểu mẫu/tài liệu liên quan đến từng quy trình tác nghiệp, từng bước xử lý.

1. Menu quản lý tài liệu
2. Đính kèm biểu mẫu/ tài liệu lên trong quá trình thực hiện các bước quy trình
3. Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
4. Phân quyền cho người dùng
5. Xem và tải biểu mẫu/ tài liệu

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

1. Menu quản lý tài liệu
   1. Hiển thị folder danh sách tài liệu theo phân quyền người dùng (theo mục 4)
   2. Cho phép thêm mới và đặt tên folder theo người dùng 
   3. Cho phép thêm mới tài liệu/ hồ sơ và tự động gán thuộc thính theo:
      • Mã tài liệu/ hồ sơ
      • Tên tài liệu/ hồ sơ
      • Loại tài liệu (theo danh mục Loại tài liệu)
      • Quy trình
      • Bước quy trình
      • Tên người tạo
      • Thời gian tạo
      • Tên người phê duyệt
      • Thời gian phê duyệt
      • Thời gian cập nhật cuối
      • Trạng thái: Tạo mới/ chờ phê duyệt/ phê duyệt
      • Gói thầu
      • Dự án
      • Đơn vị quản lý
      • Thời gian lưu trữ tính từ phiên bản phê duyệt cuối (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
      • Thời gian lưu trữ phiên bản trung gian (sau thời gian này sẽ xóa khỏi hệ thống)
      • Dung lượng
      • Loại file (doc, xlt ...)
   4. Cho phép gán tài liệu (folder/ file) vào bước quy trình liên quan để sử dụng
   5. Cho phép filter (lọc) để tìm kiếm nhanh tài liệu
      • Loại tài liệu
      • Tên người tạo
      • Thời gian tạo từ ... đến
      • Tên gói thầu
      • Dự án
      • Tên bước quy trình
      • Tên quy trình
      • Đơn vị quản lý
2. Đính kèm file theo các bước quy trình 
   1. Cho phép kéo thả hoặc chọn file từ máy để tải file lên hệ thống
   2. Cho phép xem trước tài liệu
   3. Hệ thống cảnh báo nếu người dùng không upload các node có cấu hình file 
   4. Cho phép xóa file đã đính kèm trước đó để thay thế và tự sinh version theo bước lặp 
   5. Hệ thống hiển thị thông báo tải lên thành công hoặc không thành công → người dùng upload lại
3. Quản lý version biểu mẫu/ tài liệu đính kèm
   1. Khi người tạo mới lần đầu sẽ hiển thị ver 1.1
   2. Vòng tạo mới tiếp theo sẽ là n.1 (n tăng từ 2 đến n)
   3. Cho phép lựa chọn tăng version khi tạo mới hoặc upload file
   4. Khi bước phê duyệt cuối sẽ hiển thị ver 1.0
   5. Các vòng phê duyệt cuối lặp lại sẽ hiển thị ver n.0 (n tăng từ 2 đến n)
   6. Tại mỗi bước lập, khi cập nhật file trùng tên hệ thống tự sinh ra phiên bản mới (hiện ver n.1)
   7. Xem được danh sách các phiên bản theo thời gian
   8. Hiển thị bước cập nhật, người cập nhật, thao tác cập nhật (tải mới, xóa), thời gian cập nhật trong ghi chú chung
   9. Hiện cảnh báo "bạn có chắc chắn muốn ghi đè file" khi người dùng ghi đè file
4. Phân quyền truy cập
   1. Admin hệ thống cấu hình phân quyền truy cập, xem, sửa, xóa theo role trong quy trình
   2. Tài liệu/ hồ sơ phát sinh theo quy trình:
      
      • Chỉ người đính kèm & admin hệ thống mới được xóa và đính kèm thay thế file
      • File đính kèm ở bước chưa xuất hiện trong quy trình thì không được xem và tải
   3. Tài liệu/ hồ sơ tạo mới không theo quy trình:
      • Tạo mới: toàn bộ người dùng
      • Xóa: người tạo hoặc được người tạo phân quyền
      • Xem: người được người tạo phân quyền
      • Tải: người được người tạo phân quyền
      • Sửa: người được người tạo phân quyền
5. Xem và tải tài liệu/ biểu mẫu
   1. Cho phép xem all file theo phân quyền
   2. Cho phép chọn điều xem (sắp xếp):
      • Thời gian cập nhật
      • Tên
      • Loại file
      • Dung lượng file
   3. Cho phép tải từng file, nhiều file hoặc tải all
   4. Khi tải nhiều file và all tự động zip file
   5. Xem lịch sử tài liệu/ biểu mẫu:
      • Version chẵn (n.0)
      • Thời gian cập nhật: Ngày, tháng, năm - giờ, phút, giây
      • Người xử lý + chức danh (theo hiển thị account)
      • Bước công việc xử lý

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1 UIUX:

3.2 Luồng:

3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình: