Nghiệp vụ | IT | |||
|---|---|---|---|---|
Người lập | Người duyệt | Người lập | Người duyệt | |
Tên, Chức danh | ||||
Ngày ký | ||||
Jira Link | [BSHKVH-1060] Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập và phê duyệt Báo cáo thầu - Jira | |||
1. Card (Mô tả tính năng)
Là Trưởng Ban KSXD tôi muốn phân công cho Giám đốc bộ phận chịu trách nhiệm xem xét và lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt
Là giám đốc bộ phận tôi muốn phân công cho nhân viên của bộ phận hoặc trực tiếp thực hiện lập Báo cáo thầu trình chủ tịch hội đồng thầu phê duyệt
Là nhân viên Ban KSXD tôi có thể lập và trình các cấp phê duyệt sau đó phát hành Báo cáo thầu đến thành viên hội đồng thầu và bộ phận liên quan
2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)
- Trưởng ban nhận thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
- Trưởng ban xem thông tin chung của gói thầu, xem nhanh Báo cáo thầu, tải Báo cáo thầu
- Trưởng ban phân công cho giám đốc bộ phận
- Giám đốc bộ phận nhận được thông báo về công việc qua email/ chuông hệ thống kèm link truy cập hệ thống
- Giám đốc bộ phận có thể thực hiện công việc lập Báo cáo thầu hoặc phân công cho nhân viên thực hiện lập Báo cáo thầu
- Giám đốc bộ phận hoặc nhân viên có thể tạo báo cáo thầu theo mẫu 01b bằng cách
- Tạo mới Báo cáo thầu từ site đấu thầu
- Báo cáo thầu mẫu theo mẫu với các thông tin/ dữ liệu được lấy tự động từ gói thầu (theo mẫu 01a)
- Export thành file word
- Đính kèm file mềm Báo cáo lên hệ thống & nhập ghi chú
- Lưu tạm dữ liệu đang làm Báo cáo để tiếp tục hoàn thiện vào thời điểm khác
- Hoàn thành quá trình làm Báo cáo để gửi Báo cáo đến các cấp phê duyệt (giám đốc, trưởng ban và chủ tịch hội đồng thầu)
- Tùy thuộc từng loại gói thầu, dự án, giá trị, ủy quyền nhân viên Ban KSXD tiến hành add các cấp phê duyệt:
- Giám đốc bộ phận thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
- Trưởng Ban KSXD thực hiện chức năng phê duyệt hoặc yêu cầu điều chỉnh Báo cáo thầu
- Chủ tịch/ Tổng giám đốc ROXx
- Giám đốc cao cấp KSXD
- Chủ tịch HĐQT ROX group (báo cáo thầu M01, M02)
- Cho phép lựa chọn có trình chủ tịch Rox group hay không
- Cho phép đính kèm file
- Trường hợp chủ tịch có ý kiến về Báo cáo
- Ban KSXD giải trình
- Ban KSXD sửa lại Báo cáo → trình phê duyệt lại
- Ban KSXD chuyển về cho thư ký HĐT và yêu cầu: Giải trình/ Làm lại báo cáo/ đàm phán giá với nhà thầu đề xuất hoặc đàm phán lại toàn bộ các nhà thầu khác/ điều chỉnh gói thầu (HSMT)
- Thư ký HĐT có tất cả các quyền:
- Thư ký HĐT thực hiện giải trình trực tiếp với người yêu cầu → các bên đều nắm được thông tin
- Thư ký HĐT thực hiện sửa lại Báo cáo thầu → trình phê duyệt lại
- Thư ký HĐT chuyển cho đơn vị lập HSMT để giải trình → điều chỉnh HSMT (ít xảy ra)
- Hủy thầu
- Bổ sung nhà thầu
- Nộp lại HSDT
- Đàm phán lại nhà thầu
- Khi cấp phê duyệt sau yêu cầu điều chỉnh thì các cấp trước nắm được thông tin, và khi trình lại thì sẽ trình trực tiếp cho cấp yêu cầu điều chỉnh
- Thông báo khi yêu cầu điều chỉnh: Khi cấp phê duyệt yêu cầu điều chỉnh hoặc phê duyệt thì bắn thông tin về toàn bộ thành viên hội đồng thầu
- Tạo email & đính kèm file Báo cáo thầu trình Chủ tịch tập đoàn phê duyệt
- Phát hành báo cáo thầu tới thành viên hội đồng thầu để nhận thông tin
- Thư ký Tạo Thông báo trúng thầu với mẫu sẵn và có thể sửa thông tin để gửi tới nhà thầu
Kính gửi quý công ty,
Căn cứ vào năng lực và giá chào của Nhà thầu cho Gói thầu : "Tên gói thầu"
Chúng tôi trân trọng thông báo: "Tên nhà thầu" đã được chọn làm đơn vị thực hiện gói thầu này.
Đề nghị đơn vị trúng thầu khi nhận được thông báo này, liên hệ với Chủ đầu tư để có kế hoạch thương thảo và ký kết hợp đồng. Đầu mối liên hệ:
- Anh Trần Minh Tiến – Phòng KH&TH - TTTV Giá và ĐT – để lập hợp đồng : 0973 975 945
- Anh Trịnh Xuân Quang – Ban QLTK MB để giao nhận tài liệu thiết kế - 0972425587
Chúng tôi chân thành cảm ơn Nhà thầu đã tham gia chào giá và mong tiếp tục nhận được sự quan tâm, hợp tác tích cực của Nhà thầu trong các gói thầu khác của chúng tôi.
- Phát hành báo cáo thầu tới thư ký hội đồng thầu để thông tin đến nhà thầu & bộ phận hợp đồng
- Bộ phận HĐ nhận thông báo phê duyệt Báo cáo thầu từ Ban KSXD → thực hiện gửi hợp đồng cho nhà thầu
- Nhà thầu có quyền chấp nhận/ từ chối tham gia
- Thư ký thực hiện công việc (trường hợp nhà thầu từ chối)
- Hủy
- Đàm phán lại với các nhà thầu
- Bổ sung nhà thầu
3. Conversation (Mô tả chi tiết)
3.1 UIUX:
Màn hình Tạo báo cáo thầu
Màn hình eForm lập báo cáo thầu mẫu 2 - Thông tin chung
Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu mẫu 2
Màn hình eForm - Thông tin lập báo cáo thầu mẫu 2
Màn hình eForm - Thông tin phê duyệt
3.2 Luồng:
3.3 API Spec: <gắn link tài liệu mô tả API vào đây>
3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên màn hình:
3.4.1 Màn hình Trưởng ban/Giám đốc KSXD phân công lập báo cáo thầu Mẫu 2
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Thông tin chung gói thầu | Không thể chỉnh sửa | |||
| 1 | Nhà thầu đề xuất | Droplist | x | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. |
| 2 | Thuế suất | Number | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 3 | Ghi chú đánh giá tài chính | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 4 | Tiến độ thực hiện | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 5 | Hình thức hợp đồng | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 6 | Điều khoản thương mại | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 7 | Hợp đồng mẫu | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 8 | Mở tài khoản MSB | Text area | Không thể chỉnh sửa | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. | |
| 9 | Nhận xét HĐT | Table | Không thể chỉnh sửa | Bảng dữ liệu tổng hợp ghi chú phê duyệt của các cấp phê duyệt báo cáo thầu mẫu 01 | |
| 14 | Báo cáo thầu mẫu 1 | Button Chức năng đính kèm | Kế thừa dữ liệu tệp đính kèm báo cáo thầu Mẫu 1 | ||
| 15 | Chức năng phân công | Dynamic List | x | Mặc định 1 dòng Không cho phép thêm/xóa dòng | Cho phép người dùng lựa chọn nhân sự để phân công |
| 16 | Nhân sự phân công | Select | x | Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc" | Cho phép người dùng lựa chọn nhân sự phân công thực hiện |
| 17 | Loại phân công phê duyệt | Select | x | Không cho phép sửa | Mặc định giá trị: L1 - Phân công |
| 18 | Lưu nháp | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 19 | Tạm dừng | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 20 | Hoàn thành | Button | Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:
|
3.4.2 Màn hình Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu mẫu 2
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|
| 0 | Thông tin chung gói thầu | Chỉ xem | |||
| 1 | Nhà thầu đề xuất | Droplist | x | Hệ thống chỉ hiển thị danh sách các nhà thầu đủ điều kiện: Đã đạt hồ sơ kỹ thuật của lần phát hành gần nhất (tất cả thành viên hội đồng thầu đánh giá tất cả hồ sơ kỹ thuật là đạt) Cho phép cấu hình field nào sẽ lấy được danh sách nhà thầu với các điều kiện trên | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa |
| 2 | Thuế suất | Number | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 3 | Ghi chú đánh giá tài chính | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 4 | Tiến độ thực hiện | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 5 | Hình thức hợp đồng | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 6 | Điều khoản thương mại | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 7 | Hợp đồng mẫu | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 8 | Mở tài khoản MSB | Text area | Kế thừa dữ liệu từ bước Thư ký HĐT lập báo cáo mẫu 01. Không thể chỉnh sửa | ||
| 9 | Ghi chú Báo cáo mẫu 1 | Text area | Chỉ xem | Bảng dữ liệu tổng hợp ghi chú phê duyệt của các cấp phê duyệt báo cáo thầu mẫu 01 Không thể chỉnh sửa | |
| 10 | Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu mẫu 1 | Button | Chức năng đính kèm | Nội dung nhận xét báo cáo của nhân sự lập báo cáo mẫu 02 | |
| 12 | Phương án lập báo cáo thầu | Select | Cho phép người dùng lựa chọn phương án lập báo cáo thầu:
| ||
| 13 | Lựa chọn cấp phê duyệt tập đoàn | Select box | x | Cho phép người dùng lựa chọn luồng phê duyệt báo cáo có cần lên cấp chủ tịch tập đoàn hay không với 03 lựa chọn:
Hệ thống mặc định chưa chọn giá trị nào | |
| 14 | Lựa chọn người phê duyệt cấp TGĐ Rox Group | Dynamic List | x | Chỉ hiện thị với "Lựa chọn cấp phê duyệt" = "2" hoặc "3" | Cho phép người dùng lựa chọn người phê duyệt cấp Tổng giám đốc Rox Group Hệ thống chỉ hiện thị danh sách nhân sự trạng thái hoạt động Mặc định 01 dòng và không cho phép thêm mới/ xóa dòng |
| 15 | Nhân sự phân công | Select | x | Chỉ hiển thị các nhân sự trạng thái "Hoạt động/Làm việc" | Cho phép người dùng lựa chọn nhân sự phân công thực hiện |
| 16 | Loại phân công phê duyệt | Select | x | Không cho phép sửa | Mặc định giá trị: L1 - Phân công |
| 17 | Ghi chú trình duyệt | Text area | Cho phép người dùng nhập ghi chú để trình duyệt báo cáo mẫu 2 | ||
| 18 | Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu mẫu 2 | Button | Chức năng đính kèm chung hệ thống | ||
| 19 | Xem trước báo cáo | Button | Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào | Chức năng cho phép người dùng xem trước mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Hệ thống mở ra một thẻ mới Mẫu xem trước định dạng docx (word) | |
| 20 | Tải xuống báo cáo | Button | Hệ thống hiển thị mẫu báo cáo thầu 02 Cho phép cấu hình button này sẽ cho phép xem trước những mẫu báo cáo nào | Chức năng cho phép người dùng tải xuống mẫu báo cáo sau khi lựa chọn nhà thầu đề xuất và nhập các trường thông tin khác (nếu có) Mẫu tải xuống định dạng docx (word) | |
| 21 | Lưu nháp | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 22 | Tạm dừng | Button | Tham chiếu tài liệu URD | ||
| 23 | Hoàn thành | Button | Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:
|
3.4.3 Màn hình Trưởng ban/ Giám đốc KSXD Phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Độ dài ký tự | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Thông tin chung gói thầu | |||||
| 2 | Nhà thầu đề xuất | Droplist | x | 10 | Chỉ xem | Hiển thị Mã - tên nhà thầu được đề xuất |
| 3 | Thuế suất | Number | 2 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thuế VAT hiện hành | |
| 4 | Ghi chú đánh giá tài chính | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập ghi chú về đánh giá tài chính | |
| 5 | Tiến độ thực hiện | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về tiến độ hợp đồng | |
| 6 | Hình thức hợp đồng | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về hình thức hợp đồng | |
| 7 | Điều khoản thương mại | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về điều khoản thương mại | |
| 8 | Hợp đồng mẫu | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về hợp đồng mẫu | |
| 9 | Mở tài khoản MSB | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về mở tài khoản MSB | |
| 10 | Ghi chú trình duyệt | Text | 5000 | Chỉ xem | Lấy dữ liệu từ bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | |
| 11 | Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu mẫu 2 | Button | Chỉ xem | Lấy dữ liệu từ bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | ||
| 12 | Ghi chú Phê duyệt | Text Area | Cho phép người dùng nhập thông tin ghi chú khi phê duyệt | |||
| 13 | Bảng lịch sử phê duyệt | Table | Chi xem | Bảng tổng hợp lịch sử, ghi chú phê duyệt của những thành viên đã phê duyệt trước đó. Chỉ hiển thị nội dung phê duyêt (không hiển thị Yêu cầu điều chỉnh) Bảng dữ liệu với các thông tin:
| ||
| 12 | Lưu nháp | Button | Tham chiếu tài liệu URD | |||
| 13 | Tạm dừng | Button | Tham chiếu tài liệu URD | |||
| 14 | Yêu cầu điều chỉnh | Button | Hiển thị Pop-up lý do yêu cầu điều chỉnh. Hệ thống trả về bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | |||
| 15 | Hoàn thành | Button | Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:
|
3.4.4 Màn hình Chủ tịch HĐT/ Giám đốc Rox Group/ Chủ tịch Rox Group Phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2
STT | Field (Trường dữ liệu) | Type (Kiểu dữ liệu) | Required (Bắt buộc) | Độ dài ký tự | Validation (Quy định) | Description (Mô tả) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Thông tin chung gói thầu | |||||
| 2 | Nhà thầu đề xuất | Droplist | x | 10 | Chỉ xem | Hiển thị Mã - tên nhà thầu được đề xuất |
| 3 | Thuế suất | Number | 2 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thuế VAT hiện hành | |
| 4 | Ghi chú đánh giá tài chính | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập ghi chú về đánh giá tài chính | |
| 5 | Tiến độ thực hiện | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về tiến độ hợp đồng | |
| 6 | Hình thức hợp đồng | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về hình thức hợp đồng | |
| 7 | Điều khoản thương mại | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về điều khoản thương mại | |
| 8 | Hợp đồng mẫu | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về hợp đồng mẫu | |
| 9 | Mở tài khoản MSB | Text area | 5000 | Chỉ xem | Trường thông tin nhập thông tin về mở tài khoản MSB | |
| 10 | Ghi chú trình duyệt | Text | 5000 | Chỉ xem | Lấy dữ liệu từ bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | |
| 11 | Tài liệu đính kèm - Báo cáo thầu mẫu 2 | Button | Chỉ xem | Lấy dữ liệu từ bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | ||
| 12 | Phương án phê duyệt | Select | Cho phép người dùng lựa chọn phương án phê duyệt: 2 - Yêu cầu làm rõ báo cáo 1 - Phê duyệt 0 - Yêu cầu điều chỉnh | |||
| 13 | Nội dung cần làm rõ | Text area | 5000 | Chỉ hiện thị với "Phương án phê duyệt" = 2 | Cho phép người dùng nhập nội dung cần làm rõ | |
| 14 | Tài liệu đính kèm | Button | Cho phép người dùng đính kèm tài liệu cần làm rõ | |||
| 15 | Nội dung trả lời | Text area | 5000 | Chỉ xem Chỉ hiện thị với "Phương án phê duyệt" = 2 | Nội dung làm rõ được nhân viên KSXD hoặc Thư ký HĐT trả lời | |
| 15 | Ghi chú Phê duyệt | Text Area | Cho phép người dùng nhập thông tin ghi chú khi phê duyệt | |||
| 13 | Bảng lịch sử phê duyệt | Table | Chi xem | Bảng tổng hợp lịch sử, ghi chú phê duyệt của những thành viên đã phê duyệt trước đó. Chỉ hiển thị nội dung phê duyêt (không hiển thị Yêu cầu điều chỉnh) Bảng dữ liệu với các thông tin:
| ||
| 12 | Lưu nháp | Button | Tham chiếu tài liệu URD | |||
| 13 | Tạm dừng | Button | Tham chiếu tài liệu URD | |||
| 14 | Yêu cầu điều chỉnh | Button | Hiển thị Pop-up lý do yêu cầu điều chỉnh. Hệ thống trả về bước "Nhân viên KSXD Lập báo cáo thầu mẫu 2" | |||
| 15 | Hoàn thành | Button | Tham chiếu tài liệu URD Hệ thống kiểm tra trường bắt buộc:
|