1. Card (Mô tả tính năng)

Là người thiết kế quy trình, tôi muốn thể hiện được quy trình từ bước kích Thư ký HĐT thông báo trúng thầu đến bước nhà thầu xác nhận thực hiện/từ chối gói thầu.

2. Confirmation/ Acceptance Criteria (Tiêu chí nghiệm thu)

3. Conversation (Mô tả chi tiết)

3.1. UI/UX

3.2. Luồng

3.3 API Spec

3.4 Mô tả các trường dữ liệu trên từng màn hình của từng công việc

3.4.1 Thư ký HĐT thông báo trúng thầu

Tham chiếu mục 3.4.3: User Story - Thư ký hội đồng thầu thông báo trúng thầu & chuyển thông tin sang bộ phận hợp đồng

Thư ký HĐT thực hiện nhận thông tin phê duyệt và nhập thông tin thông báo để gửi đến nhà thầu

3.4.2 Service Task "Gửi email tới nhà thầu"

Service task mục đích cập nhật thông tin báo cáo thầu sang tab "Báo cáo HĐT" màn hình "Báo cáo thầu" tại Module Site đấu thầu

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Thông tin nhà thầu (Mã nhà thầu - Email)
• Thời hạn phản hồi

3.4.3 User Task "Giám đốc bộ phận phê duyệt"

Service task mục đích cập nhật thông tin báo cáo thầu sang tab "Báo cáo HĐT" màn hình "Báo cáo thầu" tại Module Site đấu thầu

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Thông tin nhà thầu (Mã nhà thầu - Email)
• Thời hạn phản hồi

3.4.4 Điều kiện rẽ nhánh phê duyệt theo "Loại gói thầu"

Với gói thầu tư vấn thiết kế: Có mã Loại YCMS = 3,8,9,10

Quy trình đi qua 02 bước phê duyệt song song

• Trưởng ban QLTK phê duyệt
• Giám đốc KSCP phê duyệt

Với gói thầu thi công: Có mã Loại YCMS = 1,2,4,5,6,7,11,12,13,14,15

Quy trình đi qua 03 bước phê duyệt song song

• Trưởng ban QLTK phê duyệt
• Trưởng ban QLDA phê duyệt
• Giám đốc KSCP phê duyệt

3.4.5 Các cấp phê duyệt song song báo cáo thầu Mẫu 1

Tham chiếu mục 3.4.5 User Story - Thư ký hội đồng thầu tạo Báo cáo thầu

Các cấp phê duyệt song song thực hiện phê duyệt:

• Tất cả phê duyệt: Quy trình chuyển tiếp đến bước "Trưởng Ban KSXD phân công"
• Nếu ít nhất 01 thành viên phê duyệt: Sau khi tất cả thành viên hoàn thành công việc phê duyệt, quy trình quay về bước "Lập báo cáo thầu Mẫu 1"

3.4.6 Trưởng ban KSXD phân công Giám đốc KSXD

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phân công giám đốc Kiểm soát xây dựng

Tham chiếu mục 3.4.1: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

3.4.7 Giám đốc KSXD phân công nhân viên lập báo cáo thầu mẫu 2

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phân công giám đốc Kiểm soát xây dựng

Tham chiếu mục 3.4.1: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

3.4.8 Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2

Nhân viên KSXD thực hiện lập báo cáo thầu Mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.2: User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Tại bước lập báo cáo thầu mẫu 2: nhân viên KSXD thực hiện lựa chọn cấp phê duyệt:

• 1 - Phê duyệt 1 cấp: Chủ tịch HĐT
• 2 - Phê duyệt 2 cấp: TGĐ Rox Group
• 3 - Phê duyệt 3 cấp: Chủ tịch Rox Group

3.4.9 Service Task "Cập nhật Site đấu thầu"

Service task mục đích cập nhật thông tin thông báo trúng thầu qua Email cho nhà thầu và Thông tin sang màn hình "Kết quả" ở Portal nhà thầu:

Hệ thống cập nhật các thông tin:

• Nội dung thông báo
• Loại báo cáo thầu
• Mã - tên nhà thầu đề xuất
• Tệp đính kèm
• Ghi chú

3.4.10 Giám đốc ban KSXD phê duyệt báo cáo mẫu 2

Giám đốc Kiểm soát xây dựng thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 02 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.11 Trưởng ban KSXD phê duyệt báo cáo mẫu 2

Trưởng ban Kiểm soát xây dựng thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 02 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.12 Chủ tịch Hội đồng thầu phê duyệt báo cáo mẫu 2

Chủ tịch hội đồng thầu thực hiện phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 03 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"
• Yêu cầu làm rõ: quy trình chuyển đến Call Activity "yêu cầu làm rõ" 

3.4.13 Chủ tịch Rox Group phê duyệt báo cáo mẫu 2

Công việc này được nhân viên trình duyệt (nhân viên KSXD lập báo cáo thầu mẫu 2) thực hiện trình phê duyệt ở ngoài và upload kết quả lên hệ thống

Tham chiếu mục 3.4.3 User Story - Ban KSXD phân công nhân sự trong Ban để thực hiện lập báo cáo thầu

Khi phê duyệt người dùng cho 03 lựa chọn:

• Phê duyêt: quy trình chuyển đến bước tiếp theo
• Yêu cầu điều chỉnh: quy trình quay về bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

3.4.15 Điều kiện rẽ nhánh phê duyệt theo "Phê duyệt báo cáo thầu mẫu 2"

Hệ thống sẽ rẽ nhánh dựa trên điều kiện cấp phê duyệt tại bước "Nhân viên KSXD lập báo cáo thầu Mẫu 2"

Với cấp phê duyệt = 1 - Phê duyệt 1 cấp: Chủ tịch HĐT

Quy trình chuyển tiếp đến bước "Thư ký HĐT thông báo trúng thầu"

Với cấp phê duyệt = 2 - Phê duyệt 2 cấp: TGĐ Rox Group

Quy trình chuyển tiếp đến luồng qua TGĐ Rox Group

Với cấp phê duyệt = 3 - Phê duyệt 3 cấp: chủ tịch Rox Group

Quy trình chuyển tiếp đến luồng qua chủ tịch Rox Group

3.4.14 Call Activity yêu cầu làm rõ

3.4.14.1 Nhân viên KSXD tiếp nhận làm rõ

Nhân viên kiểm soát xây dựng thực hiện tiếp nhận trả lời làm rõ.

Nhân viên có 02 lựa chọn:

• Thực hiện phản hồi người yêu cầu: nhập thông tin trả lời. Khi hoàn thành hệ thống sinh lại công việc phê duyệt cho người yêu cầu.
• Chuyển cho thư ký trả lời: Sinh ra công việc cho thư ký trả lời

3.4.14.2 Thư ký hội đồng thầu tiếp nhận làm rõ

Nhân viên thư ký hội đồng thầu thực hiện làm rõ. Khi hoàn thành hệ thống sinh lại công việc phê duyệt cho người yêu cầu.