User Story - Cấu hình động & đo lường OLA/SLA theo tham số đầu vào từng node quy trình

	Nghiệp vụ		IT
	Người lập	Người duyệt	Người lập	Người duyệt
Tên, Chức danh
Ngày ký
Jira Link	[BSHKVH-1256] Cấu hình động & đo lường OLA/SLA theo tham số đầu vào từng node quy trình - Jira

1. Card (Mô tả tính năng)

- Là chủ sở hữu quy trình, tôi có thể thực hiện cấu hình OLA theo các tham số đầu vào cho từng node quy trình
- Là chủ sở hữu quy trình, tôi muốn hệ thống tính toán và đo lường tự đông OLA/SLA theo các dữ liệu thực thế quy trình

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

2.1. Cấu hình OLA:

2.1.1. Tôi có thể khai báo thời gian OLA cho từng node quy trình bất kỳ trên hệ thống

- OLA phản hồi (từ thời điểm phát sinh công việc đến thời điểm tiếp nhận/ từ chối công việc)
- OLA xử lý (từ thời điểm tiếp nhận công việc đến thời điểm hoàn thành công việc)

2.1.2. Tôi có thể chọn các tham số ảnh hưởng đến OLA để cài đặt dựa trên các tham số được lấy từ màn hình nhập liệu của node

- Ví dụ những tham số được lấy từ màn hình nhập liệu của node, bao gồm:

Lĩnh vực
Loại dự án
Loại gói thầu
Giá trị gói thầu
Các tham số khác

- Điều kiện cấu hình được mô tả trong bảng dưới đây:

Kiểu dữ liệu so sánh	Kiểu điều kiện
Text field, Text area	So sánh bằng: =, != Nằm trong nhóm: In [ ..], not in []
Number	So sánh bằng: =, != Nằm trong nhóm: In [ ..], not in [] So sánh trong khoảng: <, >, <=, >=
Datetime	So sánh bằng: =, != So sánh trong khoảng: <, >, <=, >=
Danh mục	So sánh bằng: =, != Nằm trong nhóm: In [ ..], not in []
Check box	So sánh True, False

- Lưu ý: Trường hợp không thuộc bộ điều kiện nào, lấy OLA khai báo trong tab cơ bản.

2.1.3. Tôi có thể nhập OLA với định dạng ngày, giờ, phút, giây cho từng dòng điều kiện

2.1.4. Cho phép khai báo tỉ lệ ưu tiên (x%) OLA các trường hợp đặc biệt (ưu tiên) → OLA của quy trình giảm tương ứng (x%)

2.1.5. Cho phép import/export dữ liệu OLA từ excel

- Cho phép tải file cấu hình OLA
- Cho phép export template file excel mẫu.
- Cho phép người dùng chọn và tải lên (import) file Excel theo đúng định dạng mẫu. Nếu có lỗi hiển thị danh sách lỗi, có thể tải file lỗi.

f. Cho phép khai báo tỉ lệ (x%) thời gian để hệ thống gửi thông báo cảnh báo thời gian còn lại thực hiện công việc của mỗi node

g. Hệ thống tự động tính OLA = SLA/ chia đều cho các node phân công linh động.

h. Cho phép hệ thống tự động tính toán nhận diện SLA tiêu chuẩn dựa trên các dữ liệu OLA đã cài đặt trong các node thuộc các sub-process theo logic

- - - - SLA phản hồi = OLA phản hồi cài đặt cho node đầu tiên của sub-process
      - SLA xử lý = tổng OLA xử lý + phản hồi của các node trong sub-process

i. Cho phép chủ sở hữu quy trình cập nhật OLA khi có thay đổi và lưu lại version để so sánh đánh giá hiệu suất từng giai đoạn

- - - Lưu version theo các lần cập nhập
    - Thêm mới version, version mới hoạt động thì các hồ sơ cũ vẫn được tính theo dữ liệu OLA cũ
    - Trạng thái các version: Hoạt động, ngừng hoạt động

2. Tự động đo lường OLA/SLA

1. Khi công việc phát sinh mới → hệ thống ghi nhận và đếm ngược đến thời điểm người dùng bấm tiếp nhận/ từ chối
2. Hệ thống gửi cảnh báo thời hạn tiếp nhận (theo tỉ lệ thời gian cài đặt) cho người dùng
3. Khi công việc được tiếp nhận/ từ chối → hệ thống ghi nhận OLA phản hồi thực tế = thời điểm tiếp tiếp nhận/ từ chối - thời điểm sinh công việc và so sánh với OLA phản hồi cài đặt
  - Nếu OLA phản hồi thực tế =< OLA phản hồi → Đúng hạn
  - Nếu OLA phản hồi thực tế > OLA phản hồi → Quá hạn
  - Hệ thống gửi thông báo vi phạm OLA phản hồi cho người dùng + số thời gian quá hạn
4. Cho phép tự động cộng dồn OLA của 1 node theo các vòng hồ sơ bị trả lại để xác định vi phạm node OLA
5. Cho phép hiển thị thời gian OLA còn lại đếm ngược trên màn hình công việc cho người dùng
6. Cho phép dừng tính OLA trong trường hợp người dùng tạm dừng công việc
  - Người dùng nhập nguyên nhân tạm dừng
  - Người dùng nhập thời gian tạm dừng: ngày, giờ, phút, giây
  - Thời gian tính tiếp OLA từ khi người dùng bấm tiếp tục thực hiện công việc hoặc từ thời điểm hết thời gian tạm dừng
7. Cho phép chuyển tiếp OLA trong trường hợp thay đổi cá nhân thực hiện,
  - OLA được tính cho người được chuyển tiếp bằng OLA cài đặt - OLA đã sử dụng
  - Chuyển thông báo cảnh báo tới người được chuyển tiếp
8. Khi công việc được hoàn thành → hệ thống ghi nhận OLA xử lý thực tế bằng thời điểm hoàn thành - thời điểm tiếp nhận
  - Nếu OLA xử lý thực tế > OLA xử lý → Quá hạn
  - Nếu OLA xử lý thực tế =< OLA xử lý → Đúng hạn
9. Hệ thống tự động đo lường SLA của các sub-process
  - SLA phản hồi thực tế = thời điểm người dùng đầu tiên trong sub-process bấm tiếp nhận/ từ chối - thời điểm công việc xuất hiện trong sub-process
  - SLA xử lý thực tế = thời điểm người dùng cuối cùng trong sub-process bấm hoàn thành công việc - thời điểm người dùng đầu tiên trong sub-process bấm tiếp nhận/ từ chối

2.3. Tổng kết những phần bổ sung/chỉnh sửa

TT	Tiêu chí nghiệm thu	Hiện trạng (Chỉnh sửa bổ sung/Không thay đổi)	Ghi chú
PHẦN I: Cấu hình OLA
1	Tôi có thể khai báo thời gian OLA cho từng node quy trình bất kỳ trên hệ thống	Chỉnh sửa bổ sung	Bổ sung yêu cầu về giao diện
2	Tôi có thể chọn các tham số ảnh hưởng đến OLA để cài đặt dựa trên các tham số được lấy từ màn hình nhập liệu của node	Chỉnh sửa bổ sung	Chưa rõ nghiệp vụ kết quả mong muốn
3	Tôi có thể nhập OLA với định dạng ngày, giờ, phút, giây cho từng dòng điều kiện	Không thay đổi
4	Cho phép khai báo tỉ lệ ưu tiên (x%) OLA các trường hợp đặc biệt (ưu tiên) → OLA của quy trình giảm tương ứng (x%)
5	Cho phép import/export dữ liệu OLA từ excel

3. Mô tả

3.1. PHẦN I: Cấu hình OLA

3.2. PHẦN II Tự động đo lường OLA/SLA

3.2.1. Tiêu chí 1: Khi công việc phát sinh mới → hệ thống ghi nhận và đếm ngược đến thời điểm người dùng bấm tiếp nhận/ từ chối

Màn hình Chi tiết công việc

	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Thời gian bắt đầu	Thời gian (Datetime)	Bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: Thời gian bắt đầu = Thời gian hệ thống sinh ra công việc	- Thể hiện thời gian theo ngày - giờ hệ thống sinh ra công việc. - Trường này kế thừa dữ liệu từ trường “Thời gian bắt đầu” trước đây và chỉ thay đổi tên hiển thị.
2	Thời gian tiếp nhận/xử lý	Thời gian (Datetime)	Bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: Thời gian tiếp nhận/xử lý = Thời điểm người dùng nhấn “Tiếp nhận” công việc (lần đầu)	Thể hiện thời gian theo ngày–giờ người dùng bắt đầu hoặc tiếp tục xử lý công việc gần nhất để phục vụ mục đích hiển thị giúp người dùng nhận biết.
3	Thời gian kết thúc	Thời gian (Datetime)	Bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: Thời gian kết thúc = Thời gian bắt đầu + Thời gian OLA phản hồi được cấu hình + OLA xử lý được cấu hình cơ bản/nâng cao tại màn hình Cài đặt OLA	- Thể hiện thời gian theo ngày - giờ dự kiến người dùng cần hoàn thành công việc. - Trường này kế thừa dữ liệu từ trường “Thời gian kết thúc” trước đây và chỉ thay đổi tên hiển thị.
4	Thời gian kết thúc thực tế	Thời gian (Datetime)	Bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: Thời gian kết thúc thực tế = Thời điểm người dùng nhấn nút Hoàn thành công việc	Thể hiện thời gian theo ngày - giờ người dùng thực tế hoàn thành công việc (nhấn nút Tiếp nhận/Từ chối).
5	OLA phản hồi	Thời gian (Datetime)	Không bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: OLA phản hồi = Thời gian OLA cơ bản/nâng cao phản hồi được cấu hình tại màn hình Cài đặt OLA	Thể hiện thời gian phản hồi công việc theo ngày-giờ-phút được cấu hình trên hệ thống tại màn hình Cài đặt OLA.
6	OLA xử lý	Thời gian (Datetime)	Không bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Công thức: OLA xử lý = Thời gian OLA xử lý cơ bản/nâng cao được cấu hình tại màn hình Cài đặt OLA	Thể hiện thời gian xử lý công việc theo ngày-giờ-phút được cấu hình trên hệ thống tại màn hình Cài đặt OLA.
7	Đồng hồ đếm ngược OLA phản hồi	Bộ đếm thời gian (Timer)	Không bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Hiển thị khi người dùng có cấu hình OLA phản hồi. - Đồng hồ đếm ngược OLA phản hồi: Bắt đầu đếm từ Thời điểm tạo công việc. Dừng khi người dùng thực hiện Tiếp nhận hoặc Từ chối công việc. - Công thức: Đồng hồ đếm ngược thời gian OLA phản hồi =Thời gian OLA phản hồi đã cấu hình và bắt đầu giảm dần theo thời gian thực. - Vi phạm OLA phản hồi được xác định trong 2 trường hợp sau: Trường hợp 1: Chưa phản hồi đúng hạn Người dùng chưa thực hiện thao tác Phản hồi (Tiếp nhận/Từ chối) và thời điểm hiện tại vượt quá Thời điểm kết thúc OLA phản hồi dự kiến theo cấu hình. Trường hợp 2: Phản hồi trễ hạn Người dùng thực hiện thao tác Phản hồi (Tiếp nhận/Từ chối) nhưng thời điểm phản hồi thực tế vượt quá Thời điểm kết thúc OLA phản hồi dự kiến theo cấu hình.	Thể hiện thời gian còn lại để người xử lý thực hiện thao tác phản hồi với công việc theo cấu hình OLA phản hồi.
8	Đồng hồ đếm ngược OLA xử lý	Bộ đếm thời gian (Timer)	Không bắt buộc	- Không cho phép người dùng thao tác tương tác (nhấn/chọn/sửa). - Hiển thị khi người dùng có cấu hình OLA xử lý. - Đồng hồ đếm ngược OLA xử lý: Bắt đầu đếm tại thời điểm người dùng nhấn nút Tiếp nhận công việc. Đồng hồ tạm dừng đếm khi công việc ở trạng thái Tạm dừng (nếu có áp dụng). Đồng hồ dừng hẳn khi người dùng nhấn Hoàn thành công việc. - Công thức: Đồng hồ đếm ngược thời gian OLA xử lý = Được kích hoạt sau khi người dùng nhấn Tiếp nhận, hiển thị thời gian OLA xử lý đã cấu hình và giảm dần theo thời gian thực. - Vi phạm OLA xử lý được xác định trong 2 trường hợp sau: Trường hợp 1: Chưa hoàn thành đúng hạn: Công việc chưa được hoàn thành Thời điểm hiện tại vượt quá Thời điểm kết thúc OLA xử lý dự kiến theo cấu hình. Trường hợp 2: Hoàn thành trễ hạn: Công việc được hoàn thành nhưng thời điểm hoàn thành thực tế vượt quá Thời điểm kết thúc OLA xử lý dự kiến theo cấu hình.	Thể hiện thời gian còn lại để người xử lý thực hiện thao tác xử lý công việc theo cấu hình OLA xử lý.

3.2.2. Tiêu chí 2:

Màn hình pop-up Cài đặt thông báo

	Trường/Nút chức năng	Kiểu dữ liệu	Điều kiện	Quy định	Mô tả
1	Quá hạn	Công tắc (Toggle)	Không bắt buộc	- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi thông báo cho người dùng khi công việc sắp tới hạn OLA. - Hiển thị 2 trạng thái: Trạng thái không kích hoạt (OFF): Hệ thống không gửi thông báo quá hạn OLA. Trạng thái kích hoạt (ON): Khi công tắc ON và người dùng nhấn nút Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau: Công việc [Tên công việc] quá hạn OLA [phản hồi/xử lý]. Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm)	Thể hiện công tắc (Toggle) cho phép bật/tắt gửi thông báo khi công việc quá hạn OLA.
2	Sắp đến hạn	Công tắc (Toggle)	Không bắt buộc	- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi thông báo cho người dùng khi công việc sắp tới hạn OLA. - Hiển thị 2 trạng thái: Trạng thái không kích hoạt (OFF): Hệ thống không gửi thông báo sắp tới hạn OLA. Trạng thái kích hoạt (ON): Hệ thống gửi thông báo sắp tới hạn OLA. - Hành vi hệ thống như sau: Trường hợp 1: Bật công tắc và có cấu hình tỷ lệ OLA Khi nhấn Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau: Công việc [Tên công việc] sắp tới hạn OLA [phản hồi/xử lý] theo tỷ lệ [X%] Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm) X% là giá trị tỷ lệ OLA người dùng đã cấu hình Trường hợp 2: Bật công tắc và không nhập dữ liệu tỷ lệ Khi nhấn Xác nhận, hệ thống gửi thông báo quả chuông với nội dung như sau: Công việc [Tên công việc] sắp tới hạn OLA [phản hồi/xử lý] Ngày gửi thông báo (dd/mm/yyyy)-Giờ gửi thông báo(hh:mm)	Thể hiện công tắc (Toggle) cho phép bật/tắt gửi thông báo khi công đến hạn O việc sắpLA.
3	Tỷ lệ OLA phản hồi	Số nguyên (Integer)	Không bắt buộc	- Hiển thị khi người dùng bật (ON) công tắc “Sắp tới hạn”. - Cho phép người dùng nhập giá trị tỷ lệ (%) từ 1–100 để xác định thời điểm hệ thống gửi thông báo chuông và email khi công việc sắp đến hạn phản hồi OLA.	Thể hiện trường nhập tỷ lệ (%) hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn phản hồi OLA.
4	Tỷ lệ OLA xử lý	Số nguyên (Integer)	Không bắt buộc	- Hiển thị khi người dùng bật (ON) công tắc “Sắp tới hạn”. - Cho phép người dùng nhập giá trị tỷ lệ (%) từ 1–100 để xác định thời điểm hệ thống gửi thông báo chuông và email khi công việc sắp đến hạn xử lý OLA.	Thể hiện trường nhập tỷ lệ (%) hệ thống gửi thông báo khi công việc sắp đến hạn xử lý OLA.
5	Biểu tượng	Chú thích (Tooltip)	Không bắt buộc	- Hiển thị bên phải 02 trường thông tin (STT 3, STT 4) biểu tượng chú thích (tooltip). - Khi người dùng di chuột (hover) vào biểu tượng chú thích, hệ thống hiển thị nội dung: Tỷ lệ OLA phản hồi (STT 3): Tỷ lệ (%) thời gian OLA dùng để xác định mốc gửi/hiển thị thông báo trước khi công việc đến hạn phản hồi. Tỷ lệ OLA xử lý (STT 4): Tỷ lệ (%) thời gian OLA dùng để xác định mốc gửi/hiển thị thông báo trước khi công việc đến hạn xử lý.	Thể hiện biểu tượng chú thích (tooltip) để giải thích ý nghĩa 2 tỷ lệ OLA.
6	Gửi thông báo đến email	Số nguyên (Integer)	Không bắt buộc	- Cho phép bật/tắt cấu hình gửi email cho người dùng khi công việc quá hạn và sắp tới hạn OLA. - Hiển thị 2 trạng thái: Trạng thái Tắt (OFF) Hệ thống không gửi thông báo email sắp tới hạn/quá hạn OLA. Trạng thái Bật (ON) Khi công tắc ON và người dùng nhấn nút Xác nhận, hệ thống gửi thông báo email sắp tới hạn/quá hạn OLA. Nội dung thông báo email khi công việc quá hạn và sắp tới hạn OLA gồm 2 trường hợp sau: Trường hợp 1: Quá hạn OLA a. Công việc quá hạn phản hồi Tiêu đề email: Cảnh báo công việc quá hạn OLA phản hồi Nội dung email: Kính gửi Anh/Chị, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện quá hạn phản hồi. Thông tin chi tiết công việc như sau: Tên công việc: [Tên công việc] Tên gói thầu: [Tên gói thầu] Tên dự án: [Tên dự án] Thời gian quá hạn phản hồi: [xx ngày xx giờ xx phút] Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/ Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email ! Trân trọng, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm b. Công việc quá hạn xử lý Tiêu đề email: Cảnh báo công việc quá hạn OLA xử lý Nội dung email: Kính gửi Anh/Chị, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện quá hạn xử lý. Thông tin chi tiết công việc như sau: Tên công việc: [Tên công việc] Tên gói thầu: [Tên gói thầu] Tên dự án: [Tên dự án] Thời gian quá hạn xử lý: [xx ngày xx giờ xx phút] Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/ Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email ! Trân trọng, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm Trường hợp 2: Sắp tới hạn OLA a. Công việc sắp tới hạn phản hồi Tiêu đề email: Cảnh báo công việc sắp đến hạn OLA phản hồi Nội dung email: Kính gửi Anh/Chị, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện sắp đến hạn phản hồi. Thông tin chi tiết công việc như sau: Tên công việc: [Tên công việc] Tên gói thầu: [Tên gói thầu] Tên dự án: [Tên dự án] Thời gian phản hồi còn lại: [ xx ngày xx giờ xx phút] Đề nghị anh/chị chủ động theo dõi và xử lý công việc đúng thời hạn nhằm tránh vi phạm OLA. Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/ Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email Trân trọng, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm b. Công việc sắp tới hạn xử lý Tiêu đề email: Cảnh báo công việc sắp đến hạn OLA xử lý Nội dung email: Kính gửi Anh/Chị, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm xin thông báo về công việc [Tên công việc] hiện sắp đến hạn xử lý. Thông tin chi tiết công việc như sau: Tên công việc: [Tên công việc] Tên gói thầu: [Tên gói thầu] Tên dự án: [Tên dự án] Thời gian xử lý còn lại: [ xx ngày xx giờ xx phút] Đề nghị anh/chị chủ động theo dõi và xử lý công việc đúng thời hạn nhằm tránh vi phạm OLA. Đường dẫn hệ thống: https://bpmsso.rox.vn/ Lưu ý: Đây là email thông báo tự động từ hệ thống Đấu thầu ROX Group. Vui lòng không phản hồi lại email Trân trọng, Hệ thống BPM1 – Quản trị mua sắm	Thể hiện biểu tượng chú thích (tooltip) để giải thích ý nghĩa 2 tỷ lệ OLA.
7	Nút Hủy	Nút chức năng (Button	Không bắt buộc	- Cho phép người dùng nhấn để hủy bỏ thao tác. - Khi nhấn, màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại.	Thể hiện nút Hủy để hủy bỏ thao tác cấu hình thông báo.
8	Nút X	Nút chức năng (Button	Không bắt buộc	- Cho phép người dùng nhấn để thoát khỏi màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại. - Khi nhấn, màn hình pop-up Cài đặt thông báo đóng lại.	Thể hiện nút X để thoát khỏi màn hình pop-up Cài đặt thông báo
9	Nút Xác nhận	Nút chức năng (Button)	Không bắt buộc	- Cho phép người dùng nhấn để cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống. - Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Xác nhận" như sau: Hành vi hiển thị kết quả hệ thống khi người dùng nhấn nút "Áp dụng" như sau: Trường hợp 1: Không bật bất kỳ công tắc nào trong 3 quy tắc liên quan đến OLA (Quá hạn / Sắp tới hạn / Gửi thông báo email). Hệ thống vô hiệu hóa nút Xác nhận Không hiển thị bất kỳ thông báo lỗi hay cảnh báo nào. Trường hợp 2: Bật bất kì ít nhất 1 công tắc (toggle) trong 3 quy tắc liên quan đến OLA (Quá hạn / Sắp tới hạn / Gửi thông báo email). Hệ thống cho phép nhấn nút Xác nhận Sau khi nhấn, hệ thống áp dụng cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống.	Thể hiện nút xác nhận và áp dụng cấu hình thông báo chuông và email trên hệ thống.

Page tree